Asystentka doskonała, poznaj sekrety zawodu sekretarki i asystenki

Zawód sekretarki ewoluował na przestrzeni ostatnich lat, teraz osoby zajmujące takie stanowisko najczęściej naszywa się dziś asystentkami, a ich zadania nie ograniczają się tylko do parzenia kawy. Odpowiadają one za kalendarz szefa, wyszukują i przekazują informacje, dbają o wizerunek firmy, organizują pracę.

Jeszcze kilka lat temu idealna sekretarki musiała odznaczać się głownie umiejętnością szybkiego pisania. Obecnie wymagania pracodawców są o wiele większe – perfekcyjne asystentki powinny m.in. znać obsługę programów biurowych np. pakietu MS Office i urządzeń biurowych, umieć posługiwać się, co najmniej jednym językiem obcym, posiadać umiejętności logicznego myślenia, filtrowania informacji oraz ich źródeł, a także sprawnego organizowania pracy i ustalania jej priorytetów.

Taka gama różnorodnych umiejętności wymaga od każdej asystencki określonej wiedzy – można ją zdobyć na szkoleniach dedykowanym osobą piastującym takie stanowiska.

Wymogi formalne pracodawców zmieniają się z każdym rokiem istnieją jednak pewnie uniwersalne cech, które każda asystentka powinna posiadać i które są w cenie niezależnie firmy i czasu, w jakim przyszło jej pracować.

Cechy idealnej sekretarki/ asystentki

Profesjonalna asystentka jest przede wszystkim dyskretna, cecha ta jest właściwa przypisana do tego zawodu. Sekretarka Pana Prezesa to nieocenione i kuszące źródło informacji – o wielu rzeczach wie pierwsza i ma dostęp do wielu poufnych dokumentów. Profesjonalna asystencka powinna jednak wiedzieć, że dyskrecja to podstawa zasada jej pracy, a tajemnic firmy nie wolno zdradzać.

Poznaj pozostałe zasady etyczne w pracy asystentki i sekretarki.

Praca asystencki nie jest łatwa, dlatego też każdy, kto myśli o pracy w tym zawodzie powinien odznaczą się asertywności i odpornością na stres. Praca w sekretariacie to często duży stres związany nie tylko z przyjmowanie na siebie napięć i złego humoru szefa, ale także problemów w Klientami, którzy bywają niemili, niegrzeczni czy niecierpliwi. Idealna asystencka powinna umieć profesjonalne podejść do takich problemów – umieć je rozwiązać nie urażając petentów, pracowników czy partnerów firmy, a równocześnie jasno zakomunikować stanowisko firmy czy szefa. Jak wiemy emocje w sytuacjach problemowych się nie sprawdzają, dlatego też u sekretarki ceni się opanowanie i umiejętność panowania nad emocjami.

Sekretariat czy biuro asystentki to niekiedy istne pole bitowy: dzwoniące telefony, napływające maile, nieustanna kolejka petentów, tony korespondencji, planowanie spotkań i podróży szefa - to tylko niektóre rzeczy, z którymi musi codziennie radzić sobie sekretarka. Aby wszystko działało jak w zegarku konieczne są umiejętności zarządzania czasem, planowania priorytetów i dobrej organizacji.

Sprawdź, dlaczego warto zarządzać czasem.

Ilość zadań, która wykonuje lub koordynuje asystencka wymaga, żeby potrafiła szybko kojarzyć i przetwarzać fakty i informację. Nie tylko usprawni to jej pracę, ale wpłynie na budowanie pozytywnego wizerunku firmy i szefa. Często to właśnie sekretarka jest wizytówką firmy i jako pierwsza ma kontakt z klientami czy partnerami biznesowym warto, więc aby odznaczała się znajomością dress codu i savoir vivr’u biznesowego.

Nie zapominając o tym, że praca ta wiąże się również z wykonywaniem szeregu merytorycznych zadań taki jak: tworzenie raportów, zestawień, sporządzanie baz, przygotowywanie prezentacji – w tym wypadku perfekcyjnej asystentce nie obca powinna być obsługa komputera i jego podstawowych programów takich jak MS Word, MS Excel czy MS PowerPoint.

Osobom zainteresowanym pracą sekretarki/sekretarza lub asystentki/asystenta polecamy lekturę:

• Część 2: Zasady etyczne w zawodzie sekretarki i asystencki
• Część 3: Moda w biurze, czyli dress code w pracy
• Część 4: Jak wybrać szkolenie dla sekretarki i asystentki?
• Część 5: Kurs Perfekcyjna Asystentka - komunikacja
• Część 6: Kurs Perfekcyjna Asystentka - zarządzanie czasem
• Część 7: Kurs Perfekcyjna Asystentka - kreowania wizerunku firmy
• Część 8: Jak pisać maila służbowe?  

Aby przybliżyć Państwu tworzenie profesjonalnych dokumentów w MS Office zapraszamy do zapoznania się z cyklem artykułów na ten temat:

• Część 1: Tworzenie profesjonalnych dokumentów w MS Word
• Część 2: 15 zasad poprawnego formatowania dokumentów w MS Word
• Część 3: MS Word – spisu tabel i rysunków, wstawianie podpisów do ilustracji
• Część 4: Tworzenie bibliografii w MS Word
• Część 5: Konwertowanie dokumentów PDF na pliki Programu Word
• Część 6: Zapisywanie plików Word do formatu PDF
• Część 7: Jak ustawiać marginesy w MS Word?
• Część 8: Automatyczny spis treści? Nic prostszego
• Część 9: Przypisy w MS Word
• Część 10: Skróty klawiaturowe w MS Word

Zapraszamy na szkolenia:

• Kurs Word Średniozaawansowany
• Kurs Word Zaawansowany

Możesz też być zainteresowany:

• Dlaczego warto zarządzać czasem
• Kurs Zarządzanie Czasem z wykorzystaniem MS Outlook
• Mapa myśli: Prezentacja danych - niezbędnik
• Kurs Wizualizacja i Prezentacja Danych w MS Excel i MS PowerPoint

Asystencka dokonała, poznaj sekrety zawodu sekretarki i asystenki by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.