Autouzupełnianie w Excelu

Funkcja autouzupełnianie

Dzisiaj porozmawiamy o funkcji autouzupełnianie - auto numerowanie czyli automatyczne wypełnienie serią danych kolumn lub wierszy. Kiedy taka funkcja nam jest potrzebna? Jeżeli prowadzimy w Exelu głównie obliczenia matematyczne, księgowe czy finansowe to tej funkcji mogliśmy nie znać, gdyż ta funkcja jest bardziej dedykowana dla użytkowników Excela, którzy tworzą bardzo długie tabele, na wiele wiele 100 lub 1000 rekordów na przykład dla bazodanowców, logistyków, czyli wszędzie tam gdzie mamy bardzo długo tabelkę. Jednym z elementów naszej tabelki często jest na przykład liczba porządkowa lub data. Gdybyśmy mieli stworzyć harmonogram, na przykład na cały rok i wypisać wszystkie daty, moglibyśmy napisać początkową datę pierwszą, a następnie przeciągać aż do wyznaczonej komórki. Jednak jak sami prawdopodobnie wiecie, lub się domyślacie pomimo, że funkcja sama nam pomaga to jednak jest to trochę mało wygodne i pracochłonne. Wyobraź sobie, że mam do ciebie prośbę, jabyś przygotował/a tabelę, gdzie w pierwszej kolumnie jest liczba porządkowa od jeden do 100 000 spróbuj takie coś zrobić w Excelu metodą taką jaką potrafisz, a po chwilce po chwilki po chwilce wróć i przeczytaj dalej artykuł żeby zobaczyć jak można zrobić to szybciej jeżeli wykonałeś/wykonałaś już to ćwiczenie to już zapewne wiesz że zajmuje zajmuje to trochę czasu jest to kłopotliwe robić to ręcznie poprzez przeciąganie małego kwadracika w rogu jest o tyle niewygodne, że w pewnym momencie Excel bardzo przyśpiesza i można po prostu „przelecieć” ten moment na którym mamy się zatrzymać czyli na 100000, a dojechanie tam zajmuje też jakąś dłuższą chwilę. Dzisiaj pokażę Ci bardzo precyzyjne narzędzie, którym zrobisz to automatycznie od liczby początkowej do liczby końcowej z określonym krokiem narzędzie to nazywa się w zależności od wersji Excela „serie danych” lub „wypełnij serią danych” znajdziemy to na naszej pierwszej wstążce narzędzia główne na samym na samym końcu po prawej stronie ekranu gdzieś w okolicy guzika oznaczonego SIGMA. Być może u Ciebie ten przycisk jest schowany pod ikonkę z kwadracikiem i strzałką w dół, czasami trzeba rozwinąć po prostu dodatkowe ukryte funkcje gdy odnajdziesz przycisk, który wskazuje poniżej naciśnij wypełnienie serią danych pojawi się dodatkowe okienko i w tym dodatkowym okienku możesz ustawić parametry wypełnienia serią.

Seria danych w Excelu

Zacznijmy od początku, wpierw wpiszmy liczbę liczbę startową, będzie to jeden, zaznacz komórkę zawierającą ustaloną liczbę, przejdź właśnie do narzędzia serie danych w okienku które się tobie właśnie teraz pojawiło. Musisz określić parametry tej funkcji. Pytanie pierwsze od Excela - twoja nowa seria ma być pionowo czy poziomo? Czyli, czy dane mają umieścić w kolumnie lub kolumnach, czy mają umieścić w wierszu. Domyślna opcja jest troszeczkę mylącą, zazwyczaj większość przypadków dotyczy robienia serii danych w. pionie, czyli tak jak najczęściej robimy na przykład listę obecności, a pierwsza wskazana opcja jest ustawiona na wierszach, znaczy to, że on będzie przemieszczał się z serią nie wierszami tylko że pójdzie po prostu z serią wy kierunku w prawą stronę poziomo i to będzie efekt który raczej spowoduje grymas na naszej twarzy, niż to na czym nam zależało. Jeżeli chcesz, a w tym przypadku właśnie chcemy, żeby nasza seria pojawiła się pionowo w dół musimy wybrać kropeczkę PIONOWO, czyli [seria w kolumnach] w następnym kroku ustalamy rodzaj ciągu czyli w jaki sposób nasze te liczby czy wartości (na przykład jak daty) mają przyrastać. Tutaj wybieramy sobie zwykły krok co jeden czyli tam w tym okienku na dole wpisujemy sobie jeden czy co jeden punkt o jedną wartość liczbową będzie nam przerastało np. 1 2 3 4. Następnie wybieramy wy kolejnym punkcie wartość końcową i tu piszemy sobie dokładnie to co ustaliliśmy na początku czyli 100000, w kolejnym kroku wybieramy rodzaj przyrostu tutaj zostawiamy tak jak jest i tutaj jeżeli mamy wartości liczbowe, nic no nie powinno się przełączyć. Mamy tutaj jako liczbę, nie musimy tego zmieniać. Możemy wybrać przycisk ok lub Wypełnij -  i zobacz, że masz automatycznie ponumerowane do samego końca.

Autonumerowanie w Excelu

Drugą opcją jest auto numerowanie wypełnianie serią na zasadzie pracowania na datach. Przygotuj prawidłowo wpisaną datę na przykład niech to będzie 1 stycznia 2022 roku. Zaznacz tą datę i przejdź jeszcze raz w to samo narzędzie czyli wypełnianie serią danych teraz wybierz odpowiednio znowu, że idziemy kolumnie, kolejno wybierz datę końcową, niech to będzie na przykład ostatni dzień maja i zaznacz wartość kroku jeden i teraz to jeden musi być rozumiane przez komputer jako, że tobie chodzi o jeden dzień, o jeden miesiąc czy o jeden rok. Na okienku w naszym panelu opcji zaznacz, że chodzi Ci o jeden dzień i w tym momencie komputer automatycznie wypełni serię.  Zwróć uwagę że, opcja typu danych powinna automatycznie przełączyć się na wartości z datami, gdyż exel wie, że jak się kończy 31 styczeń to następny to już będzie 1 luty, a nie 32 lub 33 styczeń.

Możesz też jako opcje, jeżeli pracujesz na przykład w kadrach czy księgowości wybrać sobie datę w postaci dni pracujących tak czyli dni powszednich, natomiast wiedz, że excel nie potrafi rozróżniać świąt ani narodowych ani religijnych ani żadnych innych dla niego liczy się tydzień tylko od poniedziałku do piątku jako dzień pracujący a weekend to jest sobota i niedziela. W tym momencie, jeżeli wypełnisz serią danych dni pwszednie otrzymasz rezultat taki, że excel będzie pomijał każdy weekend, aż do wskazanego końcowego okresu jaki mu podałeś w dacie.  Myślę, że podoba Ci się ta funkcja i będziesz jej stosować.

Zapraszamy na szkolenia:

• Excel Podstawowy - wstęp do formuł, wykresów i analizy danych
• Excel Średniozaawansowany z wprowadzeniem do tabel przestawnych i makr
• Excel Zaawansowany
• Excel Zaawansowany z wprowadzeniem do VBA