Blokada wpisywania duplikatów w Excelu

Jedną z funkcji, którą kursanci najchętniej wynoszą ze szkoleń i od razu wprowadzają do swoich tabel, jest opcja sprawdzania poprawności danych, która chroni przed podaniem wartości wykraczających poza oczekiwany przez nas zbiór, czy zakres.

Przykładowo, nie mogę wpisać ceny produktu większej niż 2000 zł lub stanu mniejszego niż 10 sztuk. Natomiast osoby prowadzące kadry, czy księgowość muszą zwracać uwagę, aby  nie podać powtarzających się danych. Stosunkowo łatwo jest wyłapać duplikaty w tabeli już istniejącej, np. dwie osoby o tym samym nazwisku, jednak zdecydowanie lepiej jest zapobiegać błędom niż później ich szukać. W związku z tym, poznamy dzisiaj metodę na zablokowanie wpisywania nowych danych do kolumny, jeśli taki rekord już istnieje, np. nie dopiszę drugi raz tego samego pracownika lub nie powielę numeru faktury, czy kodu produktu.

Sprawdzanie poprawności danych

Aby osiągnąć ten efekt przejdziemy do zakładki – wstążki DANE i wybierzemy opcję SPRAWDZANIE POPRAWNOŚCI DANYCH.

Aby metoda nam zadziałała musimy wybrać tryb weryfikacji – NIESTANDARDOWE. 

W polu na samym dole okna ustawień ręcznie wpisujemy formułę, która będzie zliczać duplikujące się elementy. Jeśli liczba elementów będzie równa 1 mechanizm zatrzyma wpisywanie.

Do formuły na końcu musimy dopisać = 1. Co bardzo ważne, do prawidłowego działania – zaznaczamy kolumnę „na wyrost”, czyli wraz z pustym miejscem, gdzie będziemy dopisywać rekordy. Natomiast w samej formule koniecznie zakres blokujemy dolarami (np. skrót F4, lub FN+F4 na laptopach), a jako komórkę odniesienia podajemy pierwszą komórkę z całej kolumny.

To już wystarczy i funkcjonuje, możesz przetestować. Dla lepszego efektu, zwłaszcza w pracy zespołowej polecam dodanie ALERT O BŁĘDZIE, gdzie w trzeciej zakładce podajmy opis i tytuł komunikatu – czyli informację wyjaśniającą komuś przyczynę odmowy dokonania wpisu.

Rezultat po wprowadzeniu powtarzającego się numeru:

Zapraszamy na szkolenia:

• Excel Podstawowy - wstęp do formuł, wykresów i analizy danych
• Excel Średniozaawansowany z wprowadzeniem do tabel przestawnych i makr
• Excel Zaawansowany
• Excel Zaawansowany z wprowadzeniem do VBA