Dokumentacja firmowa

Funkcjonowanie każdej instytucji czy przedsiębiorstwa pociąga za sobą konieczność prowadzenia szczegółowej dokumentacji. Choć dane istniejące w formie papierowej często przechowywane są też w wersji elektronicznej, to jednak nie mogą ich całkowicie zastąpić. Wiąże się to z koniecznością odpowiedniego archiwizowania, a po upływie czasu -  usuwania dokumentów. Jak pokazuje praktyka, wiele firm nie przestrzega podstawowych zasad bezpieczeństwa danych w tym obszarze.   

Ochrona danych a dokumentacja firmowa

Ochrona danych osobowych wymaga zachowania szczególnej ostrożności w trakcie gromadzenia, przetwarzania i przechowywania informacji. Ten wymóg dotyczy także sposobu usuwania danych, od którego zależy rzeczywiste zachowanie poufności. 

Stosunek Administratora Danych Osobowych do tego problemu determinuje dalszą drogę dokumentów; może się przyczynić do bezpiecznej utylizacji archiwizowanych dokumentów lub też dostania się ich w niepowołane ręce.

Zarówno firmy jak i osoby prywatne często zapominają o ostatnim etapie „życia” dokumentów. W kontenerach można więc znaleźć wyciągi bankowe, rozliczenia podatkowe, zestawienia płac, umowy, dane klientów i kontrahentów, wyniki badań lekarskich, etc. Co więcej, bardzo łatwo można sprawdzić kogo znalezione dane dotyczą, a to już właściwie dowód na złamanie zasady optymalnej ochrony danych osobowych.

Jak usuwać niepotrzebne dokumenty? 

Zanim podejmie się decyzję o wyrzuceniu dokumentów na śmietnik, warto się im dobrze przyjrzeć. Właściwym sposobem na skuteczne usunięcie niechcianych już pism jest wyposażenie biura w niszczarkę lub skorzystanie z usług specjalistycznych firm. 

Obydwa sposoby pozwolą uniknąć wypłynięciu niepożądanych, a co ważniejsze wrażliwych bądź strategicznych z punktu widzenia przedsiębiorstwa specyfikacji. 

Ważnym czynnikiem wskazującym na konieczność skorzystania z tego rodzaju metod usuwania korespondencji firmowej jest też aspekt organizacyjny. Nadmiar niepotrzebnych dokumentów jest uciążliwy i dezorganizuje pracę administracyjną. Najprostszym sposobem na pozbycie się „papierowego” problemu jest właśnie dokonanie selekcji i mechaniczne zniszczenie danych. 

Utylizacja dokumentacji to nie tylko kwestia stosów zalegających firmowe biurka – to także problem danych przechowywanych na dyskach i nośnikach. Także i w tym przypadku należy pamiętać, że skuteczna ochrona poufności danych wiąże się z przestrzeganiem odpowiednich procedur. Do tego celu łatwiej i bezpieczniej jest jednak skorzystać z możliwości proponowanych przez odpowiednie przedsiębiorstwa.

Zabezpieczanie danych  a przepisy prawa

Obowiązek zabezpieczania, w tym także usuwania zbiorów danych osobowych wynika z właściwej Ustawy. Niesie to za sobą konieczność przestrzegania właściwych procedur, co w przeciwnym razie skutkuje karą grzywny lub nawet pozbawienia wolności. Istotą tego wymogu jest takie działanie, które sprawi, że przeznaczone do wyrzucenia dokumenty będą zniszczone w takim stopniu, aby nie dało się ich odtworzyć. Prawo to powinno być jednak traktowane jako narzędzie wspierające zdrowy rozsądek; interes zachowania tajemnicy leży wszak najczęściej po stronie osób uprawnionych do zarządzania tymi danymi.

Autor: Elżbieta Konik

Dokumentacja firmowa by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.