GWARANTOWANE TERMINY
Jesteś tutaj: strona głównastrefa wiedzyE-mail: jak z głową zarządzać swoją pocztą elektroniczną?
MENU

E-mail: jak z głową zarządzać swoją pocztą elektroniczną?


Kategoria: Kurs Outlook, Perfekcyjna Asystentka
24Jul

Wiadomości e-mail to kanały komunikacji zarówno zewnętrznej jak i wewnętrznej w firmie. Elektroniczne listy dziś pisze każdy, szczególnie dużo dostajemy ich w pracy; pisze do nas szef, współpracownicy, partnerzy biznesowi czy klienci. Odpowiedzi na nadesłane e-maile często zajmują nam wiele godzin. Aby ograniczyć ten czas warto nauczyć się skutecznie zarządzać swoją skrzynką e-mail.

Przygotowanie do efektywnego zarządzania wiadomościami e-mail powinniśmy rozpocząć od ustalenie czasu, w którym będziemy zapoznawać się z zawartością swojej skrzynki i odpowiadać na listy. Możemy ustalić, że robimy to np. 3 razy dziennie: po przyjściu do pracy, w połowie dnia i na koniec dnia. 

Outlook – foldery w skrzynce Outlook

Drugim krokiem jest stworzenie odpowiednich folderów, do których będą przydzielana wiadomości e-mail z naszego konta. Stworzenie folderów pozwoli nam uporządkować przychodzące maile do konkretnego, opisanego folderu. Takie przyporządkowanie gwarantuje nam porządek w skrzynce, a także szybkie odnalezienie potrzebnego nam w danej chwili maila.

Pracując na folderach warto też wykorzystać takie narzędzia: filtry i autoodpowiedzi. Ich zastosowanie zostanie omówione w kolejnych akapitach artykułu.

Tworząc foldery warto skorzystać z ogólnodostępnego wzoru porządkowania wiadomości e-mai, który przedstawiamy poniżej. Tworzymy wtedy minimum 4 foldery o nazwach:

1. Działanie – wiadomości, które przyporządkujemy to te, które wymagają od nas zastanowienia nad odpowiedzią;

2. Przekierowane - wiadomości, które przyporządkujemy to te, które delegowaliśmy do realizacji innym i wymagają tylko naszego monitorowania;

3. Do przeczytania – wiadomości, które przyporządkujemy to te, z którymi nie mieliśmy czasu zapoznać się od razu. W przypadku tego folderu musimy pamiętać o tym, żeby czytać wiadomości regularnie;

4. Archiwum - umieszczany w nim wszystkie te maile, do których chcemy zarchiwizować. 

Jeżeli dostajemy dużą ilość maili możemy stworzyć więcej niż 4 foldery i podzielić je np. wg imienia i nazwiska nadawca czy też nazwy firmy, sprawy, której dotyczą. 

Outlook – filtry w skrzynce Outlook

Zastosowanie filtrów w skrytce Outlook pozwala m.in. na automatyczne przydzielanie przychodzącej poczty do poszczególnych folderów. Filtry tak samo jak i folderu ułatwiają nam utrzymanie porządek w skrzynce pocztowej i odnalezienie konkretnego maila.


Outlook – autoodpowiedź w skrzynce Outlook

Funkcja autoodpowiedzi to narzędzia tego warto skorzystać, na co dzień, a nie tylko wtedy, gdy planujemy dłuższą nieobecność w pracy.  Jej zastosowanie umożliwia przesyłanie automatycznych odpowiedzi do wybranych nadawców lub do wszystkich, którzy przysyłają nam e-mail. Jej treść możemy ustalić indywidualnie.

Outlook - wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców

Aby ograniczyć czas odpisywania na wiadomości e-mail możemy zastosować opcję wysyłania odpowiedzi do wielu odbiorców tzw. wiadomości grupowej. Opcja ta sprawdza się, gdy mamy wiadomość dotyczą jednego tematu/ sprawy od wiele osób.Aby wysłać wiadomość grupową musimy w polu DO wpisać adresy wszystkich osób, dla których przeznaczona jest wiadomość, albo też chroniąc dane osobowe wybrać odpowiedź przez UDW (do ukrytej wiadomości). Z pola do ukrytej wiadomości korzystajmy wtedy, jeżeli wysyłamy odpowiedź do obiorców reprezentujących różne podmioty – adres e-mail to również dana osobowa, która jest chroniona. 


Po szersze informacje o zarządzaniu skrzynką e-mail zapraszamy na nasze szkolenia:


Możesz też być zainteresowany lekturą:

 

Licencja Creative Commons
E-mail: jak z głową zarządzać swoją pocztą elektroniczną? by Cognity Szkolenia is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.

Wybrani Klienci:

Ten serwis używa plików cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich używanie.
Więcej informacji o plikach cookies znajdziesz tutaj
Kliknij ZGADZAM SIĘ, aby ta informacja nie wyœwietlała się ponownie
Cognity.pl