Excel Poradnik- 10 przydatnych trików i sztuczek

Poniżej przestawiamy listę trików usprawniających pracę w programie MS Excel, przygotowaną przez naszego trenera. Można dowiedzieć się z niej m.in. jak wyrównać wykresy w arkuszu, wstawić Enter do komórki, wpisywać informacje do wielu arkuszy naraz czy kopiować formuły. Przećwiczyć zadania będziecie mogli na dołączonym do zadań pliku.

Trik w Excelu nr 1: Łączenie wykresów

Aby wyróżnić na wykresie informacje różnego rodzaju, można zastosować połączenie dwóch wykresów. Jak połączyć dwa w jeden (Rys. 1 oraz Rys. 2)?

Rys. 1. Wykres sprzedaży dla roku 2011

Rys. 2. Wykres sprzedaży dla roku 2012

Rozwiązanie

Jeśli chcemy złączyć wykresy z Rys. 1 i Rys. 2, możemy dodać serię lub zaznaczyć wykres, który chcemy dodać, a następnie kliknąć na serię danych (Rys. 3) i użyć skrótu do kopiowania danych (Ctrl + C). Potem zaznaczyć wykres, do  którego chcemy skopiować dane i użyć kombinacji wklejającej dane (Ctrl + V). Efektem będzie połączenie dwóch wykresów (Rys. 4).

Rys. 3. Zaznaczenie serii danych na wykresie sprzedaży 2012

Rys. 4. Wykres sprzedaży dla 2011 oraz 2012 roku  

Trik w Excelu nr 2: Uzupełnianie pustych komórek

Zdarza się czasem, że mamy plik, w którym nie wszystkie komórki w kolumnie są uzupełnione. Jak uzupełnić brakujące opisy wierszy (Rys. 5)? 

Aby szybko uzupełnić puste komórki treścią, należy skorzystać z narzędzia Przechodzenie do - specjalnie (przykład poniżej).

Rys. 5. Brakujące opisy kategorii

Rozwiązanie

Zaznaczamy komórki od A2 do A12 i z karty Narzędzia główne z grupy Edytowanie wybieramy opcję Znajdź i zaznacz, a następnie klikamy na Przejdź do – specjalnie. Z okna Przechodzenie do – specjalnie (Rys. 6) wybieramy Puste i zatwierdzamy przyciskiem OK.

Rys. 6. Okno Przechodzenie do – specjalnie 

Po wykonaniu polecenia zostaną zaznaczone wyłącznie puste komórki (Rys. 7).

Rys. 7. Zaznaczone puste komórki 

Po zaznaczeniu pustych komórek od razu należy przejść do wpisania formuły (należy zauważyć, że A3 jest aktywną komórką, ponieważ oznaczona jest kolorem białym z cienkim obramowaniem), wprowadzić =A2 i zastosować skrót klawiaturowy Ctrl + Enter. Efekt pokazany jest na Rys. 8. Dodatkowo można skopiować i wkleić, jako wartości, co pozwoli na zastąpienie formuł wartościami.

Rys. 8. Końcowy efekt uzupełnienia komórek 

Trik w Excelu nr 3: Wyrównanie wykresów

Jak wyrównać obiekty względem siebie (Rys. 9)?

Rys. 9. Chaotycznie ułożone wykresy

Rozwiązanie

Po zaznaczeniu dwóch (lub więcej) obiektów, które chcemy wyrównać pojawi się karta Formatowanie i z niej wybieramy z grupy Rozmieszczanie opcję Wyrównaj, a następnie przechodzimy do odpowiedniej opcji. Po kilku odpowiednich działaniach wykresy zostaną ułożone w żądany sposób (Rys. 10). Należy pamiętać, że Excel wyrówna wszystkie zaznaczone wykresy do wykresu, który jest skrajnie położony, czyli najbardziej wysunięty w danym kierunku.

Rys. 10. Uporządkowane wykresy 

Trik w Excelu nr 4: Łączenie ciągów znaków

Jak połączyć ze sobą ciąg znaków (Rys. 11)?

Rys. 11. Spis imion i nazwisk

Rozwiązanie

Zadanie można rozwiązać wykorzystując funkcję ZŁĄCZ.TEKSTY oraz znak konkatenacji (łączenia) – &. Obydwa rozwiązania przedstawiono na Rys. 12 oraz Rys. 13. Funkcja ZŁĄCZ.TEKSTY umożliwia złączenie do 255 ciągów tekstowych w jeden. Złączone elementy mogą być tekstami, liczbami, odwołaniami do komórek lub połączeniem tych elementów.

Rys. 12. Łączenie ciągu znaków za pomocą znaku & 

Rys. 13. Łączenie ciągu znaków za pomocą funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY 

Trik w Excelu nr 5: Podział wiersza

W jaki sposób wstawić podział wiersza tak, aby wyjściowe dane uzyskały wygląd podobny do Rys. 14?

Rys. 14. Końcowy efekt zastosowanie podziału wiersza

Rozwiązanie

Sekret rozwiązania tkwi w użyciu skrótu klawiaturowego podziału wiersza (lewy Alt + Enter).  Aby wstawić podział wiersza w komórce, należy kliknąć dwukrotnie komórkę, w której chcemy wstawić podział wiersza, następnie kliknąć w miejscu, w którym chcemy podzielić wiersz i nacisnąć klawisze Alt + Enter. 

Trik w Excelu nr 6: Kopiowanie formuł

Jak mając dane w kilku arkuszach, należy przekopiować formuły (Rys. 15)?

Rys. 15. Przykładowa zawartość arkusza, w którym należy skopiować formuły

Rozwiązanie

Rozwiązaniem zadania jest:

• skopiowanie komórki, w której znajduje się formuła (Rys. 16)

Rys. 16. Efekt po zaznaczeniu komórki i zastosowaniu operacji Kopiuj 

• zaznaczenie komórek, w których powinna znajdować się identyczna formuła (Rys. 17)

Rys. 17. Zaznaczenie komórek, do których należy skopiować formułę 

• kliknięcie prawym klawiszem myszy na zaznaczony zakres komórek (Rys. 18)

Rys. 18. Kontekstowe menu po kliknięciu PPM 

• wybranie opcji Wklej specjalnie a następnie Formuły (Rys. 19)

Rys. 19. Okno Wklej specjalne

Trik w Excelu nr 7: Kopiowanie widocznych

Jak mając zakryte wiesze od 3 do 6 skopiować listę pracowników (wygląd listy jest na Rys. 20).

Rys. 20. Lista pracowników z ukrytymi wierszami

Rozwiązanie

Wykonanie zadania polega na:

• zaznaczeniu komórek, które chcemy skopiować
• wybraniu z karty Narzędzia główne z grupy Edytowanie opcji Znajdź i zaznacz oraz Przejdź do specjalnie
• wybraniu opcji Tylko widoczne komórki z okna Przechodzenie do – specjalne (Rys. 21)

Rys. 21. Okno Przechodzenie do – specjalne 

• kliknięciu OK. Po tej operacji zmieni się zaznaczenie komórek (Rys. 22)

Rys. 22. Zaznaczone widoczne komórki, które zostaną skopiowane 

• skopiowaniu komórek przez kombinacje klawiszy Ctrl+C i wklejenie ich w odpowiednie miejsce.

Podsumowując, jeżeli chcemy skopiować tylko widoczne komórki należy zaznaczyć komórki do skopiowania, a następnie kliknąć Narzędzia główne > Znajdź i zaznacz > Przejdź do – specjalnie… i wybrać opcję Tylko widoczne komórki.

Trik w Excelu nr 8: Szybkie działania

W jaki sposób przeliczyć wagi w kilogramach na tony (Rys. 23)?

Rys. 23. Waga sprzedanych ryb w ciągu miesiąca

Rozwiązanie

Oto kroki z pomocą, których zadanie zostanie rozwiązane:

1. W komórce D1 należy wpisać liczbę 1000.
2. Skopiować zawartość komórki D1 (np. kombinacją klawiszy Ctrl+C).
3. Wybrać komórki, którym chcemy zmienić jednostkę (od B2 do B5).
4. Kliknąć prawym klawiszem myszy na zaznaczone komórki, a następnie wybrać Wklej specjalnie.
5. Wybrać operację Podziel i zatwierdzić OK. Efektem jest obraz przedstawiony na Rys. 24.
   
   

Rys. 24. Końcowy efekt zastosowania opcji Wklej specjanie – Podziel 

Trik w Excelu nr 9: Wpisywanie informacji do wielu arkuszy jeden raz

Jak utworzyć 20 arkuszy o wyglądzie pokazanym na Rys. 25?

Rys. 25. Docelowy wygląd wszystkich arkuszy

Rozwiązanie

Sztuczka polega na zaznaczeniu arkuszy (kliknięcie na arkusz lewym przyciskiem myszy z wciśniętym klawiszem Ctrl), w którym chcemy mieć wygląd z Rys. 25, a następnie edycji jednego arkusza. Po zakończonej pracy widać, że nagłówek został skopiowany do pozostałych arkuszy.

Dane dla osób, które chcą utworzyć identyczny nagłówek z pliku dołączonego do ćwiczenia:

• szerokość kolumny A to 3,57 (30 pikseli)
• szerokość kolumny B i C to 20,71 (150 pikseli)
• szerokość kolumny D to 16,43 (120 pikseli)
• pierwszy wiersz jest pogrubiony, czcionka Calibri 11pt

Trik w Excelu nr 10: Seria danych

Jak uzupełnić kolumnę Lp serią danych od 1 do 1000 (Rys. 26)?

Rys. 26. Początkowy wygląd arkusza

Rozwiązanie

Istnieją trzy rozwiązania tego zadania:

• wpisywanie ręczne liczb od 1 do 1000
• wykorzystanie uchwytu wypełnienia
• skorzystanie z opcji seria danych

W artykule zostanie przedstawiony trzeci sposób. Przed zastosowaniem serii danych komórka A2 powinna być aktywna oraz uzupełniona liczbą jeden. Z karty Narzędzia główne z grupy Edytowanie, należy wybrać Wypełnij > Seria danych.  

Rys. 27. Okno Serie

Z okna Serie (Rys. 27) należy zaznaczyć kolumny, w polu tekstowym Wartość kroku wpisać liczbę jeden (1), natomiast w polu Wartość końcowa wprowadzić liczbę tysiąc (1000). Po kliknięciu przycisku OK Excel powinien uzupełnić brakujące liczby (Rys. 28).

Rys. 28. Końcowy efekt po zastosowaniu serii danych 

Artykuł zwiazany jest z Kursami Excel. 

Autorem artykułu i ilustracji jest Trener Cognity - Grzegorz Plak.

Ten temat zostanie omówiony na szkoleniu:

• Kurs Excel Podstawowy
• Kurs Excel Średniozaawansowany
• Kurs Excel Wykresy - Prezentacja i Wizualizacja Danych

Możesz być rownież zainteresowany:

• Szkolenia Excel 
• 10 najważniejszych skrótów klawiaturowych w MS Excel
• Jak stworzyć tabele przestawną
• Wykres wodospadowy w MS Excel
• MS Excel - wykres dynamiczny
• Drukowanie wielkich tabel w Excelu
• Jak wykorzystać funkcję JEŻELI? CZ. I
• Excel Samouczek - Czym są daty i godziny dla Excela i jak szybko je wstawiać do komórki 
  
  

Excel Poradnik- przydatne triki i sztuczki by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.