Inbox Zero - czy się sprawdza?
Kategoria: Kompetencje miękkie w pracy, Zarządzanie Czasem
Wyobraź sobie, że wszystkie dokumenty jakie posiadasz wrzucasz do jednej szuflady, bez jakiegokolwiek podziału. Odnalezienie tego co jest potrzebne, akurat w danym momencie staje się bardzo czasochłonne i frustrujące. Z tego powodu segregujesz je odpowiednio. Podobnie jak w dokumentach, porządek w skrzynce mailowej przyspiesza i ułatwia pracę.
Inbox Zero
Jest to sposób na zarządzanie skrzynką pocztową.
W myśl jej zasady, należy segregować wiadomości tak by w głównym oknie nie było żadnych wiadomości. W momencie, gdy po raz pierwszy stykasz się z mailem, musisz podjąć decyzję co z nim zrobić. Czy chcesz skasować wiadomość, odpisać i zarchiwizować, oddelegować, czy też wrzucić do folderu – zrób później.
Inbox Zero jak stosować?
Początkowo sortowanie wiadomości może być dość trudne, zwłaszcza podejmowanie decyzji o ich kasowaniu. Jednak pozbywanie się zbędnych informacji sprawia, iż przestaje przerażać nas ogrom ilości wiadomości. W miarę upływu czasu, analizowanie maili pod względem tego czy są nam one potrzebne czy też nie, przychodzi coraz łatwiej. Wyrobienie w sobie nawyku odpisywania na wiadomości od razu, powoduje, że coraz więcej z nich znajduje się w archiwum, a nie w folderze rzeczy do zrobienia.
Zalety Inbox Zero
Umiejętne zarządzanie skrzynką ułatwia odnalezienie tego czego potrzebujemy. Porządek w skrzynce pocztowej nie pozwoli na przeoczenie ważnego maila. Archiwizowanie wiadomości sprawia, iż widzimy ile realnie rzeczy jest do zrobienia. Systematyczność i odpowiednie sortowanie pozwoli na lepszą organizację pracy. Metoda ta zdecydowanie zwiększa produktywność w pracy, chociażby maksymalnie zmniejszając czas na poszukiwania wartościowych maili w stosie, aktualnie niepotrzebnych.
Poczta elektroniczna jest narzędziem pracy wielu z nas. Umiejętne korzystanie, sprawi, że będzie nam ono pomagało w codziennym sposobie komunikowania się. Brak porządku w skrzynce pocztowej może niepotrzebnie zniechęcać i powodować frustrację, gdy widzi się 532 nieprzeczytane wiadomości. Warto stosować metodę Inbox Zero, gdyż w znacznym stopniu usprawni to naszą pracę.
Możesz być również zainteresowany:
- Jak zarządzać sobą w czasie? 5 efektywnych technik
- Zarządzanie czasem - Zasada pierwszej godziny
- Kurs Outlook
Inbox Zero – czy się sprawdza? by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.
Cognity zaprasza Cię na praktyczne kursy i szkolenia:
Kurs Zarządzanie Czasem z wykorzystaniem MS Outlook
Więcej informacji znajdziesz w artykułach:
Emocje w postawie asertywnej
Zainteresować Cię może również:
Excel - formuły tablicowe
