Jak ocenić efektywność szkolenia?

Ewaluacja szkolenia

Każdy proces szkoleniowy, a przynajmniej ten który mam przynieść efekty i korzyści jego uczestnikom powinien zawierać minimum cztery etapy

badanie potrzeb szkoleniowych,
projektowanie szkolenia,
przeprowadzenie szkolenia
ocena efektywności szkolenia.

Ewaluacja jest ważnym etapem procesu szkoleniowego, którego nie sposób pominąć. Możemy wyróżnić 3 jej rodzaje:

ewaluację ex ante (przed rozpoczęciem realizacji procesu szkoleniowego),
ewaluację bieżącą (w trakcie realizacji procesu szkoleniowego),
ewaluację ex post (po zakończeniu realizacji procesu szkoleniowego).

Definicja ewaluacji mówi, że jest to systematyczne badanie wartości albo cech konkretnego programu, planu, działania bądź obiektu z punktu widzenia przyjętych kryteriów, w celu jego usprawnienia, rozwoju lub lepszego zrozumienia. (Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Ewaluacja)

Cel ewaluacji szkoleń

Prawidłowo zaplanowana ewaluacja jest narzędziem badawczym, które dostarcza organizacji informacji o opłacalności programów szkoleniowych. Pozwala ocenić, czy organizacja osiągnęła planowane korzyści w postaci efektywniejszej pracy i poprawy wyników finansowych.

Oprócz tego, ewaluacja może wskazać błędy popełnione w czasie przygotowania i realizacji działań szkoleniowych. Dzięki temu możliwe jest wprowadzenie zmian i usprawnień w przyszłych działaniach.

Poprawnie przeprowadzony proces ewaluacji wskaże efekty naszych działań rozwojów-szkoleniowych, jednocześnie odpowie nam na pytania dotyczące satysfakcji uczestników tego procesu.

Model Donalda Kirkpatricka

Model Kirkpatricka jest jednym z najpopularniejszych modeli przeznaczonych do oceny efektywności szkoleń. Polega on na badaniu różnymi metodami czterech poziomów efektywności.

Model ewaluacji D. Kirkpatricka

Poziom reakcji służy do zbadania zadowolenia uczestników z udziału w szkoleniu. Na tym poziomie ocenia się przygotowanie trenera do zajęć, organizację szkolenia, jakość przygotowanych materiałów, atmosferę panującą w trakcie zajęć.

Na tym poziomie, najczęściej wykorzystywanym narzędziem jest anonimowa ankieta przeprowadzona bezpośrednio po szkoleniu. Jej wyniki pozwalają na diagnozę i poprawę kwestii organizacyjnych szkolenia.

Poziom wiedzy ma na celu zbadanie nowej wiedzy i umiejętności nabytych przez kursantów podczas szkolenia.

Najczęściej wykorzystywanym narzędziem do diagnozy poziomu wiedzy są testy przeprowadzane przed oraz po szkoleniu. Innymi metodami są wywiady z uczestnikami i ich przełożonymi oraz obserwacja. Analiza tego poziomu pozwala na ustalenie, jaką wiedzę nabyli uczestnicy szkolenia i jakie umiejętności rozwinęli.

Poziom zachowania odnosi się do zmian w postępowaniu uczestników szkolenia. Badanie koncentruje się na określeniu, w jaki sposób zdobyta przez kursantów wiedza i umiejętności są wykorzystywane w ich pracy i jakie przynoszą rezultaty. Analizę poziomu zachowania przeprowadza się po kilku miesiącach po zakończonym szkoleniu. Wykorzystuje się do tego wywiady, obserwacje oraz ankiety.

Poziom organizacji stanowi ocena szkolenia z perspektywy działania całego przedsiębiorstwa. Ocena na poziomie organizacji jest najtrudniejsza do przeprowadzenia, ponieważ trudno jest oddzielić efekty szkolenia od innych czynników wpływających na wyniki firmy, jak np. działania konkurencji czy sytuacja na rynku. Na poziomie tym bada się jakie efekty przyniosło szkolenie. Efekty można zmierzyć obliczając np. skrócenie czasu obsługi klienta, zwiększenie wartości sprzedaży czy zmniejszenie liczby reklamacji. Uzyskane wyniki są najważniejszym kryterium, dzięki któremu można ocenić szkolenie jako skuteczne. Najważniejszym wskaźnikiem określającym relację zysków i kosztów programu szkoleniowego jest wskaźnik ROI.

Wskaźnik ROI

Kiedy potrzeba twardych danych finansowych uzasadniających poniesione koszty szkolenia, model Kirkpatricka okazuje się niewystarczający. Należy zastosować wówczas rozwiązanie zaproponowane przez Jacka J. Philipsa czyli wskaźnik ROI (Return on Investment) służy do pomiaru efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Aby go zastosować musimy użyć wzoru:

gdzie:

Zn - zysk netto,

K - kapitał,

S - przychody ze sprzedaży.

Wskaźnik ten jest też stosowany do określania efektywności szkoleń. Oblicza się go jako iloraz zysków z inwestycji i sumy kosztów inwestycji. Wskaźnik ten informuje ile firma zyskała w stosunku do poniesionych nakładów.

Zastosowanie wskaźnika ROI jest możliwe tylko w przypadku odpowiedniego zaprojektowania całego procesu szkoleniowego i określenia celów szkolenia w taki sposób, aby później możliwy był ich dokładny pomiar.

Odpowiednie zarządzanie organizacją nie jest możliwe bez kontrolowania jej wyników. To samo dotyczy procesów szkoleniowych. Do prawidłowego planowania rozwoju, konieczna jest systematyczna ewaluacja projektów szkoleniowych. Każdy kolejny poziom w modelu Kirkpatricka jest trudniejszy w ocenie i wymaga większych nakładów. Dlatego im wyższy poziom, tym rzadziej jest badany. Jest to błąd, ponieważ nakłady poniesione na dogłębną ewaluację programu szkoleniowego, mogą uchronić przedsiębiorstwo przed dużo większymi stratami wynikającymi z nieskutecznych projektów rozwojowych.

autor: pl