Jak pisać maile służbowe?

**Przedstawiamy żelazne zasady, które musimy stosować, by uniknąć faux pas w codziennej korespondencji e-mail.**

✔ Staraj się, aby Twoja wiadomość e-mail była dedykowana tylko jednej sprawie. Treści maila nadaj odpowiedni temat/ tytuł taki, aby był jasny dla odbiorcy wiadomości. Poruszanie wielu kwestii w jednym mailu wprowadzi niepotrzebny chaos.

✔ Dołączaj historię korespondencji na dany temat – zaoszczędzi to czas Twój i odbiorcy twojej wiadomości.

✔ Nie pisz niczego, co mogłoby zaszkodzić Twojej reputacji lub sprawić przykrość innej osobie – po wysłaniu e-maila tracisz nad nim kontrolę.

✔ Pamiętaj, żeby z maila służbowego nie wysyłać prywatnej korespondencji.

✔ Sprawdź dokładnie, jaki adres został wpisany w pole „Odbiorca” – z uzupełnieniem tego pola warto zaczekać, aż wiadomość będzie skończona; unikniesz dzięki temu wysłania niekompletnej treści.

✔ Przed wysłaniem sprawdź, czy Twoja wiadomość jest napisana poprawnie – nie ma błędów językowych, stylistycznych, ortograficznych czy interpunkcyjnych.

✔ Pamiętaj, by Twój e-mail zawierał podstawowe informację o sprawie, o której piszesz lub udzielał konkretnych odpowiedzi na postawione kwestie. Pytania, które mogą być pomocne przy sprawdzeniu merytorycznie zawartości wiadomości to: „kto, co, jak, gdzie, dlaczego, po co”.

✔ Uważaj na znaczenie słów i ton wypowiedzi – w mailu brzmią one inaczej niż w rozmowie telefonicznej czy face to face. Wystarczy jedno źle dobrane słowo, a odbiorca Twojego maila może poczuć się urażony.

✔ Dobierz odpowiedni styl pisania – pisząc do szefa swojego szefa czy prezesa firmy współpracującej staraj się używać oficjalnego tonu i nie stosuj emotikonek.

✔ Przesyłając duży plik w załączeniu zapytaj o zgodę – mogą one zablokować skrzynkę adresata wiadomości.

✔ Pamiętaj, aby załączyć stopkę z Twoimi danymi kontaktowymi, nie zaszkodzi również zakończyć wiadomość uniwersalnym ‘pozdrawiam” lub „z poważaniem”.

✔ Pisząc w imieniu szefa sprawdź czy mail nie zostanie wysłany z Twojej skrzynki z jego podpisem lub odwrotnie.

✔ Wysyłając wiadomość do większej ilości osób najpierw poproś kogoś o jej dokładne przeczytanie i sprawdzenie, czy nie ma błędów; pamiętaj także o ochronie danych osobowych – zawsze takie wiadomości wysyłaj przez UDW (ukryte do wiadomości).

Pisanie profesjonalnych maili służbowych to kluczowa umiejętność w dzisiejszym biznesowym świecie. Unikając błędów i faux pas w komunikacji mailowej, nie tylko zapewnisz jasność i klarowność swoich przekazów, ale także budujesz reputację rzetelnego i kompetentnego partnera biznesowego. Dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na swój sposób komunikacji mailowej, ponieważ ma to ogromny wpływ na Twoje relacje i sukcesy w środowisku biznesowym.