Jak przygotować profesjonalny dokument w Wordzie?

Korespondencja odgrywa bardzo ważną rolę w życiu zawodowym. Nie tylko świadczy o naszym profesjonalizmie, ale także ułatwia zrozumienie naszych intencji. Mogłoby się wydawać, że treść dokumentu jest najważniejsza, jednak nie do końca - w tym przypadku liczy się też wygląd!

Wcięcia akapitowe w Wordzie 

Aby dokument stanowił uporządkowaną całość niezbędne są akapity lub wcięcia wedle uznania. Odbiorca wie wtedy, gdzie w tekście znajdują się odrębne zagadnienia, a także rozpoznaje gdzie zaczyna się i kończy dana myśl.

Justowanie bez sierot i bękartów

Dokumenty firmowe należy wyjustować z obu stron, aby uniknąć efektu chorągiewki. Pojawianie się chorągiewki w korespondencji biznesowej świadczy o kompletnym braku profesjonalizmu autora. 

Gdy już tekst wyjustujemy, często pojawiają się tzw. sieroty, bękarty lub wdowy. Dzieje się tak, gdy na końcu akapitu pozostają pojedyncze wyrazy. Równie ważne są spójniki - nimi też nie powinien się kończyć akapit. 

Aby uniknąć tego zjawiska, należy użyć twardego entera SHIFT+ENTER lub kombinacji  SHIFT+CTRL+SPACJA.

Interlinia i wyróżnienia w tekście

Interlinia odpowiada za przejrzystość pisma, to dzięki niej do treści dostaje się "światło", interlinia świadczy również o profesjonalnym podejściu piszącego. 

Wyróżnienia można stosować w teście, należy jednak pamiętać, że co "za dużo to nie zdrowo". Stosując je, unikajmy wyróżniania zbyt wielu wyrażeń w wieloraki sposób. Odbiorca korespondencji nie będzie wtedy mógł się skupić na czytanym teście i będzie się zastanawiał, co znaczą różne wyróżnienia. Należy pamiętać, że wyróżnienie to nie to samo co podkreślanie. Podkreślenie kojarzy się z czasami maszyn do pisania i obecnie się go już nie stosuje. 

Numeracja w Wordzie

Choć to wydaje się oczywiste bardzo często numeracja jest pomijana. A to już duży błąd. W przypadku jednej strony tekstu jeszcze nie przeszkadza to w zrozumieniu tekstu, tak przy większej ilości stron może powstać duży problem.

To nas wyróżnia?! Czyli papier firmowy

Przez papier firmowy rozumie się specjalnie przygotowany szablon z danymi firmy. Coraz więcej firm ma nawet po kilka rodzajów papierów firmowych, prosty do codziennej działalności i bardziej złożony do korespondencji oficjalnej. Dzięki niemu firma pokazuje swój prestiż i szacunek dla odbiorcy.

Konsekwencja kluczem do sukcesu

Gdy już ustalimy, jak będzie wyglądać nasza korespondencja, to trzymajmy się tej jednej wersji. Duże zróżnicowanie w pismach od tego samego nadawcy świadczy o panującym w firmie chaosie i niemożliwości dostosowania się do reguł. 

Obniżenie standardu korespondencji również wpłynie negatywnie na jej odbiór. Jeśli nasi kontrahenci przyzwyczają się do ustanowionego standardu, możliwe są tylko doskonalące go zmiany.

Korespondencja wydaje się sprawą błahą, jednak to od niej zależy postrzeganie nas i naszej firmy przez kontrahentów. To właśnie od wyglądu naszego pisma może zależeć czy ktoś zacznie z nami współprace czy nie. Najważniejsze to zaprezentować się profesjonalnie.

Autor: Monika Podgórna

Zarządzanie korespondencją. Podstawowe zasady zarządzania korespondencją wychodzącą by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.