Jak skutecznie pracować z MS Outlook - II część wywiadu z Mateuszem Hauschildem ekspertem Cognity

Kategoria: Wywiad

17Sep

Zapraszamy na drugą część wywiadu z ekspertem Cognity Mateuszem Huschildem, w którym zdradzi on jak efektywnie korzystać z najpopularniejszych narzędzi MS Outlook, a także jak za pomocą tego programu prowadzić skuteczny marketing w social mediach.

Pierwsza część wywiadu dostępna TUTAJ.

Pytanie: Panie Mateuszu, w poprzedniej części wywiadu omówiliśmy funkcji programu M S Outlook, które najrzadziej wykorzystujemy, w tej chciałbym porozmawiać o tych z których korzystamy najczęściej. Pierwszą z takich opcji są popularne stopki – jak Pana zdaniem najlepiej je zmieniać? Czy są jakieś reguły, które warto stosować ustawiając stopki w firmie?

Odpowiedź: Warto, by tekst znajdujący się w stopce – podpisie był przemyślany i przejrzysty. Bardzo często podpisy korporacyjne są odrzucające – zawierają zbyt dużo tekstu. Zastanówmy się jaki jest cel naszego podpisu? Co chcemy przekazać adresatowi. Z dobrych praktyk mogę wspomnieć logotyp firmowy, zdjęcie nadawcy, stopki wielojęzyczne czy fragment oferty handlowej w stopce.

Pytanie: Kontynuując temat stopek dlatego czy ważne jest, aby pracownicy posiadali jednolitą stopkę i jeśli tak to dlaczego? Czy warto np. stosować 2 rodzaje stopek jedną kierowaną do współpracowników, a drugą do partnerów zewnętrznych?

Odpowiedź: Tak! Po trzykroć TAK! Wysyłanie naszym wewnętrznym współpracownikom pełnej stopki firmowej jest nielogiczne i wręcz przeszkadza w komunikacji. Stopka nie powinna być przykrym obowiązkiem a sensowną częścią wiadomości dopasowaną do odbiorców.

Pytanie: Kolejną opcją którą zna chyba każdy z nas jest autoresponder – szczególnie popularny w okresie urlopowym dlaczego jego używanie jest ważne i jak najlepiej ustawić treść wiadomości zwrotnej?

Odpowiedź: Ustawiając autoresponder mamy pewność, że wszyscy chcący się z nami skontaktować, zostaną powiadomieni o naszej nieobecności oraz sposobie kontaktu z nami. Wiadomość zwrotna powinna zawierać informacje na temat długości naszej nieobecności, czy planowanego terminu powrotu, innej formie kontaktu z nami bądź dane kontaktowe osoby, która nas zastępuje.

Pytanie: Czy autorespondera możemy używać tylko wtedy kiedy jesteśmy na urlopie lub np. na delegacji czy też jest on pomocy kiedy jesteśmy w biurze, a chcemy skutecznie zarządzać swoją skrzynką e-mail?

Odpowiedź: Oczywiście autorespondera możemy używać w wielu przypadkach. Jeśli nasze stanowisko na to pozwala możemy poinformować osoby komunikujące się z nami, że na maile odpisujemy dopiero po godzinie 12. Wcześniej poświęcając czas na inne zadania. Możemy także dzięki autoresponderowi pokierować nadawcę według pewnych reguł dalej w procesie handlowym. Możliwości jest wiele, trzeba znaleźć cel i pomysł.

Pytanie: W wakacyjnym i urlopowym w wielu firmach wstępuje problem odbierania maila za nieobecnych pracowników. Jak rozwiązać taki problem? Czy mógłby Pan przekazać kilka wskazówek w tym temacie?

Odpowiedź: To zależy od organizacji w firmie. Moim zdaniem zawsze powinno być zapewnione zastępstwo za pracownika, który jest nieobecny. Do osoby zastępującej powinien być podany kontakt w autoresponderze. Inną metodą jest przekazywanie wszystkich wiadomości osoby nieobecnej na inną skrzynkę mailową np. osoby zastępującej lub inną obsługiwaną przez sekretarkę.

Pytanie: Praca na Outlooku to również możliwość używania reguł wiadomości – jak mądrze wykorzystywać tą funkcjonalność programu?

Odpowiedź: Reguły wiadomości umożliwiają efektywne sortownie i grupowanie wiadomości. Takie podejście znacznie usprawnia zarządzanie zadaniami i projektami. Dużo łatwiej jest się nam poruszać po naszej skrzynce mailowej i poświęcamy na to mniej czasu.

Pytanie: Wiele osób uważa, że reguły wiadomości wprowadzają zbędne zamieszanie w pracy, czy uważa Pan, że jest to pogląd słuszny?

Odpowiedź: Każda opcja czy funkcja może wprowadzać zamieszanie jeśli jest nadużywana lub używana w niewłaściwy sposób. Faktem jest, że zarządzanie regułami to proces, który musimy przemyśleć i często modyfikować tak aby pasował do obecnej sytuacji.

Pytanie: Czy w organizacji/ firmie jest możliwe stworzenie schematu maili, który ułatwi stosowanie reguł wiadomości?

Odpowiedź: Oczywiście. Na przykład: stosowanie odpowiednich, ustalonych słów w tytułach maili sprawi, że wiadomość zostanie automatycznie oznaczona i przeniesiony do danego folderu. Wymaga to wprowadzenia procedur do pracy organizacji.

Pytanie: Co daje nam taki schemat, jak ułatwia pracę? I przede wszystkim jak to zrobić?

Odpowiedź: Oszczędza czas, wprowadza porządek i ład w nasza pracę. By takie działanie było efektywne, musi być stosowane przez wszystkich pracowników. W pierwszej kolejności to oni muszą nauczyć się korzystać z wszystkich funkcji Outlooka, by ułatwiać swoją pracę. Później konieczna jest wspomniana wcześniej procedura, instrukcja i systematyczność i regularność!

Pytanie: Flagi i etykiety to kolejne narzędzia Outlooka, z których możemy korzystać. Czy i jak wykorzystywanie ich pomaga w pracy? Jakie możliwości dają nam te narzędzia?

Odpowiedź: Możemy oznaczyć wiadomości poszczególnymi flagami, by np. pamiętać o tym, że mamy pilnie odpowiedzieć na danego maila, przesłać raport itp. Dodatkowo możemy również ustawić do nich przypomnienia na wybraną przez nas porę dnia. Gdy wykonamy zadanie, możemy je „odhaczyć”.

Pytanie: Wysłane informację często musimy archiwizować. Jak to robić w Outlooku i jak potem zarządzać tymi zarchiwizowanymi mailami? Na co zwrócić uwagę przy archiwizowaniu maili?

Odpowiedź: Podstawowym parametrem archiwizacji jest czas po jakim maile powinny zostać przesunięte do archiwum. To zależy od długości projektów i zadań nad jakimi pracujemy. Niektórzy mogą pozwolić sobie na przesunięcie do archiwum maili z przed tygodnia czy dwóch. Jednak wiele osób pracuje nad projektami długimi i potrzebują zachowania ciągłości korespondencji i ciągłego dostępu do danych. Warto pamiętać, że Outlook daje możliwości łatwego dostępu do archiwum. Pamiętajmy, że maile w archiwum mogą się kiedyś przydać.

Pytanie: Praca z MS Outlook to nie tyko tylko narzędzia i funkcje jakie możemy wykorzystywać, ale czasem też błędy. Jakie są najpopularniejsze błędy popełniane w pracy z tym programem?

Odpowiedź: Ciężko wytykać konkretne błędy użytkowników. Niezadowolenie z programu najczęściej wynika z nieznajomości jego możliwości lub przyzwyczajenia i braku chęci zmian. Błędem w wielu firmach jest danie pracownikom pełnej dowolności w używaniu narzędzia. Zachęcam do nałożenia pewnych reguł i procedur oczywiście w ramach rozsądku i potrzeb.

Pytanie: Pozostają przy temacie błędów, tym razem technicznych – na jakie komunikaty błędów z serwera należy zwróci uwagę?

Odpowiedź: Szczerze mówiąc nie zachęcam do uczenia się kodów komunikatów błędów, od tego są informatycy. Warto jednak pamiętać, że kod błędu i komunikat zawsze niesie jakąś informację. Warto przesłać taką wiadomość lub zrobić zrzut ekranu i pokazać pomocy technicznej. Najczęściej problemy występują z autoryzacją użytkownika, niedostępnością serwera lub przepełnioną skrzynką mailową. Na ostatni błąd zwrócić uwagę powinni szczególnie graficy i inne osoby pracujące z dużymi załącznikami do wiadomości.

Pytanie: Ustawienia techniczne są niezwykle ważne. Jak wygląda kwestia synchronizacji Outlooka na urządzeniach mobilnych np. w przypadku pracy zdalnej?

Odpowiedź: Tutaj kluczowa jest kwestia ustawienia konta mailowego i protokołu odbierania poczty. Osobiście zalecam i zachęcam do używania protokołu IMAP jeśli tylko jest możliwość. Protokół ten pozwala na synchronizację poczty między wieloma urządzeniami.

Pytanie: Ustawień technicznych wymaga również sytuacja kiedy pracujemy na 2 kontach mailowych np. biurowym i osobistym. Na co wtedy musimy zwrócić uwagę?

Odpowiedź: Tutaj kluczowym wydaje mi się problem mieszania się wiadomości. Musimy pamiętać, które konto odebrało wiadomość i jak powinniśmy odpowiedzieć. Pomóc mogą foldery i dobre reguły dzielące wiadomości między konkretne kategorie.

Pytanie: A co w przypadku kiedy np. z konta biurowego korzysta więcej niż 1 osoba – czy w tym wypadku również obowiązują jakieś reguły, które powinniśmy stosować?

Odpowiedź: Dużo zależy od sytuacji, czy pracownicy powinny widzieć wszystkie maile? Czy mail na który już była odpowiedź, powinien wyświetlić się współpracownikowi? Porozumienie między pracownikami i trzymanie się ustalonych reguł jest tutaj niezbędne.

Pytanie: Współcześnie maile, które trafiają do naszych partnerów zewnętrznych są wizytówką nas samych i firmy, w której pracujemy, dlatego też staramy się żeby były one jak najbardziej profesjonalne, spójne z naszym wizerunkiem. Czy w ramach organizacji można wypracować schemat pisania maili? Jak to zrobić i jakie są z tego korzyści?

Odpowiedź: To nowy trend ale bardzo ciekawy. Spójny wizerunek całej firmy wyrażający się nawet w sposobie pisania maili to może być duży atut firmy. Musimy zastanowić się nad tym jaka jest nasza organizacja? Jaki wizerunek chcemy budować. Dla mnie bardziej od wizerunku ważny i kluczowy jest profesjonalizm. To istotne, aby każdy pracownik miał świadomość, że jego wiadomość reprezentuje całą firmę. Warto wprowadzać szkolenia wdrożeniowe dla nowych pracowników i pokazywać im dobre praktyki. Powinniśmy ustalić jakich zwrotów używamy, jakie dane zawsze powinny się znaleźć w mailu itd.

Pytanie: Maile jak wspominałam wyżej budują również wizerunek firmy. Czy w związku z tym możemy MS Outlooka połączyć z portalami społecznościami takimi jak FB czy LinkedIn?

Odpowiedź: Tak, Microsoft Outlook daje taką możliwość. Możemy to zrobić za pomocą dodatku Social Connector. Możemy dzięki temu być na bieżąco co dzieje się w sieciach społecznościowych u naszych współpracowników.

Pytanie: Jak działa takie połączenie i jakie są jego efekty? Czy firma korzystająca z takich możliwości Outlook wspomaga swoje działania marketingowe?

Odpowiedź: Tutaj mamy kilka opcji. Po pierwsze nasi klienci używający takiej opcji, mogą dostawać powiadomienia o naszych aktywnościach w social media bezpośrednio do programu Outlook i być na bieżąco z ofertą naszej firmy. Druga sprawa to świadomość i informacje o naszych klientach i partnerach. Wiadomości z sieci społecznościowych mogą być bardzo przydatne w negocjacjach, ofertowaniu czy zwykłym utrzymywaniu przyjaznej relacji.

Zainteresowanych szkoleniami z Panem Mateuszem zapraszamy na:

Nasze szkolenia realizujemy również w języku angielskim - SZCZEGÓŁY

Zapraszamy też do lektury pozostałych wywiadów przeprowadzonych z trenerami i ekspertami Cognity oraz naszymi Klientami: