GWARANTOWANE TERMINY
Jesteś tutaj: strona głównapomiędzy namiJak skutecznie pracować z MS Outlook - wywiad z Mateuszem Hauschildem ekspertem Cognity

Jak skutecznie pracować z MS Outlook - wywiad z Mateuszem Hauschildem ekspertem Cognity


Kategoria: Wywiad
6Sep

MS Outlook wydaje się nam najprostszym z programów wchodzących w pakiet MS Office - wiele osób używa go tylko o wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Zapraszamy do lektury wywiadu, w którym ekspert Cognity Mateusz Hauschild przedstawić jak skutecznie pracować w programie MS Outlook, a przede wszystkim jak za jego pomocą zarządzać czasem. 

Zarządzanie czasem: zarządzam czasem czy czas zarządza mną?

Pytanie: Panie Mateuszu temat zarządzania czasem jest obecnie bardzo trendy. Zarządzać czasem uczą się wszyscy. Czy człowiek w ogóle może zarządzać czasem?

Odpowiedź: Od zawsze chcieliśmy panować nad czasem! Na szczęście jednak czasu nie możemy okiełznać. Czas po prostu płynie – musimy się do niego dostosować. Możemy jednak panować nad naszymi działaniami, które są ściśle związane z zasobami jakie posiadamy. Jednym z tych zasobów jest czas. Możemy dopasować ilość zadań i sposób ich wykonania względem czasu, który możemy na nie przeznaczyć.

Pytanie: Jak skutecznie zarządzać swoim czasem? Czy są jakieś złote zasady, metody, które nam to ułatwią?

Odpowiedź: Podstawową zasadą jest niemarnowanie czasu. Każdego dnia złodzieje czasu zjadają nam ogromny kawałek dnia. Warto sobie uświadomić kiedy czas spędzamy efektywnie a kiedy nam przecieka przez palce. To dotyczy zarówno pracy jak i życia rodzinnego czy czasu wolnego. Na pewno jedną ze złotych zasad jest planowanie swojego czasu. Wtedy uświadamiamy sobie ile mamy do zrobienia a ile możemy zrobić. Ważne jest żeby pamiętać o tym, że samo planowanie nic nie daje – plan trzeba konsekwentnie realizować.

Pytanie: Zarządzać czasem czy też organizować swój czas można współcześnie przy pomocy wielu urządzeń, aplikacji itp. Czy mógłby Pan jakaś szczególnie polecić? 

Odpowiedź: Tak, aplikacji i urządzeń jest całe mnóstwo. Mamy setki aplikacji do tworzenia list zadań, kalendarzy, tablic grupowych, ustalania celów. Ja osobiście używałem lub używam Trello – bardzo ciekawy system do zarządzania zadaniami w projekcie, Kalendarz i TaskList w ekosystemie Google – proste i skuteczne narzędzia czy najpopularniejszy w firmach Microsoft Outlook – duży system do zarządzania pocztą email, zadaniami i kalendarzem.

MS Outlook: jak zarzadzać czasem z Outlookiem

Pytanie: Wspomina Pan o MS Outlook jak można zarządzać czasem przez ten program? Czy to jest możliwe?

Odpowiedź: Oczywiście, że jest to możliwe. Program Outlook można tak skonfigurować, by był jak najbardziej dostosowany do indywidualnych potrzeb danego użytkownika. Outlook jest programem, który bardzo dobrze realizuje różne teorię zarządzania czasem w praktyce. Podstawowe funkcje, które w tym pomagają to kalendarz oraz list zadań.

Pytanie: Jakie jeszcze funkcję MS Outlook ułatwiają zarzadzanie czasem oraz porządkowanie informacji? 

Odpowiedź: Kalendarz, terminarz, sekcje: osoby i zadania. Skrzynka pocztowa z podziałem na podfoldery oraz łatwością usuwania niepotrzebnych wiadomości, to tylko niektóre z funkcji MS Outlook, które ułatwiają efektywne działanie.

Pytanie: Czy za pomocą popularnego Outlooka może zarządzać też innymi zasobami niż czas np. salą, projektorami?

Odpowiedź: Tak możemy do tego celu użyć kalendarza. Zdecydowanie pomaga tu także konfiguracja kont użytkowników z Microsoft Exchange.

MS Outlook: wiadomości e-mail a etykieta

Pytanie: Program ten daje nam również możliwość umawiania spotkać z współpracownikami/pracownikami – wykorzystując tą funkcję na co warto zwrócić uwagę? Czy istnieje jakaś etykieta zapraszania na spotkania przez MS Outlook, jakie obowiązki ma zapraszający, a jakie zapraszany?

Odpowiedź: Oczywiście należy pamiętać o tym, że to zapraszający zapewnia salę i inne zasoby potrzebne do organizacji spotkania, zapraszający powinien wraz z zaproszeniem przesłać agendę spotkania i poinformować kto będzie na nim obecny. Ze strony osoby zaproszonej mile widziane jest potwierdzenie obecności lub przesłanie informacji dlaczego nie może uczestniczyć w spotkaniu. Pamiętajmy też o punktualności!

MS Outlook a skuteczna komunikacja w pracy

Pytanie: MS Outlook mona wykorzystywać do komunikacji w firmie/ organizacji. Jakie rozwiązania komunikacyjne proponuje Outlook jeżeli firma posiada np. wiele placówek w różnych lokalizacjach?

Odpowiedź: Szybka wymiana wiadomości mailowych. Informacje o obecności online użytkownika poczty. Także dzięki listom odbiorców mamy możliwość na szybką komunikację z określoną, interesującą nas grupą odbiorców. To rozwiązanie jest naprawdę wygodne gdy chcemy przesłać daną informację tylko jednej z firm, placówek czy działów w organizacji.

Pytanie: Biorąc od uwagę już samą komunikację w firmie jaka forma Pana zdaniem jest najbardziej optymalna i skuteczna (komunikator, mail, face to face, spotkania)?

Odpowiedź: Każda z tych form ma swoje wady i zalety. Ja osobiście bardzo sobie cenię skuteczną i mądrą wymianę wiadomości mailowych. Jednak bardzo często spotkania czy rozmowy 1 na 1 są niezbędne. Warto pamiętać o celu naszej komunikacji w każdej z form. Problemem naszych czasów jest chaos i szum komunikacyjny. Zastanówmy się czy na pewno musimy wysłać tego maila, czy na spotkaniu musi być aż 8 osób i czy powinno ono trwać 4h. Szukajmy najbardziej efektywnych rozwiązań!

Pytanie: Wiele firm korzysta z wielu form komunikacji między pracownikami – najpopularniejsze są maile i komunikatory. Jakie informację radzi Pan przekazywać mailowo, a jakie przez komunikator?

Odpowiedź: Mail jest bardziej formalną formą kontaktu, dlatego warto korzystać w niej we wszystkich oficjalnych i ostatecznych ustaleniach. Mail to coś do czego zawsze możemy wrócić i sprawdzić treść przesłanej wiadomości. Kwoty, daty, umowy itd. wysyłajmy mailowo. Komunikator powinien służyć do szybkiego kontaktu, dopytania o konkretne informacje. Uważam, że komunikator to wspierająca forma komunikacji – oficjalną drogą powinna być poczta elektroniczna.

Pytanie: Jednym z elementów komunikacji jest praca zespołowa – czy MS Outlook przydaje się do pracy grupowej, jakie jego funkcję możemy wykorzystać do takiej pracy?

Odpowiedź: Oczywiście, że się przydaje, możemy wykorzystać choćby wysyłanie wiadomości do listy odbiorców, możemy wyróżnić kolorem maile od nadawców, z którymi pracujemy nad danym projektem, a także szybko edytować załączniki. Ponadto możliwe jest też dołączenie zrzutu ekranu – często bardzo pomocne. Warto także mądrze pracować na wątkach wiadomości mailowych. Bardzo przydatne jest także współdzielenie kalendarzy między współpracownikami.

Pytanie: Panie Matuszu opowiedział nam Pan o różnych funkcjach i narzędziach Outlooka, a z jakich, z Pana doświadczenia, opcji nie wykorzystujemy najczęściej w pracy z tym programem? 

Odpowiedź: Wydaje mi się, że bardzo często nie doceniamy i przez to nie używamy reguł zarządzania wiadomościami. Dzięki regułom możemy łatwo segregować wiadomości pomiędzy konkretne tematy, projekty i grupy.

Na drugą część wywiadu z Panem Mateuszem zapraszamy już w przyszłym tygodniu. II część rozmowy będzie poświęcona skutecznym korzystaniu z podstawowych narzędzi MS Outlook takich jak stopka czy autoresponder, nie zabraknie również informacji o archiwizacji, wykorzystywaniu reguł wiadomości czy też używaniu MS Outlook do działań marketingowych firmy. 

Więcej o Pan Grzegorzu Plaku znajdziecie Państwo w zakładce Trenerzy

Zainteresowanych szkoleniami z Panem Mateuszem zapraszamy na:

 

Nasze szkolenia realizujemy również w języku angielskim - SZCZEGÓŁY

Zapraszamy też do lektury pozostałych wywiadów przeprowadzonych z trenerami i ekspertami Cognity oraz naszymi Klientami:

Wybrani Klienci:

Ten serwis używa plików cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich używanie.
Więcej informacji o plikach cookies znajdziesz tutaj
Kliknij ZGADZAM SIĘ, aby ta informacja nie wyświetlała się ponownie
Cognity.pl