GWARANTOWANE TERMINY
Jesteś tutaj: strona głównastrefa wiedzyKomunikacja interpersonalna w biurze
MENU

Komunikacja interpersonalna w biurze


Kategoria: Analiza danych
3Sep


Największym problemem komunikacji jest iluzja, że do niej doszło - George Bernard Shaw.

 

Większość problemów w pracy bierze się ze błędów, które popełniamy komunikując się. Prawie codziennie w pracy słyszymy zdania Nie to miałem/łam na myśli czy Myślałam, że chodzi Ci o coś innego – zdania te to przykłady tego jak często i jak wiele błędów popełniamy w komunikacji. 

Komunikacja - definicja

Komunikacja polega na wymianie informacji, myśli i idei; żeby mógł zajść proces komunikowania się musi być odbiorca i nadawca komunikatu.

Skuteczna komunikacja jest wtedy, kiedy odbiorca rozumie informację przekazaną przez nadawcę zgodnie z jego intencjami i założeniami. 

 

Rodzaje komunikacji

Komunikacje możemy podzielić na dwa rodzaje: 

Werbalna za pomocą języka mówionego (składają się na nią słowa) 

Niewerbalna, na którą składa się mowa ciała (gestykulacja, mimika twarzy, uśmiech, spojrzenie) Wiele niewerbalnych sygnałów ułatwia nam komunikację np. uśmiech prosto w oczy lub też ja utrudnia np. unikanie wzroku. Sygnały te nie raz są sprzeczne z komunikatem werbalnym, jaki przekazujemy swojemu rozmówcy. Przekaz werbalny to nie tylko treść, czyli same słowa, ale także tonacja głosu, ton, modulacja naszego głosu.

 

Komunikacja w pracy

W pracy biurowej możemy wyszczególnić trzy kanały przekazywania informacji, a więc komunikowania się:

Kontakt pisemny jest to wszelkiego typu korespondencja papierowa i elektroniczna zwana też wzrokową

Kontakt werbalny do grupy tej zaliczamy kontakty bezpośrednie i rozmowy telefoniczne tak zwana słuchowa 

Kontakty niewerbalne 

 

Bariery w komunikacji

Porozumiewając się napotykamy jednak pewne bariery, które utrudniają nam porozumiewanie się, dlatego poznając je i usuwając przez zadawanie uzupełniających pytań mamy możliwość pełnej komunikacji. Bariery te dotyczą takich prawidłowości jak:

Myśleć – mówić (upraszczamy wiele słów mówiąc, posługujemy się skrótami myślowymi),

Mówić – słyszeć (informacja jest słyszana odmiennie przez każdą z osób)

Słyszeć – rozumieć (używamy określeń jednoznacznych (takich jak zamek, blok)

Rozumieć – akceptować (lepiej przyswajane są te informacje, które akceptujemy niż te, na które się zgadzamy)

 

Każda z tych barier może nam uniemożliwić i utrudnić komunikację, bariery te nakładają się na siebie i są potęgowane przez emocje. Zdenerwowanie, czy stres pogłębiają w nas opory w komunikowaniu się. Uczestnicy często mocno koncentrują się na swoich myślach i przez to nie uważnie słuchają swojego rozmówcy. Przerywając sobie nawzajem potęgują tylko nieporozumienia wynikające z niedokończonych zdań. W takich dyskusjach bardzo ciężko jest dojść do porozumienia. 

 

Bariery w komunikacji – najczęstsze błędy nadawcy

Nadawca nadając komunikat może popełnić szereg błędów, które utrudnią zrozumienie odbiorcy treści informacji, którą chce przekazać. Do najczęściej polenionych błędów u nadawcy możemy zaliczyć:

brak sprawdzenia czy przekaz dotarł do odbiorcy; po wysłaniu komunikatu nadawca powinien otrzymać informację zwrotną od obiorcy potwierdzająca zrozumienie komunikatu 

brak bezpośredniego kontaktu wzrokowego z odbiorcą w chwili przekazywania informacji,

brak wrażliwości na postawy, uczucia, oczekiwania odbiorcy,

formułowanie wypowiedzi w liczbie mnogiej zamiast pojedynczej,

przekazywanie wiadomości tylko w  jeden sposób np. tylko ustnie, zamiast np. ustnie i pisemnie,

niespójność między komunikatami werbalnymi i niewerbalnymi, 

budowanie komunikatów pomijających z pozoru mniej znaczące informacji, które mooga być ważnie, aby zrozumieć intencję nadawcy,

przekazywanie komunikatów monosensorycznych.

 

Bariery w komunikacji – najczęstsze błędy odbiorcy

ignorowanie czy pomijanie informacji sprzecznych z jego doświadczeniami czy poglądami,

słyszenie tego, co się chce usłyszeć oraz co się przewiduje, że usłyszy od nadawcy,

brak zaufania do źródła informacji bądź nadawcy przekazu,

odmienne od nadawcy rozmienię słów użytych w przekazie  

ignorowanie komunikatów niewerbalnych, 

brak uważnego słuchania spowodowany np. stresem, zmęczeniem, poirytowaniem.

 

Skuteczna komunikacja – reguły porozumiewania się

Aby mogła zaistnieć skuteczna komunikacja należy przestrzegać pewnych zasad i reguł. Pierwszymi z tych wymogów są reguły organizacji wypowiedzi, wśród nich możemy wyróżnić takie zasady jak:

zrozumiałość i poprawność gramatyczna – mówi nam ona o tym, że nasza wypowiedź powinna mieć wyraźną strukturę, składającą się z rozpoczęcia, rozwinięcia tematu i zakończenia; musimy też wypowiadać się w sposób czytelny, jasny i porwany gramatycznie oraz stylistycznie

spójność – oznacza ona, że powinniśmy trzymać się konkretnego tematu, a nie próbować mówić o wszystkim i o niczym, 

ekonomiczność – reguła ta poleca nam, żeby unikać pustosłowania czy trwonienia czasu na dygresie

ekspresyjność – akcentuję potrzebę mówienia wyraziście, żywo z uczuciem. 

Chcąc efektywnie porozumiewać się musimy też pamiętać o drugim z wymogów, jakimi są zasady dotyczące relacji międzyludzkich. Zasady te pozwalają na budowanie więzi, podtrzymują kontakt i ułatwiają dialog; składają się na nie takie elementy jak:

grzeczność – czyli przestrzeganie zasad uprzejmości i dobrego wychowania 

aprobata – zakazuje nam bez konstruktywnej krytyki czy obrażania rozmówcy, nakazuje natomiast okazywania szczurku i uznania krytyki i podejmowania tematów szkalujących czy obrażających rozmówcę;

skromność – każe unikać demonstrowania swojej wyższości czy dominowania nad rozmówcą 

zgodność – przykazuje nam doszyć zawsze do kompromisu oraz zgody i nie akcentowania różnic, a raczej podobieństw,

kooperacja – wskazuje na konieczność łagodzenia napięć, tłumaczenia swych wypowiedzi oraz proszenia o bliższe lub ponowne omówienie kwestii niezrozumiałych lub zbyt zawiłych dla odbiorcy,

ironia – poleca poczucie humoru i rozładowanie atmosfery żartem w dobrym tonie.

 

Powyższy artykuł związany jest z kursem Perfekcyjna Asystentka w Cognity.

 

Zainteresowanych uczestnictwem w szkoleniu zapraszamy na:

 

Polecamy również artykuły Asystentka doskonała: 

 

Licencja Creative Commons
Komunikacja interpersonalna w biurze by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.

Wybrani Klienci:

Ten serwis używa plików cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich używanie.
Więcej informacji o plikach cookies znajdziesz tutaj
Kliknij ZGADZAM SIĘ, aby ta informacja nie wyświetlała się ponownie
Cognity.pl