MS Word – spis tabel i rysunków, wstawianie podpisów do ilustracji

Tworząc i formatując dokumenty w programie Word, które posiadają elementy graficzne, należy pamiętać o utworzeniu na końcu dokumentu spisu tabel i rysunków, a także o umieszczeniu odpowiednich podpisów pod nimi. Tak oznaczone składowe sprawią, że przygotowany dokument w Microsoft Word będzie czytelny i przejrzysty dla odbiorców. Dobrym sposobem na usprawnienie nawigacji w pliku jest również stworzenie spisu treści.

Poniżej przedstawiamy jak w szybki i automatyczny sposób uzupełnić nasze dokumenty o wyżej wymienione elementy.

Microsoft Word – tworzenie spisu tabel i rysunków

Spis rysunków (Rysunek 1) wstawiamy z karty Odwołania, zakładka Podpisy --> Wstaw spis Ilustracji.

W tym miejscu możemy wybrać spośród podpisów standardowo istniejących w programie (Rysunek, Tabela) lub takich, które sami utworzyliśmy dodając podpisy do ilustracji, np.: „wykres”, „rys.”, „diagram” itp. Spis ten generowany jest z podpisów, które powinniśmy wstawiać pod obrazkami.

Spisy tabel i rysunków pojawią się w miejscu, w którym znajduje się obecnie kursor w dokumencie. Można w dalszym etapie zmienić jego położenie w zależności od oczekiwanego efektu końcowego.

Rysunek 1

Microsoft Word – wstawienie podpisów pod obrazkami

Podpisy pod umieszczonymi obrazkami w dokumencie Word dodajemy klikając na dany obraz lub tabelę, prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Wstaw podpis. Następnie pojawia się okno, tak jak na rysunku nr 2, w którym możemy wpisać tytuł załączonego obrazka/wykresu/diagramu, a także ustawić jego opcje. Ustawione opcje wraz z tytułem ilustracji zatwierdzamy przyciskiem OK.

Pamiętajmy, że jeżeli nie dodamy podpisów do ilustracji – program Word nie będzie w stanie utworzyć spisu tych ilustracji.

Rysunek 2

Rysunek 3

Na rysunku 3 przedstawiono obraz ze wstawioną etykietą "Rys.". Istnieje możliwość edycji podpisu czyli zmiana wielkości, koloru, pogrubienia, stylu czcionki, ustawienia kursywy, podkreślenia itp. Można dostosować styl podpisu według własnego uznania. Należy pamiętać o zachowaniu spójności w zastosowanych podpisach, aby dokument wyglądał estetycznie.

Rysunek 4

Rysunek 5

Rysunek 4 przedstawia zastosowanie etykiety "Rys. 1" – w tekście podpisu zmieniono kolor, zastosowano kursywę oraz pogrubienie. Na rysunku 5 zaprezentowano użycie etykiety "Rysunek". Zmieniono styl czcionki, rozmiar, kolor oraz dodano podkreślenie. Możliwości stworzenia stylu własnego podpisu jest naprawdę wiele.

Szczegółowe omówienie materiału z powyższego artykułu następuje na kursie Microsoft Word.

Microsoft Word – wstawienie podpisów do tabeli

Kolejną istotną kwestią podczas przygotowania dokumentów jest zamieszczenie podpisów do tabel. Proces dodawania rozpoczyna się od zaznaczenia całej tabeli, kliknięcia prawym przyciskiem myszy oraz wybrania opcji Wstaw podpis. Pojawi się okno dialogowe Podpis, w którym należy wybrać etykietę Tabela, standardowo położenie jest określane jako powyżej wybranego obiektu.

Rysunek 6

Rysunek 7

Na rysunku 7 przedstawiono efekt końcowy po wstawieniu podpisu do tabeli.

Odpowiedni opis tabel, rysunków, wykresów oraz sporządzenie poprawnego spisu treści – w znaczący sposób wpłynie na przejrzystość dokumentu w programie Word.

Aby przybliżyć Państwu tworzenie profesjonalnych dokumentów w MS Office zapraszamy na zapoznania się z cyklem artykułów na ten temat:

• Część 1: Tworzenie profesjonalnych dokumentów w MS Word
• Część 2: 15 zasad poprawnego formatowania dokumentów w MS Word
• Część 4: Tworzenie bibliografii w MS Word
• Część 5: Konwertowanie dokumentów PDF na pliki Programu Word
• Część 6: Zapisywanie plików Word do formatu PDF
• Część 7: Jak ustawiać marginesy w MS Word?
• Część 8: Automatyczny spis treści? Nic prostszego
• Część 9: Przypisy w MS Word
• Część 10: Skróty klawiaturowe w MS Word

Osobom zainteresowanym pracą sekretarki/sekretarza lub asystentki/asystenta polecamy lekturę:

• Część 2: Jak pisać maile służbowe?
• Kurs Perfekcyjna Asystentka - komunikacja
• Kurs Profesjonalna Asystentka - kreowanie wizerunku firmy

Możesz też być zainteresowany:

• Dlaczego warto zarządzać czasem
• Kurs Zarządzanie Czasem z wykorzystaniem MS Outlook
• Mapa myśli: Prezentacja danych - niezbędnik
• Kurs Wizualizacja i Prezentacja Danych w MS Excel i MS PowerPoin
• Triki w Wordzie, które warto znać

MS Word – spis tabel i rysunków, wstawianie podpisów do ilustracji by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.