MS Word – spis tabel i rysunków, wstawianie podpisów do ilustracji
Tworząc i formatując dokumenty w programie Word, które posiadają elementy graficzne, należy pamiętać o utworzeniu na końcu dokumentu spisu tabel i rysunków, a także o umieszczeniu odpowiednich podpisów pod nimi. Tak oznaczone składowe sprawią, że przygotowany dokument w Microsoft Word będzie czytelny i przejrzysty dla odbiorców. Dobrym sposobem na usprawnienie nawigacji w pliku jest również stworzenie spisu treści.
Poniżej przedstawiamy jak w szybki i automatyczny sposób uzupełnić nasze dokumenty o wyżej wymienione elementy.
Tworząc i formatując dokumenty w programie Word, które posiadają elementy graficzne, należy pamiętać o utworzeniu na końcu dokumentu spisu tabel i rysunków, a także o umieszczeniu odpowiednich podpisów pod nimi. Tak oznaczone składowe sprawią, że przygotowany dokument w Microsoft Word będzie czytelny i przejrzysty dla odbiorców. Dobrym sposobem na usprawnienie nawigacji w pliku jest również stworzenie spisu treści.
Poniżej przedstawiamy jak w szybki i automatyczny sposób uzupełnić nasze dokumenty o wyżej wymienione elementy.
Microsoft Word – tworzenie spisu tabel i rysunków
Spis rysunków (Rysunek 1) wstawiamy z karty Odwołania, zakładka Podpisy --> Wstaw spis Ilustracji.
W tym miejscu możemy wybrać spośród podpisów standardowo istniejących w programie (Rysunek, Tabela) lub takich, które sami utworzyliśmy dodając podpisy do ilustracji, np.: „wykres”, „rys.”, „diagram” itp. Spis ten generowany jest z podpisów, które powinniśmy wstawiać pod obrazkami.
Spisy tabel i rysunków pojawią się w miejscu, w którym znajduje się obecnie kursor w dokumencie. Można w dalszym etapie zmienić jego położenie w zależności od oczekiwanego efektu końcowego.
Rysunek 1
Chcesz więcej informacji na ten temat?
Zapraszamy na szkolenie Word Średniozaawansowany!Szczegóły >> |
Microsoft Word – wstawienie podpisów pod obrazkami
Podpisy pod umieszczonymi obrazkami w dokumencie Word dodajemy klikając na dany obraz lub tabelę, prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Wstaw podpis. Następnie pojawia się okno, tak jak na rysunku nr 2, w którym możemy wpisać tytuł załączonego obrazka/wykresu/diagramu, a także ustawić jego opcje. Ustawione opcje wraz z tytułem ilustracji zatwierdzamy przyciskiem OK.
Pamiętajmy, że jeżeli nie dodamy podpisów do ilustracji – program Word nie będzie w stanie utworzyć spisu tych ilustracji.
Dodanie podpisów pod umieszczonymi obrazkami w dokumencie Word jest kluczowym krokiem w tworzeniu czytelnych i zorganizowanych dokumentów. Podpisy nie tylko ułatwiają zrozumienie zawartości ilustracji, ale także pozwalają na późniejsze odwołania się do konkretnych fragmentów dokumentu. Poniżej znajdziesz dodatkowe informacje i wskazówki dotyczące korzystania z tej funkcji:
Dlaczego warto dodawać podpisy?
Dodawanie podpisów do ilustracji w dokumencie Word ma kilka istotnych zalet
- Lepsze zrozumienie treści - podpisy umożliwiają czytelnikowi szybkie zidentyfikowanie oraz zrozumienie zawartości danego obrazka, wykresu lub diagramu.
- Łatwiejsza nawigacja - dzięki podpisom czytelnik może swobodnie poruszać się po dokumencie, korzystając z automatycznie generowanego spisu ilustracji.
- Prawidłowe cytowanie - jeżeli planujesz użyć cytacji ilustracji, podpisy są niezbędne do poprawnego zidentyfikowania każdego elementu graficznego.
Zalecenia dotyczące treści podpisów
- Zwięzłość - staraj się, aby podpisy były zwięzłe, ale jednocześnie adekwatne do treści ilustracji.
- Jasność i czytelność - wybieraj klarowne i czytelne tytuły, które jednoznacznie opisują zawartość obrazka.
- Unikalność - upewnij się, że każdy podpis jest unikalny, co ułatwi identyfikację ilustracji w dokumencie.
Tworzenie spisu ilustracji
- Po dodaniu podpisów, warto utworzyć automatycznie generowany spis ilustracji. Można to zrobić poprzez wstawienie pola spisu treści w odpowiednim miejscu w dokumencie.
Rysunek 2
Rysunek 3
Na rysunku 3 przedstawiono obraz ze wstawioną etykietą "Rys.". Istnieje możliwość edycji podpisu czyli zmiana wielkości, koloru, pogrubienia, stylu czcionki, ustawienia kursywy, podkreślenia itp. Można dostosować styl podpisu według własnego uznania. Należy pamiętać o zachowaniu spójności w zastosowanych podpisach, aby dokument wyglądał estetycznie.
Rysunek 4
Rysunek 5
Rysunek 4 przedstawia zastosowanie etykiety "Rys. 1" – w tekście podpisu zmieniono kolor, zastosowano kursywę oraz pogrubienie. Na rysunku 5 zaprezentowano użycie etykiety "Rysunek". Zmieniono styl czcionki, rozmiar, kolor oraz dodano podkreślenie. Możliwości stworzenia stylu własnego podpisu jest naprawdę wiele.
Szczegółowe omówienie materiału z powyższego artykułu następuje na kursie Microsoft Word.
Microsoft Word – wstawienie podpisów do tabeli
Kolejną istotną kwestią podczas przygotowania dokumentów jest zamieszczenie podpisów do tabel. Proces dodawania rozpoczyna się od zaznaczenia całej tabeli, kliknięcia prawym przyciskiem myszy oraz wybrania opcji Wstaw podpis. Pojawi się okno dialogowe Podpis, w którym należy wybrać etykietę Tabela, standardowo położenie jest określane jako powyżej wybranego obiektu.
Rysunek 6
Rysunek 7
Na rysunku 7 przedstawiono efekt końcowy po wstawieniu podpisu do tabeli.
Odpowiedni opis tabel, rysunków, wykresów oraz sporządzenie poprawnego spisu treści – w znaczący sposób wpłynie na przejrzystość dokumentu w programie Word.
Oto kilka powodów, dlaczego warto dodawać podpisy do tabelki
- Klarowność i zrozumiałość - podpisy pomagają zidentyfikować zawartość poszczególnych kolumn i wierszy tabeli, co ułatwia czytanie i zrozumienie danych.
- Orientacja czytelnika - dzięki podpisom czytelnik może szybko zorientować się, co reprezentują poszczególne elementy tabeli. To ułatwia nawigację i szybkie znalezienie potrzebnych informacji.
- Poprawa estetyki dokumentu - dodanie podpisów do tabeli sprawia, że dokument wygląda bardziej profesjonalnie. Klarowne oznaczenia pomagają wizualnie zorganizować dane i uczynić tabelę czytelną.
- Łatwiejsza edycja - podpisy ułatwiają edycję tabeli, szczególnie gdy dodajesz lub usuwasz wiersze i kolumny. Dzięki nim łatwiej zachować spójność i porządek w danych.
- Wyjaśnienie zawartości - podpisy mogą zawierać dodatkowe informacje wyjaśniające, co zawarte jest w danej kolumnie lub wierszu. To przydatne zwłaszcza w przypadku bardziej skomplikowanych tabel.
- Przestrzeń na komentarze - podpisy mogą służyć również jako miejsce na dodanie komentarzy lub informacji dodatkowych, co jest przydatne, gdy tabela zawiera szczegółowe dane wymagające dodatkowego objaśnienia.
- Zgodność z normami dokumentów - w wielu przypadkach, szczególnie w dokumentach zawierających dane techniczne lub raporty, dodanie podpisów do tabelki jest zalecane ze względu na normy i standardy dokumentacyjne.
Podsumowując, dodawanie podpisów do tabelki w Microsoft Word przyczynia się do poprawy czytelności, estetyki i zrozumiałości dokumentu, co jest istotne zarówno dla autorów, jak i czytelników.