GWARANTOWANE TERMINY
Jesteś tutaj: strona głównastrefa wiedzyOchrona danych w firmie – czyli czy niszczarka gryzie?
MENU

Ochrona danych w firmie – czyli czy niszczarka gryzie?


Kategoria: Kurs Ochrona Danych Osobowych
26Mar

Zgodnie z ustawa o ochronie danych osobowych z dn. 29 sierpnia 1997 roku oraz tegoroczną nowelizacją tejże ustawy Administrator Danych Osobowych, czyli tak naprawdę każda firma, organizacja czy instytucja ma obowiązek dbać i chronić dane znajdujące się w jej posiadaniu. Jak to jednak wygląda w praktyce? 

Ochrona tajemnic przedsiębiorstwa oraz danych osobowych pracowników wydawać się może jednym z najważniejszych zadań, jakie stoją przed osobą prowadzącą firmę. Jednak jak wynika z praktyki, na wysypiskach śmieci znaleźć można mnóstwo dokumentów.  Dotyczą one zarówno wewnętrznych spraw, jak i danych kontrahentów, klientów i innych danych, których ujawnienie z pewnością nie przyczyniłoby korzyści firmie. Dlaczego, mimo ewidentnych strat, jakie można w ten sposób ponieść, Polacy nie dbają o niszczenie niepotrzebnych dokumentów

Jakie dokumenty zdradzają tajemnice przedsiębiorstwa? 

W odpowiedzi na to pytanie podnoszą się głosy, że przy obecnym stanie techniki nie produkuje się wiele dokumentów papierowych. Niestety, mimo wszechobecnej cyfryzacji spora część obiegu informacji odbywa się właśnie na papierze. Istnieją, rzecz jasna, pisma, dla których konieczna jest taka forma. Są to chociażby akty notarialne, faktury, większość umów i wszelkiego rodzaju pisma procesowe. W trakcie funkcjonowania przedsiębiorstwa generuje się jednak wiele innych druków. Równie istotne treści może zawierać również notatka ze spotkania służbowego czy wydrukowany mail. Skoro mogą zagrażać interesom firmy, należałoby je zniszczyć.   

Dane osobowe pracowników czy to też tajemnica przedsiębiorstwa?

Nie tylko tajemnica przedsiębiorstwa stanowi powód do usuwania w odpowiedni sposób wydrukowanych informacji. Sporo spośród istniejących w obiegu druków zawiera istotne dane osobowe pracowników, klientów, kontrahentów czy samego pracodawcy. Chronienie nazwisk pracowników może się wydawać niezbyt palącą kwestią (zwłaszcza, jeśli maja oni kontakt bezpośredni z klientem i są zobowiązani do przedstawienia się), ale w aktach pracowniczych  znaleźć można o wiele istotniejsze informacje, takie jak adres, telefon, wysokość zarobków czy stan rodzinny. Także narażenie na wyciek danych klientów może narazić ich na straty lub nieprzyjemności, zwłaszcza, jeśli dotyczy takich branż jak prawna, finansowa lub medyczna. 

Prawo a ochrona danych osobowych

Dodajmy, że chronienie w ten sposób prywatności pracowników i klientów nie stanowi wyłącznie grzeczności ze strony przedsiębiorcy. Dbałość o nią jest obowiązkiem prawnym, ujętym w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Ustawodawca zaznacza w niej, że każdy ma prawo do ochrony danych osobowych, zaś pracodawców wskazuje jako odpowiedzialnych za zapewnienie bezpieczeństwa informacjom o pracownikom. 

O ile działanie na szkodę przedsiębiorstwa poprzez niedbałość w utylizowaniu dokumentów nie jest przestępstwem, o tyle za udostępnienie danych osobowych lub umożliwienie dostępu do nich osobom nieupoważnionym grozi odpowiedzialność karna. Cytując art. 51 pkt 1 ustawy: Kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2Z całą pewnością można stwierdzić, że beztroskie wyrzucenie akt pracowniczych lub danych dotyczących spraw finansowych klienta można zakwalifikować jako umożliwienie dostępu do nich. 

Dokumenty firmowe: niszczyć czy nie niszczyć?

Biorąc pod uwagę, że ochrona danych osobowych staje sięcoraz ważniejszą kwestią, niszczarka dokumentów powinna być stałym elementem wyposażenia każdej firmy.  Pomoże zachować informacje, które nie  powinny być rozpowszechniane, w obrębie przedsiębiorstwa. Jeśli zaś niszczarki rzeczywiście gryzą – zawsze możemy skorzystać z usług specjalistów, którzy sprawnie i profesjonalnie zutylizują niepotrzebne druki. To moim zdaniem najlepsze rozwiązanie – zamiast archiwizować niepotrzebne, ale istotne dokumenty przez długi czas lub wyrzucać je do kosza, przedsiębiorca powinien zniszczyć je osobiście lub przekazać odpowiednim firmom w trosce o bezpieczeństwo firmy, danych swoich pracowników, a także by uniknąć konsekwencji prawnych

Autor: Iga Józefczyk

 

Licencja Creative Commons
Ochrona danych w firmie – czyli czy niszczarka gryzie by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.

Wybrani Klienci:

Ten serwis używa plików cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza zgodę na ich używanie.
Więcej informacji o plikach cookies znajdziesz tutaj
Kliknij ZGADZAM SIĘ, aby ta informacja nie wyświetlała się ponownie
Cognity.pl