Strefa Wiedzy: Perfekcyjna Asystentka

Pewnie większość z nas wie czym jest Microsoft Word – niestety, tak jak w przypadku programu Excel, często nie zdajemy sobie sprawy z jego potencjału. W związku z tym podzielimy się znajomością kilku trików na poprawę jakości pracy w edytorze tekstu.

Czas pandemii zmusił wielu z nas do pracy zdalnej. Często nie wiemy jak efektywnie współpracować z domu, dzielić się informacjami w szybki i łatwy sposób. Microsoft wyszedł z propozycją platformy Teams, dzięki której połączysz narzędzia do wspólnej edycji plików, sprawnej komunikacji czy planowania.

Obecnie coraz większa ilość pracodawców oferuje swoim pracownikom możliwość pracy zdalnej. Bardzo często jest to postrzegane przez kandydatów do pracy jako niewątpliwy plus. Jednak czy praca zdalna jest dla każdego? Aby odpowiedzieć na to pytanie spróbujmy przyjrzeć się psychologicznym aspektom takiej formy zatrudnienia.

Powszechny dostęp do poszerzania wiedzy i umiejętności jest niewątpliwie ogromnym plusem naszych czasów. Począwszy od szkoleń branżowych, poprzez kursy językowe, czy warsztaty artystyczne. Stale mamy dostęp do szerokiej oferty zajęć poszerzających naszą wiedzę. Czy warto z nich korzystać? Czy zajęcia grupowe to dobry pomysł na poszerzanie wiedzy?

Śmiało można założyć, że każdy, kto choć na chwilę zagłębił się w temat rozwoju osobistego zna postać Roberta Kiyosaki. Stworzył on teorię czterech typów osobowości uczestników rynku pracy.

Od najmłodszych lat rodzice uczyli nas, że powinniśmy być skromni, a zdecydowanie nie powinniśmy chwalić się swoimi osiągnięciami i sukcesami. Żyjemy w przekonaniu, że osoby, które się przechwalają są odbierane negatywnie i nie są lubiane przez innych. Tak stworzone przeświadczenia rzutują teraz na nasze reakcje w chwili gdy słyszymy komplement. Jak więc odpowiednio przyjmować komplementy?

Stres w pracy to zjawisko coraz częściej spotykane wśród pracowników. Spowodowany jest najczęściej zbyt dużymi wymaganiami pracodawcy, większymi niż nasze możliwości, zbyt dużą ilością obowiązków oraz za krótkimi terminami wykonania danego zadania. Pojawia się też wtedy, kiedy nie wiemy dokładnie czego dotyczą nasze obowiązki lub atmosfera w biurze nie należy do zbyt przyjemnych. Męczymy się wtedy psychicznie, myślimy o pracy zbyt dużo, co sprawia, że praca nie kończy się w godzinie wyjścia z biura, ale jest z nami cały dzień. Jak poradzić sobie z tym wykańczającym nas uczuciem stresu w pracy?

Każdy człowiek jest inny i każdy z nas składa się z różnej mieszanki cech charakteru. Mamy swoje zalety oraz wady, inne temperamenty oraz inne umiejętności, którymi możemy się szczycić. Nikt z nas nie jest idealny, choć każdy by chciał. Jak więc zmienić nasze niedoskonałości charakteru w idealne odpowiedniki?

Czasami w naszym życiu zawodowym pojawia się możliwość sprawdzenia się w roli lidera grupy czy projektu. Nie zawsze jednak wiemy jak być dobrym liderem. Jakimi zasadami powinna kierować się więc osoba, za którą chętnie pójdą tłumy?

Przygotowanie dokumentów rekrutacyjnych nie jest łatwym zadaniem – szczególnie jeżeli aplikujemy na stanowisko asystentki czy też sekretarki, która ma być nie tylko wizytówką firmy, ale i wizytówką szefa.

W czasie rozmowy biznesowej lub rozmowy o pracę jesteśmy w sytuacji, w której musimy dobrze się zaprezentować i zainteresować sobą odbiorcę. Jest to również sytuacja bardzo stresująca, w czym zdecydowanie nie pomaga to, że siedzimy na wprost drugiej osoby i nie wiemy, co zrobić z oczami. Czy zachować kontakt wzrokowy czy lepiej go unikać? Czy jest on aż tak ważny w czasie rozmów między dwojgiem ludzi?

Trzeba umieć dawać nawet bez powodu, w przeciwnym bowiem razie traci się wprawę w dawaniu.

Elias Canetti 

Perswazja jest często postrzegana w sposób negatywny, jako manipulacja i wykorzystywanie innych.W rzeczywistości jednak jest pozytywnym sposobem komunikacji oraz dochodzeniem do wspólnego porozumienia. Ważnym jest, aby umieć ją odpowiednio użyć, dopasować argumenty do odbiorcy. Tak,abynasz perswazja spowodowała sukces, a nie konflikt pomiędzy rozmówcami.

Występując publicznie ważnym jest, aby być świadomym swojej mowy ciała i sygnałów jakie ona przekazuje. Nasza postawa ciała informuję odbiorców o naszym nastawieniu oraz emocjach. Często nasza mowa ciała jest nieświadoma i wtedy powoduje chaos w odbiorze nas przez innych ludzi. Jeśli jest uświadomiona pomaga nam umocnić przekaz jaki nadajemy naszymi słowami. Ważnym jest, aby przed wystąpieniem odpowiedzieć sobie na pytanie:Czy moja postawa ciała jest odpowiednia?

Konformizm polega na zmianie naszego zachowania, opinii lub nawet emocji pod wpływem wyobrażonego lub faktycznego działania czy nacisku innych ludzi. Najczęściej widoczny jest w grupie ludzi, gdzie jednostka podporządkowuje się opinii reszty, mimo że na początku miała odmienne zdanie. 

Każdy z nas dąży do sukcesu w dziedzinie zawodowej, rodzinnej czy finansowej. Często słyszymy o metodzie wyznaczania sobie celów. Jednak czy jesteśmy naprawdę świadomi, dlaczego warto wyznaczać sobie cele? Zapraszamy do zapoznania się z 5 powodami, dla których warto wyznaczać sobie cele.

Prowadzenie prezentacji szczególnie dla początkujących mówców jest bardzo stresujące. Jest to spowodowane tym,że na efektywne wystąpienieskłada się wiele czynników: nie tylko to co mówimy, ale także to jak mówimy i jaka jest nasza mowa ciała. Właśnie mowa ciała jako pierwsza decyduje o tym czy przyciągniemy do siebie odbiorców czy ich odtrącimy. Kluczowym elementem, na który jako pierwszy zwracamy uwagę jeśli chodzi o mowę ciała są ręce. Co w taki razie powinny robić i przekazywać nasze ręce w czasie dobrej prezentacji?

Będąc na szkoleniu czy realizując projekt działamy w grupie, z którą musimy współpracować. Często są to dla nas obcy ludzie, których widzimy pierwszy raz w życiu lub też słabo ich znamy. Jak sprawić aby ta praca była efektywna i umożliwiała osiągniecie celu?

Dane, które przechowujemy na naszych komputerach są dla nas bardzo cenne i ważne. Nasze komputery, szczególnie te w pracy to kopalnia istotnych informacji.  Jeśli wszystko działa prawidłowo bardzo rzadko zwracamy uwagę na ich prawidłową archiwizację.  Warto jednak zabezpieczyć się przed bezpowrotną ich utratą, ponieważ we współczesnym świecie, często to one, a nie sprzęt stanowią największą wartość.

Gdy planujemy wykonanie profesjonalnej prezentacji musimy zdecydować, czy i jakie akcenty kolorystyczne do niej wprowadzać. Często, nasze własne preferencje niekoniecznie współgrają z psychologiczną mocą kolorów oraz ich percepcji przez odbiorców.

Wiadomości e-mail to kanały komunikacji zarówno zewnętrznej jak i wewnętrznej w firmie. Elektroniczne listy dziś pisze każdy, szczególnie dużo dostajemy ich w pracy; pisze do nas szef, współpracownicy, partnerzy biznesowi czy klienci. Odpowiedzi na nadesłane e-maile często zajmują nam wiele godzin. Aby ograniczyć ten czas warto nauczyć się skutecznie zarządzać swoją skrzynką e-mail.

Zapraszamy do zapozanania się z metodyką 5S, która pokaże jak skutecznie organizować i zarządzać swoim stanowiskiem pracy.

Savoir– vivre w biznesie to reguły etycznego oraz kulturalnego zachowania się w pracy. Pewna grupa tych reguł przyjmuje postać określonych zakazów, a także nakazów. Inne formy maja postać elastyczną i są oparte na wyczuciu, doświadczeniu oraz intuicji.

Praca w sekretariacie wymaga ciągłego kształcenia się oraz rozwijania swoich kompetencji i umiejętności. Sekretariat to pierwsze miejsce gdzie Klient lub partner biznesowy spotka się z naszą firmą, dlatego też warto, żeby ten pierwszy kontakt zachęcił go do dalszej współpracy i był miłym wspomnieniem. Profesjonalna i miła obsługa na pewno temu pomoże.

Zawód sekretarki ewoluował na przestrzeni ostatnich lat, teraz osoby zajmujące takie stanowisko najczęściej naszywa się dziś asystentkami, a ich zadania nie ograniczają się tylko do parzenia kawy. Odpowiadają one za kalendarz szefa, wyszukują i przekazują informacje, dbają o wizerunek firmy, organizują pracę.

Na szpilkach, w kostiumie, z aktówką lub elegancką torebką czy raczej w potarganych dżinsach, bluzie i sandałach? Przedstawiamy zbiór podstawowych zasad dress code'u, – czyli wskazówek i rad czego unikać, a co wybierać rano z szafy, aby w pracy zawsze wyglądać profesjonalnie.

Każda grupa zawodowa od lekarzy po prawników posiada swoje wewnętrzne zasady zwane kodeksem etyki zawodowej. Nie inaczej jest w grupie zawodowej asystentek czy sekretarek. Zapraszamy do zapoznania się z podstawowymi zasadami etyki w pracy sekretarki i asystentki.

Marginesem nazywamy puste miejsca na brzegach strony. Z reguły treść dokumentu, jak i elementy graficzne są wstawiane w obszarze drukowania strony, między marginesami. Pamiętajmy jednak, że w dokumentach Word na marginesach możemy umieszczać np. nagłówek dokumentu, stopkę czy też numer strony.

Tworząc i formatując dokumenty w programie Word, które posiadają elementy graficzne, należy pamiętać o utworzeniu na końcu dokumentu spisu tabel i rysunków, a także o umieszczeniu odpowiednich podpisów pod nimi. Tak oznaczone składowe sprawią, że przygotowany dokument w Microsoft Word będzie czytelny i przejrzysty dla odbiorców. Dobrym sposobem na usprawnienie nawigacji w pliku jest również stworzenie spisu treści.

Poniżej przedstawiamy jak w szybki i automatyczny sposób uzupełnić nasze dokumenty o wyżej wymienione elementy.

Współcześnie nasza praca to zazwyczaj praca z komputerem – idealna asystentka czy sekretarka nie tylko tworzy perfekcyjne dokumenty, ale także pisze i odpowiada na wiadomości e-mail. Dlatego też równie ważna jak obsługa programu MS Word czy MS Excel jak sprawne posługiwanie się programami pocztowymi np. MS Outlook i znajomość zasad obsługi korespondencji elektronicznej.

Każdy dokument, który wyjdzie spod naszej klawiatury powinien być czytelny, estetyczny oraz zrozumiały. Co zrobić, aby taki był? Przedstawiamy Ci zasady, o których powinieneś pamiętać tworząc profesjonalne pliki w programie Microsoft Word. Poprawne formatowanie jest bardzo ważne, zwłaszcza w przypadku tworzenia oficjalnych pism.

Dokumenty, które tworzymy są wizytówką firmy czy organizacji, w której pracujemy, a także naszego osobistego profesjonalizmu. Ich wygląd może zbudować pozytywny wizerunek, jak i wręcz przeciwnie go zrujnować. W związku z tym umiejętność tworzenia perfekcyjnych dokumentów jest niezwykle ceniona przez pracodawców.

Wizerunek firmy jest sumą subiektywnych ocen zewnętrznych odbiorców. Na wizerunek wpływa wiele elementów, zostały one przedstawione w poniższej prezentacji.

Częścią szkolenia Perfekcyjna Asystentka jest moduł zarządzanie czasem. Przybliży on sposoby organizacji czasu pracy.

Przedstawiamy prezntację dotyczącą Kursu Perfekcyjna Asystentka. Umiejętność poprawnej komunikacji jest niezbędną cechą każdej asystentki i sekretarki. Poniższy dokument ma na celu przybliżenie zasad właściwej komunikacji.