Prezentacja danych w Power BI - Tooltips

Z chwilą wykonania obliczeń na pierwszych komputerach pojawiło się wyzwanie jak zaprezentować wyniki dla odbiorcy końcowego tak, aby były dla niego przejrzyste i czytelne. Pojawiły się tabele i wykresy, ale przy wzroście informacji i potrzebie prezentacji wielu obliczeń i wyników, nie sprawdziły się. Wymyślone zostało więc rozwiązanie pozwalające w jednym dokumencie prezentować wyniki na wielu  stronach i tak powstał PowerPoint, który na lata stał się standardem do prezentacji wszelkiego rodzaju danych. Użytkownicy którzy zajmowali się analizą, przy kolejnym wzroście ilości danych i zapotrzebowania na prezentacje wyników, szybko zauważyli spore ograniczenia tego programu. Można było zrobić np. 350 slajdów i na nich przedstawić wszystkie wyniki dla każdego analizowanego elementu składowego i każdego wariantu. Nie było jednak odbiorców, którzy po tego typu prezentacjach, byliby w stanie zapamiętać i zrozumieć wszystkie informacje tak, aby podjąć strategiczną decyzję w firmie.

Dlatego też od 2013 roku pojawiło się kolejne rozwiązanie w ramach którego na jednej stronie można było umieścić wiele wykresów i tabel. Wskazanie dowolnego elementu z dowolnej wizualizacji oznaczało dla pozostałych wizualizacji zaprezentowanie wartości tylko dla wskazanego elementu. Nierozwijane już rozszerzenie dostępne z poziomu Excela nazywało się PowerView. W tym samym roku pojawił się również Power BI, który jest w chwili obecnej podstawowym narzędziem do analiza BI firmy Microsoft. Wersja PowerBI Desktop jest darmowa nawet do zastosowań komercyjnych i nie wymaga posiadania Excela.

Na rysunku 1 zostały przedstawione przykładowe wyniki sprzedażowe farb, które dla lepszego zobrazowania całości zagadnienia, zostały zaprezentowane w kontekście wartości sprzedaży w podziale na markę, grupę produktu, handlowców oraz wyniki miesięcznie i kwartalne.

Rys. 1

Rysunek 2 przedstawia efekt wskazania  pozycji Kwartał 4 umieszczonej w prawym góry rogu raportu. Wszystkie wykresy automatycznie zaczęły przedstawiać wartości sprzedaży z kwartału 4, a tabela z miesiącami prezentuje tylko miesiące z tego kwartału. Ten sam efekt pojawiłby się po wskazaniu dowolnego fragmentu wycinka koła z wykresów kołowych lub wskazaniu na wykresie kolumnowym dowolnego słupka. Jak widać, tylko jedna strona z raportem może zastąpić wielostronicową prezentacje PowerPointa a typowy raport w Power BI budowany jest na wielu stronach.

Rys. 2

Powyższe informacje dla pracujących w tym programie są bardzo dobrze znane, ponieważ jest to podstawowa funkcjonalność przy budowaniu raportów. W ramach tego opracowania chciałbym jednak pójść dalej i  pokazać kolejne dwa mechanizmy pozwalające na rozwinięcie wyświetlanych danych graficznych o kolejne informacje.

Definiowanie opisów etykiet w Power BI

Najechanie myszką na obszar dowolnego elementu graficznego pokazuje w dymku szczegółowe informacje o tym elemencie. Te informacje są tak naprawdę odczytanymi z wykresu informacjami, tyle że podanymi dokładnie, szczególnie w przypadku danych numerycznych. Na rysunku 3 wyniki Józefa Nowakowskiego można odczytać zarówno z samego wykresu, jak i z wyświetlonej etykietki.

Spróbujmy jednak rozbudować informacje o mieście i o numerze telefonu dla każdego z handlowców. W tym celu w okienku Wizualizacje w obszarze Etykietki należy umieścić pola Miasto i Telefon. Wynik takiego ustawienia pokazany jest na rysunku 4. Jeżeli handlowiec pracowałby w kilku miastach domyślnie wyświetlona będzie pierwsza nazwa miasta (zgodna z sortowaniem alfabetycznym), która występuje przy wybranym nazwisku.

Tworzenie wykresów w oknie etykiet (ToolTip)

Tooltipy to rozwinięcie funkcjonalności etykiet omówionych w punkcie 1, pozwalające na wyświetlanie wykresów lub tabel w pojawiających się ”dymkach” zamiast informacji opisowych. Do stworzenia własnej etykietki narzędzia będziemy musieli wykonać kilka czynności:

a) W pierwszym kroku zdefiniujemy samą etykietę, w której będzie się wyświetlał zbudowany przez nas wykres. Docelowo będzie on rozwinięciem informacji o wskazanym elemencie na innym wykresie. W tym celu należy:

• Utworzyć nową stronę i w rozmiarze strony ustalić, że tworzymy etykietę narzędzia a nie klasyczną stronę raportu. Rysunek z podglądem ustawień przedstawiony jest obok.
• Następnie musimy włączyć etykietkę, aby była widoczna dla innych stron.
• Dobrym zwyczajem będzie nadanie tworzonej etykietce (stronie) nazwy, aby łatwiej było ją później zidentyfikować. To i powyższe ustawienie dostępne jest
  w Formatowanie->Informacja o stronie-> Włączony i Nazwa.

Rys. 5

Obszar etykietki ma niewielką powierzchnię, dobrze jest więc podczas projektowania w karcie Widok dostępnej na wstążce przełączać się pomiędzy widokiem rzeczywistym a dopasowaniem do strony.  Chodzi o to aby precyzyjnie zaprojektować wyświetlane informacje ale równocześnie nie przesadzić ze zbyt dużą ilością danych, które spowodują nieczytelność.

Rys. 6

b) W drugim kroku musimy stworzyć wizualizacje (wykresy i tabele), które będą wyświetlane po najechaniu na element wykresu dla którego tworzymy Tooltipy. Wizualizację tworzymy dokładnie tak samo jak przy standardowym raportowaniu, pamiętając jednak o niewielkim jej rozmiarze końcowym. W ramach przykładu chciałbym mieć możliwość uzyskania dodatkowej informacji jak wynik wybranego handlowca przedstawia się w kontekście sprzedaży kwartalnej i marki sprzedawanego produktu.

c) W trzecim kroku dokonujemy połączenia wykresu ze stworzoną przez nas etykietką. W tym celu wskazujemy wizualizację (wykres) a następnie wybieramy Formatowanie-> ->Etykietka narzędzia->Strona, gdzie po nazwie wybieramy jaka etykietka ma się wyświetlać przy wskazaniu danych. Na rysunku z prawej strony widać przykładową zdefinowaną etykietkę nazwaną Szczegóły.

Rys. 7

Rys. 8

Efekt końcowy jest przedstawiony na rysunku 9. Najechanie wskaźnikiem myszki na dowolnego handlowca wyświetla dodatkowe informacje o sprzedaży w kontekście kwartału i marki produktu. Powrót do standardowego wyświetlania informacji w etykietkach jest możliwe po wybraniu pozycji Automatycznie z rysunku, będącego ilustracją do omawianego wcześniej punktu C.

Rys. 9

Możliwość umieszczenia tak dużej ilości informacji na jednym arkuszu zmieniło radykalnie sposób prezentacji danych i tworzenia raportów, choć w PowerBI to nie jest jedyny mechanizm w tym obszarze funkcjonalności. Stawia to sporo wyzwań przed twórcami jak i odbiorcami takich raportów.

Należy jednak pamiętać że wizualizacja to tak na prawdę podsumowanie (ostatni krok) projektów tworzonych w Power BI, w ramach którego mamy jeszcze niezwykle wydajne i funkcjonalne rozwiązania do pobierania danych
i tworzenia analiz.

Autorem artykułu jest Tomasz Bagiński, trener Cognity.

Zachęcamy do zapoznania się ze szkoleniami oferowanymi przez Cognity z zakresu Power BI:

• Power BI (Business Intelligence),
• Power BI Zaawansowany,
• Power BI Desktop,
• Power BI Server.

Więcej artykułów na temat Power BI:

• Power BI - wizualizacja danych na wykresie,
• Dlaczego Power BI Excel (Power Query, PowerPivot, PowerView i PowerMap)?