Ranking wartości Excel

Dzisiejsza część będzie dotyczyć funkcji, dzięki której możesz wyznaczyć pozycje w rankingu dla określonej wartości liczbowej. W tym celu, jako przykład posłuży nam scenka obrazująca zawody szkolne, w której udział bierze dwudziestu uczestników. Każdy z zawodników w chwili dotarcia na metę ma zmierzony czas, dzięki któremu w łatwy sposób będzie można uplasować go w rankingu. Nasza funkcja, którą omawiamy ma za zadanie przypisanie miejsca do zawodnika, bez konieczności używania opcji sortowania od najwyższego do najniższego czasu dobiegnięcia na linię mety.

Funkcja rankingu

Ta krótka wizualizacja przybliżyła ogólny zarys funkcji rankingu. Aby zgłębić się dokładniej w jej działanie, możemy posłużyć się nieco bardziej rozbudowanym przykładem z branży związanej z instalacjami fotowoltaicznymi. W tym celu na tapet weźmiemy przedstawicieli handlowych zajmujących się sprzedażą bezpośrednią paneli fotowoltaicznych i ich wyników sprzedaży z danego okresu. Ranking, który stworzymy wykaże nam jak poszczególny pracownik wypada na%nbsp;tle pozostałych koleżanek oraz kolegów zatrudnionych w firmie.

Przykład funkcji rankingu

Poniższa tabela obrazuje poszczególnych pracowników, ich wyniki oraz liczbę, na której każdy z nich uplasował się w rankingu. Patrząc na poszczególnych pracowników i wprowadzając funkcję generującą ranking, chcemy poznać, który z pracowników zajął konkretne miejsce w konkursie na najlepszego handlowca skończonego kwartału.

W naszym przypadku, który teraz będziemy analizować, chcemy każdemu z przedstawicieli handlowych przyporządkować ranking według sprzedaży z danego okresu, w porównaniu do jego pozostałych koleżanek i kolegów z działu.

Istnieje możliwość wykonania tej czynności za pomocą sortowania danych zgodnie z kolumną zawierającą wynik sprzedaży. Jest to po pierwsze dużo bardziej czasochłonny proces, po drugie funkcja sortowania nie przypisze nam konkretnych wartości liczbowych do poszczególnych pracowników, a jedynie ułoży w liście od najwyższego wyniku do najniższego lub odwrotnie. W efekcie takiego działania konieczne będzie ręczne wpisanie liczb porządkowych szeregujących pracowników na poszczególnych miejscach. Na uwadze należy mieć również zmienność wyników sprzedaży w przypadku niezakończonego kwartału, co w przypadku ręcznego wpisywania rankingu zmusi nas do bieżącego śledzenia zmian, ponownego sortowania listy i wprowadzania ewentualnych korekt liczbowych.

Funkcja POZYCJA

W chwili, gdy wypełnione danymi kolumny są ułożone według konkretnego klucza np. listy alfabetycznej sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, ponieważ ułożenie pracowników względem wyników, wywróciłby tabelę całkowicie. Rozwiązaniem takiej sytuacji jest wykorzystanie funkcji =POZYCJA(), która w swoim składzie zawiera komórkę z wprowadzoną liczbą, porównywaną z pozostałym zakresem danych, wprowadzonych do reszty komórek.

Przykładowo zaznaczając w poniższej tabeli wynik przedstawiciela Łukasza, a następnie zaznaczając pozostałe wyniki sprzedaży reszty pracowników otrzymamy finalny ranking pozycji, z którego jasno będzie wynikać kto jest liderem sprzedaży.

Aby przetestować możliwości funkcji, stwórz tego typu tabelę w swoim arkuszu Microsoft Excel. Kolejno po uzupełnieniu wszystkich kolumn stwórz ranking wszystkich wyznaczonych handlowców za pomocą funkcji =POZYCJA().

Prawidłowe wykorzystanie funkcji POZYCJA

Jak prawidłowo wykorzystać funkcję =POZYCJA()? Żeby dobrze wykonać działanie w pierwszej kolejności musisz zaznaczyć adres komórki, którą chcesz porównać, oddzielając średnikiem; zakres komórek, z którym robisz porównanie. Jak łatwo zauważyć, w tabeli pojawiły się symbole dolara. Są one niezbędne, aby porównać większą ilość komórek i automatycznie wypełnić kolumnę rankingu prawidłowymi formułami. W chwili użycia automatycznego wypełnienia zakres pozycji w kolumnach mógłby się przesunąć oraz obejmować fałszywe rekordy.

Dobrym rozwiązaniem pozwalającym uniknąć błędów jest ustalenie wzoru wzorcowego dla pierwszej osoby znajdującej się w kolumnie, w tym przypadku handlowca Jacka. Ustalenie wzoru dolara będzie zabezpieczeniem przed pobieraniem danych z innych zakresów rankingu. Zastosowanie funkcji =POZYCJA() pozwoli nie tylko przypisać pozycję najlepszemu sprzedawcy, ale także pozwoli na automatyczne przemodelowanie rankingu w chwili zmiany danych w tabeli obrazującej wyniki sprzedaży.

Zapraszamy na szkolenia:

• Excel Podstawowy - wstęp do formuł, wykresów i analizy danych
• Excel Średniozaawansowany z wprowadzeniem do tabel przestawnych i makr
• Excel Zaawansowany
• Excel Zaawansowany z wprowadzeniem do VBA