Efektywność w pracy

Maksymalne wykorzystanie czasu pracy to jedna z najbardziej pożądanych kompetencji pracownika. Efektywność prowadzi do wyrównania korzyści i strat firmy, a w większości przypadków generuje zyski. Pojęcie to bywa mylone z działaniem ,,na czas”, czyli jak najwięcej, jak najszybciej. Bycie efektywnym polega jednak na wykorzystaniu dostępnych nam zasobów w możliwie najlepszy sposób.

Z uwagi na coraz większe zainteresowanie efektywnością pracowników w organizacjach warto szczegółowo omówić, w jaki sposób osiągnąć ten cel. Poniżej znajdziecie kilka porad, które przybliżą Was do sukcesu.

• Pracuj zgodnie z zegarem biologicznym.

Choć Twoja koncentracja powinna się utrzymywać przez cały czas pracy, w praktyce jest to jednak niemożliwe. Dla jednej osoby najlepszą częścią dnia jest poranek, dla drugiej może to być popołudnie. Zaobserwuj, kiedy masz najwięcej energii do pracy i kiedy jesteś silnie skoncentrowany. Na tej podstawie dobieraj sobie zadania w ciągu dnia. W czasie najwyższego skupienia wykonuj zadania najtrudniejsze, twórcze. Te bardziej mechaniczne, które wykonujesz codziennie zostaw na ,,gorsze” chwile.

• Gromadź narzędzia.

Postaraj się, by wszystko, czego potrzebujesz w czasie pracy znajdowało się w bliskim otoczeniu. Zanim zaczniesz pracę upewnij się, czy masz wszystkie dokumenty, naładowany telefon, czy dobre oświetlenie. Pozornie błahe, techniczne i operacyjne kwestie często obniżają naszą efektywność i opóźniają proces wykonywania zadań.

• Pytaj.

Jeśli nie wiesz lub nie jesteś pewny jak wykonać zadanie, bądź zwyczajnie brakuje Ci czegoś do wykonania zadania nie wahaj się zapytać. Może to być koleżanka z pokoju obok, manager, szef. Często tracimy czas na szukanie informacji, nieskończone poprawki, albo co gorsza zostawiamy niedokończone zadania z powodu braku jakiegoś elementu. Pamiętaj! Pytanie nic nie kosztuje, a może znacznie podnieść twoją efektywność.

• Pozbądź się ,,złodziei czasu”.

Chyba oczywistą kwestią, która wciąż pozostaje największym wrogiem efektywności są media społecznościowe, telefon, a nawet plotki przy kawie. Pracując wyloguj się z facebooka, wycisz telefon komórkowy i staraj się nie rozmawiać na tematy niezwiązane z pracą. Lepiej wyznaczyć sobie przerwę na sprawdzenie wiadomości w telefonie, czy przejrzenie facebooka niż na bieżąco zerkać na tablicę. To nie tylko dekoncentruje, ale też zabiera mnóstwo czasu.

• Planuj.

W utrzymaniu efektywności może pomóc plan działania. Wypisz zadania, które powinieneś zrobić w ciągu dnia/ tygodnia. Im bardziej szczegółowo tym mniejsze ryzyko pominięcia ważnego projektu/spotkania czy rozmowy.

• Nie przekładaj.

Kolejnym wrogiem efektywności jest nadmierne dzielenie zadań oraz przekładanie ich w czasie. Poprzez ciągłe wracanie do projektu o różnych porach lub co gorsza w inne dni tracisz mnóstwo czasu i energii na ponowne wdrożenie się w temat, przypomnienie sobie, co zrobiłeś do tej pory. Co więcej Twój umysł stale jest przytłoczony, ilość zadań się zwiększa, a Twoja motywacja słabnie, gdyż nie możesz dokończyć żadnego zadania.

• Wyznacz priorytety.

Nie musisz co pół godziny sprawdzać skrzynki mailowej. To samo dotyczy terminów. Czy jest sens zajmować się projektem, który odbędzie się za 3 miesiące jeśli za tydzień masz oddać inny? Przyjrzyj się oczekiwaniom wobec Ciebie i Twoich zadań. Na tej podstawie planuj. Pamiętaj też, że nie zawsze czas wykonywania zadania jest najważniejszy.

• Zadbaj o motywację.

Motywacja to kluczowy element Twoich kompetencji i efektywności. Jeśli widzisz rezultaty swoich działań, aprobatę wobec wykonanych zadań, Twoje zaangażowanie rośnie, a tym samym efektywność i wkład w rozwój organizacji wzrasta.

• Nie porównuj się z innymi.

Choć dla niektórych rywalizacja stanowi motor dla wydajności, dla innych może okazać się frustrująca i demotywująca. Każdy z nas jest inny, dlatego warto skupić się na sobie i działaniu jak najlepiej, a nie tak jak wszyscy. To, że kolega obok wykonał zadanie szybciej o niczym nie świadczy. Być może zrobił to niedokładnie, albo zadanie wyjątkowo go zaciekawiło. Innym razem to Ty możesz być pierwszy. Dlatego działaj w zgodzie z własnym trybem i najlepiej jak potrafisz.

Mamy nadzieje, że powyższe rady pomogą Wam w poprawieniu efektywności :)

Autor: Marlena Pilch

Aby doskonalić umiejetności z zakresu kompetencji miękkich zapraszamy na:

• Kurs Excel dla HR i działów personalnych
• Kurs Social Media w HR i Employer Branding
• Kurs Excel dla HR i działów personalnych

Efektywność w pracy by Cognity is licensed under a Creative Commons Uznanie autorstwa-Użycie niekomercyjne 4.0 Międzynarodowe License.