Zasady etyczne w zawodzie sekretarki i asystentki

Etyka zwodu m.in. określają relacje jak panują między szefem a podwładnym – stąd tez jej szczególna rola w zawodzie asystencki czy sekretarki. Duet ten, bowiem musi ściśle ze sobą współpracować. Żeby ta współpraca układa się potrzebne jest jasne określenie reguł i zasad współpracy – pomoże to uniknąć konfliktowych sytuacji i negatywnych emocji.

Zapraszamy do zapoznania się z podstawowymi zasadami etycznymi

Zasada tajemnicy zawodowej

Akcja prawie wielu filmów rodem z Hollywood toczy się wokół złamania tajemnicy zawodowej. W USA i Europie Zachodniej zasada ta traktowana jest bardzo poważnie, a oznacza ona, że pracownik firmy ma zakaz podawania do publicznej wiadomości szczegółów funkcjonowania firmy i jej tajemnic strukturalnych.
W Polsce zasada ta jest od dawna stosowane w dużych firmach, przedsiębiorstwach czy w korporacjach – jednak nie dawno zaczęła być wprowadzana także w mikro i małych przedsiębiorstwach.

Do meritum!

Jako asystentka/ sekretarka masz dostęp do wielu dokumentów, również tych, które można by oznaczyć klauzula „tajne przez poufne” – pamiętaj nigdy nie zdradzaj nikomu postronnemu ich zawartości, a także zasłyszanych rozmów telefonicznych czy treści przeczytanych maili. Za złamanie tajemnicy przedsiębiorstwa grozi nie tylko utrata zaufania przełożonego, ale także kary finansowe. Nie najlepiej wygląda również łatka nie dyskretnej asystencki przy poszukiwaniu nowej pracy.

Zasada tajemnicy powiernictwa

W Polsce mało znana, a jeżeli znana to zazwyczaj ignorowana. Jednym słowem chodzi o to żeby informacji zasłyszanych w firmie/ organizacji nie przekazywać dalej – nawet, jeżeli informacja ta nie jest ściśle związana z tajemnicami firmy.

Przykład:

Znając datę urodzenia swojego szefa, adres i numer telefonu prywatnego nie przekazuj ich dalej – to nie dyskrecja, Twój szef na pewno tego nie pochwali. Pamiętaj, ze informacje te nie zostały Ci przekazane po to, aby przekazywać je innym.

Zasada dobrego wrażenia

Jak nas widzą tak nas piszą ta prosta prawda ma odzwierciedlenie również w naszej pracy. Szczególnie w takiej pracy, kiedy to my jesteśmy wizytówka firmy czy też prezesa firmy.  Dlatego też, powinniśmy starać się tworzyć profesjonalny i godny zaufania wizerunek.

Chcesz wiedzieć jak budować swój profesjonalny wizerunek w pracy? – Przeczytaj porady naszego eksperta.

Zasada autorytetu

Jednym z zadań asystentki szefa jest przekazywanie decyzji szefa w dalsze tryby machiny firmowej czy delegowanie zadań, z którymi nie zawsze osobiście musimy się zgadzać.

Rada:
Pamiętaj jednak, żeby w żadnych okolicznościach nie wolno podważać autorytetu swojego przełożonego – profesjonalna asystentka wykonując swoje zadania powinna powstrzymać się od jakichkolwiek komentarzy odnoszących się do poczynań szefa.

Zasada czasu

Zasada ta nie tylko odwołuje się do naszej umiejętności zarządzania czasem i ustalania priorytetów swoich i szefa zadań, ale także do kluczowej kwestii, jaką jest ochrona czasu przełożonego. Z natury rzeczy jest on bardzo zajętym człowiekiem - strategiczne sprawy firmy zajmują wiele czasu i wymagają skupienia – asystentka powinna dać, aby prezes nie był nękany niepożądanymi i niezapowiedzianymi wizytami czy telefonami.

Sprawdź czy umiesz zarządzać swoim czasem.

Zasada odpowiedzialności moralnej

Zasada ta ma zastosowanie w każdej grupie zawodowej. Jej założeniem jest umiejętność przyznania się do błędów oraz ich naprawy i pracy nad sobą.

Podsumowując, zasady etyczne odgrywają kluczową rolę w codziennej praktyce sekretarek i asystentek. Przestrzeganie tych zasad pomaga budować zaufanie, lojalność i pozytywne relacje zarówno z przełożonymi, jak i klientami. Kiedy działasz zgodnie z tymi zasadami, staniesz się nie tylko efektywnym profesjonalistą, ale także osobą, która jest ceniona w środowisku zawodowym.

Zapisywanie plików Word do formatu PDF 02 lipca 2014

Zapisywanie plików Word do formatu PDF 02 lipca 2014