Lepsza organizacja dnia - Uporządkujesz swój dzień pracy, rozpoznasz źródła rozproszeń i zbudujesz prosty system działania, który pomoże Ci planować zadania oraz szybciej odzyskać kontrolę nad obowiązkami.
Jasne priorytety zadań - Nauczysz się odróżniać zadania pilne od ważnych, stosować macierz Eisenhowera i zasadę Pareto oraz wyznaczać realne terminy, dzięki czemu łatwiej skupisz się na tym, co naprawdę istotne.
Porządek w Outlooku - Zorganizujesz skrzynkę Outlook tak, aby ograniczyć chaos informacyjny, szybciej odnajdywać wiadomości, oznaczać sprawy do działania i automatycznie porządkować część korespondencji.
Kalendarz pod kontrolą - Opanujesz planowanie dnia i tygodnia w kalendarzu Outlook, stosowanie time blockingu oraz rezerwowanie czasu na pracę własną, co pomoże Ci ograniczyć nadmiar spotkań i przerywanie pracy.
Sprawniejsza komunikacja - Dowiesz się, kiedy używać e-maila, a kiedy Teams, jak pisać krótsze i bardziej decyzyjne wiadomości oraz jak ograniczać zbędną komunikację, kopie do wiadomości i nadmiar powiadomień.
Skuteczniejsze spotkania - Będziesz organizować spotkania w Outlooku i Teams z jasnym celem, agendą oraz listą uczestników, a po spotkaniu sprawnie zamienisz ustalenia na zadania i konkretne działania do wykonania.
Jeden system zadań w Microsoft 365 - Połączysz Outlook, To Do, Planner i Teams w spójny workflow, dzięki czemu łatwiej przełożysz wiadomości na zadania, terminy i monitorowanie postępu zarówno w pracy własnej, jak i zespołowej.
Mądre wsparcie AI i automatyzacji - Wykorzystasz Copilota lub ChatGPT do planowania dnia, porządkowania list zadań, przygotowywania agend i odpowiedzi, a także poznasz proste automatyzacje, które skrócą powtarzalne czynności.
Na początku analizowany jest rzeczywisty sposób organizowania codziennych zadań, informacji i komunikacji. Sekcja pomaga rozpoznać typowe problemy związane z zarządzaniem czasem, „pożeracze czasu” i źródła rozproszeń, porównać obecny model pracy z docelowym oraz osadzić Microsoft 365 w praktyce usprawniania pracy.
Priorytety zadań są wyznaczane z wykorzystaniem macierzy Eisenhowera, zasady Pareto i prawa Parkinsona, aby oddzielić pilność od ważności i świadomie zarządzać terminami. Uczestnicy uczą się też rozpoznawać zadania do delegowania oraz wspierać decyzje przez flagi, kategorie i narzędzia Outlook, Microsoft To Do oraz Planner.
Outlook pełni tu rolę centrum operacyjnego do obsługi informacji, a nie wyłącznie skrzynki odbiorczej. Sekcja koncentruje się na ograniczaniu przeciążenia wiadomościami przez foldery, kategorie, flagi, reguły i wyszukiwanie, a także na tworzeniu zadań z e-maili, zarządzaniu nieobecnościami oraz użyciu szablonów i szybkich elementów.
Kalendarz Outlook staje się narzędziem planowania czasu, gdy obejmuje nie tylko spotkania, ale też pracę wymagającą koncentracji. W tej części uczestnicy układają widok dnia i tygodnia, korzystają z time blockingu, wydarzeń cyklicznych i kategorii oraz uczą się zarządzać zaproszeniami, dostępnością i nadmiarem spotkań.
Wybór między e-mailem a Teams wpływa na tempo działania, przejrzystość ustaleń i liczbę zbędnych wiadomości. Uczestnicy pracują nad formułowaniem komunikatów ułatwiających decyzje, organizacją czatów i kanałów, porządkowaniem informacji tematycznych oraz zarządzaniem wzmiankami, przypięciami, powiadomieniami i statusami dostępności.
Skuteczne spotkanie zaczyna się przed wysłaniem zaproszenia i kończy dopiero po domknięciu ustaleń. Sekcja obejmuje tworzenie spotkań w Outlooku i Teams, przygotowanie tytułu, agendy i listy uczestników, role stron, materiały przed spotkaniem, notatki, zadania po spotkaniu oraz ograniczanie zebrań możliwych do zastąpienia komunikacją asynchroniczną.
Microsoft To Do porządkuje zadania indywidualne dzięki listom, funkcji „Mój dzień”, terminom, przypomnieniom i zadaniom cyklicznym, także tym zintegrowanym z Outlookiem. Równolegle Planner wspiera organizację pracy zespołowej przez plany, etapy, odpowiedzialności, monitorowanie postępu, różne widoki i kontrolę obciążenia zespołu.
Plan dnia i tygodnia jest tu budowany z użyciem time blockingu, planowania tygodniowego oraz grupowania podobnych zadań w batchach. Uzupełnieniem są reguła 2 minut, technika Pomodoro, bufory na nieprzewidziane sprawy, ochrona czasu na skupienie i podejście „zjedz żabę” jako element własnego rytmu pracy.
Nagłe zadania, „wrzutki” i nadmiar obowiązków szybko destabilizują nawet dobrze ułożony plan dnia. Ta część uczy oceny rzeczywistej pilności, szacowania czasu wykonania, renegocjowania terminów, delegowania oraz asertywnego komunikowania priorytetów i dostępności przed przyjęciem kolejnego zadania.
Microsoft 365 tworzy spójne środowisko pracy wtedy, gdy każde narzędzie ma jasno określoną rolę. Sekcja pokazuje, jak Outlook, Teams, Planner, To Do, OneNote, OneDrive, SharePoint i Forms wspierają komunikację, zadania, notatki, dokumenty oraz zbieranie informacji, a także jak dobrać właściwą aplikację do rodzaju pracy.
Ograniczenie powtarzalnych czynności administracyjnych zaczyna się od reguł i automatycznych działań w Outlooku. W tej części omawiane są mechanizmy porządkowania korespondencji, przypomnienia i zadania cykliczne, a także podstawowe możliwości Power Automate oraz proste automatyzacje w środowisku Microsoft 365.
Copilot i ChatGPT są tu wykorzystywane jako wsparcie porządkowania pracy, a nie jako uniwersalne narzędzia do wszystkiego. Uczestnicy ćwiczą tworzenie planów dnia i tygodnia, porządkowanie list zadań, przygotowywanie agend, podsumowań i odpowiedzi na wiadomości, z uwzględnieniem zasad bezpiecznego użycia AI w pracy.
Połączenie Outlooka, Teams, To Do i Plannera w jeden workflow pozwala zbudować spójny system od wiadomości przez zadanie i termin aż po realizację oraz monitoring. Sekcja łączy też macierz Eisenhowera, time blocking i planowanie tygodniowe, aby uporządkować pracę własną i zespołową w jednym modelu działania.
Na zakończenie porządkowane są funkcjonalności Microsoft 365, które najbardziej wpływają na codzienną efektywność, oraz błędy utrudniające pracę z pocztą, kalendarzem, spotkaniami i zadaniami. Uczestnicy przekładają wnioski na szybkie usprawnienia, indywidualny plan zmian i checklisty dobrych praktyk dla Outlooka, Teams oraz organizacji pracy.
Podstawy pracy na komputerze - Powinieneś swobodnie korzystać z komputera, klawiatury i przeglądarki oraz samodzielnie otwierać aplikacje, zapisywać pliki i poruszać się po podstawowych ustawieniach systemu.
Podstawowa znajomość Microsoft 365 - Powinieneś znać podstawy korzystania z Outlooka i mieć ogólne rozeznanie w środowisku Microsoft 365, aby skupić się na organizacji pracy, a nie na nauce obsługi od zera.
Doświadczenie w pracy biurowej - Warto, abyś na co dzień pracował z pocztą, kalendarzem, zadaniami lub spotkaniami, ponieważ szkolenie dotyczy usprawniania realnych obowiązków i codziennej komunikacji.
Gotowość do wdrażania zmian - Powinieneś być gotowy analizować własne nawyki, testować nowe metody planowania i porządkowania pracy oraz wprowadzać zmiany w swoim codziennym sposobie działania.
