icon icon

Kurs Jak pogodzić sprzeczne priorytety w projekcie – planowanie, negocjowanie i komunikowanie decyzji

icon

Proces szkoleniowy

Analiza potrzeb szkoleniowych

Jeśli masz życzenie dotyczące programu szkolenia, przeprowadzimy dla Ciebie analizę potrzeb szkoleniowych, która będzie wskazówką dla nas, na jakie aspekty programu położyć większy nacisk – tak, by program szkolenia spełniał konkretne potrzeby.

Co zyskujesz?

icon

Jasna hierarchia zadań - Nauczysz się szybko oddzielać cele kluczowe od pilnych rozpraszaczy i układać zadania w czytelną kolejność, dzięki czemu łatwiej podejmiesz decyzje pod presją czasu.

icon

Lepsze rozumienie interesariuszy - Poznasz sposób mapowania interesariuszy i oceny ich wpływu, aby trafniej rozpoznawać oczekiwania, przewidywać napięcia i ustalać, które potrzeby naprawdę wymagają reakcji.

icon

Szybsze rozpoznawanie konfliktów - Nauczysz się wcześniej wychwytywać sprzeczne priorytety, odróżniać potrzeby od życzeń i stosować jasne kryteria wyboru, zanim chaos wpłynie na terminy, zakres i obciążenie zespołu.

icon

Skuteczniejsze negocjacje - Przećwiczysz, jak komunikować ograniczenia projektu oraz negocjować zakres, terminy i zasoby tak, aby rozmawiać rzeczowo, bez eskalowania napięcia i bez składania nierealnych obietnic.

icon

Praktyczne narzędzia priorytetyzacji - Dowiesz się, kiedy używać macierzy Eisenhowera, MoSCoW, macierzy wpływ–wysiłek, Kanbanu i backlogu, aby dobierać metodę priorytetyzacji do sytuacji i tempa pracy projektu.

icon

Sprawne reagowanie na zmiany - Nauczysz się oceniać wpływ nowych priorytetów na harmonogram, porządkować kolejność działań i aktualizować plan tak, by zmiany nie dezorganizowały pracy całego zespołu.

icon

Realistyczne planowanie pracy - Opanujesz planowanie zadań zgodnie z dostępnością ludzi, zależnościami i buforami, dzięki czemu lepiej rozłożysz obciążenie i ograniczysz ryzyko przeciążenia oraz zatorów w projekcie.

icon

Czytelna komunikacja decyzji - Nauczysz się jasno uzasadniać kolejność działań, komunikować zmiany i dokumentować ustalenia, aby przełożeni, klienci i zespół rozumieli, z czego wynikają Twoje decyzje projektowe.

Program szkolenia

1. Źródła konkurujących priorytetów

  • wiele projektów i zadań realizowanych jednocześnie,
  • różne oczekiwania interesariuszy,
  • presja czasu i ograniczone zasoby,
  • zmieniające się wymagania biznesowe.

2. Budowanie przejrzystej hierarchii priorytetów

  • określanie najważniejszych celów,
  • przekładanie celów na konkretne działania,
  • identyfikacja zadań krytycznych,
  • ustalanie kolejności realizacji.

3. Mapowanie interesariuszy i ich oczekiwań

  • identyfikacja interesariuszy projektu,
  • ocena ich wpływu i zaangażowania,
  • rozpoznawanie potrzeb i oczekiwań,
  • określanie znaczenia poszczególnych oczekiwań.

4. Zarządzanie sprzecznymi oczekiwaniami

  • rozpoznawanie konfliktu priorytetów,
  • oddzielanie potrzeb od życzeń,
  • ustalanie kryteriów wyboru,
  • wypracowywanie kompromisów.

5. Negocjowanie zakresu, terminów i zasobów

  • komunikowanie ograniczeń,
  • przedstawianie konsekwencji nowych zadań,
  • negocjowanie zmian terminów,
  • negocjowanie zakresu i dostępności zasobów.

6. Narzędzia wspierające zarządzanie priorytetami

  • macierz Eisenhowera,
  • MoSCoW,
  • macierz wpływ–wysiłek,
  • Kanban,
  • backlog i ranking zadań.

7. Zarządzanie zmianą priorytetów w trakcie projektu

  • ocena wpływu zmiany na harmonogram,
  • ponowne ustalanie kolejności działań,
  • aktualizacja planu zespołu,
  • komunikowanie zmian interesariuszom.

8. Planowanie pracy zespołu

  • podział zadań według dostępnych zasobów,
  • realistyczne planowanie obciążenia,
  • uwzględnianie zależności,
  • tworzenie buforów na nieprzewidziane sytuacje.

9. Zapobieganie przeciążeniu i chaosowi projektowemu

  • ograniczanie nadmiernej liczby priorytetów,
  • redukowanie pracy rozpoczętej, ale niedokończonej,
  • identyfikacja wąskich gardeł,
  • koncentracja na kluczowych rezultatach.

10. Dobre praktyki komunikacji projektowej

  • jasne komunikowanie kolejności działań,
  • uzasadnianie zmian,
  • zarządzanie oczekiwaniami przełożonych i klientów,
  • dokumentowanie najważniejszych ustaleń.

11. Sesja pytań i odpowiedzi

  • omówienie sytuacji z codziennej pracy uczestników,
  • rekomendacje dotyczące konkurujących priorytetów.

Jakie są wymagania wstępne do udziału w szkoleniu?

icon

Podstawy pracy projektowej - Powinieneś rozumieć, jak wygląda realizacja zadań w projekcie, czym są terminy, zakres i zasoby oraz jak Twoja praca wiąże się z działaniami innych osób.

icon

Doświadczenie w ustalaniu zadań - Powinieneś mieć własne doświadczenie w planowaniu lub porządkowaniu zadań, aby łatwiej odnieść treści szkolenia do sytuacji, w których konkurują różne priorytety.

icon

Kontakt z interesariuszami - Powinieneś mieć doświadczenie we współpracy z przełożonymi, klientami lub zespołem, bo szkolenie dotyczy uzgadniania oczekiwań i komunikowania trudnych decyzji.

icon

Gotowość do analizy przypadków - Powinieneś być gotów omawiać przykłady z własnej pracy i analizować decyzje projektowe, bo szkolenie opiera się na praktycznych sytuacjach i wspólnym wypracowywaniu rozwiązań.