Kurs Remote Management - jak efektywnie zarządzać zespołem przez internet i poprawić procesy zarządzania w zespole rozproszonym

1. Remote Management – zarządzanie zdalne w czasach home office

Remote Management pokazano tu przez pryzmat korzyści i ograniczeń pojawiających się wtedy, gdy całość lub część zespołu przechodzi na pracę zdalną. Sekcja buduje kontekst dla dalszych tematów, wskazując, jak home office wpływa na współpracę, nadzór i realizację codziennych zadań.

• pozytywne i negatywne strony pracy zdalnej całego bądź części zespołu.

2. Rodzaje podziału zespołu tak by był w pełni efektywny

Podział zespołu warto oprzeć na kryteriach, które odpowiadają realnemu sposobowi wykonywania pracy w organizacji. Analizowane są warianty wynikające z pokrywających się godzin pracy, istniejących działów stacjonarnych, rodzaju zadań oraz dotychczasowego doświadczenia członków zespołu.

• ze względu na pokrywające się godziny pracy,
• ze względu na istniejące już w formie stacjonarnej działy,
• ze względu na wykonywane zadania,
• ze względu na dotychczasowe doświadczenie.

3. Podstawy funkcjonowania zespołu

Sprawne działanie zespołu opiera się na czytelnym przypisaniu uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności za zadania oraz za wynik całej grupy. Ta część porządkuje role członków zespołu, oczekiwania wobec nich i procedury współpracy potrzebne do codziennego funkcjonowania.

• powierzenie odpowiednich uprawnień oraz nadanie obowiązków,
• nadanie odpowiedzialności za dane zadanie,
• nadanie odpowiedzialności za całościowe działanie zespołu,
• ustalenie ról i oczekiwań wobec członków zespołu,
• ustalenie procedur, które pomogą we wzajemnej współpracy.

4. Zespół rozproszony i jego specyfikacja

Zespół rozproszony działa inaczej niż stacjonarny, choć część rozwiązań można między tymi modelami przenosić. W ramach tej sekcji porównywane są podobieństwa i różnice, wykonywana jest analiza SWOT pracy zdalnej oraz omawiane są przykładowe struktury takich zespołów.

• omówienie różnic i podobieństw między zespołem rozporoszonym i stacjonarnym oraz ustalenie co może być zapożyczone pomiędzy obiema formami pracy,
• analiza SWOT zespołu pracującego zdalnie,
• omówienie struktur zespołów rozproszonych na przykładach.

5. Remote Management w home office – wyzwania oraz możliwe problemy wynikające ze specyfiki pracy.

Praca z domu wprowadza trudności organizacyjne i relacyjne, które w modelu stacjonarnym mają inny przebieg albo są mniej widoczne. Sekcja porządkuje typowe wyzwania wynikające ze specyfiki home office oraz ich wpływ na koordynację pracy, dostępność, dyscyplinę i bieżące zarządzanie.

6. Rola Managera w zespole rozproszonym

Gdy pracownicy działają w różnych lokalizacjach, rola managera polega na integrowaniu pracy, oczekiwań i przyjętego modelu współpracy. Omawiane są zadania związane z planowaniem, organizowaniem, kierowaniem i kontrolą oraz budowaniem zaufania i relacji bez bezpośredniego kontaktu.

• jak jest ważna?
• modele współpracy kiedy pracownicy przebywają w różnych miejscach,
• planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrola – główne zadania Zarządzającego,
• budowanie pozytywnych relacji i zaufania przy braku bezpośredniego kontaktu.

7. Skuteczna komunikacja oraz przepływ informacji w zespole rozproszonym

Biuro w chmurze wymaga ustalenia zasad komunikacji oraz doboru narzędzi do różnych typów kontaktu i koordynacji pracy. Sekcja obejmuje tele- i wideokonferencje, webinaria, komunikatory, platformy takie jak Bitrix, Trello czy Redmine, a także sens i częstotliwość spotkań stacjonarnych.

• jak zorganizować biuro zdalne tj. biuro w chmurze,
• ustalenie przestrzeganych zasad z zespołem,
• przydatne narzędzia do komunikacji oraz możliwości ich działania:
  
  • telekonferencje,
  • wideokonferencje,
  • webinaria,
  • komunikatory np. Skype,
  • platformy do zarządzania zadaniami np. Bitrix, Trello, Redmine.

• spotkania stacjonarne z zespołem – czy są potrzebne? Jak często? 

8. Wyznaczanie głównych oraz częściowych celów dla zespołu pracującego zdalnie

Wyznaczanie celów w pracy zdalnej wymaga przełożenia oczekiwań na konkretne zadania dla osób i zespołów. Nacisk położono na parametryzację celów, planowanie zgodne z firmowymi schematami, podział odpowiedzialności, granice dla zmian oraz kontrolę wykonania połączoną z feedbackiem.

• jasna definicja celów i zadań dla konkretnych zespołów lub osób,
• parametryzacja celów i zadań,
• planowanie pracy tak by była możliwa jej realizacja poprzez przyjęte w firmie schematy,
• jak uzyskać produktywną elastyczność w pracy – ustalenie granicy dla pomysłów i wprowadzanych zmian,
• podział odpowiedzialności,
• kontrola nad poprawnych wykonaniem zadań oraz feedback.

9. Wsparcie oraz kontrola nad zadaniami w zespole

Utrzymanie kontroli nad zadaniami bez nadmiernej ingerencji wymaga jasnych zasad raportowania, regularnego feedbacku i standardów pracy w home office. Omawiane są także relacje biznesowe na odległość, sposoby wspierania zespołu, czynniki zaangażowania oraz rozwój kompetencji pracowników.

• relacje biznesowe na odległość,
• feedback od pracowników,
• wspieranie zespołu na odległość – jak to zrobić,
• raportowanie pracy – kto i co raportuje, w jaki sposób,
• czynniki, które angażują zespół i jak samemu je inicjować,
• ustalenie standardów i procedur w trakcie home office,
• budowanie kompetencji i rozwój umiejętności pracowników w trakcie pracy zdalnej.

10. Podsumowanie

Na zakończenie całość materiału zostaje spięta w jeden model zarządzania zespołem pracującym na odległość. Podsumowanie porządkuje zależności między strukturą, komunikacją, celami i kontrolą zadań, tak aby przełożyć omawiane zagadnienia na spójne działanie managerskie.