GDPR in practice – personal data protection and employees' obligations

Training process

Training needs analysis

If you have specific requirements regarding the training programme, we will carry out a training needs analysis for you. This will guide us on which aspects of the programme should receive greater emphasis, so that the training programme meets your specific needs.

What will you gain?

Identify personal data - You will learn to quickly tell regular personal data from special categories and assess which employee, customer, and contractor details must be protected in daily work.

Choose the legal basis - You will be able to match the right legal basis to a specific processing activity, helping you avoid collecting or using data without valid consent or another lawful ground.

Handle data requests - You will learn how to respond properly to requests for access, rectification, erasure, restriction, or objection, without confusion, missed steps, or overdue responses.

Prepare privacy notices - You will learn how to draft clear privacy notices for employees and customers and provide the required information at the right time and in a form people can understand.

Respond to breaches - You will understand what to do when a personal data incident occurs, including how to assess the event, document it properly, and meet breach notification deadlines.

Protect daily office work - You will learn how to use email, attachments, CC and BCC fields, paper files, and remote work tools safely, so routine tasks do not lead to accidental data exposure.

Organize system use - You will understand how to apply data minimization, retention, and access control in systems, cloud services, and file sharing, so you process only what is truly necessary.

Improve marketing compliance - You will learn how to run email campaigns, newsletters, and phone outreach lawfully, manage consent correctly, and avoid common mistakes in profiling and customer databases.

Training programme

1. Wprowadzenie do RODO – podstawy prawne i znaczenie ochrony danych osobowych w działalności przedsiębiorstwa, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków wynikających z przepisów unijnych oraz polskiej ustawy o ochronie danych osobowych

rozporządzenie UE 2016/679 i ustawa z 10 maja 2018 r,
najważniejsze zasady ochrony danych,
administrator, podmiot przetwarzający i inspektor ochrony danych.

2. Dane osobowe i ich przetwarzanie – rozpoznawanie informacji podlegających ochronie oraz identyfikowanie czynności, które zgodnie z RODO stanowią przetwarzanie danych, niezależnie od wykorzystywanego narzędzia czy formy dokumentacji

dane zwykłe i szczególne kategorie danych,
zbieranie, przechowywanie, udostępnianie i usuwanie,
dane pracowników, klientów i kontrahentów.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych – określanie sytuacji, w których przedsiębiorstwo może legalnie wykorzystywać dane, oraz właściwy dobór podstawy prawnej w zależności od celu i charakteru przetwarzania

zgoda, umowa i obowiązek prawny,
prawnie uzasadniony interes administratora,
ograniczenie celu i minimalizacja danych.

4. Obowiązki informacyjne przedsiębiorstwa – zasady przekazywania osobom fizycznym informacji o przetwarzaniu ich danych oraz przygotowywania przejrzystych komunikatów zgodnych z wymaganiami RODO

klauzule informacyjne dla klientów i pracowników,
zakres wymaganych informacji,
moment i sposób realizacji obowiązku informacyjnego.

5. Prawa osób, których dane dotyczą – prawidłowe rozpoznawanie i obsługiwanie żądań dotyczących danych osobowych, z uwzględnieniem uprawnień przysługujących osobom fizycznym oraz ograniczeń wynikających z obowiązujących przepisów

dostęp, sprostowanie i usunięcie danych,
ograniczenie przetwarzania, przenoszenie danych i sprzeciw,
wycofanie zgody oraz obsługa wniosków.

6. Terminy i obowiązki administratora danych – organizacja procesów zapewniających zgodność z RODO, w tym przestrzeganie terminów udzielania odpowiedzi, przechowywania dokumentacji oraz reagowania na naruszenia ochrony danych osobowych

termin odpowiedzi na żądania – zasadniczo miesiąc,
zgłaszanie naruszeń do UODO – co do zasady do 72 godzin, gdy zgłoszenie jest wymagane,
retencja danych, rejestry i dokumentowanie zgodności.

7. RODO w codziennej pracy biurowej – stosowanie zasad ochrony danych podczas obsługi korespondencji, dokumentacji papierowej i elektronicznej oraz korzystania z systemów informatycznych i narzędzi komunikacyjnych

poczta elektroniczna, załączniki oraz pola DW i UDW,
hasła, uprawnienia i zabezpieczenie dokumentów,
praca zdalna, chmura i udostępnianie plików.

8. Marketing i zgody dodatkowe – legalne wykorzystywanie danych klientów i potencjalnych odbiorców w działaniach promocyjnych, z uwzględnieniem przepisów RODO oraz regulacji dotyczących komunikacji marketingowej drogą elektroniczną

zgody marketingowe i ich wycofywanie,
newslettery, mailing i kontakt telefoniczny,
profilowanie i wykorzystywanie baz klientów.

9. Sankcje i odpowiedzialność za naruszenia RODO – analiza konsekwencji nieprzestrzegania zasad ochrony danych, obejmująca administracyjne kary pieniężne, odpowiedzialność organizacji oraz możliwe skutki prawne i wizerunkowe

kary do 10 mln euro lub 2% światowego obrotu za określone naruszenia,
kary do 20 mln euro lub 4% światowego obrotu za najpoważniejsze naruszenia,
kontrole UODO, odpowiedzialność i działania naprawcze.

10. Utrwalenie wiedzy i dobre praktyki ochrony danych – podsumowanie najważniejszych obowiązków wynikających z RODO oraz wypracowanie zasad postępowania pozwalających ograniczać ryzyko naruszeń w codziennej pracy przedsiębiorstwa

najczęstsze błędy pracowników,
procedury postępowania w sytuacjach problemowych,
lista kontrolna zgodności z RODO.

What are the prerequisites for participating in the training?

Basic office skills - You should be comfortable using email, documents, and standard office tools, because the training applies GDPR rules to everyday administrative tasks and communication.

Exposure to personal data - You should have practical contact with employee, customer, or contractor data, so it is easier for you to connect the training topics with real situations in your work.

Awareness of company processes - You should understand how documents and information move through your organization, because the training refers GDPR principles to existing internal workflows.

Readiness to follow procedures - You should be ready to apply rules and procedures in practice, because the training focuses on taking the right action in specific everyday data protection situations.