Kurs Digital Task Management – Asana, Outlook i Microsoft 365 w praktyce

Proces szkoleniowy

Analiza potrzeb szkoleniowych

Jeśli masz życzenie dotyczące programu szkolenia, przeprowadzimy dla Ciebie analizę potrzeb szkoleniowych, która będzie wskazówką dla nas, na jakie aspekty programu położyć większy nacisk – tak, by program szkolenia spełniał konkretne potrzeby.

Co zyskujesz?

Lepsza struktura zadań - Nauczysz się zamieniać cele strategiczne na projekty, zadania i podzadania, dzięki czemu szybciej uporządkujesz pracę własną i zespołową oraz łatwiej ustalisz, co naprawdę trzeba zrobić.

Dobór właściwej metody - Rozpoznasz, kiedy w Twojej organizacji sprawdzi się Waterfall, Scrum lub Kanban, i nauczysz się łączyć te podejścia z codziennym zarządzaniem zadaniami bez zbędnej komplikacji.

Sprawna praca w Asanie - Zbudujesz w Asanie przejrzysty workflow z widokami listy, tablicy, kalendarza i timeline, aby lepiej kontrolować odpowiedzialność, terminy, zależności i postęp prac w zespole.

Mniej chaosu w komunikacji - Dowiesz się, jak zamieniać maile w konkretne zadania, łączyć kalendarz z planowaniem i ograniczać szum informacyjny, tak aby Outlook wspierał realizację pracy zamiast ją utrudniać.

Spójny ekosystem Microsoft 365 - Zobaczysz, jak połączyć Teams, SharePoint i Power Automate z codzienną organizacją pracy, aby informacje, dokumenty i powiadomienia wspierały proces zamiast tworzyć chaos narzędziowy.

Praktyczne wsparcie ChatGPT - Nauczysz się używać ChatGPT do rozbijania zadań, tworzenia checklist, planów, podsumowań i komunikacji statusowej, a także odróżniać obszary automatyzacji od decyzji wymagających Twojej oceny.

Realistyczne priorytety - Opanujesz techniki priorytetyzacji, takie jak Eisenhower i MoSCoW, dzięki czemu łatwiej odróżnisz pilne od ważnych, unikniesz planowania życzeniowego i lepiej ochronisz zespół przed przeciążeniem.

Gotowy plan wdrożenia - Wyjdziesz ze szkolenia z uporządkowanym własnym systemem pracy, zestawem szybkich usprawnień i konkretnym planem wdrożenia, który możesz zastosować od razu po powrocie do zespołu.

Program szkolenia

1. Wprowadzenie do cyfrowej organizacji pracy

rola zarządzania zadaniami w organizacji (indywidualnie i zespołowo),
hierarchia: cele strategiczne → projekty → zadania operacyjne,
SMART Goals – definiowanie celów,
metoda INVEST – czym jest „dobre zadanie”,
koszt–efekt: kiedy zadanie ma sens biznesowy,
analiza obecnego sposobu pracy uczestników (mapowanie procesów),
problem „ASAP” vs realne planowanie (deadline vs effort).

2. Metodyki zarządzania zadaniami i projektami

Waterfall – kiedy ma sens (procesy liniowe),
Scrum – iteracyjność i praca zespołowa,
Kanban – wizualizacja przepływu pracy,
jak dobrać metodę do realiów organizacji,
łączenie metod z codziennym zarządzaniem zadaniami.

3. Asana jako główne narzędzie pracy

struktura: projekty, sekcje, zadania, podzadania,
tworzenie przejrzystych workflow (To Do / Doing / Done – bez Plannera),
widoki: lista, tablica (Kanban), kalendarz, timeline,
zależności między zadaniami,
priorytety i zarządzanie obciążeniem,
przypisywanie odpowiedzialności i śledzenie postępów.

4. Outlook jako centrum operacyjne

zamiana maili w zadania (zarządzanie skrzynką jako źródłem pracy),
dobre praktyki zarządzania czasem i zadaniami w Outlook,
integracja kalendarza z planowaniem zadań,
redukcja chaosu komunikacyjnego.

5. Microsoft 365 – wsparcie ekosystemowe

Microsoft Teams – komunikacja i praca zespołowa,
workflow w Teams – organizacja pracy zespołu wokół zadań,
automatyzacje z użyciem Power Automate (np. powiadomienia, przepływy informacji),
SharePoint jako zaplecze dokumentacyjne projektów,
spójność narzędzi vs chaos narzędziowy.

6. ChatGPT jako wsparcie pracy z zadaniami

ChatGPT w planowaniu i rozbijaniu zadań,
tworzenie checklist, planów i struktur projektów,
automatyzacja komunikacji (maile, podsumowania, statusy),
ograniczenia AI – gdzie nadal potrzebna jest decyzja człowieka.

7. Priorytetyzacja i organizacja pracy

Matryca Eisenhowera,
Metoda MoSCoW,
planowanie realistyczne vs życzeniowe,
jak unikać przeciążenia zespołu,
transparentność pracy i odpowiedzialność.

8. Warsztat praktyczny

budowa projektu w Asanie (od celu do zadań),
tworzenie workflow i zależności,
integracja pracy: Asana + Outlook + Teams,
analiza przypadków uczestników,
uporządkowanie własnego systemu zarządzania zadaniami.

9. Podsumowanie i wdrożenie

najczęstsze błędy w organizacjach,
Quick wins – co można wdrożyć od razu,
plan wdrożenia po szkoleniu.

Jakie są wymagania wstępne do udziału w szkoleniu?

Podstawy pracy biurowej - Powinieneś swobodnie korzystać z komputera, przeglądarki i aplikacji biurowych, aby w trakcie szkolenia skupić się na organizacji pracy, a nie na obsłudze podstawowych narzędzi.

Doświadczenie w pracy zadaniowej - Powinieneś mieć praktyczne doświadczenie w realizacji zadań indywidualnych lub zespołowych, aby łatwo odnieść omawiane metody, priorytety i workflow do własnej codziennej pracy.

Znajomość Outlook lub Microsoft 365 - Powinieneś znać podstawy pracy z Outlookiem lub środowiskiem Microsoft 365, ponieważ szkolenie pokazuje, jak wykorzystać te narzędzia do planowania, komunikacji i organizacji zadań.

Otwartość na nowe narzędzia - Powinieneś być gotów testować nowe sposoby pracy i aplikacje, takie jak Asana czy ChatGPT, aby aktywnie uczestniczyć w ćwiczeniach i zbudować własny system zarządzania zadaniami.