Vapi.ai – creating AI chatbots and voicebots

Training process

Training needs analysis

If you have specific requirements regarding the training programme, we will carry out a training needs analysis for you. This will guide us on which aspects of the programme should receive greater emphasis, so that the training programme meets your specific needs.

What will you gain?

AI Bot Design - You will learn how to design chatbots and voicebots in Vapi.ai so they can hold natural conversations, support clear business goals, and respond effectively to user questions.

Voice Channel Skills - You will see how to build voice bots for phone-based interactions, giving you the ability to automate customer communication in a company setting or within your own product.

Clean Integrations - You will learn how to connect Vapi.ai with external apps and services, so your bot can fetch data, trigger actions, and become a practical part of a real business workflow.

Conversation Data Use - You will discover how to use application logic and conversation data so your bot can answer with context, rely on user information, and handle more advanced interaction flows.

Support Automation - You will build bots that take over repetitive questions, qualify incoming requests, and guide users to the right solution, reducing response time and easing the support workload.

Cloud Deployment - You will understand how to launch and scale Vapi.ai-based solutions in the cloud, so you can test ideas faster and make your bots available to users in a reliable way.

Testing and Tuning - You will learn how to review conversations, spot issues, and improve bot behavior, so your deployments become more accurate, stable, and easier for users to interact with.

Deployment Readiness - After the training, you will be able to create a working AI chatbot or voicebot prototype on your own and keep developing it for real communication channels and use cases.

Training programme

1. Wprowadzenie do Vapi.ai i agentów głosowych

czym jest Vapi.ai i do czego służy,
różnica między chatbotem, voicebotem i agentem AI,
przykłady zastosowań: obsługa klienta, umawianie spotkań, kwalifikacja leadów, helpdesk,
omówienie możliwości platformy: rozmowy telefoniczne, integracje, workflow, API.

2. Architektura rozwiązania w Vapi.ai

jak działa agent głosowy: użytkownik → rozpoznawanie mowy → model AI → odpowiedź głosowa,
podstawowe komponenty: assistant, model językowy, głos, numer telefonu, narzędzia,
rola promptu systemowego w zachowaniu agenta,
połączenie Vapi.ai z zewnętrznymi systemami i bazami danych.

3. Konfiguracja pierwszego agenta

założenie projektu i omówienie panelu Vapi.ai,
wybór modelu AI i głosu,
ustawienie języka, tonu rozmowy i stylu komunikacji,
przygotowanie prostego agenta do obsługi rozmów.

4. Projektowanie scenariuszy rozmów

tworzenie celu rozmowy i zakresu odpowiedzialności agenta,
budowanie instrukcji dla agenta,
definiowanie pytań, odpowiedzi i reakcji na różne sytuacje,
obsługa niejasnych odpowiedzi użytkownika,
zasady projektowania naturalnej rozmowy.

5. Prompt engineering dla voicebotów

struktura skutecznego promptu systemowego,
definiowanie roli, ograniczeń i zasad bezpieczeństwa,
tworzenie promptów dla sprzedaży, obsługi klienta i rezerwacji,
zapobieganie halucynacjom i odpowiedziom poza zakresem,
testowanie i poprawianie promptów.

6. Tworzenie workflow w Vapi.ai

czym są workflow i kiedy ich używać,
projektowanie ścieżek rozmowy,
warunki, przejścia i rozgałęzienia dialogu,
obsługa różnych intencji użytkownika,
przykłady: rezerwacja terminu, przekierowanie rozmowy, zebranie danych kontaktowych.

7. Integracje z narzędziami zewnętrznymi

połączenie Vapi.ai z API,
wykorzystanie function calling / tool calling,
integracja z CRM, kalendarzem, formularzem lub bazą wiedzy,
przykład automatycznego zapisu danych z rozmowy,
integracja z narzędziami automatyzacji, np. n8n lub Make.

8. Baza wiedzy i odpowiedzi na pytania klientów

przygotowanie materiałów dla agenta,
tworzenie źródeł wiedzy dla najczęstszych pytań,
ograniczanie odpowiedzi do danych firmowych,
aktualizacja wiedzy agenta,
przykłady wykorzystania w obsłudze klienta.

9. Obsługa połączeń telefonicznych

konfiguracja numeru telefonu,
rozmowy przychodzące i wychodzące,
ustawienia początku i zakończenia rozmowy,
przekazywanie rozmowy do człowieka,
nagrywanie, transkrypcja i analiza rozmów.

10. Testowanie i optymalizacja agenta

testowanie rozmów w panelu Vapi.ai,
analiza transkrypcji i błędów,
poprawianie promptów i scenariuszy,
optymalizacja szybkości odpowiedzi,
ocena jakości rozmowy i doświadczenia użytkownika.

11. Bezpieczeństwo i zgodność

ochrona danych osobowych w rozmowach z AI,
jakie dane można, a jakich nie należy przekazywać agentowi,
zasady informowania użytkownika o rozmowie z AI,
kontrola dostępu do integracji i API,
dobre praktyki wdrożeniowe w firmie.

What are the prerequisites for participating in the training?

Basic App Navigation - You should be comfortable using web applications, forms, settings, and admin panels so you can work efficiently in the Vapi.ai environment during the training.

Process Thinking - It will help if you can map simple processes and step-by-step scenarios, because designing bot conversations requires you to anticipate user choices and responses.

Integration Basics - You should understand what APIs, input data, and system responses are, because AI bots often need to work with external tools, services, and online platforms.

Technical English - You should understand basic technical terms in English, because tool interfaces, documentation, and some AI platform settings are often available in English only.