Adobe Acrobat in Practice – Digital Accessibility of PDF Documents

Training process

Training needs analysis

If you have specific requirements regarding the training programme, we will carry out a training needs analysis for you. This will guide us on which aspects of the programme should receive greater emphasis, so that the training programme meets your specific needs.

What will you gain?

Accessible PDF creation - You will learn how to prepare PDF documents that work well with screen readers, have a clear structure, and meet digital accessibility principles in your day-to-day document work.

Accessibility review - You will see how to check a file in Adobe Acrobat, identify common accessibility issues, and quickly assess which parts of a document need improvement before it is published.

Fixing structure and tags - You will practice organizing document structure, working with tags, and setting a logical reading order so your PDF is easier to understand for users of assistive technologies.

Better keyboard navigation - You will learn how to prepare forms and interactive elements so they can be used comfortably with a keyboard, without losing functionality or reducing document clarity.

Clear headings and content - You will learn to organize headings, lists, tables, and descriptions so a document is logical, easy to scan, and understandable for both readers and accessibility tools.

Fewer publishing errors - With practical workflows, you will avoid common mistakes when publishing PDFs, making it easier to prepare materials that meet institutional requirements and user needs.

Fast issue detection - You will learn to spot frequent accessibility barriers such as missing tags, incorrect reading order, or unlabeled elements, and choose the right fix without wasting time.

Better documents for circulation - You will create PDFs that work better in public, educational, and business settings because they are more structured, clearer to use, and more accessible for diverse audiences.

Training programme

1. Wprowadzenie do dostępności cyfrowej dokumentów

czym jest dostępność cyfrowa dokumentów,
podstawowe zasady WCAG w pracy z dokumentami PDF,
najczęstsze bariery dla osób korzystających z czytników ekranu,
różnice między dokumentem wizualnie poprawnym a dokumentem dostępnym cyfrowo,
odpowiedzialność organizacji za publikację dostępnych dokumentów.

2. Przygotowanie dokumentu źródłowego do konwersji na PDF

prawidłowa struktura dokumentu,
stosowanie stylów nagłówków,
logiczna kolejność treści,
listy punktowane i numerowane,
tabele i ich poprawne oznaczanie,
opisy alternatywne dla grafik, wykresów i elementów wizualnych,
właściwe używanie linków i odnośników.

3. Tworzenie dostępnego pliku PDF w Adobe Acrobat / Adobe Writer

konwersja dokumentu do PDF z zachowaniem struktury,
ustawienia eksportu wpływające na dostępność,
dodawanie i edycja metadanych dokumentu,
ustawianie tytułu dokumentu,
określanie języka dokumentu,
tworzenie zakładek i nawigacji w pliku PDF.

4. Struktura znaczników w dokumencie PDF

czym są tagi w pliku PDF,
analiza struktury znaczników,
poprawianie błędnych tagów,
oznaczanie nagłówków, akapitów, list i tabel,
oznaczanie elementów dekoracyjnych jako artefakty,
zapewnienie logicznej kolejności odczytu.

5. Dostępność elementów graficznych i multimedialnych

dodawanie tekstów alternatywnych,
rozróżnianie grafik informacyjnych i dekoracyjnych,
opisywanie wykresów, schematów i infografik,
sprawdzanie, czy obraz nie zastępuje kluczowej treści tekstowej,
dobre praktyki w pracy z materiałami skanowanymi.

6. Dostępność tabel, formularzy i linków

tworzenie czytelnych i dostępnych tabel,
oznaczanie nagłówków tabel,
poprawna struktura formularzy PDF,
etykiety pól formularzy,
kolejność przechodzenia między polami,
opisywanie i sprawdzanie linków,
unikanie niejednoznacznych odnośników typu „kliknij tutaj”.

7. Praca z dokumentami skanowanymi

rozpoznawanie tekstu OCR,
poprawianie jakości dokumentu po OCR,
weryfikacja poprawności rozpoznanego tekstu,
nadawanie struktury dokumentom skanowanym,
najczęstsze problemy z dostępnością skanów.

8. Sprawdzanie dostępności dokumentu w Adobe Acrobat

korzystanie z narzędzia sprawdzania dostępności,
interpretacja raportu błędów,
poprawianie najczęstszych problemów,
ręczna weryfikacja dokumentu,
kontrola kolejności czytania,
sprawdzanie kontrastu, języka i struktury dokumentu.

9. Dobre praktyki publikacji dostępnych dokumentów PDF

przygotowanie dokumentu do publikacji online,
nazewnictwo plików,
dostępność dokumentów urzędowych, informacyjnych i formularzy,
zasady aktualizacji i archiwizacji dokumentów,
lista kontrolna przed publikacją dokumentu.

10. Warsztaty praktyczne

analiza przykładowego dokumentu PDF,
identyfikacja błędów dostępności,
poprawianie struktury dokumentu,
dodawanie opisów alternatywnych,
poprawa tabel, linków i formularzy,
wykonanie końcowego testu dostępności,
omówienie efektów pracy uczestników.

What are the prerequisites for participating in the training?

Basic PDF handling - You should be comfortable opening, saving, and reviewing PDF files and know the basic document functions so you can focus on accessibility tasks during the training.

Computer skills - You should move around your operating system with ease, launch applications, and manage files, because the training is based on hands-on work in the software.

Office document awareness - You should understand how documents are built with headings, lists, tables, and forms, because these elements are essential when improving PDF accessibility.

Adobe Acrobat basics - It is helpful if you know the basic Adobe Acrobat interface and can use its key tools, so you can move into the practical exercises more quickly and confidently.