Dofinansowanie szkoleń z KFS: kto może skorzystać i na jakich zasadach?

Wprowadzenie do Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS)

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to instrument finansowy utworzony w ramach Funduszu Pracy, którego głównym celem jest wspieranie kształcenia ustawicznego pracodawców i pracowników. Dzięki KFS możliwe jest częściowe lub całkowite pokrycie kosztów szkoleń, kursów zawodowych, studiów podyplomowych czy egzaminów potwierdzających kwalifikacje zawodowe.

Fundusz ten powstał jako odpowiedź na dynamiczne zmiany zachodzące na rynku pracy oraz potrzebę dostosowywania kompetencji pracowników do rozwijających się technologii i wymagań pracodawców. Dofinansowanie z KFS ma przede wszystkim na celu przeciwdziałanie utracie zatrudnienia z powodu nieaktualnych kwalifikacji oraz wspieranie rozwoju firm poprzez inwestycję w kapitał ludzki.

Jedną z kluczowych cech KFS jest jego dostępność dla różnych grup pracodawców, niezależnie od wielkości czy branży, a także elastyczność w doborze formy kształcenia. Fundusz ten różni się od innych programów wsparcia edukacyjnego tym, że koncentruje się na bezpośrednich potrzebach pracodawców i ich pracowników oraz umożliwia szybkie reagowanie na konkretne braki kompetencyjne w firmach.

Dzięki dofinansowaniu z KFS, przedsiębiorcy mogą nie tylko podnieść kwalifikacje swojej kadry, ale także zwiększyć konkurencyjność firmy na rynku. Wsparcie to obejmuje szeroki zakres działań rozwojowych, przy czym jego warunki i dostępność są określane corocznie w ramach tzw. priorytetów wydatkowania ustalanych przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Kto może skorzystać z dofinansowania – grupy docelowe

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) został stworzony z myślą o wspieraniu rozwoju zawodowego pracowników i pracodawców. Dofinansowanie skierowane jest przede wszystkim do podmiotów zatrudniających pracowników na umowę o pracę, niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Główne grupy docelowe uprawnione do skorzystania z KFS to:

• Pracodawcy – czyli osoby fizyczne lub prawne, które zatrudniają pracowników i chcą inwestować w ich rozwój zawodowy. Pracodawca może ubiegać się o środki na szkolenia zarówno dla siebie, jak i dla swoich pracowników.
• Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę – niezależnie od wymiaru etatu, wieku czy stanowiska. Dofinansowanie może dotyczyć zarówno pracowników niższego szczebla, jak i kadry zarządzającej.

Warto zaznaczyć, że KFS szczególną uwagę zwraca na wspieranie rozwoju zawodowego pracowników znajdujących się w trudniejszej sytuacji na rynku pracy, np. osób 45+, co daje możliwość wyrównywania szans w rozwoju kompetencji. Również mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą liczyć na bardziej korzystne warunki dofinansowania niż duże firmy.

Ten wpis powstał w odpowiedzi na zagadnienia, które regularnie pojawiają się na szkoleniach prowadzonych przez Cognity.

Choć dostęp do środków z KFS jest szeroki, istnieją określone kryteria, które należy spełnić, aby otrzymać wsparcie – zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Zasady te omówione zostaną w kolejnych częściach artykułu.

Zasady i warunki przyznawania środków z KFS

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to narzędzie wspierania kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców, którego celem jest dostosowanie kompetencji zatrudnionych osób do zmieniających się potrzeb rynku pracy. Przyznawanie środków z KFS odbywa się na określonych zasadach, które mają na celu zapewnienie efektywnego i sprawiedliwego rozdysponowania dostępnych funduszy.

Podstawowym warunkiem uzyskania dofinansowania jest zatrudnianie pracowników na podstawie umowy o pracę. Środki z KFS mogą być przeznaczone zarówno na szkolenia dla pracowników, jak i samych pracodawców. Wysokość dofinansowania zależy od statusu podmiotu ubiegającego się o wsparcie – mikroprzedsiębiorstwa mogą liczyć na pokrycie nawet całości kosztów szkolenia, natomiast inne firmy muszą wnieść wkład własny.

Środki z KFS przyznawane są przez powiatowe urzędy pracy, które ogłaszają nabory wniosków zgodnie z przyjętym harmonogramem i limitami budżetowymi. Wnioski są oceniane pod kątem zgodności z priorytetami ustalanymi corocznie przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Radę Rynku Pracy. Oznacza to, że preferowane są szkolenia wpisujące się w zdefiniowane obszary deficytów kompetencyjnych lub służące wsparciu konkretnych branż i grup zawodowych.

Kolejnym istotnym aspektem jest konieczność zachowania procedury formalnej oraz terminowości – wniosek musi zostać złożony przed rozpoczęciem szkolenia, a wszelkie działania muszą być udokumentowane i zgodne z wytycznymi urzędu pracy. Ponadto, pracodawca zobowiązuje się do utrzymania zatrudnienia osób objętych wsparciem przez określony czas po zakończeniu finansowanego szkolenia.

Warto także zaznaczyć, że dofinansowanie obejmuje nie tylko same szkolenia, ale również inne formy kształcenia, jak studia podyplomowe czy egzaminy potwierdzające kwalifikacje zawodowe – pod warunkiem, że ich cel jest zgodny z założeniami KFS i spełnione zostaną wszystkie warunki formalne. Przykładem wartościowego szkolenia, które może zostać objęte dofinansowaniem, jest Kurs Microsoft Excel Ekspert - narzędzia i metody analizy i prezentacji danych.

Procedura ubiegania się o dofinansowanie – krok po kroku

Proces ubiegania się o środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) jest jasno określony i przebiega według kilku kolejnych etapów. Choć może się on nieznacznie różnić w zależności od powiatowego urzędu pracy, podstawowe kroki są spójne w całym kraju. Poniżej przedstawiamy ogólny schemat postępowania, który ułatwi przygotowanie się do składania wniosku.

• Krok 1: Analiza potrzeb szkoleniowych – Pracodawca identyfikuje obszary, w których pracownicy lub on sam wymagają podniesienia kwalifikacji. Warto przygotować wstępną listę szkoleń wraz z ich tematyką i planowanymi efektami.
• Krok 2: Sprawdzenie terminów naboru – Każdy powiatowy urząd pracy ogłasza własne terminy składania wniosków. Warto śledzić stronę internetową urzędu właściwego dla siedziby pracodawcy.
• Krok 3: Wypełnienie wniosku – Pracodawca przygotowuje wniosek o dofinansowanie, wskazując m.in. dane uczestników, zakres i formę szkoleń oraz koszty z tym związane. Wniosek musi być złożony przed rozpoczęciem szkolenia.
• Krok 4: Złożenie dokumentów – Wypełniony wniosek wraz z wymaganymi załącznikami należy złożyć w powiatowym urzędzie pracy, osobiście lub elektronicznie, zgodnie z instrukcjami danego urzędu.
• Krok 5: Ocena wniosku – Urząd pracy przeprowadza analizę formalną i merytoryczną zgłoszenia. Brane są pod uwagę m.in. zgodność z priorytetami KFS, kompletność dokumentacji i uzasadnienie potrzeby szkolenia.
• Krok 6: Podpisanie umowy – W przypadku pozytywnej decyzji, pracodawca podpisuje z urzędem pracy umowę określającą warunki dofinansowania, terminy realizacji i sposób rozliczenia środków.
• Krok 7: Realizacja szkolenia i rozliczenie – Po zakończeniu szkolenia pracodawca zobowiązany jest do przedstawienia wymaganych dokumentów potwierdzających jego przeprowadzenie oraz poniesione koszty.

Choć procedura może wydawać się złożona, odpowiednie przygotowanie i znajomość poszczególnych kroków znacznie zwiększają szansę na uzyskanie dofinansowania. Na szkoleniach Cognity pokazujemy, jak poradzić sobie z tym zagadnieniem krok po kroku – poniżej przedstawiamy skrót tych metod. W Cognity omawiamy to zagadnienie zarówno od strony technicznej, jak i praktycznej – zgodnie z realiami pracy uczestników. Warto również pamiętać, że wiele urzędów pracy oferuje wsparcie doradcze na każdym etapie składania wniosku.

Wymagane dokumenty i terminy składania wniosków

Aby skorzystać z dofinansowania szkoleń w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS), pracodawca musi przygotować i złożyć odpowiedni komplet dokumentów w wyznaczonym terminie. Właściwe przygotowanie wniosku to kluczowy etap w procesie ubiegania się o wsparcie, dlatego warto zawczasu zapoznać się z wymaganiami formalnymi.

Podstawowe dokumenty wymagane przy składaniu wniosku o dofinansowanie z KFS obejmują:

• Wniosek o przyznanie środków z KFS – wypełniony formularz udostępniany przez powiatowy urząd pracy właściwy dla siedziby pracodawcy lub miejsca prowadzenia działalności.
• Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis – dokument wymagany w przypadku, gdy dofinansowanie podlega zasadom pomocy publicznej.
• Kopie dokumentów potwierdzających planowane działania szkoleniowe – na przykład programy szkoleń, oferty szkoleniowe lub umowy wstępne z instytucjami szkoleniowymi.
• Oświadczenia wymagane przez urząd pracy – dotyczące na przykład liczby zatrudnionych pracowników, sytuacji finansowej pracodawcy lub spełnienia warunków formalnych.

Terminy składania wniosków ustalane są indywidualnie przez każde starostwo powiatowe, dlatego ważne jest, aby na bieżąco śledzić ogłoszenia publikowane przez powiatowy urząd pracy. Najczęściej nabory prowadzone są raz lub kilka razy w roku, w zależności od dostępności środków.

Ze względu na ograniczoną pulę funduszy i duże zainteresowanie programem, warto przygotować dokumentację wcześniej i złożyć wniosek jak najszybciej po rozpoczęciu naboru. Należy również pamiętać, że niekompletne wnioski lub dokumenty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Dobrym przykładem szkolenia, które można uwzględnić we wniosku, jest Kurs Primavera P6 - jak zoptymalizować koszty w firmie i lepiej zarządzać projektami, który może realnie przyczynić się do zwiększenia efektywności zarządzania projektami w przedsiębiorstwie.

Limity dofinansowania i poziom wsparcia finansowego

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) oferuje przedsiębiorcom możliwość uzyskania wsparcia finansowego na rozwój kompetencji pracowników i pracodawców. Finansowanie odbywa się na zasadzie refundacji poniesionych kosztów, a jego poziom uzależniony jest od statusu pracodawcy oraz rodzaju planowanego szkolenia.

W ramach KFS przewidziane są limity procentowe wsparcia, które różnią się w zależności od wielkości i charakteru przedsiębiorstwa:

• Do 100% kosztów szkolenia mogą pokryć mikroprzedsiębiorcy (zatrudniający do 10 osób), pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.
• Do 80% kosztów szkolenia pokrywanych jest w przypadku pozostałych firm, przy czym pozostałe 20% stanowi wkład własny pracodawcy.

Wysokość dostępnych środków może również zależeć od priorytetów określonych przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz decyzji poszczególnych powiatowych urzędów pracy, które rozdysponowują środki w danym roku.

Warto pamiętać, że dofinansowanie z KFS obejmuje nie tylko same szkolenia, ale również inne wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, takie jak: egzaminy, badania lekarskie czy ubezpieczenie uczestników. Istnieją jednak maksymalne kwoty dofinansowania przypadające na jednego pracownika, które są ustalane corocznie i mogą się różnić w zależności od województwa i alokowanych środków.

Najczęściej dofinansowywane formy i tematy szkoleń

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) wspiera różnorodne formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych, dostosowane do potrzeb pracodawców i dynamicznie zmieniającego się rynku pracy. Dofinansowaniem objęte mogą być zarówno tradycyjne szkolenia stacjonarne, jak i nowoczesne formy nauki, takie jak kursy online czy blended learning. Wybór formy zależy od specyfiki branży, dostępności kadry szkoleniowej oraz preferencji pracodawcy i pracowników.

Wśród tematów najczęściej wspieranych ze środków KFS dominują te, które odpowiadają na aktualne potrzeby gospodarki i danego regionu. Nacisk kładzie się na rozwój kompetencji cyfrowych, kwalifikacji technicznych oraz umiejętności niezbędnych w zawodach deficytowych. Popularne są również szkolenia z zakresu prawa pracy, BHP, zarządzania projektami, języków obcych oraz kompetencji miękkich, takich jak komunikacja, negocjacje czy organizacja pracy własnej.

• Szkolenia zawodowe – ukierunkowane na zdobywanie lub aktualizację kwalifikacji w konkretnym zawodzie.
• Kursy komputerowe i IT – obejmujące zarówno podstawy obsługi komputera, jak i specjalistyczne szkolenia np. z programowania czy zarządzania systemami IT.
• Szkolenia językowe – szczególnie w językach używanych w międzynarodowych kontaktach handlowych, np. angielskim, niemieckim czy hiszpańskim.
• Szkolenia miękkie – wspierające rozwój kompetencji interpersonalnych, przywódczych i organizacyjnych.
• Kursy branżowe – dostosowane do specyfiki danej działalności, np. szkolenia dla kadry medycznej, logistyków, czy specjalistów ds. ochrony środowiska.

Dofinansowanie może obejmować zarówno szkolenia otwarte, dostępne dla uczestników z różnych firm, jak i zamknięte, dedykowane konkretnej grupie pracowników u jednego pracodawcy. Kluczowe jest, aby tematyka szkolenia była zgodna z potrzebami przedsiębiorstwa oraz wpisywała się w priorytety wyznaczane corocznie na poziomie krajowym i regionalnym.

Praktyczne wskazówki dla pracodawców i pracowników

Skorzystanie z dofinansowania szkoleń z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) może przynieść wiele korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Aby jednak proces ten przebiegł sprawnie i skutecznie, warto zwrócić uwagę na kilka praktycznych aspektów.

• Planuj z wyprzedzeniem: Przygotowanie wniosku o dofinansowanie wymaga czasu – od wyboru odpowiednich szkoleń, przez zebranie dokumentacji, aż po spełnienie kryteriów formalnych. Warto zaplanować cały proces z odpowiednim wyprzedzeniem, aby nie przegapić terminów naboru.
• Dobierz szkolenia do potrzeb: Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy powinni wspólnie określić, które kompetencje wymagają rozwoju. Dobrze dobrane szkolenia zwiększają efektywność inwestycji w rozwój zawodowy i pozytywnie wpływają na funkcjonowanie firmy.
• Sprawdź kryteria instytucji przyjmującej wnioski: Powiatowe Urzędy Pracy mogą mieć nieco odmienne wymagania formalne i terminy naborów. Zawsze warto skontaktować się z właściwą jednostką, aby uzyskać aktualne informacje i uniknąć odrzucenia wniosku z powodu błędów formalnych.
• Dokumentuj wszystkie etapy: Od momentu złożenia wniosku po zakończenie szkolenia, ważne jest dokumentowanie działań – zarówno dla celów rozliczeniowych, jak i ewentualnych kontroli.
• Wspieraj pracowników w procesie: Pracodawcy powinni angażować się nie tylko w stronę formalną, ale także merytoryczną – wspierać swoich pracowników w wyborze szkoleń, motywować do udziału oraz monitorować efekty zdobytej wiedzy w codziennej pracy.

Świadome i odpowiedzialne podejście do korzystania z KFS może znacznie przyczynić się do rozwoju kompetencji zawodowych w firmie oraz zwiększenia jej konkurencyjności na rynku pracy. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Copilot Chat z GPT-5 już w szkoleniach Cognity 19 września 2025

KFS – szansa na rozwój Twojego zespołu bez dużych kosztów, nabory jesień 2025 15 września 2025