Savoir vivre w biurze

Savoir – vivre ma wpływ na całe nasze życie, lecz w środowisku biznesu ma szczególne znaczenie. W pracy kultura osobista i etykieta potrafią naprawdę wiele, nieraz więcej niż twarde negocjacje. Kierowanie się tymi zasadami w życiu zawodowym pozwala w pewnym stopniu osiągnąć poczucie bezpieczeństwa, pewności siebie, ale szczególnie ociepla ogólną atmosferę spotkania.

Znajomość takich norm pozwala odnaleźć się w każdej sytuacji oraz jest wyznacznikiem profesjonalizmu firmy. Elegancja, klasa na płaszczyźnie zawodowej jest jedną z podstaw zawodowych kompetencji. Normy te pomagają podtrzymywać i regulować stosunki między ludzkie, jakie występują w środowisku służbowym. Pomagają nam być profesjonalnym.

Poniżej przestawiamy podstawowe zasady savoir vivre w biznesie.

Spotkanie biznesowe - zaproszenie na spotkanie

Każde spotkanie biznesowe poprzedzone jest zaproszeniem na nie. Gości możemy zaprosić telefonicznie lub listownie.

Nasze zaproszenie powinno zawierać podstawowe informację takie, jak: kto kogo zaprasza, w jakim miejscu i gdzie odbędzie się spotkanie, co będzie tematem, termin spotkania, program. Informacje te zawieramy w treści zaproszenia, albo przekazujemy w rozmowie telefonicznej.

Pamiętaj!

Wyślij zaproszenie dwa tygodnie przed wyznaczonym terminem.
Zapraszając kogoś na spotkanie telefonicznie, powinniśmy potwierdzić je też elektronicznie wysyłając maila.
Żadne z zaproszeń nie powinno zostać bez odpowiedzi, – gdy np. nie możesz pojawić się na obchody jubileuszu firmy napisz i wyślij pismo gratulacyjne, w którym podasz powód swojej nieobecności.

Spotkanie biznesowe - powitanie

W sferze powitań regułą jest, że pierwszy wita się ten, kto wchodzi do biura, mając niższe stanowisko służbowe, powinniśmy wstać, gdy do pokoju wchodzi przełożony.
Przedstawiając kogoś drugiej osobie należy podać jego imię i nazwisko, pamiętając o tym, że imię podajemy zawsze przed nazwiskiem.

Pracownikowi wyższemu rangą należy przedstawić osobę niższą rangą. Starszej osobie np. kobiecie przedstawia się osobę młodszą np. mężczyznę. Jeśli przedstawiamy komuś asystentkę tej prezentacji powinien dokonać jej przełożony.

Pamiętaj!

Jeśli kobieta wita się z mężczyzną nie wstaje ze swojego miejsca.
Jeśli kobieta wita się z kobietą w podobnym wieku, może się lekko podnieść by podać swoją dłoń.
Mężczyźni zawsze przy powitaniu powinni wstać.
Przy podawaniu dłoni kobieta podaje pierwsza rękę mężczyźnie, starszy pracownik młodszemu, osoba o większym prestiżu osobie mniej znanej, czyli kobiecie pracownikowi – mężczyzna szef zwierzchnik.
Nie podajemy ręki prze biurko i stół.

Warto też zaznaczyć, że w sekretariacie klienta lub kontrahenta witamy zawsze ciepłym dzień dobry, proponując coś do pici oraz pytając o cel wizyty.

Dobra rada: Stary zwyczaj nakazuje całowanie kobiety w rękę szczególnie podczas wręczenia nagród czy gratulacji - jeśli kobieta nie chce być całowana w rękę powinna podać swoją dłoń kciukiem do góry.

Uczestników każdego spotkania musimy sobie przedstawić, osoba, która jest za to odpowiedzialna jest gospodarz organizujący spotkanie. Jeśli nie ma takiej osoby przedstawiamy się sami podając zawód lub stanowisko, jakie zajmujemy w firmie, nie podajemy jednak swoich tytułów.

Spotkania biznesowe - ubiór

Jak nas widzą tak nas piszą - mówi polskie przysłowie, sprawdza się ona także w biznesie. Ubiór w relacjach zawodowych jest niezwykle ważny. 2 podstawowymi zasadami, którymi polecamy się kierować są:

Nie używamy ubiorów, które odsłaniają zbyt wiele
Mniej dodatków tym lepiej

Spotkania biznesowe - czas

Punktualność jest bardzo ważną cechą w kontaktach biznesowych. Spóźnienie zawsze musi być usprawiedliwione. Gdy spóźnienie dotyczy na przykład spotkania przeprosiny powinny być przekazane gospodarzowi podczas przerwy.

Pamiętaj!

Za wcześnie przybycie jest tak samo źle widziane jak spóźnienie.

Spotkania biznesowe – zajmowanie miejsca

Uczestnicząc w spotkaniach biznesowych warto pamiętać o zasadach zajmowania miejsca przy stole.

Gość zajmuje zawsze miejsce wskazane przez gospodarza, który siada, jako drugi. Miejsca te powinny być po przeciwnych stronach biurka albo stołu. Jeśli uczestników jest więcej powinny być ustawione kartki z nazwiskiem osoby, której przydzielono dane miejsce.

Spotkania biznesowe – wymiana wizytówek

Wymiana wizytówek to częsty zwyczaj na spotkaniach biznesowych czasem jednak jest z nim wiele problemu, kto pierwszy daje wizytówkę i kiedy?

Wręczając ja warto pamiętać o paru zasadach. Pierwszą z nich jest:

W kontaktach służbowych ważniejsze jest kryterium rangi natomiast w kontaktach prywatnych ważniejsze jest kryterium wieku.
Na spotkanie biznesowe wizytówkę wręczamy osobą nieznajomym przestawiając się przy tym. Na mniej formalnych spotkaniach np. targach czy bankietach wizytówki wręczamy jedynie tym osobom, z którymi pragniemy nawiązać dalszy kontakt.
Inicjatywa wymiany wizytówkami powinna wyjść od osoby wyższej pozycją zawodową.
Nie rozdajemy wizytówek przy stole.
Dodatkowe informacje należy pisać na wierzchu wizytówki, ewentualnie kończąc na spodzie.
Po otrzymaniu wizytówki nie wkładamy jej od razu do wizytownika, czy kieszonki poświęćmy jej chwile uwagi.
Wizytówki podajemy prawą dłonią. W krajach Dalekiego Wschodu – obiema rękoma.

Telefon komórkowy a savoir-vivre

Telefon komórkowy należy w trakcie spotkania całkowicie wyłączyć lub ściszyć, tak by słychać było tylko jego wibracje.

Telefon odbieramy tylko wtedy, gdy mamy możliwość rozmowy np. w czasie przerwy, nie trzymamy rozmówcy na linii.

Gdy odbierzemy telefon podczas jakiejś uroczystości powinniśmy wyjść, jeśli to możliwe, jeśli nie mamy takiej możliwości należy rozmawiać krótko i to bardzo ściszonym głosem.

Nigdy nie odbieramy cudzej służbowej komórki chyba, że mamy upoważnienie właściciela.

Jeśli ktoś dzwoni do nas na służbowy telefon musimy się przedstawić, jeżeli natomiast na prywatny nie musimy tego robić.