AI w przetargach: porównanie Brainial, Minerva, Tendium, Altura i AutoRFP.ai – który system wybrać w 2025?

Wprowadzenie do narzędzi wspierających przetargi

W dobie rosnącej liczby postępowań przetargowych i coraz bardziej złożonych Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), organizacje coraz częściej sięgają po wsparcie technologiczne. Nowoczesne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (AI) pozwalają nie tylko na automatyzację procesów związanych z analizą dokumentacji, przygotowaniem ofert czy zarządzaniem terminami, ale także na zwiększenie skuteczności w zdobywaniu kontraktów.

Systemy takie jak Brainial, Minerva, Tendium, Altura i AutoRFP.ai oferują różnorodne podejścia do wspierania zespołów przetargowych. Niektóre z nich koncentrują się na inteligentnym przeszukiwaniu i analizie ogłoszeń, inne zaś stawiają na pełną automatyzację procesu składania ofert. W zależności od potrzeb organizacji – czy to większej korporacji działającej na wielu rynkach, czy mniejszego podmiotu poszukującego lokalnych przetargów – wybór odpowiedniego narzędzia może znacząco wpłynąć na efektywność i konkurencyjność działań.

Rozwiązania te różnią się sposobem integracji z istniejącymi systemami, doświadczeniem użytkownika, dokładnością analizy zapisów przetargowych oraz stopniem automatyzacji. Coraz większe znaczenie ma także lokalizacja językowa i dostosowanie do krajowych realiów prawnych i administracyjnych, zwłaszcza w kontekście obsługi języka polskiego.

W niniejszym artykule porównamy pięć wiodących platform wspomagających udział w przetargach publicznych i prywatnych, analizując ich funkcjonalności, wygodę użytkowania, poziom zaawansowania technologicznego oraz przydatność w warunkach polskiego rynku zamówień.

Charakterystyka i główne funkcje porównywanych platform

Współczesne narzędzia wspierające procesy przetargowe stają się coraz bardziej zaawansowane, oferując różnorodne funkcje oparte na sztucznej inteligencji. Poniżej przedstawiamy ogólną charakterystykę pięciu analizowanych platform: Brainial, Minerva, Tendium, Altura oraz AutoRFP.ai. Temat ten pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji – dlatego zdecydowaliśmy się przybliżyć go również na blogu.

• Brainial to rozwiązanie skupiające się na inteligentnej analizie dokumentów przetargowych (w tym RFP i SIWZ), oferujące funkcje automatycznego dopasowywania zapytań przetargowych do oferty firmy. System wspiera użytkowników w identyfikowaniu szans i ryzyk związanych z przystąpieniem do przetargu.
• Minerva koncentruje się na automatyzacji i optymalizacji procesu tworzenia ofert, z naciskiem na współpracę zespołową i kontrolę zgodności z wymaganiami formalnymi. To narzędzie ma na celu zwiększenie produktywności działów sprzedaży i przetargów.
• Tendium to platforma rozpoznawalna za sprawą funkcji pozyskiwania i filtrowania ofert przetargowych z wielu źródeł. Wspiera analizę rynku zamówień publicznych i umożliwia szybką ocenę atrakcyjności przetargów na podstawie danych historycznych.
• Altura wyróżnia się podejściem skoncentrowanym na zarządzaniu wiedzą i repozytorium ofert, pozwalając użytkownikom na ponowne wykorzystanie sprawdzonych odpowiedzi na zapytania. Narzędzie mocno akcentuje aspekt kontroli wersji i automatycznego dopasowywania treści.
• AutoRFP.ai to platforma ukierunkowana na pełną automatyzację odpowiedzi na zapytania ofertowe, w tym za pomocą generatywnej sztucznej inteligencji. Jej celem jest maksymalne skrócenie czasu przygotowania odpowiedzi oraz zwiększenie skuteczności ofertowania.

Każde z tych narzędzi ma nieco inny profil i odpowiada na różne potrzeby organizacji uczestniczących w procesach przetargowych – od analizy dokumentów, przez pozyskiwanie ofert, po generowanie odpowiedzi i zarządzanie wiedzą przetargową.

Doświadczenie użytkownika (UX) i łatwość obsługi

W kontekście narzędzi opartych na sztucznej inteligencji wspierających procesy przetargowe, intuicyjność interfejsu oraz prostota obsługi mają kluczowe znaczenie — szczególnie, gdy użytkownicy pochodzą z różnych działów (sprzedaż, prawo, administracja) i niekoniecznie posiadają doświadczenie techniczne. Porównywane platformy: Brainial, Minerva, Tendium, Altura i AutoRFP.ai, oferują różne podejścia do projektowania doświadczenia użytkownika, co przekłada się na komfort pracy i efektywność zespołów przetargowych.

Z perspektywy UX, Tendium i AutoRFP.ai wyróżniają się prostotą obsługi i niską barierą wejścia. Z kolei użytkownicy szukający większej kontroli nad parametrami analizy mogą preferować bardziej zaawansowane środowiska Brainial lub Altura. Minerva, mimo bogatych funkcji, może wymagać dodatkowego przeszkolenia – jej architektura skierowana jest raczej do użytkowników techniczno-analitycznych.

Warto podkreślić, że wszystkie systemy oferują konfigurowalne interfejsy, jednak różnią się poziomem responsywności, liczbą kliknięć wymaganych do wykonania typowych zadań oraz obecnością funkcji wspomagających (np. tooltipy, automatyczne podpowiedzi czy onboarding). Komfort użytkowania i ergonomia będą zatem istotnym kryterium wyboru narzędzia wspierającego przetargi w 2025 roku. Osobom poszukującym ustrukturyzowanego wprowadzenia do pracy z AI polecamy Kurs AI Sztuczna inteligencja i GPT w praktyce. Prompt Engineering.

Integracje z innymi systemami i narzędziami

Efektywność platform wspierających procesy przetargowe w dużej mierze zależy od ich zdolności do integracji z istniejącym środowiskiem technologicznym przedsiębiorstwa. W tym kontekście Brainial, Minerva, Tendium, Altura i AutoRFP.ai oferują różne podejścia do łączenia się z popularnymi narzędziami pracy biurowej, systemami ERP, CRM czy platformami do zarządzania dokumentacją. W Cognity wierzymy, że dobre zrozumienie tego tematu to podstawa efektywnej pracy z narzędziami cyfrowymi.

Poniższa tabela zestawia główne możliwości integracyjne każdej z platform:

Wnioski: Dla organizacji opartych na środowisku Microsoft, platformy takie jak Minerva i Altura mogą oferować największą wartość dzięki pełnej kompatybilności z MS 365. Z kolei AutoRFP.ai i Brainial mogą lepiej odpowiadać na potrzeby firm korzystających z systemów automatyzacji jak Zapier lub Make oraz tych, które oczekują otwartego API do własnych wdrożeń. Tendium, choć funkcjonalne, wyróżnia się ograniczonym zakresem integracji, co może być istotnym ograniczeniem dla większych organizacji.

Dokładność analizy SIWZ i wspomaganie decyzji

Jednym z kluczowych aspektów nowoczesnych narzędzi AI wspierających procesy przetargowe jest zdolność do precyzyjnej analizy Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) oraz efektywne wspomaganie decyzji. Platformy takie jak Brainial, Minerva, Tendium, Altura i AutoRFP.ai różnią się podejściem do ekstrakcji danych, interpretacji wymagań oraz prezentacji rekomendacji ofertowych.

W poniższej tabeli zestawiono podstawowe cechy dotyczące analizy SIWZ i wsparcia decyzyjnego:

Wszystkie platformy oferują mechanizmy wspomagające analizę dokumentacji przetargowej, jednak różnią się głębokością przetwarzania treści oraz sposobem prezentacji wyników. Na przykład Brainial i Tendium koncentrują się na ocenie ryzyk i potencjału biznesowego, podczas gdy AutoRFP.ai kładzie nacisk na automatyzację i generowanie propozycji odpowiedzi. Minerva wyróżnia się wizualną analizą zgodności, a Altura łączy klasyczne podejścia regułowe z elementami uczenia maszynowego.

Warto również zauważyć, że nie wszystkie narzędzia równie skutecznie radzą sobie z nieustrukturyzowanymi dokumentami, co może mieć istotne znaczenie w przypadku mniej formalnych postępowań przetargowych lub dokumentacji w formacie skanów. Dlatego dokładność analizy SIWZ powinna być rozpatrywana nie tylko pod kątem technologii AI, ale także obsługi różnych formatów dokumentów wejściowych. Dla zainteresowanych szerszym kontekstem zastosowania AI w kontekście przetargów i obowiązujących regulacji, polecamy Kurs AI i Data Act: zastosowanie, regulacje i praktyczne wykorzystanie w GPT.

Generowanie ofert i automatyzacja procesów przetargowych

W kontekście rosnącego znaczenia automatyzacji w zamówieniach publicznych i komercyjnych, narzędzia wspierane sztuczną inteligencją zyskują na znaczeniu. Platformy takie jak Brainial, Minerva, Tendium, Altura i AutoRFP.ai oferują szereg funkcji umożliwiających organizacjom szybsze i bardziej efektywne przygotowanie ofert przetargowych, redukując nakład pracy manualnej oraz ryzyko błędów.

Każde z narzędzi posiada inne podejście do automatyzacji:

Choć wszystkie platformy wspierają automatyzację ofert, różnią się poziomem zaawansowania oraz elastycznością dostosowania do konkretnych wymagań zamawiających. Niektóre koncentrują się na półautomatycznym ułatwieniu pracy zespołów przetargowych, inne idą dalej, umożliwiając niemal pełne wygenerowanie kompletnej oferty z minimalnym udziałem człowieka.

W praktyce oznacza to, że wybór odpowiedniego systemu zależy od stopnia złożoności przetargów, skali działalności firmy oraz poziomu doświadczenia zespołu ofertowego. Dla organizacji realizujących duże wolumeny podobnych postępowań, największą wartość mogą przynieść systemy oferujące pełną automatyzację z możliwością integracji z wewnętrznymi bazami wiedzy.

Obsługa języka polskiego i lokalizacja

W kontekście zastosowania systemów opartych na sztucznej inteligencji w przetargach, obsługa języka polskiego oraz lokalizacja stanowią kluczowe kryterium przy wyborze odpowiedniego narzędzia dla firm działających na rynku krajowym. Polskojęzyczne interfejsy, zdolność do analizy dokumentów przetargowych w języku polskim oraz zgodność z lokalnymi regulacjami prawnymi mają bezpośredni wpływ na efektywność systemów wspomagających procesy ofertowania.

Wśród analizowanych platform występują istotne różnice w zakresie dostosowania do polskiego rynku:

• Brainial oraz Minerva to rozwiązania, które pierwotnie powstały z myślą o rynkach zachodnich. Choć oferują pewien poziom wielojęzyczności, ich wsparcie dla języka polskiego może być ograniczone, szczególnie w kontekście automatycznego rozumienia złożonych dokumentów przetargowych.
• Tendium wykazuje większe ambicje w zakresie internacjonalizacji, a jego architektura sprzyja adaptacji do lokalnych wymagań, choć pełna lokalizacja może wymagać dodatkowej konfiguracji.
• Altura oraz AutoRFP.ai prezentują podejście bardziej elastyczne – ich systemy pozwalają na konfigurację językową i zazwyczaj oferują wsparcie dla specyfiki regionalnych przetargów, w tym polskich, choć jakość przetwarzania języka naturalnego w języku polskim może się różnić w zależności od wdrożenia.

Na tym etapie warto zaznaczyć, że pełna lokalizacja to nie tylko język interfejsu, ale też zdolność SI do rozumienia lokalnych terminów, skrótów, a także zgodność z krajowymi regulacjami prawnymi i formatami dokumentów.

Rekomendacje dla firm MSP i korporacji

Wybór odpowiedniego systemu wspierającego procesy przetargowe zależy przede wszystkim od wielkości organizacji, zasobów operacyjnych oraz poziomu dojrzałości cyfrowej. Różnice między platformami takimi jak Brainial, Minerva, Tendium, Altura i AutoRFP.ai przekładają się nie tylko na funkcjonalność, ale również na sposób wdrożenia i skalowalność rozwiązań.

Dla firm MSP, które często dysponują ograniczonymi zasobami kadrowymi i technologicznymi, kluczowe są łatwość wdrożenia, intuicyjna obsługa oraz automatyzacja czynności powtarzalnych. Narzędzia oferujące szybkie przeszukiwanie ogłoszeń, wstępną analizę dokumentacji przetargowej oraz generowanie gotowych szablonów ofert mogą znacząco odciążyć zespoły sprzedażowe czy administracyjne. W tym segmencie istotna jest także elastyczność cenowa i możliwość rozwoju wraz z firmą.

Dla dużych przedsiębiorstw i korporacji większe znaczenie ma integracja z istniejącymi systemami (np. CRM, ERP), zaawansowana analiza treści SIWZ czy opcje personalizacji przepływów pracy. Zautomatyzowane zarządzanie dużą liczbą zapytań ofertowych, możliwość współpracy wielu użytkowników oraz wsparcie compliance i kontroli jakości to cechy szczególnie pożądane na tym poziomie. W przypadku korporacji, ważne są również kwestie związane z bezpieczeństwem danych oraz obsługą wielu rynków i języków.

Ostateczny wybór powinien wynikać z dokładnej analizy potrzeb organizacji oraz tego, jak poszczególne narzędzia wspierają kluczowe etapy procesu przetargowego — od wyszukiwania ogłoszeń, przez analizę dokumentacji, po generowanie ofert i ich składanie. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Automatyzacje w Monday.com – jak oszczędzić czas i uniknąć błędów? 27 listopada 2025

Excel, Power BI i Teams – jak połączyć narzędzia Microsoft 365 w spójny ekosystem raportowania i współpracy 25 listopada 2025