Analiza SIWZ i umów z pomocą Copilot – jak szybciej znaleźć kluczowe zapisy i ryzyka

Wprowadzenie do Microsoft Copilot i jego zastosowań

Microsoft Copilot to nowoczesne narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, zintegrowane z aplikacjami pakietu Microsoft 365, takimi jak Word, Excel, Outlook czy Teams. Jego głównym celem jest wspieranie użytkowników w codziennej pracy z dokumentami, analizą danych i komunikacją, poprzez generowanie treści, podsumowań, sugestii oraz automatyzację powtarzalnych zadań.

Copilot wykorzystuje zaawansowane modele językowe do interpretowania treści i kontekstu, co pozwala mu nie tylko przetwarzać informacje, ale również wspierać użytkownika w podejmowaniu decyzji. W praktyce oznacza to możliwość szybkiego przeszukiwania dużych zbiorów dokumentów, wychwytywania istotnych fragmentów tekstu czy identyfikowania potencjalnych problemów i nieścisłości.

W kontekście pracy z dokumentami przetargowymi (SIWZ) oraz umowami, Copilot może znacząco przyspieszyć proces analizy i zwiększyć jego dokładność. Dzięki integracji z narzędziami Microsoft 365, użytkownicy mogą korzystać z funkcji Copilot bez konieczności opuszczania znanych środowisk pracy, co ułatwia wdrożenie i codzienne użytkowanie rozwiązania.

Copilot nie zastępuje specjalistycznej wiedzy prawniczej czy kontraktowej, ale stanowi cenne wsparcie w procesie analizy i przygotowania dokumentów, pomagając skupić się na elementach wymagających ludzkiej interpretacji i decyzji.

Wyzwania związane z analizą dokumentów przetargowych i umów

Dokumentacja przetargowa (SIWZ) oraz umowy handlowe należą do najbardziej skomplikowanych i sformalizowanych rodzajów dokumentów wykorzystywanych w działalności biznesowej i administracyjnej. Ich analiza wiąże się z wieloma wyzwaniami, które mogą znacząco wpływać na efektywność pracy zespołów prawnych, zakupowych czy projektowych.

Przede wszystkim, dokumenty takie są często bardzo obszerne i zawierają liczne odwołania do aktów prawnych, standardów branżowych czy wcześniejszych wersji umów. Wymaga to od analizujących dużej wiedzy merytorycznej, dokładności oraz czasu, który nie zawsze jest dostępny przy napiętych harmonogramach projektowych czy przetargowych.

Kolejnym wyzwaniem jest różnorodność formatów i struktur dokumentów. Nawet w obrębie jednego sektora publicznego lub branży komercyjnej, dokumenty SIWZ oraz umowy mogą się znacząco różnić pod względem języka, sposobu prezentacji informacji czy układu sekcji. Utrudnia to tworzenie jednolitych procedur analizy i zwiększa ryzyko przeoczenia istotnych zapisów.

Nie bez znaczenia jest również konieczność identyfikacji kluczowych postanowień, takich jak warunki płatności, terminy realizacji, kary umowne czy zapisy o odpowiedzialności stron. Ich odnalezienie w gąszczu tekstu bywa czasochłonne i wymaga doświadczenia, szczególnie gdy sformułowania są niejednoznaczne lub rozproszone w różnych częściach dokumentu.

Wreszcie, analiza dokumentów przetargowych i umów nierozerwalnie wiąże się z oceną potencjalnych ryzyk – zarówno prawnych, jak i biznesowych. Zidentyfikowanie niekorzystnych lub niejasnych zapisów wymaga nie tylko wiedzy prawnej, ale również kontekstowej znajomości realiów danej branży czy projektu, co dodatkowo komplikuje proces analizy. Piszemy o tym, bo uczestnicy szkoleń Cognity często sygnalizują, że jest to dla nich realne wyzwanie w pracy.

Wyszukiwanie kluczowych zapisów za pomocą Copilot

Analiza Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) oraz umów handlowych wymaga precyzyjnego wychwycenia najważniejszych zapisów, które mogą mieć wpływ na przebieg realizacji projektu, odpowiedzialność stron czy też ryzyko finansowe. Microsoft Copilot, zintegrowany z aplikacjami pakietu Microsoft 365, umożliwia znaczące przyspieszenie tego procesu dzięki zaawansowanym funkcjom przetwarzania języka naturalnego.

Copilot pomaga użytkownikom zidentyfikować istotne fragmenty dokumentu poprzez:

• Inteligentne wyszukiwanie kontekstowe – zamiast ręcznego przeszukiwania plików, Copilot pozwala zadawać pytania w języku naturalnym, takie jak: „Jakie są kary umowne?” lub „Kto odpowiada za dostarczenie dokumentacji powykonawczej?”.
• Generowanie podsumowań – Copilot potrafi wygenerować streszczenie najważniejszych zapisów dotyczących płatności, terminów realizacji czy wyłączeń odpowiedzialności.
• Oznaczanie i kategoryzacja treści – narzędzie potrafi automatycznie wykryć i oznaczyć typowe klauzule, np. dotyczące siły wyższej, kar umownych czy warunków wypowiedzenia.

Dzięki temu możliwe jest szybkie odnalezienie zapisów mających wpływ na decyzje biznesowe lub prawne. Poniżej przedstawiono syntetyczne porównanie tradycyjnego podejścia i wsparcia z wykorzystaniem Copilot:

Przykładowo, użytkownik może zaznaczyć fragment umowy w Wordzie i poprosić Copilot o jego wyjaśnienie lub ocenę konsekwencji prawnych. Możliwe jest również wykorzystanie funkcji automatycznego filtrowania dokumentów pod kątem konkretnych słów kluczowych lub kategorii, np. „termin zapłaty” czy „rozwiązanie umowy”.

W efekcie Copilot staje się nie tylko narzędziem wspierającym analizę, ale aktywnym uczestnikiem procesu przeglądu dokumentów, znacząco zwiększającym efektywność i redukującym ryzyko błędów ludzkich. Jeśli chcesz nauczyć się jak skutecznie wykorzystać jego potencjał w codziennej pracy, sprawdź Kurs Copilot – efektywność z AI w Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook i Teams).

Identyfikacja ryzyk prawnych i kontraktowych

W analizie dokumentów przetargowych (SIWZ) oraz umów kluczowe znaczenie ma identyfikacja potencjalnych ryzyk prawnych i kontraktowych. Microsoft Copilot, dzięki integracji z narzędziami ekosystemu Microsoft 365 oraz możliwościom sztucznej inteligencji, wspiera użytkownika w szybkim wykrywaniu niejednoznacznych, niekorzystnych lub niezgodnych z obowiązującym prawem zapisów. Takie podejście pozwala nie tylko skrócić czas analizy, ale także zwiększyć jej precyzję. W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Typowe ryzyka kontraktowe oraz prawne, które mogą wystąpić w dokumentach:

• Nieprecyzyjnie określone obowiązki stron – np. brak jednoznacznych terminów lub definicji zakresu prac.
• Nieproporcjonalne kary umowne – zapisy przewidujące nadmierne sankcje finansowe.
• Ryzyka związane z gwarancją i rękojmią – np. zbyt długi lub niejasny okres obowiązywania.
• Klauzule wyłączające odpowiedzialność drugiej strony – mogące narazić firmę na straty bez możliwości dochodzenia roszczeń.
• Niejasne zasady wypowiedzenia umowy – mogą prowadzić do utraty kontroli nad zakończeniem współpracy.

Copilot może analizować dokumenty w języku naturalnym i wskazywać fragmenty zawierające potencjalne zagrożenia. Przykładowo, użytkownik może zadać pytanie w stylu:

"Pokaż mi wszystkie zapisy dotyczące kar umownych powyżej 10% wartości kontraktu"

Copilot automatycznie przeszuka dokument, wskaże odpowiednie fragmenty i zaproponuje ich interpretację, wspierając decyzję o ewentualnej renegocjacji lub odrzuceniu zapisu.

Poniższa tabela ilustruje przykładowe typy ryzyk oraz sposoby, w jakie Copilot może je wykrywać:

Dzięki takim funkcjom Copilot nie tylko automatyzuje wykrywanie ryzyk, ale również wspiera użytkowników w zrozumieniu potencjalnych konsekwencji prawnych danych zapisów. To narzędzie staje się szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy analiza obejmuje wielostronicowe dokumenty lub wzory umów o dużym stopniu złożoności.

Wsparcie dla działów prawnych w procesie analizy dokumentów

W dynamicznym środowisku prawniczym, gdzie czas i precyzja odgrywają kluczowe role, Microsoft Copilot staje się istotnym narzędziem wspierającym zespoły prawne w analizie dokumentów przetargowych i kontraktów. Dzięki integracji z ekosystemem Microsoft 365, narzędzie to umożliwia szybkie przeszukiwanie treści, porównywanie zapisów oraz identyfikację potencjalnie problematycznych fragmentów, co znacząco skraca czas potrzebny na analizę i przygotowanie opinii prawnych. Osoby chcące jeszcze lepiej wykorzystać potencjał narzędzia mogą skorzystać z Kursu Copilot AI w Office 365. Automatyzacja i optymalizacja procesów, analiza danych i bazy wiedzy, który kompleksowo wprowadza w praktyczne wykorzystanie technologii Copilot w pracy biurowej i prawniczej.

Działy prawne często pracują pod presją czasu, analizując wielostronicowe dokumenty o złożonej strukturze. Copilot może wspierać ich w codziennej pracy na kilka sposobów:

• Szybsze przeglądanie treści: Automatyczne streszczanie dokumentów i wyróżnianie kluczowych zapisów, takich jak klauzule kar umownych czy terminy realizacji.
• Wyszukiwanie i porównywanie zapisów: Możliwość zadawania pytań w języku naturalnym, np. „Jakie są warunki odstąpienia od umowy?” i uzyskiwanie konkretnych odpowiedzi bez konieczności ręcznego przeszukiwania tekstu.
• Standaryzacja analizy: Tworzenie szablonów analitycznych, które można ponownie wykorzystywać przy analizie podobnych typów dokumentów.

Poniższa tabela ilustruje porównanie tradycyjnego podejścia do analizy dokumentów z podejściem wspieranym przez Copilot:

W efekcie Copilot nie tylko ułatwia codzienną pracę zespołów prawnych, ale także pozwala skupić się na strategicznych aspektach doradztwa, pozostawiając analizę wstępną i zadania rutynowe w gestii automatyzacji.

Usprawnienie pracy zespołów realizacyjnych

Zespoły realizacyjne, odpowiedzialne za wdrażanie projektów wynikających z umów i postępowań przetargowych, często muszą działać pod presją czasu oraz w oparciu o dokumentację pełną szczegółowych zapisów. Microsoft Copilot, jako narzędzie wspierające pracę z dokumentami w ekosystemie Microsoft 365, może znacząco zwiększyć wydajność i precyzję działania tych zespołów.

Copilot umożliwia szybki dostęp do kluczowych fragmentów dokumentacji, co pomaga zespołom projektowym skupić się na realizacji zadań zgodnych z ustalonymi warunkami. Wbudowane funkcje analityczne i generatywne pozwalają na:

• Szybkie podsumowanie treści umowy – Copilot może wygenerować zwięzłe streszczenie dokumentów, podkreślając istotne obowiązki wykonawcy i terminy realizacji.
• Wyszukiwanie istotnych danych – narzędzie ułatwia odnalezienie informacji o wymaganiach technicznych, harmonogramach oraz wskaźnikach SLA bez konieczności manualnego przeglądania całego dokumentu.
• Ułatwienie raportowania – Copilot wspiera tworzenie szablonów raportów okresowych na podstawie zapisów umownych, co przyspiesza komunikację wewnętrzną i z klientem.

Dzięki integracji z aplikacjami takimi jak Word, Excel, PowerPoint czy Teams, Copilot może działać jako inteligentny asystent wspierający codzienną pracę zespołów realizacyjnych, automatyzując wiele powtarzalnych zadań.

W efekcie Copilot pozwala na redukcję czasu poświęcanego na analizę dokumentów i zwiększa dokładność w realizacji warunków umownych, co przekłada się na sprawniejsze zarządzanie projektem i wyższą satysfakcję klienta.

Integracja Copilot z narzędziami Microsoft 365

Jednym z największych atutów Microsoft Copilot jest jego bezpośrednia integracja z ekosystemem Microsoft 365, co pozwala użytkownikom na płynne korzystanie z możliwości sztucznej inteligencji w znanych narzędziach biurowych. Dzięki temu możliwe jest wykorzystanie Copilot bez konieczności opuszczania środowiska pracy, co znacząco przyspiesza analizę dokumentów takich jak SIWZ czy umowy handlowe.

Copilot działa w aplikacjach takich jak Word, Excel, Outlook, Teams czy SharePoint, wspierając użytkowników w codziennych zadaniach związanych z tworzeniem, przeglądaniem i analizą treści. Przykładowo:

• W Wordzie Copilot może pomóc w szybkim streszczeniu dokumentu oraz identyfikacji kluczowych fragmentów i sformułowań.
• W Excelu umożliwia analizę danych liczbowych z dokumentów przetargowych, wykrywanie anomalii i automatyczne tworzenie zestawień.
• W Outlooku wspiera przeszukiwanie korespondencji pod kątem określonych tematów, terminów czy ryzyk kontraktowych.
• W Teams pozwala na szybkie przygotowanie notatek ze spotkań dotyczących postępowań przetargowych oraz przypisywanie zadań dotyczących analizy dokumentów.

Dzięki tej integracji Copilot nie jest jedynie narzędziem wspomagającym analizę – staje się centralnym elementem codziennego obiegu informacji i decyzji, automatyzując powtarzalne czynności i umożliwiając szybsze podejmowanie działań na podstawie danych zawartych w dokumentach przetargowych i umowach.

Podsumowanie i korzyści z wdrożenia Copilot w analizie dokumentów

Wprowadzenie Microsoft Copilot do procesu analizy dokumentów przetargowych oraz umów handlowych i cywilnoprawnych otwiera nowe możliwości dla zespołów prawnych, zakupowych i realizacyjnych. Narzędzie to, dzięki integracji z ekosystemem Microsoft 365, umożliwia szybsze przeszukiwanie, interpretację i porządkowanie zawartości rozbudowanych dokumentów.

Copilot pozwala zminimalizować czas potrzebny na identyfikację istotnych klauzul oraz potencjalnych ryzyk, oferując jednocześnie większą przejrzystość i ograniczając ryzyko ludzkiego błędu. Jego zastosowanie przekłada się na:

• automatyzację rutynowych zadań, takich jak wyszukiwanie zapisów dotyczących kar umownych, terminów płatności czy warunków gwarancyjnych,
• przyspieszenie weryfikacji dokumentów dzięki możliwości generowania podsumowań i analiz kontekstowych,
• lepsze zarządzanie ryzykiem poprzez wczesne wskazywanie niekorzystnych zapisów lub luk w dokumentacji,
• zwiększenie wydajności zespołów – zarówno w działach prawnych, jak i projektowych – dzięki integracji z codziennie używanymi narzędziami.

Wdrożenie Copilot nie tylko usprawnia analizę dokumentów, ale także wzmacnia kontrolę nad procesami kontraktowymi i przetargowymi, poprawiając jakość decyzji biznesowych i ograniczając ryzyko finansowe oraz prawne. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Harmonogram, budżet i zakres – jak utrzymać równowagę w projekcie 12 stycznia 2026

Zarządzanie projektem w praktyce – role, odpowiedzialności i decyzje 10 stycznia 2026