Bezpieczeństwo i poufność danych przy pracy z Copilot – co warto wiedzieć w kontekście RODO

Wprowadzenie do Microsoft Copilot i jego zastosowań

Microsoft Copilot to zaawansowane narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, zintegrowane z pakietem Microsoft 365, które wspiera użytkowników w codziennej pracy z aplikacjami takimi jak Word, Excel, Outlook czy Teams. Dzięki wykorzystaniu modeli językowych, Copilot ułatwia tworzenie dokumentów, analizę danych, zarządzanie pocztą e-mail oraz komunikację zespołową, znacznie zwiększając efektywność i automatyzując powtarzalne zadania.

W praktyce Microsoft Copilot może:

• Generować i redagować teksty, raporty czy podsumowania na podstawie krótkich poleceń użytkownika,
• Tworzyć zaawansowane analizy i wizualizacje danych w arkuszach kalkulacyjnych,
• Proponować odpowiedzi i streszczenia korespondencji e-mailowej,
• Pomagać w planowaniu spotkań i przygotowywaniu notatek w ramach pracy zespołowej.

Dzięki głębokiej integracji z ekosystemem Microsoft 365, Copilot ma dostęp do danych przechowywanych w organizacji, takich jak dokumenty, e-maile czy wiadomości czatu, co umożliwia mu dostarczanie spersonalizowanych i kontekstowych podpowiedzi. To sprawia, że staje się on nie tylko narzędziem wspomagającym pracę, ale również aktywnym uczestnikiem procesów biznesowych.

Podstawowe zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych

Wykorzystanie narzędzi opartych na sztucznej inteligencji, takich jak Microsoft Copilot, niesie ze sobą szereg potencjalnych zagrożeń dotyczących bezpieczeństwa i poufności danych. Choć Copilot może znacząco zwiększyć efektywność pracy, jego integracja z firmowymi systemami i dokumentami wymaga szczególnej ostrożności w kontekście ochrony informacji. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Główne zagrożenia związane z bezpieczeństwem danych przy korzystaniu z Microsoft Copilot obejmują:

• Nieautoryzowany dostęp do informacji: Copilot może mieć dostęp do dużych zbiorów danych w ramach środowiska Microsoft 365. Bez odpowiednich zabezpieczeń istnieje ryzyko, że użytkownicy uzyskają dostęp do poufnych danych, do których nie powinni mieć wglądu.
• Przetwarzanie danych wrażliwych: W trakcie pracy Copilot może analizować treści zawierające informacje osobowe lub wrażliwe. W przypadku niewłaściwej konfiguracji może dojść do ich nieuprawnionego przetwarzania.
• Generowanie niezamierzonych treści: Narzędzia AI mogą tworzyć odpowiedzi, które ujawniają dane nieprzeznaczone do publicznego udostępnienia, np. poprzez sugestie zawierające fragmenty prywatnych dokumentów.
• Brak przejrzystości w działaniu modelu: Użytkownicy często nie mają świadomości, jak i na podstawie jakich danych generowane są odpowiedzi. Może to prowadzić do niezamierzonego udostępniania lub wykorzystania informacji w sposób niezgodny z polityką ochrony danych.
• Ryzyko związane z integracją z zewnętrznymi usługami: Copilot może współpracować z dodatkowymi aplikacjami lub usługami, co zwiększa liczbę punktów potencjalnego wycieku danych, jeśli nie są one odpowiednio zabezpieczone.

Identyfikacja tych zagrożeń stanowi pierwszy krok do ich skutecznego zarządzania. Kluczowe znaczenie ma zapewnienie, że zarówno technologia, jak i użytkownicy działają zgodnie z najlepszymi praktykami bezpieczeństwa informacji oraz obowiązującym prawem.

Zgodność Microsoft Copilot z RODO i innymi regulacjami prawnymi

Wdrażając Microsoft Copilot w organizacji, jednym z kluczowych aspektów do rozważenia jest jego zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) obowiązującym na terenie Unii Europejskiej oraz innymi regulacjami międzynarodowymi. Microsoft deklaruje, że Copilot został zaprojektowany zgodnie z zasadami privacy by design i privacy by default, co oznacza, że ochrona prywatności i bezpieczeństwo danych są uwzględniane od początku procesu projektowania rozwiązania.

Copilot działa jako inteligentna warstwa integrująca się m.in. z aplikacjami Microsoft 365, co oznacza, że ma potencjalny dostęp do danych przechowywanych w usługach takich jak Outlook, Teams, Word czy Excel. W tym kontekście zgodność z przepisami prawa ma szczególne znaczenie dla administratorów danych, którzy są odpowiedzialni za spełnienie obowiązków wynikających z RODO.

Najważniejsze aspekty prawne związane z używaniem Copilot obejmują:

• Legalność przetwarzania danych: Copilot przetwarza dane użytkowników w oparciu o mechanizmy uprawnień i dostępów skonfigurowanych w ramach Microsoft 365. Kluczowe jest zatem, aby organizacja posiadała odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania danych w ramach korzystania z narzędzia.
• Rola administratora i podmiotu przetwarzającego: Microsoft występuje jako podmiot przetwarzający (data processor), podczas gdy organizacja korzystająca z Copilot pełni rolę administratora danych (data controller). Oznacza to, że to organizacja ponosi odpowiedzialność za zgodność przetwarzania danych z RODO.
• Lokalizacja przetwarzania danych: W zależności od ustawień dzierżawy (tenant) Microsoft 365, dane mogą być przetwarzane w centrach danych zlokalizowanych w obrębie UE. Ma to istotne znaczenie dla spełnienia wymogów dotyczących przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
• Prawo dostępu, sprostowania i usunięcia danych: Copilot nie przechowuje na stałe danych użytkowników, lecz przetwarza je kontekstowo w ramach bieżącej sesji – to z kolei wpływa na sposób realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Dla lepszego zobrazowania, poniższa tabela przedstawia porównanie podstawowych obowiązków wynikających z RODO oraz sposobu ich adresowania przez Microsoft Copilot:

W kontekście innych regulacji, takich jak HIPAA (dla danych medycznych w USA) czy CCPA (dla firm działających w Kalifornii), Microsoft zapewnia zgodność Copilot ze standardami branżowymi, o ile usługa jest poprawnie skonfigurowana w ramach obowiązujących umów i polityk zgodności.

Podsumowując, Microsoft Copilot może być używany w sposób zgodny z przepisami RODO i innymi regulacjami, jednak kluczowe znaczenie ma odpowiednia konfiguracja, nadzór i polityka zarządzania danymi po stronie organizacji. W celu pogłębienia wiedzy praktycznej i skutecznego wykorzystania możliwości narzędzia, warto rozważyć udział w szkoleniu Kurs Copilot – efektywność z AI w Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook i Teams).

Mechanizmy ochrony danych i prywatności w Microsoft Copilot

Microsoft Copilot, jako zaawansowane narzędzie opierające się na sztucznej inteligencji, zostało zaprojektowane z myślą o ochronie danych i zapewnieniu zgodności z przepisami dotyczącymi prywatności. Aby sprostać wymaganiom wynikającym z RODO, Microsoft implementuje szereg technologicznych oraz organizacyjnych mechanizmów ochrony danych, które mają na celu ograniczenie ryzyk związanych z przetwarzaniem informacji poufnych.

Do kluczowych mechanizmów ochrony danych w Microsoft Copilot należą:

• Izolacja danych organizacji – dane użytkowników są logicznie odseparowane od danych innych klientów. Dzięki temu dane jednego przedsiębiorstwa nie są dostępne dla innego podmiotu korzystającego z Copilot.
• Kontrola dostępu – Copilot korzysta z istniejących uprawnień w Microsoft 365, co oznacza, że użytkownik ma dostęp jedynie do tych danych, do których posiada uprawnienia w ramach swojej roli i profilu w organizacji.
• Minimalizacja przetwarzanych danych – Copilot analizuje kontekst pracy użytkownika, ale nie zapamiętuje danych pomiędzy sesjami. Każda interakcja jest przetwarzana doraźnie, bez trwałego przechowywania treści użytkownika lub jej wykorzystania do trenowania modeli podstawowych.
• Szyfrowanie danych – Dane są szyfrowane zarówno w czasie przesyłu (TLS), jak i podczas przechowywania (Azure Storage Encryption). Microsoft stosuje również dodatkowe warstwy ochrony w środowiskach chmurowych.
• Mechanizmy audytu i monitorowania – Administratorzy mają możliwość śledzenia aktywności Copilot w środowisku organizacji, co umożliwia identyfikację potencjalnych nieprawidłowości oraz zgodność z politykami wewnętrznymi.

Poniższa tabela prezentuje zestawienie wybranych mechanizmów ochrony danych w Copilot i ich funkcji:

Microsoft wdraża także dodatkowe środki zarządzania ryzykiem, takie jak zgodność z normami ISO/IEC 27001, SOC 2 czy certyfikacja zgodności z RODO. Dzięki temu Copilot może być bezpiecznie wykorzystywany także w środowiskach o wysokich wymaganiach dotyczących ochrony informacji. W Cognity omawiamy to zagadnienie zarówno od strony technicznej, jak i praktycznej – zgodnie z realiami pracy uczestników.

Zarządzanie uprawnieniami użytkowników i dostępem do danych

Efektywne zarządzanie dostępem do danych w środowisku Microsoft Copilot jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO oraz utrzymania wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacji. Microsoft Copilot integruje się z istniejącymi mechanizmami zarządzania tożsamością i dostępem w Microsoft 365, co pozwala organizacjom na precyzyjną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie może korzystać z danych przetwarzanych przez Copilot.

Copilot działa w ramach istniejących uprawnień użytkowników, co oznacza, że nie uzyskuje dostępu do informacji, do których użytkownik nie ma już uprawnień w ramach Microsoft 365 (np. dokumentów w SharePoint, wiadomości e-mail w Outlook czy plików w OneDrive). Wdrożenie odpowiednich polityk dostępu jest więc fundamentem odpowiedzialnego i bezpiecznego korzystania z tego narzędzia.

Role i uprawnienia – podstawowe różnice

Zasady kontroli dostępu

• Model dostępu oparty na rolach (RBAC) – pozwala przypisywać uprawnienia do zasobów w oparciu o funkcje użytkowników w organizacji.
• Zasady warunkowego dostępu (Conditional Access) – umożliwiają ograniczanie dostępu w zależności od lokalizacji, urządzenia, stanu logowania czy ryzyka.
• Zasady DLP (Data Loss Prevention) – służą do kontrolowania przepływu danych i zapobiegania ich nieautoryzowanemu udostępnianiu.

Warto zaznaczyć, że Copilot nie przechowuje danych niezależnie, lecz operuje na istniejących źródłach danych organizacji. Znaczenie mają zatem zasady i polityki stosowane już na poziomie Microsoft 365, takie jak Microsoft Purview czy Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD).

Przykład zastosowania zasady dostępu warunkowego może wyglądać następująco:

{
  "if": {
    "userLocation": "outsideCorporateNetwork",
    "deviceCompliance": false
  },
  "then": {
    "access": "deny",
    "reason": "Nieautoryzowane urządzenie spoza sieci firmowej"
  }
}

Dzięki precyzyjnemu zarządzaniu dostępem, organizacje mogą wykorzystać możliwości Microsoft Copilot bez narażania poufnych danych na nieautoryzowany dostęp, co stanowi istotny krok w kierunku zgodności z wymaganiami RODO. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o skutecznym i zgodnym z prawem wdrażaniu Copilota, warto rozważyć udział w Kursie Copilot AI w Office 365. Automatyzacja i optymalizacja procesów, analiza danych i bazy wiedzy.

Przechowywanie i lokalizacja danych – aspekty techniczne i prawne

W kontekście wykorzystania Microsoft Copilot w środowisku organizacyjnym, kluczowe znaczenie ma zrozumienie sposobu przechowywania danych oraz ich lokalizacji. Zarówno aspekty techniczne, jak i regulacyjne – w tym zgodność z RODO – odgrywają tu istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i zgodności operacyjnej.

Aspekty techniczne przechowywania danych

Microsoft Copilot funkcjonuje jako rozszerzenie w ekosystemie Microsoft 365, a dane przetwarzane przez usługę są zintegrowane z chmurą Microsoft (Microsoft Cloud). Dane użytkowników mogą być tymczasowo przechowywane lub przetwarzane w różnych lokalizacjach zależnie od konfiguracji środowiska (np. regionu geograficznego wybranego przez klienta).

Typowe mechanizmy techniczne obejmują:

• Szyfrowanie danych – zarówno w spoczynku, jak i w tranzycie (TLS/SSL)
• Geolokalizację danych – możliwość wyboru regionu przechowywania danych (np. UE)
• Redundancję danych – kopie zapasowe w wielu centrach danych dla zapewnienia dostępności

Aspekty prawne i zgodność z RODO

Z perspektywy RODO, miejsce przechowywania danych ma kluczowe znaczenie. Organizacje muszą mieć pewność, że dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że istnieją odpowiednie zabezpieczenia prawne, takie jak standardowe klauzule umowne (SCC) lub decyzje Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony.

Microsoft deklaruje zgodność swoich usług z przepisami RODO, oferując m.in.:

• Przechowywanie danych w regionach UE – opcja skonfigurowania lokalizacji danych wyłącznie w granicach EOG
• Transparentność operacji przetwarzania – możliwość audytu oraz dostęp do dzienników aktywności
• Umowy o przetwarzaniu danych (DPA) – zapewniające odpowiedzialność dostawcy usług chmurowych

Porównanie: dane lokalne vs. dane chmurowe

Wybór modelu przechowywania danych wymaga uwzględnienia zarówno wymagań prawnych, jak i operacyjnych. Copilot, jako narzędzie chmurowe, wpisuje się w trend centralizacji danych, co niesie ze sobą zarówno korzyści, jak i wyzwania w zakresie lokalizacji oraz zgodności z przepisami.

Rekomendacje dla organizacji wdrażających Microsoft Copilot

Implementacja Microsoft Copilot w środowisku organizacyjnym może znacząco usprawnić pracę zespołów, zwiększyć produktywność i poprawić jakość analiz. Jednocześnie jednak niesie ze sobą konieczność świadomego podejścia do kwestii ochrony danych osobowych i zgodności z przepisami, takimi jak RODO. Poniżej przedstawiamy kluczowe rekomendacje dla organizacji planujących wdrożenie Copilota w sposób bezpieczny i zgodny z regulacjami:

• Przeprowadź analizę ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) – zanim rozpoczniesz korzystanie z Copilota, zidentyfikuj możliwe zagrożenia dla prywatności i oceń ich wpływ na prawa osób, których dane są przetwarzane.
• Ustal jasne zasady korzystania z Copilota – określ, w jakich procesach i przez kogo może być używany Copilot, aby uniknąć nieautoryzowanego dostępu do danych wrażliwych.
• Zapewnij odpowiednie przeszkolenie pracowników – użytkownicy Copilota powinni mieć świadomość zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych oraz znać dobre praktyki w zakresie ich ochrony.
• Weryfikuj i ograniczaj dostęp do danych – stosuj zasadę minimalizacji danych i przyznawaj dostęp tylko tym pracownikom, którzy faktycznie go potrzebują do wykonywania swoich obowiązków.
• Monitoruj i audytuj wykorzystanie Copilota – stosuj mechanizmy rejestrowania aktywności użytkowników, by wykrywać potencjalne nadużycia i incydenty bezpieczeństwa.
• Współpracuj z działem prawnym i inspektorem ochrony danych – każda decyzja dotycząca wdrożenia powinna być konsultowana z ekspertami, aby zapewnić zgodność z przepisami RODO i wewnętrznymi politykami ochrony danych.
• Zapoznaj się z dokumentacją techniczną i politykami prywatności Microsoft – zrozumienie, jak działa Copilot i jakie środki ochrony danych są stosowane przez dostawcę, pozwoli na trafniejsze decyzje wdrożeniowe.

Dostosowanie się do tych wskazówek pomoże organizacjom nie tylko w pełni wykorzystać potencjał Microsoft Copilot, ale również zadbać o odpowiedni poziom bezpieczeństwa i zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

Podsumowanie i perspektywy rozwoju w zakresie bezpieczeństwa

Microsoft Copilot, jako zaawansowane narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, wnosi nową jakość do środowisk pracy, wspomagając użytkowników w zadaniach biurowych, analizie danych czy zarządzaniu dokumentacją. Z jego pomocą możliwe jest zwiększenie efektywności i automatyzacja wielu procesów, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Jednak wraz z rosnącym wykorzystaniem takich rozwiązań rośnie również znaczenie bezpiecznego przetwarzania danych oraz zapewnienia ich poufności i integralności — zwłaszcza w kontekście zgodności z RODO.

Wprowadzenie Copilota do środowiska organizacyjnego wiąże się z koniecznością przemyślanej strategii w zakresie zarządzania ryzykiem. Kluczowe staje się odpowiednie konfigurowanie dostępu do informacji, nadzór nad lokalizacją danych oraz weryfikacja sposobu ich przetwarzania przez model. Istotne jest również świadome podejście do szkoleń użytkowników oraz wdrażania polityk bezpieczeństwa adekwatnych do charakteru organizacji. Podczas szkoleń Cognity pogłębiamy te zagadnienia w oparciu o konkretne przykłady z pracy uczestników.

W przyszłości należy spodziewać się dalszego rozwoju funkcji związanych z kontrolą prywatności, transparentnością działania modeli językowych oraz możliwością dostosowywania ich do lokalnych regulacji prawnych. Producenci będą też coraz intensywniej rozwijać narzędzia wspierające administratorów IT w zakresie monitorowania aktywności i zarządzania zgodnością z przepisami. Ostatecznie bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami staną się integralną częścią projektowania systemów AI używanych w środowiskach korporacyjnych.

Jak tworzyć automatyzacje w n8n bez programowania? 18 stycznia 2026

Integracja Outlook, Teams, SharePoint i Excel w jednym przepływie 16 stycznia 2026