Funkcje daty i czasu - Excel

Wprowadzenie do funkcji daty i czasu w Excelu

Funkcje daty i czasu w Excelu stanowią niezwykle użyteczne narzędzie, umożliwiające wykonywanie różnorodnych operacji związanych z czasem – od prostego wyświetlania bieżącej daty po zaawansowane obliczenia uwzględniające przedziały czasowe. Dzięki nim możliwe jest nie tylko automatyczne generowanie aktualnych wartości, ale również przekształcanie, porównywanie i analizowanie danych czasowych w dynamiczny sposób.

Excel rozpoznaje daty i godziny jako liczby seryjne, co oznacza, że każda data ma przypisany unikalny numer porządkowy. To pozwala na wykonywanie działań arytmetycznych na wartościach dat, takich jak dodawanie dni, obliczanie różnicy między terminami czy określanie konkretnego dnia tygodnia.

W praktyce funkcje daty i czasu są używane w wielu zastosowaniach – od śledzenia terminów płatności i planowania projektów, po analizę danych historycznych, generowanie raportów czy tworzenie harmonogramów. Ich wszechstronność czyni je nieodzownym elementem pracy z arkuszami kalkulacyjnymi, niezależnie od branży czy poziomu zaawansowania użytkownika.

W dalszej części artykułu przyjrzymy się poszczególnym funkcjom, które pozwolą lepiej zrozumieć i efektywnie wykorzystywać możliwości Excela w zakresie zarządzania datą i czasem.

Funkcja TODAY() – bieżąca data

Funkcja TODAY() w Excelu służy do wstawiania bieżącej daty do komórki arkusza. Jest jedną z najczęściej używanych funkcji daty, szczególnie w sytuacjach, gdy potrzebujemy dynamicznego odniesienia do aktualnej daty – na przykład w raportach dziennych, harmonogramach czy zestawieniach czasowych.

Wartością zwracaną przez funkcję TODAY() jest wyłącznie data (bez godziny), która odpowiada aktualnemu dniowi według ustawień systemowych komputera. W przeciwieństwie do funkcji NOW(), która zwraca także godzinę, TODAY() koncentruje się wyłącznie na dacie.

Podczas szkoleń Cognity ten temat wraca regularnie – dlatego zdecydowaliśmy się go omówić również tutaj.

Typowe zastosowania funkcji TODAY() obejmują:

• Automatyczne oznaczanie daty wprowadzenia lub aktualizacji danych,
• Tworzenie formuł opartych na porównaniu bieżącej daty z innymi datami,
• Wyznaczanie okresów, takich jak liczba dni pozostałych do określonej daty.

Funkcja ta jest dynamiczna – po każdym otwarciu pliku lub jego przeliczeniu zwraca aktualną datę, co czyni ją niezwykle przydatną przy pracy z często aktualizowanymi dokumentami.

Funkcja NOW() – aktualna data i godzina

Funkcja NOW() w Excelu jest niezwykle przydatnym narzędziem, które umożliwia błyskawiczne wstawienie zarówno bieżącej daty, jak i aktualnej godziny do komórki arkusza. W przeciwieństwie do podobnej funkcji TODAY(), zwracającej tylko datę, NOW() daje pełny znacznik czasu, co czyni ją idealnym rozwiązaniem w sytuacjach, gdy oprócz daty potrzebujemy także informacji o czasie.

Podstawowa składnia funkcji NOW() jest bardzo prosta:

=NOW()

Po jej użyciu Excel automatycznie wprowadza dokładny czas systemowy pobrany z zegara komputera użytkownika. Funkcja ta jest dynamiczna – oznacza to, że jej wartość zmienia się za każdym razem, gdy arkusz zostanie przeliczony lub otwarty ponownie.

Porównanie: TODAY() vs NOW()

Zastosowania funkcji NOW() obejmują między innymi:

• Tworzenie znaczników czasu przy wprowadzaniu danych
• Monitorowanie czasu wykonania zadań
• Dynamiczne wyświetlanie aktualnej daty i godziny w raportach

Ponieważ NOW() aktualizuje się automatycznie, warto pamiętać, że jej użycie może wpływać na wydajność dużych arkuszy, szczególnie jeśli funkcja występuje wielokrotnie. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę w zakresie pracy z funkcjami Excela, polecamy Kurs Microsoft Excel średniozaawansowany - formuły, funkcje, wykresy oraz wprowadzenie do tabel przestawnych i makr.

Obliczanie różnicy między datami za pomocą DATEDIF()

Funkcja DATEDIF() w Excelu służy do obliczania różnicy między dwiema datami. Choć nie jest wyświetlana w podpowiedziach programu, jest w pełni funkcjonalna i bardzo przydatna w analizach czasowych. Na szkoleniach Cognity pokazujemy, jak poradzić sobie z tym zagadnieniem krok po kroku – poniżej przedstawiamy skrót tych metod.

Podstawowa składnia funkcji wygląda następująco:

=DATEDIF(data_początkowa; data_końcowa; jednostka)

Argument jednostka określa, w jaki sposób Excel ma zwrócić różnicę – w latach, miesiącach lub dniach. Do najczęściej stosowanych wartości tego argumentu należą:

• "Y" – liczba pełnych lat między datami,
• "M" – liczba pełnych miesięcy,
• "D" – liczba dni,
• "MD" – różnica dni pomiędzy datami, z pominięciem miesięcy i lat,
• "YM" – różnica miesięcy z pominięciem lat,
• "YD" – różnica dni z pominięciem lat.

Oto przykład, który obrazuje różnicę w działaniu wybranych jednostek:

Funkcja DATEDIF() jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy chcemy precyzyjnie określić staż pracy, czas trwania projektu lub wiek osoby na podstawie daty urodzenia. Dzięki różnym jednostkom możemy dopasować sposób wyświetlania różnicy do konkretnej potrzeby analitycznej.

Zastosowanie funkcji EOMONTH() do określania końca miesiąca

Funkcja EOMONTH() w Excelu służy do wyznaczania ostatniego dnia miesiąca, który jest przesunięty o określoną liczbę miesięcy względem wskazanej daty początkowej. Jest to niezwykle przydatne narzędzie w analizach finansowych, raportowaniu okresowym oraz przy obliczaniu terminów, które przypadają na koniec miesiąca.

Składnia funkcji jest następująca:

=EOMONTH(data_początkowa; liczba_miesięcy)

Główne cechy funkcji:

• data_początkowa – data, od której Excel zaczyna obliczenia.
• liczba_miesięcy – liczba miesięcy, o którą Excel przesuwa datę w przód lub w tył. Może być dodatnia, ujemna lub równa zero.

Przykładowo:

=EOMONTH("2024-04-15"; 0)

zwróci 2024-04-30, czyli ostatni dzień miesiąca kwietnia 2024 roku.

Funkcja EOMONTH() znajduje zastosowanie m.in. przy:

• Planowaniu terminów płatności i faktur kończących się z końcem miesiąca,
• Wyznaczaniu okresów rozliczeniowych,
• Tworzeniu harmonogramów i kalendarzy opartych o pełne miesiące.

Poniższa tabela ilustruje różnicę wyników w zależności od przesunięcia:

Warto pamiętać, że EOMONTH() zwraca pełną datę zakończenia miesiąca, co czyni ją idealnym narzędziem do analiz czasowych tam, gdzie ważne są daty graniczne okresów. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę o funkcjach dat i analizie danych, sprawdź Kurs Excel Masterclass - efektywne formuły, wykresy i analiza danych.

Obliczanie wieku na podstawie daty urodzenia

Jednym z praktycznych zastosowań funkcji daty i czasu w Excelu jest obliczanie wieku danej osoby na podstawie jej daty urodzenia. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna w działach HR, administracji, edukacji czy przy tworzeniu raportów demograficznych.

Najczęściej do tego celu wykorzystuje się funkcję DATEDIF(), która umożliwia precyzyjne obliczenie różnicy między dwiema datami w różnych jednostkach czasu, w tym w latach. Alternatywnie można skorzystać z kombinacji funkcji ROK(), MIESIĄC() i DZIŚ(), choć wymaga to nieco bardziej złożonej logiki warunkowej.

Poniżej przedstawiono porównanie podstawowych metod obliczania wieku:

Przykład podstawowego użycia funkcji DATEDIF():

=DATEDIF(A2, DZIŚ(), "Y")

Gdzie komórka A2 zawiera datę urodzenia. Wynikiem będzie liczba pełnych lat – aktualny wiek osoby.

W kolejnych zastosowaniach można rozszerzyć to podejście o dodatkowe jednostki czasu (miesiące, dni) lub dynamiczne aktualizowanie wyniku.

Automatyczne aktualizowanie daty i godziny w arkuszu

Excel oferuje praktyczne możliwości automatycznego wstawiania i aktualizowania informacji o bieżącej dacie i godzinie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dokumentów, które wymagają częstego śledzenia momentu ostatniej aktualizacji, np. raportów, harmonogramów czy dzienników aktywności.

W arkuszach kalkulacyjnych możemy wyróżnić dwa podstawowe podejścia do automatycznego aktualizowania daty i czasu:

• Dynamiczne wstawianie daty i czasu – wykorzystując odpowiednie funkcje, można sprawić, że data i/lub godzina będą aktualizowane automatycznie za każdym razem, gdy arkusz zostanie otwarty lub przeliczony.
• Statyczne wstawianie daty i czasu – pozwala na wprowadzenie daty lub godziny, która nie zmienia się automatycznie, lecz odzwierciedla moment wykonanej akcji, np. zatwierdzenia wpisu czy zapisania formularza.

W zależności od potrzeb użytkownika, Excel umożliwia zarówno ciągłe śledzenie bieżącego czasu, jak i jednorazowe zapamiętanie konkretnego momentu. Wybór odpowiedniego rozwiązania pozwala lepiej kontrolować przepływ informacji w arkuszu i zwiększa jego funkcjonalność w codziennej pracy.

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Funkcje daty i czasu w Excelu odgrywają kluczową rolę w analizie danych, planowaniu, tworzeniu harmonogramów czy śledzeniu terminów. Dzięki nim możliwe jest dynamiczne zarządzanie informacjami związanymi z czasem, co czyni arkusze kalkulacyjne bardziej funkcjonalnymi i inteligentnymi.

Najczęściej wykorzystywane funkcje, takie jak TODAY() czy NOW(), pozwalają na uzyskanie aktualnej daty i godziny, co jest szczególnie przydatne w raportach okresowych lub codziennych zestawieniach. Z kolei bardziej zaawansowane formuły, jak DATEDIF() czy EOMONTH(), umożliwiają precyzyjne obliczenia różnicy między datami oraz określanie końców miesięcy, co wykorzystuje się m.in. w analizach finansowych czy rozliczeniach.

Aby efektywnie korzystać z funkcji daty i czasu, warto pamiętać o kilku praktycznych wskazówkach:

• Zawsze zwracaj uwagę na formatowanie komórek — poprawny format daty lub godziny zapewnia czytelność wyników.
• Unikaj wpisywania dat jako tekstu — traktowanie dat jako liczby pozwala na wykonywanie obliczeń i uniknięcie błędów.
• Regularnie aktualizuj dane, jeśli opierają się na dynamicznych funkcjach, które zmieniają się z upływem czasu.
• Łącz funkcje daty z innymi formułami warunkowymi lub logicznymi, aby tworzyć bardziej złożone i przydatne narzędzia analityczne.

Znajomość i umiejętne zastosowanie funkcji daty i czasu może znacząco zwiększyć efektywność pracy w Excelu, niezależnie od branży czy zakresu obowiązków użytkownika. Podczas szkoleń Cognity pogłębiamy te zagadnienia w oparciu o konkretne przykłady z pracy uczestników.

Funkcje zaokrągleń w MS Excel 25 lutego 2026

Tworzenie Makra w Excelu 23 lutego 2026