Copilot Studio + Microsoft 365 Copilot: jak połączyć oba rozwiązania w spójny system AI

Wprowadzenie do Copilot Studio i Microsoft 365 Copilot

Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji stają się nieodzownym elementem nowoczesnych środowisk pracy. Microsoft 365 Copilot oraz Copilot Studio to dwa komplementarne narzędzia, które umożliwiają organizacjom przyspieszenie pracy, automatyzację procesów i zwiększenie efektywności zespołów.

Microsoft 365 Copilot to inteligentny asystent wbudowany bezpośrednio w aplikacje pakietu Microsoft 365, takie jak Word, Excel, Outlook, Teams czy PowerPoint. Korzystając z technologii dużych modeli językowych (LLM) i danych organizacyjnych, pomaga użytkownikom tworzyć dokumenty, analizować dane, generować podsumowania spotkań i zarządzać komunikacją w sposób bardziej naturalny i kontekstowy.

Z kolei Copilot Studio (wcześniej znane jako Power Virtual Agents) to platforma pozwalająca na projektowanie, rozwijanie i wdrażanie własnych, dostosowanych do potrzeb organizacji chatbotów i agentów AI. Oferuje środowisko typu low-code/no-code dla użytkowników biznesowych oraz możliwość integracji z danymi i usługami dzięki konektorom oraz Power Platform.

W praktyce oznacza to, że Microsoft 365 Copilot wspiera codzienną pracę użytkowników w znanych narzędziach biurowych, natomiast Copilot Studio umożliwia tworzenie niestandardowych rozwiązań AI obsługujących konkretne procesy i interakcje w organizacji.

Choć oba produkty mają odmienne zastosowania, ich połączenie otwiera drogę do stworzenia spójnego, elastycznego i inteligentnego ekosystemu wspierającego pracę całej firmy – od działu HR, przez sprzedaż, aż po IT i obsługę klienta.

Korzyści z integracji Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot

Integracja Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot pozwala organizacjom na stworzenie kompleksowego i spójnego ekosystemu AI, który łączy inteligencję konwersacyjną z możliwościami kontekstowego wspomagania pracy w znanych aplikacjach Microsoft 365. Każde z tych narzędzi spełnia nieco inną rolę, dlatego ich połączenie daje efekt synergii – zarówno w kontekście automatyzacji, jak i personalizacji wsparcia użytkownika.

• Rozszerzenie funkcjonalności Microsoft 365 Copilot: Dzięki Copilot Studio możliwe jest tworzenie własnych rozszerzeń i przepływów konwersacyjnych, które integrują się z Microsoft 365 Copilot, umożliwiając użytkownikom dostęp do niestandardowych źródeł danych i procesów z poziomu aplikacji takich jak Word, Excel czy Teams.
• Personalizacja doświadczenia użytkownika: Organizacje mogą dostosować interakcje z Copilotem do specyficznych potrzeb użytkowników, uwzględniając np. specyfikę działów, strukturę organizacyjną czy kontekst projektowy.
• Ujednolicenie komunikacji AI: Jeden, spójny interfejs i styl konwersacji w całej organizacji poprawia jakość interakcji z AI i minimalizuje konieczność nauki obsługi różnych narzędzi AI przez pracowników.
• Lepsze wykorzystanie danych lokalnych i zewnętrznych: Copilot Studio umożliwia integrację z zewnętrznymi API, bazami danych oraz usługami chmurowymi, co zwiększa wartość informacji dostępnych dla Microsoft 365 Copilot.
• Zautomatyzowane wsparcie procesów wewnętrznych: Połączony system może automatycznie odpowiadać na pytania HR, wspierać onboarding, przetwarzać wnioski pracownicze lub monitorować status projektów – wszystko w naturalnym języku.

W rezultacie organizacje zyskują bardziej elastyczne, skalowalne i inteligentne środowisko pracy, które nie tylko wspomaga codzienne zadania biurowe, ale także wspiera inicjatywy transformacji cyfrowej i zwiększa produktywność zespołów.

Scenariusze zastosowań zintegrowanego systemu AI w organizacji

Połączenie możliwości Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot otwiera przed organizacjami nowe możliwości wdrażania sztucznej inteligencji w codzienne operacje. Zintegrowany system AI może wspierać pracowników, automatyzować procesy i upraszczać interakcje z danymi – zarówno w środowisku biurowym, jak i w kontekście customer service, HR czy finansów. Jeśli chcesz poznać praktyczne zastosowania i nauczyć się wykorzystywać te możliwości w swojej organizacji, sprawdź Kurs Copilot w Microsoft 365 – wykorzystanie AI do zwiększenia produktywności w Microsoft 365.

Typowe scenariusze użycia

• Zautomatyzowane wsparcie pracowników: Budując własne czaty i interfejsy w Copilot Studio, można stworzyć wirtualnych asystentów, którzy integrują się z Microsoft 365 Copilot, oferując spersonalizowane odpowiedzi na podstawie danych z Outlooka, SharePointa czy Teams.
• Wsparcie dla działów HR: Dzięki zintegrowanym Copilotom możliwe jest uproszczenie procesów onboardingu, zarządzania dokumentacją kadrową czy automatyczne generowanie umów i raportów.
• Analiza danych i przygotowywanie raportów: Microsoft 365 Copilot może wykorzystać dane dostarczane przez niestandardowego bota zbudowanego w Copilot Studio do tworzenia prezentacji PowerPoint czy arkuszy Excel z aktualnymi danymi operacyjnymi.
• Obsługa klienta: Tworząc bota w Copilot Studio połączonego z bazą wiedzy firmy i integrując go z Teams, można zapewnić klientom szybki dostęp do odpowiedzi, podczas gdy Microsoft 365 Copilot zapewnia pracownikom szybkie wglądy w kontekst rozmów i historię kontaktów.
• Zarządzanie projektami: Copiloty mogą pomóc w monitorowaniu statusów zadań, automatycznym generowaniu podsumowań spotkań i przypomnień na podstawie danych z Planner, Outlook i Teams.

Porównanie zastosowań

Przykład: integracja bota z dokumentami Office

// Pseudokod: Integracja Copilot Studio z Word przez Microsoft Graph
const draft = await generateContractTemplate(employeeData);
await uploadToSharePoint(draft);
dispatchViaCopilot("Umowa została przygotowana i wysłana do podpisu.");

Takie scenariusze ilustrują, jak zintegrowane rozwiązania pozwalają nie tylko na automatyzację, ale też na budowanie spójnego środowiska pracy opartego na AI, które wspiera zarówno użytkowników końcowych, jak i zespoły techniczne.

Automatyzacja procesów biznesowych z użyciem Copilotów

Integracja Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot otwiera nowe możliwości automatyzacji procesów biznesowych poprzez wykorzystanie sztucznej inteligencji w różnych kontekstach pracy. Każde z tych narzędzi pełni odmienną, ale komplementarną rolę:

• Microsoft 365 Copilot działa bezpośrednio w znanych aplikacjach pakietu Office (m.in. Outlook, Word, Excel), wspierając użytkowników indywidualnych w codziennych zadaniach, takich jak tworzenie dokumentów, podsumowywanie maili czy analizowanie danych.
• Copilot Studio umożliwia projektowanie, trenowanie i wdrażanie własnych, zaawansowanych Copilotów konwersacyjnych, które mogą integrować się z systemami wewnętrznymi (np. CRM, ERP) i automatyzować złożone procesy przepływu pracy.

W praktyce, te dwie technologie mogą współpracować, aby automatyzować zarówno działania operacyjne, jak i komunikacyjne. Oto przykładowe zastosowania:

Przykład prostego przepływu pracy zautomatyzowanego z użyciem Copilota opartego na Power Automate i Copilot Studio:

{
  "trigger": "newEmailReceived",
  "condition": "subject contains 'faktura'",
  "actions": [
    { "type": "extractAttachment" },
    { "type": "sendToCopilotStudioBot", "botId": "invoiceProcessor" },
    { "type": "notifyTeamsChannel", "message": "Nowa faktura została przesłana do przetworzenia." }
  ]
}

Takie scenariusze pozwalają przenieść powtarzalne działania z rąk pracowników do zautomatyzowanych agentów AI, ograniczając błędy, oszczędzając czas i zwiększając efektywność całej organizacji.

Techniczne aspekty integracji – najlepsze praktyki

Integracja Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot wymaga przemyślanej architektury i znajomości specyfiki obu rozwiązań. Mimo że oba systemy opierają się na technologii AI Microsoftu, ich zastosowania i punkty integracyjne różnią się. Copilot Studio pozwala tworzyć spersonalizowane chatboty i automatyzacje, natomiast Microsoft 365 Copilot rozszerza możliwości znanych aplikacji, takich jak Word, Excel czy Outlook, o kontekstowe wsparcie AI. Jeśli chcesz pogłębić wiedzę w tym zakresie i nauczyć się skutecznie wykorzystywać oba rozwiązania, sprawdź nasz Kurs Copilot i skuteczne prompt’y w praktyce. AI-asystent w Microsoft 365.

Poniższa tabela ilustruje podstawowe różnice w zastosowaniu:

Najlepsze praktyki integracyjne

• Centralizacja wiedzy: Upewnij się, że dane używane przez oba systemy są spójne i dostępne – np. poprzez SharePoint lub Microsoft Dataverse.
• Modularność projektów: Twórz osobne komponenty (np. tematy i przepływy w Power Virtual Agents), które można łatwo łączyć z funkcjami Copilota w Outlooku czy Teams.
• Optymalizacja promptów: Korzystaj z precyzyjnych promptów w Microsoft 365 Copilot, które odwołują się do danych generowanych przez Copilot Studio (np. raportów lub statusów).
• Użycie Power Automate jako warstwy integracyjnej: Łącz Microsoft Graph z komponentami Copilot Studio za pomocą przepływów, np. wywołując akcje po wygenerowaniu konkretnej odpowiedzi w czacie.

Przykład integracji z użyciem Power Automate i Dataverse

{
  "trigger": {
    "type": "Microsoft365CopilotEvent",
    "condition": "gdy użytkownik zapyta o status zamówienia"
  },
  "actions": [
    {
      "type": "Dataverse.GetRowById",
      "entity": "Zamowienia",
      "id": "{zamowienieId}"
    },
    {
      "type": "SendResponse",
      "content": "Status zamówienia: {status}"
    }
  ]
}

Takie podejście pozwala Microsoft 365 Copilot na dynamiczne komunikowanie się z bazami danych skonfigurowanymi w Copilot Studio, co zwiększa spójność i użyteczność całego systemu.

Pamiętaj, by każdą integrację testować etapowo – zaczynając od prostych scenariuszy i rozbudowując je o kolejne warstwy logiki i danych.

Wskazówki organizacyjne i zarządzanie zmianą przy wdrożeniu

Skuteczne wdrożenie zintegrowanego systemu AI opartego na Copilot Studio i Microsoft 365 Copilot wymaga nie tylko aspektów technicznych, ale również odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. Kluczem do sukcesu jest dobrze zaplanowane zarządzanie zmianą oraz komunikacja z interesariuszami na każdym etapie procesu.

1. Określenie celów biznesowych i priorytetów

Przed rozpoczęciem wdrożenia należy jasno zdefiniować cele biznesowe, które mają być osiągnięte dzięki wykorzystaniu AI. Wdrażając oba narzędzia, organizacja powinna zadać sobie pytania:

• Jakie procesy mają zostać zoptymalizowane?
• Jakie zespoły najwięcej skorzystają na automatyzacji?
• Które dane są niezbędne do działania Copilotów?

2. Zaangażowanie interesariuszy i liderów zmian

Ważne jest, aby od początku zaangażować kluczowych interesariuszy – zarówno z działów IT, jak i biznesowych. Wyznaczenie tzw. championów AI w poszczególnych jednostkach organizacyjnych ułatwia komunikację, testowanie rozwiązań i zbieranie feedbacku.

3. Edukacja i przygotowanie użytkowników końcowych

Transformacja cyfrowa wymaga zmiany sposobu pracy. Niezbędne jest więc zorganizowanie szkoleń i sesji edukacyjnych dla użytkowników, które obejmą:

• różnice między Copilot Studio a Microsoft 365 Copilot,
• praktyczne scenariusze użycia,
• najlepsze praktyki komunikacji z AI poprzez promptowanie.

4. Iteracyjne wdrażanie i zbieranie informacji zwrotnych

Zaleca się wdrażanie rozwiązań w modelu pilotażowym, z możliwością skalowania po pozytywnej ewaluacji. Regularne retrospekcje z zespołami użytkowników pomogą w identyfikacji barier i optymalizacji procesów.

5. Przykładowa strategia wdrożeniowa

6. Współpraca IT i biznesu

Efektywne wdrożenie wymaga ścisłej współpracy między zespołami technicznymi a użytkownikami biznesowymi. IT odpowiada za integrację i bezpieczeństwo, natomiast działy operacyjne definiują potrzeby i testują rozwiązania w praktyce.

7. Przykład: Automatyczny asystent HR

Wdrożenie chatbota HR zbudowanego w Copilot Studio i zintegrowanego z Microsoft 365 Copilot:

{
  "intent": "Pytanie o urlop",
  "response": "Możesz sprawdzić swój urlop w aplikacji HR pod adresem...",
  "context": "Zalogowany użytkownik: dział HR, dostęp do grafiku"
}

Integracja z Outlookiem pozwala również na automatyczną propozycję terminu urlopu przez Microsoft 365 Copilot.

Odpowiednie zarządzanie zmianą organizacyjną jest kluczowe, aby narzędzia AI zostały zaakceptowane i efektywnie wykorzystane w codziennej pracy.

Bezpieczeństwo, zgodność i zarządzanie dostępem

Integracja Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot otwiera nowe możliwości dla organizacji, ale jednocześnie stawia wysokie wymagania w zakresie bezpieczeństwa, zgodności i kontroli dostępu. Ponieważ oba rozwiązania operują na danych organizacyjnych i biznesowych, odpowiednie zabezpieczenia są niezbędne, aby chronić wrażliwe informacje oraz zapewnić zgodność z regulacjami branżowymi i prawnymi.

Bezpieczeństwo danych to fundament każdej integracji rozwiązań opartych na AI. Microsoft 365 Copilot działa w ramach ekosystemu Microsoft Cloud, wykorzystując istniejące mechanizmy zabezpieczeń, takie jak Microsoft Purview, Azure Active Directory i Microsoft Defender. Copilot Studio bazuje na Power Platform, która również korzysta z tych samych polityk bezpieczeństwa i modeli autoryzacji, co pozwala na jednolite podejście do kontroli danych.

Zgodność i audytowalność są kluczowe, zwłaszcza w środowiskach regulowanych. Integracja Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot umożliwia śledzenie interakcji użytkowników z botami i asystentami, a także rejestrowanie działań w logach zgodnych z politykami Microsoft Compliance Center. Dzięki temu organizacje mogą spełniać wymagania RODO, HIPAA czy ISO 27001.

Zarządzanie dostępem opiera się na modelu uprawnień i ról, który można centralnie kontrolować za pomocą Azure Active Directory. Administratorzy mogą definiować, którzy użytkownicy mają prawo tworzyć, edytować lub uruchamiać określone komponenty Copilot Studio, a także ograniczać dostęp do określonych danych w Microsoft 365 Copilot. Możliwe jest również wdrożenie zasad warunkowego dostępu, które uwzględniają kontekst logowania, urządzenia czy lokalizacji użytkownika.

Przykładowo, organizacja może skonfigurować politykę, która umożliwia dostęp do funkcji Copilotów tylko z urządzeń zarządzanych, weryfikując to poprzez Microsoft Intune. Taki poziom kontroli pozwala efektywnie zabezpieczyć dane firmowe bez spowalniania pracy użytkowników końcowych.

W miarę jak systemy AI stają się coraz bardziej zaawansowane i zintegrowane, rola odpowiednich zabezpieczeń oraz strategii zarządzania dostępem będzie nadal rosnąć – zarówno z punktu widzenia ochrony danych, jak i budowania zaufania wśród użytkowników końcowych.

Podsumowanie i rekomendacje dla liderów wdrożeń AI

Integracja Copilot Studio z Microsoft 365 Copilot otwiera przed organizacjami nowe możliwości wykorzystania sztucznej inteligencji w sposób bardziej ukierunkowany, spersonalizowany i strategiczny. Oba narzędzia, choć ściśle związane z ekosystemem Microsoft, pełnią różne role w kontekście automatyzacji i wsparcia pracowników.

Microsoft 365 Copilot koncentruje się na wsparciu użytkownika końcowego w codziennej pracy – automatyzuje zadania, podpowiada treści w dokumentach, analizuje dane w Excelu czy generuje podsumowania spotkań w Outlooku i Teams. Jest to cyfrowy asystent działający kontekstowo wewnątrz znanych aplikacji pakietu Microsoft 365.

Z kolei Copilot Studio to narzędzie skierowane do twórców rozwiązań AI – umożliwia budowę własnych botów, przepływów pracy oraz integracji z zewnętrznymi źródłami danych. Daje większą kontrolę i elastyczność w tworzeniu wyspecjalizowanych Copilotów dopasowanych do potrzeb danej organizacji lub jednostki biznesowej.

Dla liderów odpowiedzialnych za wdrażanie AI w firmie kluczowe jest zrozumienie, że:

• Copilot Studio pozwala tworzyć rozszerzenia i nowe funkcje wykraczające poza gotowe możliwości Microsoft 365 Copilot.
• Microsoft 365 Copilot to szkielet wsparcia dla użytkownika końcowego, który może być wzbogacany poprzez Copilot Studio.
• Połączenie obu rozwiązań umożliwia budowanie komplementarnego systemu AI, który działa zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym.

Rekomendujemy, aby liderzy transformacji cyfrowej przyjęli podejście holistyczne – analizując przypadki użycia, identyfikując luki w procesach i określając, które działania powinny być wspierane gotowymi funkcjami Microsoft 365 Copilot, a które wymagają rozszerzeń tworzonych w Copilot Studio. Tylko wtedy możliwe będzie pełne wykorzystanie potencjału AI w organizacji – od automatyzacji prostych zadań po projektowanie złożonych przepływów obsługiwanych przez własne mechanizmy konwersacyjne.

Scrum i Kanban w Jira – jak wykorzystać tablice do efektywnej pracy zespołu 13 października 2025

Jira – co to jest i dlaczego stała się standardem w zarządzaniu projektami IT? 11 października 2025