Formularze w PowerApps – jak działają i jak je projektować, by były intuicyjne

Wprowadzenie do formularzy w PowerApps

PowerApps, będący częścią platformy Microsoft Power Platform, umożliwia tworzenie aplikacji biznesowych bez konieczności zaawansowanego programowania. Jednym z kluczowych elementów tych aplikacji są formularze, które służą do wprowadzania, edytowania i przeglądania danych. Dzięki nim użytkownicy mogą w intuicyjny sposób komunikować się z bazami danych, procesami biznesowymi i systemami zewnętrznymi.

Formularze w PowerApps dzielą się na dwa główne typy: formularze edycyjne (Edit Forms), które pozwalają na tworzenie i modyfikowanie danych, oraz formularze wyświetlające (Display Forms), służące do prezentowania informacji w sposób tylko do odczytu. Oba typy można łatwo dostosować do potrzeb użytkownika końcowego, zarówno pod względem wyglądu, jak i funkcjonalności.

Dobrze zaprojektowany formularz to nie tylko estetyczny interfejs – to także narzędzie wspierające efektywność pracy. Intuicyjność, przejrzystość i odpowiednia walidacja danych wpływają bezpośrednio na jakość i szybkość obsługi procesów biznesowych. Dzięki integracji z różnorodnymi źródłami danych i gotowym konektorom, formularze PowerApps są elastycznym rozwiązaniem dla wielu scenariuszy – od prostych zgłoszeń po złożone procesy wymagające wielu kroków i warunków.

Warto zatem zrozumieć, jak działają formularze w PowerApps i jak je projektować, by były nie tylko funkcjonalne, ale również przyjazne dla użytkownika.

Tworzenie i konfigurowanie formularzy

W PowerApps formularze są jednym z najważniejszych komponentów umożliwiających interakcję użytkownika z aplikacją. Służą do tworzenia, przeglądania oraz edytowania danych przechowywanych w różnych źródłach, takich jak SharePoint, Dataverse, SQL Server czy Excel. Tworzenie formularza w PowerApps zaczyna się od wyboru odpowiedniego typu formularza oraz jego powiązania ze źródłem danych, co pozwala na automatyczne wygenerowanie pól odpowiadających strukturze danych. W Cognity często spotykamy się z pytaniami na ten temat podczas szkoleń, dlatego postanowiliśmy przybliżyć go również na blogu.

W PowerApps dostępne są głównie dwa typy formularzy: formularz wyświetlania oraz formularz edycji. Formularz wyświetlania umożliwia przeglądanie danych w formie tylko do odczytu, natomiast formularz edycji pozwala na modyfikację istniejących danych lub dodanie nowych rekordów. W zależności od celu aplikacji, można używać jednego z tych typów lub ich kombinacji, przełączając tryby formularzy dynamicznie w zależności od kontekstu działania aplikacji.

Po dodaniu formularza do ekranu aplikacji, projektant ma możliwość dostosowania jego wyglądu i działania. Do najczęstszych czynności konfiguracyjnych należą:

• Wybór pól, które mają być widoczne dla użytkownika
• Ustawienie układu formularza (pionowy, poziomy, wielokolumnowy)
• Zmiana etykiet, domyślnych wartości i nazw wyświetlanych pól
• Dodanie przycisków zapisu, anulowania lub resetowania formularza
• Definiowanie zachowań za pomocą formuł Power Fx, np. co się dzieje po zapisaniu formularza

PowerApps oferuje również możliwość dynamicznego sterowania formularzami – można ukrywać lub wyświetlać określone pola w zależności od danych użytkownika, roli lub wartości wpisanych w innych polach. Dzięki temu formularze mogą być nie tylko funkcjonalne, ale również intuicyjne i dopasowane do potrzeb konkretnych grup użytkowników.

Wiązanie formularzy z danymi – źródła danych i konektory

Jedną z najważniejszych cech PowerApps jest możliwość bezpośredniego łączenia formularzy z różnorodnymi źródłami danych. Dzięki temu aplikacje tworzone w tym środowisku są dynamiczne, responsywne i umożliwiają zarówno odczyt, jak i zapis informacji w czasie rzeczywistym.

PowerApps oferuje dwa główne mechanizmy integracji danych:

• Źródła danych lokalne – np. kolekcje w aplikacji, które są tymczasowymi strukturami danych przechowywanymi w pamięci urządzenia. Sprawdzają się w przypadku formularzy działających offline lub przy wstępnym gromadzeniu danych.
• Źródła danych zewnętrzne – obsługiwane za pomocą tzw. konektorów, umożliwiają komunikację z usługami takimi jak SharePoint, Microsoft Dataverse, SQL Server, Excel w OneDrive, Dynamics 365, a nawet serwisy zewnętrzne typu Twitter czy Salesforce.

Konektory pełnią rolę mostu między formularzem a źródłem danych. Możemy wyróżnić dwa podstawowe typy konektorów:

Wiązanie formularza z danymi zewnętrznymi wymaga wskazania odpowiedniego źródła w edytorze PowerApps oraz określenia, czy dane mają być odczytywane, zapisywane, czy edytowane. Przykładowo, formularz edycji danych klienta może być połączony z listą SharePoint zawierającą rekordy klientów:

DataSource: '[SharePointListName]'
Item: LookUp('[SharePointListName]', ID = [SelectedID])

Warto pamiętać, że wybór źródła danych i konektora ma wpływ na wydajność, bezpieczeństwo oraz możliwości walidacyjne formularza. Dlatego już na etapie projektowania warto zastanowić się nad charakterem aplikacji i wymaganiami biznesowymi względem danych. Dla osób zainteresowanych pogłębieniem wiedzy w tym zakresie, polecamy Kurs Microsoft PowerApps podstawowy - tworzenie aplikacji, projektowanie i automatyzowanie procesów biznesowych.

Walidacja danych w formularzach PowerApps

Walidacja danych w PowerApps jest kluczowym elementem zapewniania poprawności i spójności informacji wprowadzanych przez użytkowników. Dzięki odpowiednim mechanizmom walidacyjnym formularze stają się nie tylko bardziej intuicyjne, ale również bezpieczne i odporne na błędy. PowerApps oferuje różne sposoby kontrolowania poprawności danych – zarówno poprzez właściwości kontrolek, jak i logikę aplikacji. W czasie szkoleń Cognity ten temat bardzo często budzi ożywione dyskusje między uczestnikami.

Rodzaje walidacji

Najczęstsze techniki walidacyjne

• Właściwość Required – służy do oznaczenia pól jako obowiązkowych.
• Warunki w Visible lub DisplayMode – umożliwiają dynamiczne sterowanie widocznością lub dostępnością pól na podstawie logiki biznesowej.
• Formuły warunkowe w If, IsBlank, Len – stosowane do walidacji zawartości pól.
• Powiadomienia dla użytkownika – np. komunikaty błędów wyświetlane za pomocą etykiet lub kontrolek Notify().

Przykład walidacji pola tekstowego

If(IsBlank(txtImie.Text),
   Notify("Pole Imię jest wymagane", NotificationType.Error)
)

W powyższym przykładzie, jeśli użytkownik nie uzupełni pola txtImie, zostanie wyświetlony komunikat błędu. To prosta, ale skuteczna forma walidacji po stronie klienta.

Dobre praktyki

• Stosuj walidację lokalną, by zapewnić szybką reakcję interfejsu i lepsze doświadczenie użytkownika.
• Unikaj duplikowania logiki walidacyjnej – staraj się centralizować warunki w jednym miejscu.
• Informuj użytkownika o błędach w sposób czytelny i nieinwazyjny.

Efektywna walidacja danych nie tylko ułatwia pracę użytkownikowi końcowemu, ale również chroni system przed błędami i niską jakością danych. Projektując formularze w PowerApps, warto zadbać o to, aby mechanizmy walidacyjne były zarówno funkcjonalne, jak i spójne z logiką biznesową aplikacji.

Przykład 1: Formularz rejestracji zgłoszenia

Formularz rejestracji zgłoszenia to jedno z najczęściej wykorzystywanych zastosowań PowerApps w środowisku biznesowym. Jego głównym celem jest umożliwienie użytkownikom końcowym szybkiego przekazywania informacji o problemie, potrzebie lub zadaniu wymagającym reakcji, np. zgłoszenie awarii sprzętu, prośby IT czy zapotrzebowania operacyjnego.

W praktyce taki formularz składa się zazwyczaj z kilku podstawowych pól, takich jak:

• Tytuł zgłoszenia – zwięzłe określenie problemu lub potrzeby,
• Opis zgłoszenia – szczegółowe informacje umożliwiające jego zrozumienie i dalsze przetwarzanie,
• Kategoria – np. IT, HR, administracja (ułatwiające klasyfikację),
• Priorytet – np. niski, średni, wysoki, krytyczny,
• Załącznik – opcjonalna możliwość dodania pliku (np. zrzutu ekranu),
• Osoba zgłaszająca – automatycznie uzupełniana na podstawie kontekstu użytkownika.

Poniżej przedstawiono uproszczony układ logiczny pól formularza w PowerApps:

Formularz można osadzić w aplikacji typu canvas i połączyć z listą SharePoint, tabelą w Dataverse lub innym źródłem danych, gdzie będą przechowywane zgłoszenia. W zależności od konfiguracji, zgłoszenie może być automatycznie przesyłane do odpowiedniego działu, np. poprzez Power Automate.

Przykład zastosowania prostego przycisku zapisu danych do źródła:

OnSelect: SubmitForm(frmZgloszenie)

Projektując formularz tego typu, należy pamiętać o intuicyjności i prostocie – użytkownik powinien być w stanie wypełnić go szybko i bez pomyłek. W kolejnych krokach można także dodać logikę walidującą, komunikaty błędów oraz mechanizmy potwierdzenia wysłania formularza. Osoby zainteresowane bardziej zaawansowanymi scenariuszami biznesowymi mogą zapoznać się z Kursem PowerApps zaawansowanym – tworzenie złożonych aplikacji biznesowych i analitycznych.

Przykład 2: Formularz wniosku urlopowego

Formularz wniosku urlopowego to jedno z typowych zastosowań PowerApps w środowisku biznesowym, szczególnie w działach HR. Umożliwia on pracownikom składanie wniosków o dni wolne w sposób elektroniczny, z automatycznym przesyłaniem danych do odpowiednich systemów oraz osób zatwierdzających.

W odróżnieniu od prostszych formularzy, takich jak rejestracja zgłoszenia, formularz urlopowy często zawiera logikę warunkową (np. walidację limitu dni urlopowych) oraz integracje z systemami kadrowymi. Istotne jest, aby był on nie tylko funkcjonalny, ale również intuicyjny i czytelny dla użytkownika końcowego.

Podstawowe komponenty formularza wniosku urlopowego:

• Wybór typu urlopu (np. wypoczynkowy, na żądanie, bezpłatny)
• Zakres dat urlopu (data rozpoczęcia i zakończenia)
• Automatyczne obliczanie liczby dni roboczych
• Informacja o dostępnej puli dni urlopowych
• Pole komentarza lub uzasadnienia
• Przycisk przesyłający formularz do przełożonego

Dobrym podejściem projektowym jest wprowadzenie automatycznych podpowiedzi oraz ograniczeń, które pomagają użytkownikowi uzupełnić formularz poprawnie. Przykładowo, można zablokować możliwość wyboru dat, które przypadają na weekendy lub święta.

Przykładowa logika sprawdzająca dostępność dni urlopowych:

If(
    DateDiff(DataStart, DataKoniec) <= DostepneDniUrlopu,
    true,
    Notify("Przekroczono limit dostępnych dni urlopowych", NotificationType.Error)
)

W zależności od potrzeb organizacji, formularz może również generować potwierdzenie zgłoszenia, wysyłać automatyczne powiadomienia e-mail lub integrować się z kalendarzem firmowym, aby zarezerwować czas nieobecności użytkownika.

Porównanie z formularzem zgłoszenia:

Poprawnie zaprojektowany formularz urlopowy może znacznie usprawnić proces zarządzania absencjami i zwiększyć przejrzystość w komunikacji między pracownikami a kadrą zarządzającą.

Przykład 3: Ankieta satysfakcji klienta

Formularze w PowerApps doskonale sprawdzają się również w zastosowaniach związanych z gromadzeniem opinii użytkowników końcowych – na przykład w formie ankiety satysfakcji klienta. Tego typu formularz pozwala zbierać dane zwrotne na temat jakości obsługi, produktów lub usług, a następnie analizować je w celu poprawy doświadczeń klientów.

Tworząc ankietę satysfakcji, warto zadbać o jej prostotę i przejrzystość. Użytkownik powinien w intuicyjny sposób przejść przez cały proces – od zaznaczenia oceny (np. w skali od 1 do 5), przez odpowiedzi na pytania otwarte, aż po ewentualne sugestie lub komentarze. Istotne jest także odpowiednie powiązanie formularza ze źródłem danych, w którym przechowywane będą wyniki ankiety – może to być SharePoint, Dataverse lub Excel.

W kontekście projektowania, formularz ankiety powinien być dostosowany do urządzeń mobilnych, ponieważ użytkownicy często wypełniają go na smartfonach lub tabletach. Warto również wykorzystać elementy wizualne, takie jak ikony, kolory oceny czy paski postępu, które poprawiają czytelność i zachęcają do wypełnienia całej ankiety.

Po stronie funkcjonalnej, formularz może obejmować również warunkowe pola – na przykład pytanie o powód niskiej oceny pojawiające się tylko wtedy, gdy użytkownik zaznaczy ocenę poniżej określonego progu. Takie podejście zwiększa trafność zbieranych danych, przy jednoczesnym zachowaniu przejrzystości interfejsu.

Formularz ankiety satysfakcji klienta w PowerApps to nie tylko narzędzie do zbierania danych – to także element budowania relacji z użytkownikami i dowód, że ich opinia jest ważna dla organizacji.

Najlepsze praktyki i porady dla początkujących

Projektowanie formularzy w PowerApps może wydawać się na początku złożone, ale przestrzeganie kilku podstawowych zasad pozwala tworzyć przejrzyste, intuicyjne i funkcjonalne interfejsy. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci rozpocząć pracę z formularzami w PowerApps i uniknąć najczęstszych błędów:

• Planuj strukturę formularza przed rozpoczęciem pracy – zanim dodasz pierwszy element na ekranie, zastanów się, jakie dane mają być zbierane, w jakiej kolejności i jak najlepiej przedstawić je użytkownikowi.
• Zachowuj spójność wizualną – używaj jednolitej czcionki, kolorystyki i stylu kontrolek, aby formularz wyglądał profesjonalnie i był łatwy w nawigacji.
• Ułatwiaj użytkownikowi wprowadzanie danych – korzystaj z list rozwijanych, przycisków opcji czy przełączników, aby ograniczyć liczbę błędów i ułatwić wypełnianie formularza.
• Grupuj powiązane informacje – dzielenie formularza na logiczne sekcje lub używanie komponentów takich jak zakładki czy panele może znacząco poprawić przejrzystość.
• Testuj aplikację w trybie podglądu – regularne testowanie działania formularza pozwala szybko wykrywać i poprawiać błędy na etapie budowy.
• Używaj opisów i podpowiedzi – dodanie krótkich instrukcji lub ikon z informacjami sprawia, że formularz jest bardziej przyjazny dla użytkownika.
• Myśl o dostępności – upewnij się, że formularz jest czytelny i funkcjonalny również dla osób z ograniczoną sprawnością, np. poprzez odpowiedni kontrast lub obsługę klawiatury.

Pamiętaj, że formularze w PowerApps mogą służyć różnym celom – od prostych formularzy kontaktowych po rozbudowane wnioski z wieloma etapami. Zrozumienie podstaw i stosowanie sprawdzonych praktyk pomoże w tworzeniu aplikacji, które nie tylko działają, ale są też przyjazne i efektywne dla użytkownika końcowego. W Cognity łączymy teorię z praktyką – dlatego ten temat rozwijamy także w formie ćwiczeń na szkoleniach.

Co to jest SPSS i czy warto go używać? 12 stycznia 2025

Tworzenie przepływów Power Automate za pomocą Copilota – czy to już koniec ręcznego klikania? 01 stycznia 2025