Integracja Copilot Studio z Power Automate – scenariusze użycia

Wprowadzenie do Copilot Studio i Power Automate

Współczesne organizacje coraz częściej sięgają po narzędzia umożliwiające automatyzację procesów biznesowych oraz usprawnienie interakcji z użytkownikami. Dwa z takich narzędzi, które zdobywają coraz większą popularność w środowisku Microsoft, to Copilot Studio oraz Power Automate. Choć oba rozwiązania są częścią ekosystemu Microsoft Power Platform, pełnią one różne role i oferują komplementarne funkcje.

Copilot Studio (wcześniej znane jako Power Virtual Agents) to platforma no-code/low-code umożliwiająca tworzenie inteligentnych chatbotów, które mogą odpowiadać na pytania użytkowników, prowadzić konwersacje oraz inicjować procesy w systemach zaplecza. Dzięki integracji z językiem naturalnym i sztuczną inteligencją, Copilot Studio pozwala na tworzenie zaawansowanych, kontekstowych doświadczeń konwersacyjnych, które wspierają klientów, pracowników oraz partnerów biznesowych.

Power Automate, z kolei, to narzędzie przeznaczone do projektowania przepływów pracy (workflowów), które automatyzują powtarzalne zadania oraz integrują różne systemy i aplikacje – zarówno w chmurze, jak i lokalnie. Pozwala na budowanie automatycznych reakcji na zdarzenia, przetwarzanie informacji oraz powiązanie danych między różnorodnymi źródłami bez potrzeby pisania kodu.

Choć Copilot Studio koncentruje się na interakcji człowiek–system poprzez konwersację, a Power Automate na automatyzacji działań i integracji danych, połączenie tych dwóch narzędzi otwiera nowe możliwości tworzenia kompleksowych i inteligentnych rozwiązań biznesowych. Integracja umożliwia chatbotom inicjowanie przepływów pracy w odpowiedzi na zapytania użytkowników – co znacząco rozszerza ich funkcjonalność i wpływ na cyfrową transformację procesów w organizacjach.

Korzyści z integracji Copilot Studio z Power Automate

Połączenie możliwości Copilot Studio i Power Automate otwiera przed organizacjami nowe możliwości w zakresie automatyzacji procesów oraz usprawnienia interakcji z użytkownikami. Obie platformy, choć pełnią odmienne funkcje, wzajemnie się uzupełniają, tworząc zintegrowane środowisko do budowania inteligentnych, konwersacyjnych rozwiązań wspierających codzienną pracę. W Cognity obserwujemy rosnące zainteresowanie tym zagadnieniem – zarówno na szkoleniach otwartych, jak i zamkniętych.

• Automatyzacja reakcji w czasie rzeczywistym: Dzięki integracji, boty tworzone w Copilot Studio mogą dynamicznie wywoływać przepływy Power Automate, co pozwala na natychmiastowe wykonywanie zadań, takich jak przesyłanie danych, aktualizowanie rekordów czy wysyłanie powiadomień.
• Uproszczona obsługa skomplikowanych procesów: Scenariusze wymagające wielu kroków, decyzji i integracji z różnymi systemami można zrealizować bez konieczności programowania – wystarczy połączenie prostych akcji w Power Automate i logiki dialogowej w Copilot Studio.
• Większa dostępność funkcji bez potrzeby kodowania: Użytkownicy biznesowi mogą samodzielnie tworzyć zaawansowane przepływy i boty, co przyspiesza wdrożenia i obniża koszty IT.
• Lepsze doświadczenie użytkownika: Integracja pozwala na tworzenie bardziej interaktywnych i spersonalizowanych doświadczeń – boty nie tylko odpowiadają na pytania, ale również automatycznie wykonują działania w systemach organizacji.
• Spójność i skalowalność: Wspólne wykorzystanie obu narzędzi zapewnia jednolite podejście do automatyzacji w całej organizacji, niezależnie od działu czy procesu.

Integracja Copilot Studio z Power Automate to odpowiedź na rosnące potrzeby automatyzacji i interaktywności w biznesie. Dzięki niej możliwe jest tworzenie nowoczesnych rozwiązań, które nie tylko zwiększają efektywność, ale także poprawiają jakość obsługi wewnętrznej i zewnętrznej.

Proces integracji obu platform – krok po kroku

Integracja Copilot Studio z Power Automate umożliwia tworzenie inteligentnych, konwersacyjnych botów, które potrafią uruchamiać automatyczne przepływy zadań w odpowiedzi na dane wejściowe użytkownika. Choć obie platformy są częścią ekosystemu Microsoft Power Platform, różnią się zakresem funkcjonalności i sposobem użycia:

Integracja obu rozwiązań przebiega w kilku kluczowych krokach:

1. Tworzenie przepływu w Power Automate:

   W Power Automate należy utworzyć przepływ, który będzie realizował określoną logikę biznesową, np. wysyłkę e-maila, zapis danych do SharePoint lub wywołanie zapytania HTTP. Warto wykorzystać szablony lub utworzyć przepływ od podstaw, dostosowany do scenariusza bota.

2. Dodanie tematu konwersacyjnego w Copilot Studio:

   W Copilot Studio tworzymy nowy temat (topic), który będzie odpowiadał na konkretne pytanie lub intencję użytkownika. Tworzenie tematów odbywa się poprzez definiowanie wyzwalaczy (trigger phrases) i odpowiedzi.

3. Wstawienie akcji Power Automate w dialogu bota:

   W edytorze tematów Copilot Studio można dodać akcję „Call an action”, gdzie wybiera się jeden z istniejących przepływów Power Automate, które są dostępne w ramach tego samego środowiska Power Platform.

4. Przekazanie danych wejściowych z bota do przepływu:

   Podczas konfigurowania akcji w Copilot Studio możliwe jest przypisanie zmiennych z rozmowy do parametrów wejściowych przepływu. Dzięki temu dane wprowadzone przez użytkownika (np. jego imię, numer zgłoszenia) trafiają do Power Automate.

5. Obsługa odpowiedzi z Power Automate:

   Po wykonaniu przepływu jego wynik może zostać zwrócony do bota jako zmienna, którą można wykorzystać w kolejnych krokach konwersacji – np. do przedstawienia użytkownikowi potwierdzenia lub wyniku operacji.

Dzięki tej integracji możliwe jest tworzenie inteligentnych i responsywnych chatbotów, które nie tylko prowadzą rozmowę, ale również wykonują istotne operacje w systemach biznesowych w czasie rzeczywistym. Jeśli chcesz nauczyć się samodzielnie budować takie rozwiązania, sprawdź Kurs Copilot plus Power Automate – automatyzacja procesów z wykorzystaniem AI.

Przykłady scenariuszy biznesowych opartych na integracji

Integracja Copilot Studio z Power Automate otwiera szeroki wachlarz możliwości automatyzacji procesów biznesowych z wykorzystaniem konwersacyjnego interfejsu użytkownika. Poniżej prezentujemy kilka typowych scenariuszy zastosowania tej integracji w różnych obszarach działalności organizacji. W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

• Obsługa zapytań klientów w czasie rzeczywistym: chatbot zbudowany w Copilot Studio może odpowiadać na najczęściej zadawane pytania, a gdy potrzebna jest interakcja z systemami zewnętrznymi (np. sprawdzenie statusu zamówienia), uruchamia odpowiedni przepływ w Power Automate.
• Zbieranie danych od pracowników: za pomocą Copilot Studio można stworzyć konwersacyjny formularz, który zbiera dane (np. zgłoszenie urlopu) i przekazuje je dalej przez Power Automate do odpowiedniego systemu HR lub do akceptacji przez przełożonego.
• Zautomatyzowane zgłoszenia serwisowe: użytkownik zgłasza problem techniczny przez chatbota, który klasyfikuje zgłoszenie i inicjuje odpowiedni przepływ zgłoszeniowy w systemie ITSM za pośrednictwem Power Automate.
• Powiadamianie i alerty: chatbot może informować użytkowników o zdarzeniach w czasie rzeczywistym, np. o przekroczeniu budżetu projektu, zmianach w harmonogramie lub nieobecności pracownika, korzystając z powiązanych przepływów Power Automate.
• Usprawnienie procesu onboardingu: nowy pracownik może przechodzić przez kolejne kroki onboardingu prowadzony przez Copilot Studio, a Power Automate odpowiada za tworzenie kont, przypisywanie szkoleń i wysyłanie powiadomień do odpowiednich działów.

Poniższa tabela przedstawia porównanie przykładowych zastosowań Copilot Studio i Power Automate w kontekście ich integracji:

Te przykłady pokazują, jak połączenie funkcji konwersacyjnych Copilot Studio i możliwości automatyzacji Power Automate może znacząco zwiększyć efektywność i dostępność usług w organizacjach.

Automatyzacja obsługi klienta z wykorzystaniem Copilot Studio i Power Automate

Połączenie możliwości konwersacyjnych Copilot Studio z automatyzacją procesów w Power Automate umożliwia tworzenie inteligentnych i responsywnych rozwiązań dla działów obsługi klienta. Integracja tych platform pozwala na budowę botów, które nie tylko prowadzą naturalne dialogi z użytkownikiem, ale również wykonują konkretne akcje w tle – bez konieczności angażowania pracowników.

Copilot Studio (dawniej Power Virtual Agents) umożliwia tworzenie chatbotów wykorzystujących język naturalny (NLP), co pozwala klientom na zadawanie pytań i otrzymywanie odpowiedzi w sposób zbliżony do rozmowy z człowiekiem. Power Automate z kolei odpowiada za uruchamianie przepływów pracy – od prostych zadań po złożone procesy biznesowe.

Przykładowe zastosowania obejmują między innymi:

• automatyczne zgłaszanie reklamacji i tworzenie zgłoszeń serwisowych,
• aktualizację statusu zamówienia na podstawie danych z systemu ERP,
• generowanie i wysyłkę potwierdzeń e-mail po zakończonej interakcji,
• identyfikację użytkownika i weryfikację danych klienta w systemach CRM,
• eskalację spraw do pracownika tylko w przypadku bardziej złożonych zapytań.

W praktyce po stronie użytkownika wygląda to jak rozmowa z inteligentnym asystentem, który w czasie rzeczywistym podejmuje działania w tle, np. poprzez uruchomienie odpowiedniego przepływu Power Automate. Tabela poniżej pokazuje ogólne role obu platform w kontekście automatyzacji obsługi klienta:

Dzięki tej synergii, zespoły obsługi klienta mogą znacznie ograniczyć liczbę powtarzalnych zgłoszeń, skrócić czas reakcji i poprawić jakość komunikacji z klientem końcowym. Jeśli chcesz nauczyć się samodzielnie projektować i wdrażać takie rozwiązania, warto zapoznać się z Kursem Copilot Studio – projektowanie i wdrażanie własnych agentów AI.

Zastosowanie w procesach HR i onboardingu pracowników

Integracja Copilot Studio z Power Automate otwiera nowe możliwości w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, szczególnie w kontekście digitalizacji procesów HR i automatyzacji onboardingu. Dzięki połączeniu możliwości konwersacyjnych botów tworzonych w Copilot Studio z przepływami pracy w Power Automate, zespoły HR mogą znacząco usprawnić komunikację z nowymi pracownikami oraz zautomatyzować wiele powtarzalnych zadań.

Typowe zastosowania integracji w HR obejmują:

• Onboarding nowych pracowników – bot może prowadzić nowego pracownika przez kolejne etapy wdrożenia, udzielając odpowiedzi na często zadawane pytania i uruchamiając odpowiednie zadania w Power Automate (np. automatyczne przypisanie sprzętu, założenie konta, zaplanowanie szkoleń).
• Obsługa wniosków kadrowych – użytkownik może za pomocą chatbota zainicjować wniosek o urlop, zmianę danych osobowych lub zgłoszenie nieobecności, co automatycznie uruchamia odpowiedni proces zatwierdzania w Power Automate.
• Zbieranie danych od pracowników – chatbot może zbierać okresowe deklaracje lub formularze (np. aktualizacja danych kontaktowych), a następnie zapisywać je i przesyłać do odpowiednich systemów lub zespołów.

Porównanie typowych zadań HR przed i po integracji:

Przykład prostego przepływu integracyjnego może wyglądać następująco:

// W Power Automate - przepływ uruchamiany przez Copilot Studio
Trigger: Copilot Studio message "Chcę wziąć urlop"
Action 1: Utwórz wniosek urlopowy w SharePoint
Action 2: Wyślij powiadomienie do przełożonego (Outlook)
Action 3: Po zatwierdzeniu, wyślij potwierdzenie do pracownika

Takie rozwiązania nie tylko zwiększają efektywność pracy działów HR, ale również poprawiają doświadczenia pracowników, oferując im szybki dostęp do informacji i usług kadrowych w nowoczesnej, konwersacyjnej formie.

Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące wdrażania

Integracja Copilot Studio z Power Automate otwiera nowe możliwości automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych, jednak skuteczne wdrożenie wymaga przemyślanej strategii. Poniżej przedstawiamy kluczowe praktyki i rekomendacje, które warto wziąć pod uwagę podczas implementacji tej integracji w organizacji.

• Rozpocznij od jasnego celu biznesowego: Zanim przystąpisz do integracji, zdefiniuj konkretne potrzeby i oczekiwane rezultaty. Pozwoli to lepiej dobrać zakres automatyzacji i funkcjonalności Copilot Studio oraz Power Automate.
• Stwórz mapę procesów: Dokładne zrozumienie istniejących przepływów pracy ułatwia identyfikację punktów, które mogą zostać zautomatyzowane. Wizualizacja procesów pozwala również wyeliminować zbędne etapy i poprawić efektywność.
• Zaangażuj użytkowników końcowych: Współpraca z pracownikami, którzy będą korzystać z gotowego rozwiązania, pomaga lepiej dopasować rozwiązania do rzeczywistych potrzeb i zwiększa akceptację systemu.
• Zapewnij odpowiednie szkolenie zespołu: Zrozumienie działania zarówno Copilot Studio, jak i Power Automate jest kluczowe dla efektywnego wdrażania i dalszego rozwoju rozwiązań. Warto zadbać o dostęp do dokumentacji oraz oficjalnych zasobów edukacyjnych.
• Buduj rozwiązania iteracyjnie: Rozpocznij od prostych scenariuszy, które można łatwo przetestować i zoptymalizować. Stopniowe rozszerzanie funkcjonalności pozwala utrzymać kontrolę i unikać błędów na wczesnym etapie.
• Zadbaj o bezpieczeństwo i zgodność: Upewnij się, że wszystkie dane przetwarzane w ramach integracji są odpowiednio zabezpieczone, a rozwiązania spełniają wymogi zgodności obowiązujące w danej branży lub regionie.
• Monitoruj i optymalizuj: Po wdrożeniu warto regularnie analizować działanie procesów zautomatyzowanych, identyfikować obszary do poprawy oraz aktualizować rozwiązania w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby organizacji.

Wdrożenie Copilot Studio w połączeniu z Power Automate może przynieść znaczące korzyści, pod warunkiem że zostanie przeprowadzone w sposób zaplanowany i świadomy. Przyjęcie dobrych praktyk już na etapie planowania pozwala uniknąć wielu typowych błędów i maksymalizować wartość biznesową z integracji.

Podsumowanie i dalsze możliwości rozwoju integracji

Integracja Copilot Studio z Power Automate otwiera nowe możliwości w zakresie automatyzacji procesów biznesowych oraz interakcji z użytkownikami. Copilot Studio, jako narzędzie do tworzenia zaawansowanych konwersacyjnych asystentów, skupia się na inteligentnej obsłudze dialogów i interakcji w języku naturalnym. Z kolei Power Automate specjalizuje się w automatyzacji przepływów pracy, które obejmują różne aplikacje i usługi wykorzystywane w codziennych operacjach firmowych.

Połączenie tych dwóch rozwiązań umożliwia budowę bardziej dynamicznych i responsywnych systemów — od chatbotów inicjujących zadania w tle, po kompleksowe procesy działające bez konieczności interwencji człowieka. Dzięki temu organizacje mogą szybciej reagować na potrzeby klientów, lepiej wykorzystywać dane oraz efektywniej zarządzać zasobami.

W miarę rozwoju platform Microsoftu, możliwe będzie jeszcze głębsze zintegrowanie logiki konwersacyjnej z automatyzacją procesów, co otwiera drogę do innowacyjnych zastosowań w wielu obszarach — od obsługi klienta po procesy wewnętrzne. Przyszłe aktualizacje i funkcje dodatkowe mogą jeszcze bardziej ułatwić budowanie adaptacyjnych rozwiązań, które będą dostarczać wartość zarówno użytkownikom, jak i organizacjom. Jeśli chcesz poznać więcej takich przykładów, zapraszamy na szkolenia Cognity, gdzie rozwijamy ten temat w praktyce.

Copilot w Teams – jak AI wspiera spotkania i komunikację zespołów 26 grudnia 2025

Relacje w modelu danych Power BI – jak poprawnie łączyć wiele tabel? 23 grudnia 2025