Intranet z Viva Connection

Wprowadzenie do Microsoft Viva Connections

Microsoft Viva Connections to nowoczesne rozwiązanie zaprojektowane z myślą o wspieraniu zaangażowania pracowników, ułatwieniu dostępu do informacji oraz wzmocnieniu kultury organizacyjnej w ramach środowiska Microsoft 365. Jest to jedna z kluczowych aplikacji w ramach platformy Microsoft Viva, skoncentrowanej na poprawie doświadczenia pracowników (Employee Experience).

Viva Connections działa jako spersonalizowany portal intranetowy, który łączy użytkowników z treściami firmowymi, zasobami, zespołami i narzędziami niezbędnymi do codziennej pracy — wszystko to dostępne z poziomu aplikacji Microsoft Teams. Dzięki temu użytkownicy mogą pozostać w swoim głównym środowisku pracy, bez konieczności przełączania się między różnymi platformami.

W odróżnieniu od tradycyjnych intranetów, Viva Connections skupia się na integracji i personalizacji. Bazuje na SharePointie, ale oferuje wsparcie dla rozwiązań komunikacyjnych, społecznościowych i informacyjnych, tworząc jednolity punkt dostępu do zasobów organizacji. Narzędzie to stawia na nowoczesny interfejs użytkownika, elastyczność w dostosowaniu treści oraz możliwość łatwej skalowalności w miarę rozwoju firmy.

Viva Connections umożliwia prezentację ważnych wiadomości, wydarzeń i aktualizacji w czasie rzeczywistym, wspiera zaangażowanie pracowników poprzez dostęp do społeczności i kanałów komunikacji oraz centralizuje kluczowe funkcje HR i operacyjne w jednym miejscu. To podejście znacząco poprawia przepływ informacji i sprzyja budowaniu spójnej kultury organizacyjnej, niezależnie od lokalizacji zespołów.

Przygotowanie organizacji do wdrożenia intranetu

Skuteczne wdrożenie intranetu opartego na Microsoft Viva Connections wymaga starannego przygotowania organizacji, zarówno pod względem technologicznym, jak i kulturowym. Etap ten jest kluczowy, aby zapewnić płynne uruchomienie platformy oraz jej późniejszą akceptację przez pracowników.

Przede wszystkim należy określić cele biznesowe i komunikacyjne, jakie ma spełniać nowy intranet. W zależności od potrzeb organizacji może on służyć jako centralne źródło informacji, narzędzie do budowania zaangażowania pracowników, wspierania pracy zespołowej czy wzmocnienia tożsamości firmowej.

Pod kątem technologicznym niezbędne jest sprawdzenie zgodności istniejącej infrastruktury IT z wymaganiami Microsoft Viva Connections. W szczególności warto dokonać przeglądu środowiska Microsoft 365, ponieważ Viva Connections działa w ścisłej integracji z usługami takimi jak SharePoint, Teams czy Yammer.

Równie istotne jest uwzględnienie aspektów organizacyjnych. Wdrożenie intranetu to nie tylko projekt IT – wymaga zaangażowania przedstawicieli różnych działów: komunikacji wewnętrznej, HR, IT oraz zarządu. Warto już na tym etapie zdefiniować role i odpowiedzialności, np. kto będzie zarządzał treściami, kto odpowiada za administrację techniczną, a kto za strategię komunikacyjną.

Ważnym elementem przygotowań jest również analiza potrzeb użytkowników końcowych. Warto przeprowadzić ankiety, warsztaty lub rozmowy z pracownikami, aby lepiej zrozumieć ich oczekiwania wobec intranetu oraz zidentyfikować potencjalne bariery w adaptacji nowego narzędzia. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Ostatecznie, organizacja powinna opracować plan wdrożenia, który uwzględnia etapy uruchomienia, strategię komunikacji zmian oraz plan szkoleń użytkowników. Jasna wizja i solidne przygotowanie zwiększają szanse na sukces projektu oraz szybkie osiągnięcie zakładanych korzyści.

Integracja Viva Connections z SharePoint i Microsoft 365

Viva Connections to rozwiązanie firmy Microsoft zaprojektowane z myślą o nowoczesnym intranecie, który bezproblemowo integruje się z ekosystemem Microsoft 365, a w szczególności z SharePoint. Kluczowym celem tej integracji jest stworzenie centralnego punktu dostępu do zasobów, informacji i narzędzi wspierających codzienną pracę zespołów.

Integracja z SharePoint Online pozwala na wykorzystanie istniejących witryn komunikacyjnych jako podstawy dla interfejsu Viva Connections. Dzięki temu organizacje mogą szybko przekształcić swoje aktualne rozwiązania intranetowe w nowoczesny, zintegrowany hub pracowniczy dostępny z poziomu Microsoft Teams.

Microsoft 365 zapewnia szeroką gamę usług wspierających Viva Connections, takich jak:

• Microsoft Teams – jako główne środowisko pracy, w którym użytkownicy mają dostęp do Viva Connections.
• Microsoft Graph – umożliwiający spersonalizowane treści dzięki analizie zachowań i interakcji użytkownika.
• Microsoft Lists i Planner – zintegrowane narzędzia do zarządzania zadaniami i danymi.

Poniższa tabela przedstawia uproszczone porównanie ról poszczególnych komponentów:

Warto również zaznaczyć, że wdrożenie Viva Connections opiera się na tzw. Home Site w SharePoint – specjalnej witrynie komunikacyjnej, która pełni rolę oficjalnego intranetu organizacji. Po odpowiednim skonfigurowaniu, Viva Connections pobiera z niej zawartość i prezentuje ją użytkownikom w przejrzystym i interaktywnym widoku w Microsoft Teams.

Podstawowa konfiguracja Viva Connections polega na połączeniu istniejącej witryny SharePoint z aplikacją Viva w Microsoft Teams. Przykładowy kod PowerShell do ustawienia witryny jako Home Site może wyglądać następująco:

Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/intranet -IsHubSite $true
Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/intranet

Integracja ta stanowi fundament dla dalszego rozwoju środowiska intranetowego, umożliwiając jego personalizację, rozszerzenia i pełniejsze wykorzystanie możliwości platformy Microsoft 365. Jeśli chcesz jeszcze lepiej zrozumieć i wykorzystać potencjał SharePoint w ramach Microsoft 365, polecamy Kurs Microsoft SharePoint 365 średniozaawansowany - skuteczne wykorzystanie funkcji programu i opcji narzędzi.

Personalizacja i dostosowanie środowiska intranetowego

Microsoft Viva Connections oferuje elastyczne możliwości personalizacji, które pozwalają dostosować intranet do unikalnych potrzeb organizacji, jej kultury oraz profilu pracowników. Wdrożenie spersonalizowanego środowiska intranetowego nie tylko ułatwia dostęp do najważniejszych informacji, ale także zwiększa zaangażowanie użytkowników i efektywność komunikacji wewnętrznej. W Cognity wierzymy, że dobre zrozumienie tego tematu to podstawa efektywnej pracy z narzędziami cyfrowymi.

Personalizacja odbywa się głównie na poziomie SharePoint oraz aplikacji Viva Connections w Microsoft Teams. Administratorzy i redaktorzy treści mają do dyspozycji szereg narzędzi umożliwiających modyfikację układów, kolorystyki, nawigacji oraz rodzaju wyświetlanych treści. Poniżej przedstawiono podstawowe możliwości dostosowania środowiska:

Personalizacja może także obejmować dodawanie własnych komponentów przy użyciu frameworka SharePoint Framework (SPFx), co pozwala na tworzenie bardziej zaawansowanych funkcjonalności. Przykładowy fragment kodu dodający prostą kartę adaptacyjną może wyglądać następująco:

{
  "$schema": "https://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
  "type": "AdaptiveCard",
  "version": "1.3",
  "body": [
    {
      "type": "TextBlock",
      "text": "Witamy w firmowym intranecie!",
      "weight": "Bolder",
      "size": "Medium"
    },
    {
      "type": "Image",
      "url": "https://contoso.com/logo.png",
      "size": "Small"
    }
  ]
}

Dzięki takim możliwościom każda organizacja może stworzyć środowisko odpowiadające strukturze i potrzebom informacyjnym swoich zespołów, zachowując przy tym spójność z całą platformą Microsoft 365.

Rola Viva Connections w komunikacji wewnętrznej i HR

Microsoft Viva Connections to platforma, która pełni kluczową rolę w nowoczesnej komunikacji wewnętrznej, integrując narzędzia Microsoft 365 w spójną przestrzeń cyfrową. Dzięki temu rozwiązaniu, działy komunikacji i HR zyskują nowe możliwości w zakresie dotarcia do pracowników, zwiększenia ich zaangażowania oraz usprawnienia procesów informacyjnych.

Viva Connections działa jako „brama startowa” do firmowego intranetu bezpośrednio w Microsoft Teams, co znacząco upraszcza dostęp do kluczowych informacji i zasobów. Umożliwia nie tylko publikację aktualności i komunikatów, ale również integrację z procesami HR czy formularzami wewnętrznymi. To sprawia, że narzędzie to jest przydatne zarówno dla zespołów komunikacyjnych, jak i działów kadr.

Viva Connections umożliwia również szybkie reagowanie na zmieniające się potrzeby organizacji poprzez dynamiczne karty (Adaptive Cards), które mogą zawierać np. przypomnienia o wydarzeniach czy zadaniach do wykonania. Dla działów HR istotna jest także możliwość konsolidacji procesów kadrowych w jednym miejscu, co sprzyja automatyzacji i redukcji zbędnych kroków administracyjnych.

Dzięki integracji z Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD), możliwe jest precyzyjne targetowanie komunikatów – pracownicy otrzymują treści zgodne ze swoją rolą, lokalizacją czy językiem, co zwiększa skuteczność przekazu i ogranicza szum informacyjny.

Podsumowując, Viva Connections pełni rolę cyfrowego centrum komunikacji, gdzie działania informacyjne i kadrowe przenikają się w sposób spójny i dostępny dla każdego pracownika – niezależnie od jego stanowiska czy miejsca pracy. Jeśli chcesz lepiej poznać możliwości współpracy i zarządzania treściami w środowisku Microsoft 365, warto rozważyć udział w Kursie Microsoft SharePoint podstawowym – funkcje współpracy i przepływu dokumentów i zadań.

Korzyści dla pracowników i organizacji

Microsoft Viva Connections to platforma, która znacząco upraszcza dostęp do informacji i narzędzi potrzebnych w codziennej pracy. Dzięki integracji z Microsoft 365 i SharePoint, Viva Connections oferuje spersonalizowane środowisko intranetowe, które przynosi wymierne korzyści zarówno pracownikom, jak i całej organizacji.

Korzyści dla pracowników

• Centralny punkt dostępu: Użytkownicy mają dostęp do najważniejszych zasobów, aktualności i aplikacji z poziomu jednego, spójnego interfejsu – bez konieczności przełączania się między różnymi narzędziami.
• Spersonalizowana zawartość: Viva Connections dostarcza treści dostosowane do roli, lokalizacji i działu pracownika, co zwiększa ich trafność i zaangażowanie.
• Lepsza komunikacja: Dzięki integracji z Teams i SharePoint, pracownicy mogą szybko odnajdywać informacje i uczestniczyć w komunikacji wewnętrznej.
• Dostęp mobilny: Platforma jest w pełni dostępna z poziomu aplikacji mobilnej Teams, co pozwala na bieżący dostęp do intranetu w każdym miejscu i czasie.

Korzyści dla organizacji

• Wzmocnienie kultury organizacyjnej: Viva Connections sprzyja lepszemu przepływowi informacji oraz budowaniu spójnej kultury pracy, integrując treści korporacyjne z codziennym środowiskiem użytkownika.
• Zwiększenie zaangażowania: Personalizacja i przejrzysta struktura informacji wpływają na większą aktywność pracowników i lepsze zrozumienie celów organizacyjnych.
• Efektywność operacyjna: Ułatwienie dostępu do narzędzi i zasobów znacząco skraca czas potrzebny na wyszukiwanie informacji oraz umożliwia szybsze podejmowanie decyzji.
• Spójność komunikacji: Ujednolicenie kanałów komunikacyjnych zmniejsza ryzyko nieporozumień i zapewnia jednolity przekaz wewnętrzny.

Porównanie korzyści

Najlepsze praktyki i wskazówki wdrożeniowe

Wdrożenie intranetu opartego na Microsoft Viva Connections wymaga przemyślanej strategii oraz zaangażowania zespołów IT, HR i komunikacji wewnętrznej. Aby zapewnić skuteczne uruchomienie i maksymalne wykorzystanie możliwości platformy, warto kierować się sprawdzonymi praktykami wdrożeniowymi.

• Zaangażuj interesariuszy na wczesnym etapie: Upewnij się, że kierownictwo, działy HR, IT i komunikacji są aktywnie zaangażowane od początku projektu. Dzięki temu lepiej zrozumiesz potrzeby użytkowników i dopasujesz funkcjonalności Viva Connections do celów organizacji.
• Oceń gotowość technologiczno-organizacyjną: Przed wdrożeniem przeprowadź audyt istniejących zasobów Microsoft 365, w tym SharePoint i Teams. Sprawdź, czy struktura informacji i uprawnienia są odpowiednio skonfigurowane.
• Rozpocznij od pilotażu: Wdrożenie na małej grupie użytkowników pozwoli przetestować rozwiązanie, zebrać opinie i wprowadzić niezbędne poprawki przed pełnym uruchomieniem.
• Postaw na prostotę i intuicyjność: Projektując doświadczenie użytkownika, skup się na łatwym dostępie do najważniejszych zasobów, atrakcyjnej prezentacji treści i integracji z codziennymi narzędziami pracowników.
• Szkolenie i komunikacja: Zorganizuj szkolenia i materiały instruktażowe, które pomogą pracownikom zrozumieć korzyści płynące z korzystania z Viva Connections oraz jak efektywnie je wykorzystywać w codziennej pracy.
• Monitorowanie i ciągłe doskonalenie: Po wdrożeniu regularnie analizuj dane dotyczące korzystania z intranetu, zbieraj feedback i na bieżąco wprowadzaj usprawnienia odpowiadające zmieniającym się potrzebom użytkowników.

Stosowanie tych praktyk pozwala nie tylko zwiększyć efektywność procesu wdrożeniowego, ale także buduje większe zaangażowanie i satysfakcję pracowników z korzystania z nowego środowiska cyfrowego.

Podsumowanie i dalsze kroki

Microsoft Viva Connections to nowoczesne rozwiązanie służące do budowy zintegrowanego i angażującego intranetu w ramach ekosystemu Microsoft 365. Dzięki ścisłej integracji z SharePoint, Teams oraz innymi usługami Microsoft, narzędzie to umożliwia stworzenie jednego, spójnego punktu dostępu do informacji, zasobów i komunikacji firmowej.

Wdrażając Viva Connections, organizacje mogą skutecznie wspierać kulturę organizacyjną, zwiększać zaangażowanie pracowników oraz usprawniać przepływ informacji. Platforma pozwala na dostosowanie treści do różnych grup użytkowników, co sprzyja personalizacji doświadczeń i lepszej orientacji w firmowych procesach.

Przygotowanie do wdrożenia wymaga jednak odpowiedniego planowania, analizy potrzeb użytkowników oraz przemyślanej architektury informacji. Kluczowe znaczenie ma również zaangażowanie działów komunikacji, HR i IT, by zapewnić jak największą wartość z perspektywy całej organizacji.

Rozpoczęcie pracy z Viva Connections to krok w stronę nowoczesnej, cyfrowej przestrzeni pracy, która łączy ludzi, dane i narzędzia w jednym miejscu – dostępnym z każdego urządzenia i z dowolnej lokalizacji. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Tworzenie i personalizacja wykresów w Excelu – od prostych do zaawansowanych wizualizacji 06 listopada 2025

Jak skutecznie korzystać z AI jako kandydat – praktyczny poradnik 04 listopada 2025