Jak AI Builder wspiera automatyzację dokumentów (faktury, umowy, formularze)

Wprowadzenie do AI Builder i jego roli w automatyzacji dokumentów

AI Builder to narzędzie w ramach ekosystemu Microsoft Power Platform, które umożliwia użytkownikom tworzenie i wdrażanie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności posiadania zaawansowanej wiedzy programistycznej. Jego głównym celem jest uproszczenie i przyspieszenie procesów biznesowych poprzez automatyzację zadań opartych na danych, w tym także tych związanych z przetwarzaniem dokumentów.

W kontekście automatyzacji dokumentów, AI Builder odgrywa kluczową rolę w identyfikacji, analizie i ekstrakcji informacji z różnorodnych typów dokumentów, takich jak faktury, umowy czy formularze. Tradycyjne podejścia do przetwarzania dokumentów wymagają ręcznego wprowadzania danych i są podatne na błędy, szczególnie przy dużej skali. Dzięki sztucznej inteligencji, możliwe jest znaczne ograniczenie udziału człowieka w tych procesach, co przekłada się na zwiększenie efektywności, dokładności i oszczędność czasu.

AI Builder oferuje gotowe modele do rozpoznawania tekstu, ekstrakcji danych i klasyfikacji dokumentów, które można bezpośrednio zintegrować z przepływami pracy w Power Automate czy aplikacjami tworzonymi w Power Apps. Umożliwia to automatyczne pobieranie danych z dokumentów, ich weryfikację i przesyłanie do odpowiednich systemów, bez konieczności ręcznej interwencji.

Jedną z największych zalet AI Buildera jest jego dostępność dla szerokiego grona użytkowników – zarówno specjalistów IT, jak i osób pracujących w działach biznesowych. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i możliwości trenowania modeli na własnych danych, organizacje mogą szybko dostosować rozwiązania do swoich indywidualnych potrzeb.

Automatyzacja dokumentów z wykorzystaniem AI Buildera stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji procesów biznesowych, eliminując powtarzalne zadania manualne i umożliwiając pracownikom skupienie się na działaniach o wyższej wartości dodanej.

Obsługiwane typy dokumentów: faktury, umowy i formularze

AI Builder został zaprojektowany z myślą o usprawnieniu pracy z różnorodnymi dokumentami biznesowymi. Wśród najczęściej obsługiwanych typów znajdują się faktury, umowy oraz formularze — każdy z nich charakteryzuje się odmienną strukturą oraz przeznaczeniem, co wpływa na sposób ich przetwarzania. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

• Faktury to dokumenty finansowe zawierające dane takie jak kwoty, daty, numery kont czy dane kontrahenta. Automatyzacja ich przetwarzania pozwala na szybkie pozyskiwanie informacji księgowych i integrację z systemami ERP czy finansowymi.
• Umowy są dokumentami tekstowymi o bardziej złożonej strukturze logicznej. Mogą zawierać klauzule, daty ważności, dane stron i warunki współpracy. Automatyzacja ich analizy pozwala na identyfikację kluczowych zapisów i wsparcie procesów prawnych oraz compliance.
• Formularze to często ustrukturyzowane dokumenty wypełniane ręcznie lub elektronicznie, zawierające dane osobowe, preferencje klientów czy odpowiedzi na pytania. Dzięki AI Builder możliwa jest ich cyfryzacja i analiza, co wspiera m.in. procesy rekrutacyjne, ankiety czy zgłoszenia serwisowe.

Każdy z tych typów dokumentów stawia inne wymagania w kontekście ekstrakcji danych oraz integracji z procesami biznesowymi, co sprawia, że wszechstronność AI Builder jest kluczowa dla ich skutecznej automatyzacji.

Modele AI dostępne w AI Builder do przetwarzania dokumentów

AI Builder w Microsoft Power Platform oferuje zestaw gotowych modeli sztucznej inteligencji zaprojektowanych specjalnie do przetwarzania dokumentów. Modele te umożliwiają automatyczne rozpoznawanie, klasyfikację i ekstrakcję danych z różnych typów dokumentów, takich jak faktury, umowy czy formularze. Dzięki temu organizacje mogą znacznie ograniczyć czasochłonne operacje manualne oraz zmniejszyć ryzyko błędów wprowadzania danych.

W AI Builder dostępne są zarówno modele wstępnie wytrenowane, jak i modele niestandardowe, które można dostosować do specyficznych potrzeb biznesowych. Poniższa tabela przedstawia podstawowe różnice pomiędzy nimi:

Wszystkie modele AI w AI Builder można łatwo zintegrować z przepływami pracy w Power Automate, co pozwala na tworzenie w pełni zautomatyzowanych procesów biznesowych bez konieczności programowania. Dodatkowo, możliwe jest trenowanie modeli niestandardowych na własnych danych, co zwiększa precyzję rozpoznawania w przypadku specyficznych layoutów lub języka dokumentów. Jeśli chcesz poszerzyć swoje umiejętności w zakresie tworzenia aplikacji i automatyzacji procesów, sprawdź nasz Kurs Microsoft PowerApps podstawowy - tworzenie aplikacji, projektowanie i automatyzowanie procesów biznesowych.

Przykładowy sposób wywołania modelu ekstrakcji danych w Power Automate:

Action: AI Builder - Ekstrahuj dane z dokumentu
Inputs:
  Document: 
  Model: Custom Form Processing Model

Dobór odpowiedniego modelu zależy od typu dokumentu oraz oczekiwanego rezultatu – czy celem jest klasyfikacja, odczyt pól, czy pełna analiza zawartości. AI Builder zapewnia elastyczność i wsparcie dla szerokiego zakresu scenariuszy przetwarzania dokumentów w organizacjach każdej wielkości.

Przykłady zastosowania AI Builder do automatyzacji faktur

AI Builder w ekosystemie Microsoft Power Platform oferuje rozbudowane możliwości automatyzacji przetwarzania faktur, co znacząco przyspiesza i usprawnia procesy księgowe, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Dzięki wykorzystaniu modeli opartych na sztucznej inteligencji, możliwe jest automatyczne rozpoznawanie struktur dokumentów, ekstrakcja kluczowych informacji oraz ich dalsze przetwarzanie w zautomatyzowanych przepływach pracy.

W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Poniżej przedstawiono kilka typowych przypadków użycia:

• Ekstrakcja danych z faktur PDF lub skanów – AI Builder może automatycznie odczytywać dane takie jak numer faktury, data wystawienia, kwota brutto/netto, NIP sprzedawcy czy lista pozycji towarowych.
• Walidacja danych i przekazywanie do systemów ERP – po odczytaniu danych, można je automatycznie porównać z zapisami w bazach danych lub przesyłać do systemu księgowego.
• Automatyczne zatwierdzanie faktur – w zależności od wartości faktury lub rodzaju kontrahenta, możliwe jest uruchomienie odpowiedniego procesu zatwierdzania w Power Automate.
• Tworzenie archiwum cyfrowego – zeskanowane faktury mogą być automatycznie opisywane metadanymi i zapisywane w repozytorium, np. SharePoint lub OneDrive.

Porównanie ręcznego i zautomatyzowanego procesu przetwarzania faktur:

Dzięki połączeniu AI Builder z Power Automate możliwe jest tworzenie elastycznych przepływów dostosowanych do potrzeb organizacji, które nie tylko skracają czas przetwarzania faktur, ale również zmniejszają ryzyko błędów ludzkich.

Automatyzacja przetwarzania umów i ekstrakcja danych

Umowy stanowią jedne z najbardziej złożonych dokumentów biznesowych — zawierają zarówno dane strukturalne (np. daty, numery identyfikacyjne), jak i niestrukturalne fragmenty tekstu (np. klauzule, warunki). AI Builder umożliwia automatyzację ich przetwarzania poprzez stosowanie modeli sztucznej inteligencji do identyfikacji, ekstrakcji i klasyfikacji danych znajdujących się w treści dokumentów kontraktowych.

Główne zastosowania automatyzacji umów z wykorzystaniem AI Builder obejmują:

• Wyodrębnianie kluczowych informacji – takich jak daty obowiązywania umowy, nazwy stron, kwoty, okresy wypowiedzenia.
• Analiza treści klauzul – pomoc w klasyfikacji typów klauzul (np. poufność, odpowiedzialność) oraz porównanie z wzorcami.
• Wykrywanie brakujących danych – automatyczne identyfikowanie niekompletnych lub niezgodnych zapisów.

AI Builder może być używany do przetwarzania umów zarówno w formacie PDF, jak i obrazu (np. skan), dzięki czemu możliwa jest digitalizacja dokumentów papierowych. Połączenie technologii OCR oraz modelu ekstrakcji danych pozwala na szybkie przekształcenie umowy w zestaw uporządkowanych danych.

W tabeli poniżej przedstawiono porównanie tradycyjnego i zautomatyzowanego podejścia do przetwarzania umów:

Przykładowy fragment przepływu pracy z użyciem Power Automate i AI Builder przy analizie umowy może wyglądać następująco:

1. Otrzymanie umowy (e-mail lub SharePoint)
2. Użycie modelu AI Builder do ekstrakcji pól: "Data rozpoczęcia", "Strony umowy", "Wartość brutto"
3. Zapisanie danych w tabeli Dataverse lub Excel
4. Powiadomienie działu prawnego o nowej umowie

Automatyzacja analizy umów nie tylko ułatwia codzienną pracę zespołów prawnych i administracyjnych, ale również zmniejsza ryzyko błędów i pominięć, co ma kluczowe znaczenie w kontekście zgodności z regulacjami i warunkami kontraktowymi. Jeśli chcesz nauczyć się, jak samodzielnie tworzyć takie przepływy pracy, polecamy Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Przetwarzanie formularzy i analiza danych przy użyciu AI

Formularze stanowią jedno z najczęściej spotykanych źródeł danych w organizacjach – od wniosków klientów, przez formularze rejestracyjne, po dokumenty ankietowe. AI Builder umożliwia automatyzację ich przetwarzania, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i minimalizując ryzyko błędów ludzkich.

Dzięki zastosowaniu modeli sztucznej inteligencji, platforma potrafi rozpoznawać strukturę formularzy (zarówno w wersji papierowej po zeskanowaniu, jak i cyfrowej), identyfikować pola formularza oraz przypisywać im odpowiednie wartości. Następnie dane te mogą być analizowane, kategoryzowane i wykorzystywane w dalszych procesach biznesowych.

Podstawowe możliwości AI Builder w zakresie formularzy:

• Ekstrakcja danych z formularzy o układzie stałym i pół-strukturalnym
• Rozpoznawanie pól tekstowych, liczbowych, dat, pól wyboru i podpisów
• Wstępna walidacja danych oraz możliwość połączenia z regułami biznesowymi
• Możliwość analizy danych z wielu formularzy jednocześnie

W zależności od charakterystyki formularza i oczekiwanego wyniku, AI Builder może być stosowany zarówno do przetwarzania danych indywidualnych (np. pojedynczy wniosek klienta), jak i do analizy zbiorczej (np. zestawienie wyników z kilkuset formularzy ankietowych).

Poniższa tabela ilustruje porównanie typowych zastosowań:

Co istotne, przetwarzanie formularzy można zintegrować z dodatkowymi komponentami Power Platform, takimi jak Power BI, co pozwala na wygenerowanie dynamicznych raportów i wskaźników KPI w oparciu o dane pozyskane z formularzy.

Integracja AI Builder z Power Automate – scenariusze i korzyści

AI Builder w połączeniu z Power Automate stanowi potężne narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych związanych z dokumentami. Dzięki tej integracji możliwe jest tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy, które łączą analizę i przetwarzanie dokumentów opartą na sztucznej inteligencji z natywnymi możliwościami automatyzacji oferowanymi przez Power Platform.

Power Automate umożliwia uruchamianie przepływów na podstawie zdarzeń, takich jak otrzymanie nowego pliku, wypełnienie formularza lub zmiana danych w systemach biznesowych. Gdy połączy się to z AI Builderem, można np. automatycznie odczytać dane z faktury, umowy lub formularza, przetworzyć je i przesłać dalej – np. do systemu ERP, bazy danych lub poczty elektronicznej.

Korzyści z takiej integracji obejmują:

• Oszczędność czasu – eliminacja ręcznego wprowadzania danych i przyspieszenie obiegu dokumentów.
• Redukcja błędów – automatyczne rozpoznawanie i ekstrakcja danych zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich.
• Skalowalność – automaty dopasowują się do wzrastającej liczby przetwarzanych dokumentów bez zwiększania nakładów pracy.
• Łatwa konfiguracja – użytkownicy biznesowi mogą tworzyć przepływy bez potrzeby pisania kodu.

Integracja ta znajduje zastosowanie w wielu scenariuszach, takich jak automatyczne archiwizowanie umów, zatwierdzanie faktur zakupowych czy przekazywanie zgłoszeń z formularzy do odpowiednich działów. Dzięki elastyczności Power Automate i możliwościom AI Buildera, nawet złożone przepływy przetwarzania dokumentów mogą być realizowane szybko i efektywnie.

Podsumowanie i perspektywy rozwoju wykorzystania AI w dokumentach

Wykorzystanie sztucznej inteligencji, a zwłaszcza narzędzi takich jak AI Builder, rewolucjonizuje sposób, w jaki organizacje podchodzą do przetwarzania dokumentów. Automatyzacja faktur, umów czy formularzy pozwala znacząco ograniczyć czasochłonne, ręczne działania i zwiększyć efektywność operacyjną. Dzięki możliwości rozpoznawania tekstu, ekstrakcji danych oraz integracji z innymi usługami, AI Builder umożliwia szybkie i precyzyjne przetwarzanie różnorodnych dokumentów biznesowych.

Oprócz korzyści bezpośrednio związanych z oszczędnością czasu i redukcją błędów, wdrażanie rozwiązań AI przyczynia się również do poprawy jakości danych i przyspieszenia obiegu informacji w organizacji. Coraz większe możliwości modeli sztucznej inteligencji oznaczają, że przyszłość automatyzacji dokumentów będzie jeszcze bardziej oparta na inteligentnym, kontekstowym rozumieniu treści oraz uczeniu się na podstawie historycznych danych.

W perspektywie rozwoju technologii, można spodziewać się lepszej integracji AI z systemami ERP i CRM, zwiększenia dokładności rozpoznawania dokumentów nieustrukturyzowanych oraz pojawienia się nowych scenariuszy użycia, które wykraczają poza tradycyjne przetwarzanie tekstu. AI Builder to tylko początek drogi ku pełnej automatyzacji i digitalizacji procesów dokumentowych. Na zakończenie – w Cognity wierzymy, że wiedza najlepiej działa wtedy, gdy jest osadzona w codziennej pracy. Dlatego szkolimy praktycznie.

Copilot w Teams – jak AI wspiera spotkania i komunikację zespołów 26 grudnia 2025

Relacje w modelu danych Power BI – jak poprawnie łączyć wiele tabel? 23 grudnia 2025