🤖 Jak AI Builder wspiera automatyzację dokumentów

Wprowadzenie do AI Builder i jego roli w automatyzacji dokumentów

AI Builder to narzędzie w ramach ekosystemu Microsoft Power Platform, które umożliwia użytkownikom tworzenie i wdrażanie modeli sztucznej inteligencji bez konieczności posiadania zaawansowanej wiedzy programistycznej. Jego głównym celem jest uproszczenie i przyspieszenie procesów biznesowych poprzez automatyzację zadań opartych na danych, w tym także tych związanych z przetwarzaniem dokumentów.

W kontekście automatyzacji dokumentów, AI Builder odgrywa kluczową rolę w identyfikacji, analizie i ekstrakcji informacji z różnorodnych typów dokumentów, takich jak faktury, umowy czy formularze. Tradycyjne podejścia do przetwarzania dokumentów wymagają ręcznego wprowadzania danych i są podatne na błędy, szczególnie przy dużej skali. Dzięki sztucznej inteligencji, możliwe jest znaczne ograniczenie udziału człowieka w tych procesach, co przekłada się na zwiększenie efektywności, dokładności i oszczędność czasu.

AI Builder oferuje gotowe modele do rozpoznawania tekstu, ekstrakcji danych i klasyfikacji dokumentów, które można bezpośrednio zintegrować z przepływami pracy w Power Automate czy aplikacjami tworzonymi w Power Apps. Umożliwia to automatyczne pobieranie danych z dokumentów, ich weryfikację i przesyłanie do odpowiednich systemów, bez konieczności ręcznej interwencji.

Jedną z największych zalet AI Buildera jest jego dostępność dla szerokiego grona użytkowników – zarówno specjalistów IT, jak i osób pracujących w działach biznesowych. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i możliwości trenowania modeli na własnych danych, organizacje mogą szybko dostosować rozwiązania do swoich indywidualnych potrzeb.

Automatyzacja dokumentów z wykorzystaniem AI Buildera stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji procesów biznesowych, eliminując powtarzalne zadania manualne i umożliwiając pracownikom skupienie się na działaniach o wyższej wartości dodanej.

Obsługiwane typy dokumentów: faktury, umowy i formularze

AI Builder został zaprojektowany z myślą o usprawnieniu pracy z różnorodnymi dokumentami biznesowymi. Wśród najczęściej obsługiwanych typów znajdują się faktury, umowy oraz formularze — każdy z nich charakteryzuje się odmienną strukturą oraz przeznaczeniem, co wpływa na sposób ich przetwarzania. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Faktury to dokumenty finansowe zawierające dane takie jak kwoty, daty, numery kont czy dane kontrahenta. Automatyzacja ich przetwarzania pozwala na szybkie pozyskiwanie informacji księgowych i integrację z systemami ERP czy finansowymi.
Umowy są dokumentami tekstowymi o bardziej złożonej strukturze logicznej. Mogą zawierać klauzule, daty ważności, dane stron i warunki współpracy. Automatyzacja ich analizy pozwala na identyfikację kluczowych zapisów i wsparcie procesów prawnych oraz compliance.
Formularze to często ustrukturyzowane dokumenty wypełniane ręcznie lub elektronicznie, zawierające dane osobowe, preferencje klientów czy odpowiedzi na pytania. Dzięki AI Builder możliwa jest ich cyfryzacja i analiza, co wspiera m.in. procesy rekrutacyjne, ankiety czy zgłoszenia serwisowe.

Każdy z tych typów dokumentów stawia inne wymagania w kontekście ekstrakcji danych oraz integracji z procesami biznesowymi, co sprawia, że wszechstronność AI Builder jest kluczowa dla ich skutecznej automatyzacji.

Modele AI dostępne w AI Builder do przetwarzania dokumentów

AI Builder w Microsoft Power Platform oferuje zestaw gotowych modeli sztucznej inteligencji zaprojektowanych specjalnie do przetwarzania dokumentów. Modele te umożliwiają automatyczne rozpoznawanie, klasyfikację i ekstrakcję danych z różnych typów dokumentów, takich jak faktury, umowy czy formularze. Dzięki temu organizacje mogą znacznie ograniczyć czasochłonne operacje manualne oraz zmniejszyć ryzyko błędów wprowadzania danych.

W AI Builder dostępne są zarówno modele wstępnie wytrenowane, jak i modele niestandardowe, które można dostosować do specyficznych potrzeb biznesowych. Poniższa tabela przedstawia podstawowe różnice pomiędzy nimi:

Rodzaj modelu	Opis	Typowe zastosowania
Model przetwarzania formularzy (Form Processing)	Uczy się na podstawie przesłanych przykładów dokumentów i pozwala zidentyfikować konkretne pola danych.	Formularze rejestracyjne, zamówienia, wnioski
Model ekstrakcji z faktur (Invoice Processing)	Wstępnie wytrenowany model do rozpoznawania struktury i danych na fakturach.	Automatyczne pobieranie daty, numeru faktury, kwot
Model ekstrakcji z paragonów (Receipt Processing)	Wyodrębnia dane z paragonów papierowych lub cyfrowych.	Zwroty kosztów, raporty wydatków służbowych
Model czytania dokumentów (Document Processing)	Umożliwia klasyfikację dokumentów i ekstrakcję danych z plików PDF, Word i obrazów.	Przetwarzanie umów, identyfikacja typu dokumentu

Wszystkie modele AI w AI Builder można łatwo zintegrować z przepływami pracy w Power Automate, co pozwala na tworzenie w pełni zautomatyzowanych procesów biznesowych bez konieczności programowania. Dodatkowo, możliwe jest trenowanie modeli niestandardowych na własnych danych, co zwiększa precyzję rozpoznawania w przypadku specyficznych layoutów lub języka dokumentów. Jeśli chcesz poszerzyć swoje umiejętności w zakresie tworzenia aplikacji i automatyzacji procesów, sprawdź nasz Kurs Microsoft PowerApps podstawowy - tworzenie aplikacji, projektowanie i automatyzowanie procesów biznesowych.

Przykładowy sposób wywołania modelu ekstrakcji danych w Power Automate:

Action: AI Builder - Ekstrahuj dane z dokumentu
Inputs:
  Document: 
  Model: Custom Form Processing Model

Dobór odpowiedniego modelu zależy od typu dokumentu oraz oczekiwanego rezultatu – czy celem jest klasyfikacja, odczyt pól, czy pełna analiza zawartości. AI Builder zapewnia elastyczność i wsparcie dla szerokiego zakresu scenariuszy przetwarzania dokumentów w organizacjach każdej wielkości.

Przykłady zastosowania AI Builder do automatyzacji faktur

AI Builder w ekosystemie Microsoft Power Platform oferuje rozbudowane możliwości automatyzacji przetwarzania faktur, co znacząco przyspiesza i usprawnia procesy księgowe, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych. Dzięki wykorzystaniu modeli opartych na sztucznej inteligencji, możliwe jest automatyczne rozpoznawanie struktur dokumentów, ekstrakcja kluczowych informacji oraz ich dalsze przetwarzanie w zautomatyzowanych przepływach pracy.

W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Poniżej przedstawiono kilka typowych przypadków użycia:

Ekstrakcja danych z faktur PDF lub skanów – AI Builder może automatycznie odczytywać dane takie jak numer faktury, data wystawienia, kwota brutto/netto, NIP sprzedawcy czy lista pozycji towarowych.
Walidacja danych i przekazywanie do systemów ERP – po odczytaniu danych, można je automatycznie porównać z zapisami w bazach danych lub przesyłać do systemu księgowego.
Automatyczne zatwierdzanie faktur – w zależności od wartości faktury lub rodzaju kontrahenta, możliwe jest uruchomienie odpowiedniego procesu zatwierdzania w Power Automate.
Tworzenie archiwum cyfrowego – zeskanowane faktury mogą być automatycznie opisywane metadanymi i zapisywane w repozytorium, np. SharePoint lub OneDrive.

Porównanie ręcznego i zautomatyzowanego procesu przetwarzania faktur:

Etap	Proces ręczny	Z użyciem AI Builder
Odczyt danych	Przepisanie z faktury do systemu	Automatyczna ekstrakcja pól z dokumentu
Walidacja	Porównanie z bazą danych przez pracownika	Zautomatyzowane reguły sprawdzające poprawność
Zatwierdzanie	Ręczny obieg dokumentu	Automatyczny przepływ zależny od typu i wartości
Archiwizacja	Skany zapisywane ręcznie w katalogach	Automatyczne przypisywanie metadanych i zapis

Dzięki połączeniu AI Builder z Power Automate możliwe jest tworzenie elastycznych przepływów dostosowanych do potrzeb organizacji, które nie tylko skracają czas przetwarzania faktur, ale również zmniejszają ryzyko błędów ludzkich.

Automatyzacja przetwarzania umów i ekstrakcja danych

Umowy stanowią jedne z najbardziej złożonych dokumentów biznesowych — zawierają zarówno dane strukturalne (np. daty, numery identyfikacyjne), jak i niestrukturalne fragmenty tekstu (np. klauzule, warunki). AI Builder umożliwia automatyzację ich przetwarzania poprzez stosowanie modeli sztucznej inteligencji do identyfikacji, ekstrakcji i klasyfikacji danych znajdujących się w treści dokumentów kontraktowych.

Główne zastosowania automatyzacji umów z wykorzystaniem AI Builder obejmują:

Wyodrębnianie kluczowych informacji – takich jak daty obowiązywania umowy, nazwy stron, kwoty, okresy wypowiedzenia.
Analiza treści klauzul – pomoc w klasyfikacji typów klauzul (np. poufność, odpowiedzialność) oraz porównanie z wzorcami.
Wykrywanie brakujących danych – automatyczne identyfikowanie niekompletnych lub niezgodnych zapisów.

AI Builder może być używany do przetwarzania umów zarówno w formacie PDF, jak i obrazu (np. skan), dzięki czemu możliwa jest digitalizacja dokumentów papierowych. Połączenie technologii OCR oraz modelu ekstrakcji danych pozwala na szybkie przekształcenie umowy w zestaw uporządkowanych danych.

W tabeli poniżej przedstawiono porównanie tradycyjnego i zautomatyzowanego podejścia do przetwarzania umów:

Aspekt	Tradycyjne podejście	Z AI Builder
Czas przetwarzania	Od kilku godzin do dni	Od kilku sekund do minut
Dokładność ekstrakcji	Zależna od człowieka	Wysoka, z możliwością uczenia modelu
Skalowalność	Ograniczona	Duża – równoległe przetwarzanie wielu dokumentów

Przykładowy fragment przepływu pracy z użyciem Power Automate i AI Builder przy analizie umowy może wyglądać następująco:

1. Otrzymanie umowy (e-mail lub SharePoint)
2. Użycie modelu AI Builder do ekstrakcji pól: "Data rozpoczęcia", "Strony umowy", "Wartość brutto"
3. Zapisanie danych w tabeli Dataverse lub Excel
4. Powiadomienie działu prawnego o nowej umowie

Automatyzacja analizy umów nie tylko ułatwia codzienną pracę zespołów prawnych i administracyjnych, ale również zmniejsza ryzyko błędów i pominięć, co ma kluczowe znaczenie w kontekście zgodności z regulacjami i warunkami kontraktowymi. Jeśli chcesz nauczyć się, jak samodzielnie tworzyć takie przepływy pracy, polecamy Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Przetwarzanie formularzy i analiza danych przy użyciu AI

Formularze stanowią jedno z najczęściej spotykanych źródeł danych w organizacjach – od wniosków klientów, przez formularze rejestracyjne, po dokumenty ankietowe. AI Builder umożliwia automatyzację ich przetwarzania, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych i minimalizując ryzyko błędów ludzkich.

Dzięki zastosowaniu modeli sztucznej inteligencji, platforma potrafi rozpoznawać strukturę formularzy (zarówno w wersji papierowej po zeskanowaniu, jak i cyfrowej), identyfikować pola formularza oraz przypisywać im odpowiednie wartości. Następnie dane te mogą być analizowane, kategoryzowane i wykorzystywane w dalszych procesach biznesowych.

Podstawowe możliwości AI Builder w zakresie formularzy:

Ekstrakcja danych z formularzy o układzie stałym i pół-strukturalnym
Rozpoznawanie pól tekstowych, liczbowych, dat, pól wyboru i podpisów
Wstępna walidacja danych oraz możliwość połączenia z regułami biznesowymi
Możliwość analizy danych z wielu formularzy jednocześnie

W zależności od charakterystyki formularza i oczekiwanego wyniku, AI Builder może być stosowany zarówno do przetwarzania danych indywidualnych (np. pojedynczy wniosek klienta), jak i do analizy zbiorczej (np. zestawienie wyników z kilkuset formularzy ankietowych).

Poniższa tabela ilustruje porównanie typowych zastosowań:

Typ formularza	Cel przetwarzania	Przykład zastosowania
Formularz rejestracyjny	Ekstrakcja danych klienta	Automatyczne uzupełnienie profilu klienta w systemie CRM
Wniosek papierowy	Digitalizacja i klasyfikacja treści	Przetwarzanie zgłoszeń do programu lojalnościowego
Ankieta satysfakcji	Zbieranie i analiza odpowiedzi	Tworzenie raportów z ocen klientów

Co istotne, przetwarzanie formularzy można zintegrować z dodatkowymi komponentami Power Platform, takimi jak Power BI, co pozwala na wygenerowanie dynamicznych raportów i wskaźników KPI w oparciu o dane pozyskane z formularzy.

Integracja AI Builder z Power Automate – scenariusze i korzyści

AI Builder w połączeniu z Power Automate stanowi potężne narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych związanych z dokumentami. Dzięki tej integracji możliwe jest tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy, które łączą analizę i przetwarzanie dokumentów opartą na sztucznej inteligencji z natywnymi możliwościami automatyzacji oferowanymi przez Power Platform.

Power Automate umożliwia uruchamianie przepływów na podstawie zdarzeń, takich jak otrzymanie nowego pliku, wypełnienie formularza lub zmiana danych w systemach biznesowych. Gdy połączy się to z AI Builderem, można np. automatycznie odczytać dane z faktury, umowy lub formularza, przetworzyć je i przesłać dalej – np. do systemu ERP, bazy danych lub poczty elektronicznej.

Korzyści z takiej integracji obejmują:

Oszczędność czasu – eliminacja ręcznego wprowadzania danych i przyspieszenie obiegu dokumentów.
Redukcja błędów – automatyczne rozpoznawanie i ekstrakcja danych zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich.
Skalowalność – automaty dopasowują się do wzrastającej liczby przetwarzanych dokumentów bez zwiększania nakładów pracy.
Łatwa konfiguracja – użytkownicy biznesowi mogą tworzyć przepływy bez potrzeby pisania kodu.

Integracja ta znajduje zastosowanie w wielu scenariuszach, takich jak automatyczne archiwizowanie umów, zatwierdzanie faktur zakupowych czy przekazywanie zgłoszeń z formularzy do odpowiednich działów. Dzięki elastyczności Power Automate i możliwościom AI Buildera, nawet złożone przepływy przetwarzania dokumentów mogą być realizowane szybko i efektywnie.

Podsumowanie i perspektywy rozwoju wykorzystania AI w dokumentach

Wykorzystanie sztucznej inteligencji, a zwłaszcza narzędzi takich jak AI Builder, rewolucjonizuje sposób, w jaki organizacje podchodzą do przetwarzania dokumentów. Automatyzacja faktur, umów czy formularzy pozwala znacząco ograniczyć czasochłonne, ręczne działania i zwiększyć efektywność operacyjną. Dzięki możliwości rozpoznawania tekstu, ekstrakcji danych oraz integracji z innymi usługami, AI Builder umożliwia szybkie i precyzyjne przetwarzanie różnorodnych dokumentów biznesowych.

Oprócz korzyści bezpośrednio związanych z oszczędnością czasu i redukcją błędów, wdrażanie rozwiązań AI przyczynia się również do poprawy jakości danych i przyspieszenia obiegu informacji w organizacji. Coraz większe możliwości modeli sztucznej inteligencji oznaczają, że przyszłość automatyzacji dokumentów będzie jeszcze bardziej oparta na inteligentnym, kontekstowym rozumieniu treści oraz uczeniu się na podstawie historycznych danych.

W perspektywie rozwoju technologii, można spodziewać się lepszej integracji AI z systemami ERP i CRM, zwiększenia dokładności rozpoznawania dokumentów nieustrukturyzowanych oraz pojawienia się nowych scenariuszy użycia, które wykraczają poza tradycyjne przetwarzanie tekstu. AI Builder to tylko początek drogi ku pełnej automatyzacji i digitalizacji procesów dokumentowych. Na zakończenie – w Cognity wierzymy, że wiedza najlepiej działa wtedy, gdy jest osadzona w codziennej pracy. Dlatego szkolimy praktycznie.

Majczęściej zadawane pytania i odpowiedzi odnośnie Jak AI Builder wspiera automatyzację dokumentów (faktury, umowy, formularze)

Jakie dokumenty można automatyzować za pomocą AI Builder?

AI Builder wspiera automatyzację faktur, umów i formularzy. W praktyce oznacza to możliwość odczytywania danych z dokumentów finansowych, analizowania treści kontraktów oraz digitalizacji formularzy papierowych i cyfrowych. Narzędzie rozpoznaje tekst, wyodrębnia wybrane pola i przekazuje dane dalej do procesów biznesowych, co ogranicza ręczne przepisywanie informacji.

Jak AI Builder pomaga w przetwarzaniu faktur?

AI Builder automatycznie odczytuje kluczowe dane z faktur i może przekazać je do dalszego obiegu. Dzięki temu można szybciej pobierać numer faktury, datę, kwoty czy dane kontrahenta, a następnie uruchamiać walidację, akceptację i archiwizację dokumentu. Takie podejście skraca czas pracy i zmniejsza liczbę błędów przy wprowadzaniu danych.

Czy AI Builder nadaje się do analizy umów?

AI Builder nadaje się do analizy umów, jeśli celem jest ekstrakcja danych i klasyfikacja treści. Może wspierać identyfikację dat obowiązywania, stron umowy, kwot czy okresów wypowiedzenia. Przydaje się także do wychwytywania brakujących danych oraz porządkowania informacji z dokumentów PDF i skanów, co ułatwia pracę działom prawnym i administracyjnym.

Jak działa automatyzacja formularzy w AI Builder?

Automatyzacja formularzy w AI Builder polega na rozpoznaniu pól i przypisaniu im odpowiednich wartości. System może przetwarzać formularze o stałym lub pół-strukturalnym układzie, zarówno papierowe, jak i cyfrowe. W praktyce wspiera to szybsze uzupełnianie danych w systemach oraz dalszą analizę odpowiedzi lub zgłoszeń.

odczyt pól tekstowych, liczbowych i dat,
rozpoznawanie pól wyboru i podpisów,
wstępną walidację danych przed dalszym użyciem.

Jakie modele AI w AI Builder są używane do dokumentów?

AI Builder oferuje gotowe i niestandardowe modele do rozpoznawania oraz ekstrakcji danych z dokumentów. W artykule opisano modele do przetwarzania formularzy, faktur, paragonów i ogólnego czytania dokumentów. Dobór modelu zależy od tego, czy chcesz odczytać konkretne pola, sklasyfikować dokument, czy przetworzyć jego treść w szerszym zakresie.

Po co łączyć AI Builder z Power Automate?

Połączenie AI Builder z Power Automate pozwala zamienić odczyt dokumentu w pełny, zautomatyzowany proces. Samo rozpoznanie danych to dopiero początek. Dzięki integracji można od razu przesłać dane do systemu, uruchomić akceptację, wysłać powiadomienie lub zapisać plik w repozytorium. To daje realne przyspieszenie obiegu dokumentów w organizacji.

automatyczne uruchamianie przepływu po otrzymaniu pliku,
przekazywanie danych do ERP, CRM lub bazy,
obsługę zatwierdzeń i archiwizacji bez ręcznych kroków.

Kiedy warto użyć modelu gotowego, a kiedy modelu niestandardowego w AI Builder?

Model gotowy warto wybrać przy typowych dokumentach, a model niestandardowy przy specyficznych układach i polach. Jeśli dokument ma przewidywalną strukturę, jak faktura, model wstępnie wytrenowany może wystarczyć. Gdy organizacja pracuje na własnych wzorach formularzy lub nietypowych dokumentach, lepszym wyborem jest trenowanie modelu na własnych danych.

Jak zacząć automatyzację dokumentów z AI Builder w praktyce?

Najlepiej zacząć od jednego powtarzalnego procesu i jednego typu dokumentu. Takie podejście ułatwia wybór modelu, przygotowanie przykładów i ocenę efektów. W praktyce dobrym pierwszym krokiem jest wskazanie dokumentu, z którego regularnie odczytywane są te same dane, a następnie zbudowanie prostego przepływu w Power Automate.