Jak skrócić analizę dokumentacji przetargowej z 8 godzin do 12 minut dzięki Brainial i Minerva?

Wprowadzenie do problematyki analizy przetargowej

W świecie zakupów publicznych i korporacyjnych analiza dokumentacji przetargowej stanowi kluczowy etap procesu ofertowego. To właśnie na tym etapie firmy decydują, czy przystąpić do przetargu, jakie ryzyka się z tym wiążą oraz jakie zasoby będą potrzebne do przygotowania konkurencyjnej oferty.

Dokumentacja przetargowa, nierzadko licząca setki stron, zawiera szczegółowe wymagania formalne, techniczne i finansowe, które należy dokładnie przeanalizować. Proces ten bywa czasochłonny, wymaga wysokiej precyzji oraz zaangażowania zespołu ekspertów z różnych dziedzin – prawnika, inżyniera, analityka i menedżera sprzedaży.

Tradycyjne podejście do analizy przetargów oparte jest zazwyczaj na ręcznym przeszukiwaniu dokumentów, tworzeniu zestawień i interpretacji zapisów. Wymaga to nie tylko dużego nakładu pracy, ale wiąże się też z ryzykiem przeoczenia krytycznych informacji, co może skutkować odrzuceniem oferty lub niedoszacowaniem ryzyk.

W odpowiedzi na te wyzwania coraz więcej firm poszukuje rozwiązań automatyzujących i wspierających cały proces analizy. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji i przetwarzaniu języka naturalnego mają potencjał, by znacząco skrócić czas analizy, zwiększyć jej precyzję i poprawić jakość decyzji przetargowych.

W obliczu rosnącej konkurencji oraz wymagań rynku, wdrażanie nowoczesnych technologii do pracy z dokumentacją przetargową przestaje być innowacją – staje się koniecznością.

Opis narzędzi Brainial i Minerva

Współczesny proces analizy dokumentacji przetargowej wymaga precyzji, szybkości oraz głębokiego zrozumienia kontekstu. W odpowiedzi na te potrzeby powstały dwa innowacyjne narzędzia: Brainial i Minerva. Choć oba wspomagają analizę przetargów, różnią się zakresem funkcjonalności oraz podejściem do automatyzacji procesów. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Brainial to platforma koncentrująca się na automatycznym rozpoznawaniu i klasyfikacji dokumentów przetargowych. Jej główną siłą jest wykorzystanie sztucznej inteligencji do szybkiego identyfikowania najważniejszych informacji, takich jak wymagania formalne, terminy, kryteria oceny ofert czy ryzyka projektowe. Umożliwia to błyskawiczne filtrowanie dokumentów i skupienie się na rzeczywiście istotnych aspektach przetargu.

Minerva z kolei skupia się na analizie merytorycznej i wspiera decyzje strategiczne podczas przygotowywania ofert. Użytkownicy mogą korzystać z zaawansowanych mechanizmów wyszukiwania kontekstowego, modelowania danych oraz porównań z poprzednimi przetargami. Narzędzie wspiera także współpracę zespołową, co pozwala na bardziej efektywne dzielenie się wiedzą i rolami podczas opracowywania dokumentacji.

Podsumowując, Brainial usprawnia etap wstępnej selekcji i analizy dokumentów, natomiast Minerva wspiera głębszą interpretację i tworzenie ofert przetargowych. Ich zastosowanie w duecie zapewnia kompleksowe podejście do zarządzania dokumentacją przetargową – od pierwszego przeglądu dokumentów po finalizację oferty.

Proces wdrożenia rozwiązań w firmach

Wdrożenie Brainial i Minerva do analizy dokumentacji przetargowej przebiega etapami, które pozwalają firmie płynnie przejść od tradycyjnych metod pracy do w pełni zautomatyzowanego podejścia opartego na sztucznej inteligencji. Oba narzędzia różnią się zakresem działania i sposobem integracji, dlatego proces ich implementacji dostosowywany jest do specyfiki działalności przedsiębiorstwa.

Etapy wdrożenia

• Analiza potrzeb – zidentyfikowanie kluczowych wyzwań w dotychczasowym procesie analizy dokumentów przetargowych.
• Wybór narzędzia lub kombinacji – decyzja, które rozwiązanie (Brainial, Minerva lub oba) najlepiej odpowiada na specyficzne wymagania.
• Integracja techniczna – podłączenie narzędzi do istniejących systemów firmy (np. CRM, ERP, repozytoriów dokumentów).
• Szkolenie zespołu – przeszkolenie pracowników z obsługi nowych rozwiązań oraz podstaw pracy z AI.
• Testy i optymalizacja – faza testowa, podczas której narzędzia dostosowuje się do konkretnych typów dokumentów i struktur danych.
• Pełne wdrożenie – przejście do regularnej pracy z wykorzystaniem Brainial i/lub Minerva.

Porównanie Brainial i Minerva w kontekście wdrożenia

W praktyce firmy często decydują się na komplementarne wykorzystanie obu narzędzi – Brainial jako szybkie narzędzie do pierwszej analizy, a Minerva do głębszej interpretacji i klasyfikacji. Kluczową rolę odgrywa tu elastyczność procesu wdrożeniowego, który może być dostosowany do struktury zespołu, rodzaju analizowanych dokumentów oraz poziomu cyfryzacji firmy. W celu pogłębienia wiedzy na temat sztucznej inteligencji i efektywnego wykorzystania narzędzi opartych na AI, warto rozważyć udział w Kursie AI Sztuczna inteligencja i GPT w praktyce. Prompt Engineering.

W kolejnych sekcjach przedstawimy konkretne przykłady wdrożeń i pokażemy, jak proces ten wyglądał w praktyce.

Studium przypadku: firma A – przed i po wdrożeniu

Firma A to średniej wielkości przedsiębiorstwo działające w branży inżynieryjno-budowlanej, regularnie uczestniczące w postępowaniach przetargowych. Przed wdrożeniem rozwiązań Brainial i Minerva, proces analizy dokumentacji przetargowej zajmował zespołowi ofertowemu od 6 do 8 godzin dziennie, angażując kilka osób i obarczony był ryzykiem pominięcia kluczowych zapisów formalnych.

Po implementacji narzędzi Brainial i Minerva firma odnotowała znaczące skrócenie czasu potrzebnego na analizę oraz wzrost dokładności oceny dokumentów. Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji i automatyzacji, czas analizy skrócił się do kilkunastu minut, a zespół mógł skoncentrować się na strategicznych aspektach oferty. Doświadczenie Cognity pokazuje, że rozwiązanie tego problemu przynosi szybkie i zauważalne efekty w codziennej pracy.

W praktyce oznacza to nie tylko oszczędność czasu, ale także zwiększenie skuteczności w ubieganiu się o zamówienia publiczne. Automatyczne rozpoznawanie kluczowych wymagań, generowanie podsumowań oraz flagowanie potencjalnych zagrożeń sprawiło, że pracownicy firmy A mogli skoncentrować się na jakości merytorycznej ofert, a nie na żmudnym przeszukiwaniu wielostronicowych dokumentów.

Studium przypadku: firma B – przed i po wdrożeniu

Firma B to średniej wielkości przedsiębiorstwo działające w branży inżynieryjnej, które regularnie uczestniczy w postępowaniach przetargowych sektora publicznego. Przed wdrożeniem rozwiązań Brainial i Minerva, zespół analityków poświęcał średnio 7-9 godzin na dokładną analizę jednej dokumentacji przetargowej. Proces był czasochłonny, obarczony ryzykiem błędów ludzkich i wymagał zaangażowania kilku specjalistów jednocześnie.

Po wdrożeniu Brainial oraz Minerva firma B dokonała znaczącej transformacji cyfrowej w obszarze analizy dokumentów przetargowych. Automatyzacja ekstrakcji danych, klasyfikacja zapisów formalno-prawnych oraz błyskawiczne podsumowywanie najważniejszych sekcji SIWZ (Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia) pozwoliły na radykalne skrócenie czasu pracy oraz zwiększenie dokładności analiz.

Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji w Brainial i modelom językowym w Minerva, firma B nie tylko znacząco przyspieszyła analizę przetargów, ale również poprawiła jakość decyzji dotyczących udziału w postępowaniach. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu AI w analizie danych, sprawdź Kurs AI w Tableau – sztuczna inteligencja w analizie danych z Tableau.

Wyniki i korzyści po zastosowaniu Brainial i Minerva

Wdrożenie rozwiązań Brainial i Minerva przyniosło wymierne efekty w zakresie analizy dokumentacji przetargowej. Obie platformy – choć różniące się zakresem funkcjonalności i obszarami zastosowania – skutecznie wspierają zespoły przetargowe w identyfikacji kluczowych informacji, eliminacji błędów oraz znaczącym skróceniu czasu pracy.

Najważniejsze korzyści z zastosowania rozwiązań:

• Skrócenie czasu analizy: Czas potrzebny na wstępną analizę dokumentacji przetargowej został zredukowany z około 8 godzin do zaledwie 12 minut.
• Automatyzacja procesów: Dzięki wbudowanym mechanizmom AI i NLP możliwe jest automatyczne rozpoznawanie istotnych zapisów w dokumentacji oraz ich klasyfikacja.
• Wzrost dokładności: Narzędzia minimalizują ryzyko przeoczenia kluczowych wymagań, co miało istotny wpływ na poprawność składanych ofert.
• Łatwiejsza współpraca zespołowa: Interfejsy umożliwiają współdzielenie analiz, komentarze i wersjonowanie dokumentów, co usprawnia komunikację między członkami zespołu.
• Zwiększenie liczby obsługiwanych przetargów: Dzięki oszczędności czasu firmy są w stanie analizować większą liczbę postępowań bez zwiększania zasobów kadrowych.

Porównanie efektywności przed i po wdrożeniu:

Brainial i Minerva nie tylko przyspieszają analizę, ale także podnoszą jej jakość. Zastosowanie tych narzędzi pozwala na bardziej strategiczne podejście do udziału w przetargach – zespoły mogą skupić się na przygotowaniu konkurencyjnych ofert, zamiast tracić czas na manualne przeglądanie setek stron dokumentów.

Opinie i komentarze użytkowników

Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie rozwiązań Brainial i Minerva, podkreślają znaczące usprawnienia w codziennej pracy z dokumentacją przetargową. Użytkownicy najczęściej zwracają uwagę na szybkość analizy, intuicyjność obsługi oraz realne odciążenie zespołów ofertowych.

• Redukcja czasu pracy: „Analiza SIWZ zajmowała nam wcześniej cały dzień roboczy, teraz zamykamy się w kilkunastu minutach. To ogromna różnica w efektywności.”
• Lepsza jakość ofert: „Dzięki Brainial lepiej wychwytujemy wymagania i ryzyka. Minerva pomaga nam uporządkować dane i przygotować trafniejszą ofertę.”
• Łatwość wdrożenia: „Oba narzędzia są intuicyjne, a ich integracja z naszymi dotychczasowymi procesami przebiegła bezproblemowo.”
• Wsparcie zespołu: „Kontakt z zespołem wdrożeniowym był bez zarzutu. Szybko reagowali na nasze potrzeby i pytania.”
• Pewność decyzji: „Zautomatyzowana analiza pozwala uniknąć pomyłek. Jesteśmy spokojniejsi, że nic nam nie umknie.”

Wielu użytkowników wskazuje również, że dzięki automatyzacji są w stanie obsłużyć większą liczbę zapytań ofertowych w krótszym czasie, co przekłada się na wzrost konkurencyjności ich firm na rynku zamówień publicznych.

Podsumowanie i wnioski

Analiza dokumentacji przetargowej to proces czasochłonny, wymagający dużej precyzji, znajomości przepisów oraz dokładnego zrozumienia wymagań formalnych i technicznych zawartych w dokumentach. Tradycyjne podejście, opierające się na ręcznej analizie, nie tylko angażuje znaczące zasoby ludzkie, ale także zwiększa ryzyko błędów i przeoczeń.

W odpowiedzi na te wyzwania, narzędzia takie jak Brainial i Minerva oferują podejście oparte na technologii, które umożliwia automatyzację oraz istotne przyspieszenie procesu analizy dokumentacji przetargowej. Dzięki inteligentnemu rozpoznawaniu treści, przetwarzaniu języka naturalnego oraz algorytmom uczącym się, możliwe jest skrócenie analizy z wielu godzin do zaledwie kilkunastu minut.

Wdrożenie tych rozwiązań przynosi szereg korzyści: od zwiększenia efektywności operacyjnej, poprzez poprawę jakości przygotowywanych ofert, aż po lepsze wykorzystanie zasobów zespołu. Technologia nie zastępuje wiedzy ekspertów, ale znacząco wspiera ich pracę, umożliwiając skupienie się na zadaniach wymagających strategicznego myślenia i doświadczenia branżowego.

W obliczu rosnącej konkurencji i dynamiki zamówień publicznych, automatyzacja analizy przetargowej staje się nie tylko możliwością, ale wręcz koniecznością dla firm, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku i skutecznie walczyć o kontrakty. Jeśli ten temat jest dla Ciebie ważny – w Cognity pokazujemy, jak przełożyć go na praktyczne działania.

Czyszczenie i standaryzacja danych w Power Query – case study krok po kroku 01 grudnia 2025

Najlepsze narzędzia AI do monitorowania przetargów publicznych i komercyjnych 28 listopada 2025