Logika biznesowa w Power Automate: IF, Switch, tablice, JSON i OData

Wprowadzenie do logiki biznesowej w Power Automate

Power Automate to narzędzie firmy Microsoft umożliwiające tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy, które integrują różne aplikacje i usługi. Jednym z kluczowych elementów budowania skutecznych i elastycznych przepływów jest zastosowanie logiki biznesowej. Pozwala ona na podejmowanie decyzji, przetwarzanie danych i kontrolowanie przepływu informacji w zależności od warunków i struktury danych.

Logika biznesowa w Power Automate opiera się na zestawie funkcji i mechanizmów, które umożliwiają reagowanie na zmienne sytuacje w trakcie działania przepływu. Do najważniejszych należą:

• Instrukcje warunkowe IF – pozwalają wykonywać różne akcje w zależności od spełnienia określonych warunków logicznych.
• Przełączniki Switch – umożliwiają wybór jednej z wielu możliwych ścieżek działania na podstawie wartości danego pola lub zmiennej.
• Tablice – pozwalają na przechowywanie i analizowanie wielu elementów danych, a także ich przetwarzanie w pętlach.
• Struktury JSON – umożliwiają bardziej zaawansowaną manipulację danymi, w tym ich transformację i ekstrakcję konkretnych informacji.
• Zapytania OData – służą do filtrowania danych w usługach takich jak SharePoint, Dataverse czy Excel Online, co pozwala na uzyskanie tylko tych rekordów, które spełniają określone kryteria.

Zrozumienie i umiejętne wykorzystanie tych elementów logiki biznesowej jest kluczowe dla tworzenia przepływów, które są nie tylko funkcjonalne, ale również optymalne i łatwe w utrzymaniu.

Stosowanie warunków IF w przepływach

Instrukcja warunkowa IF to jedno z podstawowych narzędzi, które umożliwia sterowanie logiką przepływu w Power Automate. Dzięki niej można dynamicznie decydować, które akcje zostaną wykonane w zależności od spełnienia określonych warunków. To podejście pozwala na budowanie bardziej elastycznych i inteligentnych przepływów, reagujących na zmieniające się dane oraz kontekst biznesowy.

W Power Automate warunek IF opiera się na porównaniu wartości – na przykład sprawdzeniu, czy pole tekstowe zawiera konkretną wartość, czy liczba przekracza dany próg, lub czy pole nie jest puste. W zależności od wyniku takiego porównania (prawda lub fałsz), przepływ wykonuje odpowiednią gałąź: Yes (tak) lub No (nie).

Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Typowe zastosowania warunków IF obejmują między innymi:

• wysyłanie powiadomień tylko wtedy, gdy dane spełniają określone kryteria,
• automatyczne zatwierdzanie lub odrzucanie wniosków w zależności od ich treści,
• przekierowanie elementów do różnych ścieżek przetwarzania w zależności od wartości pól formularza lub danych wejściowych.

Użycie warunków IF pozwala ograniczyć potrzebę ręcznej interwencji i automatyzować decyzje, które wcześniej podejmowane były manualnie. W połączeniu z innymi składnikami Power Automate, takimi jak funkcje logiczne czy dynamiczne treści, warunek IF staje się niezwykle potężnym narzędziem do budowy logiki biznesowej.

Zastosowanie przełączników Switch do obsługi wielu scenariuszy

W Power Automate, oprócz klasycznych instrukcji warunkowych IF, użytkownicy mają do dyspozycji akcję Switch, która umożliwia bardziej przejrzyste i wydajne zarządzanie wieloma alternatywnymi ścieżkami przepływu. Konstrukcja Switch sprawdza wartość określonego wyrażenia i wykonuje blok działań przypisany do pasującego przypadku (case).

Mechanizm ten jest szczególnie użyteczny w sytuacjach, gdy trzeba obsłużyć wiele potencjalnych wartości tej samej zmiennej, tak jak w przypadku kodów statusu, typów zgłoszeń czy kategorii produktów. W takich scenariuszach Switch pozwala uniknąć zagnieżdżonych i trudnych do utrzymania bloków warunkowych IF.

Przykładowe zastosowanie Switch może wyglądać następująco:

{
  "@switch(value)": [
    {
      "@case('Nowe')": [
        "Utwórz rekord w SharePoint"
      ]
    },
    {
      "@case('W toku')": [
        "Wyślij przypomnienie do właściciela sprawy"
      ]
    },
    {
      "@case('Zamknięte')": [
        "Zaktualizuj status na 'Zakończone'"
      ]
    }
  ]
}

Użycie przełącznika Switch znacząco zwiększa przejrzystość i czytelność przepływów, szczególnie tam, gdzie konieczne jest uwzględnienie wielu możliwych scenariuszy działania na podstawie jednej zmiennej lub właściwości rekordu. Jeśli chcesz jeszcze lepiej poznać możliwości Power Automate i nauczyć się efektywnej automatyzacji procesów, sprawdź nasz Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Praca z tablicami i iteracja danych

Tablice są jednym z kluczowych typów danych w Power Automate, szczególnie przy przetwarzaniu zbiorów, takich jak wyniki zapytań, listy elementów czy dane wejściowe z formularzy. Dzięki nim możliwe jest zastosowanie logiki iteracyjnej – czyli wykonywania działań na wielu elementach w sposób automatyczny i powtarzalny.

Power Automate oferuje kilka mechanizmów do pracy z tablicami, a najczęściej wykorzystywanym jest akcja „Apply to each”, która pozwala przechodzić przez każdy element tablicy i wykonywać na nim określone operacje.

Podstawowe zastosowania iteracji w Power Automate to m.in.:

• przetwarzanie listy rekordów z Excela, SharePointa lub SQL
• generowanie zbiorczych raportów na podstawie danych wejściowych
• dynamiczne tworzenie wiadomości e-mail lub zadań na podstawie danych z formularzy

W czasie szkoleń Cognity ten temat bardzo często budzi ożywione dyskusje między uczestnikami, ponieważ iteracja danych to jedno z najczęściej wykorzystywanych zagadnień w codziennej automatyzacji procesów biznesowych.

Poniżej znajduje się porównanie dwóch typowych scenariuszy pracy z tablicami:

Warto pamiętać, że każda iteracja w przepływie wpływa na jego wydajność i czas wykonania. Dlatego dobrym podejściem jest maksymalne ograniczenie liczby elementów już na etapie pobierania danych – np. poprzez odpowiednie filtrowanie lub transformację JSON przed iteracją.

Oto prosty przykład wykorzystania pętli w Power Automate:

{
  "Apply_to_each": {
    "from": "@outputs('Get_items')?['body/value']",
    "actions": [
      {
        "Send_an_email": {
          "to": "@item()?['Email']",
          "subject": "Powiadomienie",
          "body": "Dzień dobry @item()?['Name']!"
        }
      }
    ]
  }
}

W tym przykładzie przepływ przechodzi przez każdy element pobrany z akcji „Get items” i wysyła spersonalizowaną wiadomość e-mail.

Formatowanie i manipulacja danymi za pomocą JSON

Power Automate wykorzystuje format JSON (JavaScript Object Notation) jako standardowy sposób przesyłania i przetwarzania danych między usługami. Zrozumienie, jak działa JSON i jak można go stosować w przepływach, jest kluczowe do budowania efektywnej logiki biznesowej.

JSON pozwala reprezentować dane w strukturze obiektów i tablic, co umożliwia łatwe odczytywanie i modyfikowanie poszczególnych wartości. W Power Automate format ten wykorzystywany jest m.in. przy:

• odbieraniu danych z usług zewnętrznych (np. API REST),
• tworzeniu własnych struktur danych do dalszego przetwarzania,
• manipulowaniu obiektami w funkcjach takich jak "Parse JSON" i "Compose".

Podstawowe operacje na danych JSON obejmują m.in.:

• wyodrębnianie wartości zagnieżdżonych,
• dynamiczne odwoływanie się do właściwości obiektów,
• tworzenie nowych struktur z użyciem wyrażeń i funkcji Power Automate.

Poniżej znajduje się prosty przykład obiektu JSON, który może zostać przetworzony w przepływie:

{
  "klient": {
    "imie": "Jan",
    "nazwisko": "Kowalski",
    "adres": {
      "miasto": "Warszawa",
      "kod": "00-001"
    }
  }
}

Aby uzyskać dostęp do miasta klienta, można użyć wyrażenia:

body('Parse_JSON')?['klient']?['adres']?['miasto']

Dzięki temu możliwe jest dynamiczne przetwarzanie danych z różnych źródeł i ich dalsze wykorzystanie w logice przepływu. JSON w Power Automate stanowi pomost między danymi a działaniami, które na nich wykonujemy. Jeśli chcesz nauczyć się zaawansowanych technik pracy z JSON i nie tylko, sprawdź nasz Kurs Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów.

Odpowiednie formatowanie i manipulacja danymi JSON umożliwia tworzenie bardziej elastycznych i skalowalnych przepływów automatyzacji w Power Automate.

Filtrowanie danych przy użyciu zapytań OData

W Power Automate często przetwarzamy duże zbiory danych pochodzące z różnych źródeł, takich jak SharePoint, Dataverse, Excel czy usługi REST API. Aby uniknąć pobierania wszystkich rekordów i późniejszego ręcznego filtrowania, warto skorzystać z możliwości, jakie daje język zapytań OData (Open Data Protocol).

OData to standardowy protokół umożliwiający filtrowanie, sortowanie i wybieranie danych bezpośrednio na poziomie źródła. Dzięki temu przepływy stają się bardziej wydajne i szybciej działają, szczególnie przy pracy z dużymi zestawami danych.

Podstawowe możliwości zapytań OData

• $filter – pozwala na zawężenie wyników do tych, które spełniają określone warunki (np. Status eq 'Aktywny').
• $select – umożliwia wybór tylko określonych kolumn, co zmniejsza rozmiar odpowiedzi (np. $select=Nazwa,Data).
• $orderby – sortuje dane według wskazanego pola (np. $orderby=Data desc).
• $top – ogranicza liczbę zwróconych rekordów (np. $top=10).

Dlaczego warto używać OData w Power Automate?

Przykładowe zapytanie OData

$filter=Status eq 'Zakończony' and Rok eq 2024

Powyższe zapytanie zwróci tylko rekordy, których status to "Zakończony" i które dotyczą roku 2024.

Filtrowanie przy użyciu OData to niezwykle przydatne narzędzie w arsenale użytkownika Power Automate – pozwala budować bardziej inteligentne i zoptymalizowane przepływy, które reagują tylko na istotne dane.

Praktyczne przykłady przetwarzania danych

Power Automate umożliwia projektowanie zautomatyzowanych przepływów pracy, które odpowiadają na konkretne potrzeby biznesowe. W ramach przetwarzania danych, użytkownicy często korzystają z różnych mechanizmów logiki warunkowej, iteracji oraz transformacji danych wejściowych i wyjściowych. Poniżej przedstawiamy kilka typowych scenariuszy, w których Power Automate znajduje zastosowanie w codziennej pracy.

• Przetwarzanie formularzy i zgłoszeń – Automatyczne sprawdzanie, czy zgłoszenie spełnia określone warunki (np. priorytet, dział, typ żądania), z zastosowaniem instrukcji warunkowych i przełączników.
• Filtrowanie i analiza danych z SharePoint lub Excel – Pobieranie danych z list lub arkuszy, selekcja informacji na podstawie określonych kryteriów oraz ich uporządkowanie z wykorzystaniem zapytań OData i tablic.
• Transformacja danych wejściowych – Przekształcanie danych z formularzy online lub e-maili do odpowiednich formatów przy pomocy struktur JSON, umożliwiających ich dalsze przetwarzanie lub zapis.
• Wysyłanie powiadomień warunkowych – Automatyzacja wysyłki wiadomości e-mail lub Teams w zależności od wartości pól w zgłoszeniu albo statusu zadania.
• Łączenie danych z wielu źródeł – Integracja informacji z różnych systemów (np. Dynamics 365, Outlook, SQL) poprzez iteracyjne przetwarzanie danych i łączenie wyników w jedną strukturę.

Każdy z powyższych przykładów wykorzystuje inne elementy logiki dostępnej w Power Automate – od prostych warunków IF, przez mechanizmy Switch, aż po zapytania OData oraz operacje na strukturach tablicowych i JSON. Dzięki temu możliwe jest tworzenie elastycznych i skalowalnych rozwiązań automatyzujących kluczowe procesy biznesowe.

Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące tworzenia przepływów

Tworzenie skutecznych i wydajnych przepływów w Power Automate wymaga nie tylko znajomości dostępnych akcji, ale także zrozumienia logiki biznesowej, która stoi za ich zastosowaniem. Niezależnie od tego, czy tworzysz prosty automatyczny proces, czy złożony schemat decyzyjny, warto stosować się do kilku uniwersalnych zasad.

• Projektuj z myślą o czytelności: Nadawaj krokom przepływu jasne, opisowe nazwy. Ułatwia to ich późniejsze utrzymanie i zrozumienie logiki procesu przez innych użytkowników.
• Unikaj nadmiernego zagnieżdżania warunków: Złożone struktury IF w IF mogą prowadzić do trudnych do zdiagnozowania błędów. W takich przypadkach rozważ użycie przełączników lub oddzielnych przepływów pomocniczych.
• Optymalizuj przetwarzanie danych: Upewnij się, że operacje na tablicach i elementach odbywają się tylko w razie potrzeby. Pamiętaj, że każda niepotrzebna iteracja zwiększa czas wykonywania przepływu.
• Stosuj komentarze i dokumentuj procesy: Dodawanie notatek i opisów kroków ułatwia zrozumienie działania przepływu zarówno Tobie, jak i współpracownikom.
• Testuj na rzeczywistych danych: Testowanie przepływów na przykładowych danych może nie ujawniać wszystkich błędów. Przed wdrożeniem warto sprawdzić ich działanie w środowisku jak najbardziej zbliżonym do produkcyjnego.
• Monitoruj i analizuj działanie przepływów: Regularna analiza dzienników wykonywania pomaga wykrywać potencjalne wąskie gardła i optymalizować procesy.
• Używaj konstrukcji warunkowych świadomie: Wybieraj między IF a Switch w zależności od liczby i rodzaju scenariuszy decyzyjnych do obsłużenia.
• Zadbaj o kontrolę błędów: Stosuj akcje typu „Configure Run After” i odpowiednie ścieżki warunkowe, aby przepływ mógł reagować na niepowodzenia w sposób kontrolowany.

Stosując powyższe wskazówki, zwiększysz nie tylko efektywność działania przepływów, ale również ich czytelność i łatwość utrzymania w dłuższej perspektywie. Podczas szkoleń Cognity pogłębiamy te zagadnienia w oparciu o konkretne przykłady z pracy uczestników.

Kurs VBA - procedura Sub i procedura Function 21 lutego 2026

Bezpłatny podręcznik MS Excel: Ucz się Excela z Cognity 19 lutego 2026