Monday.com a tradycyjny Excel – co lepiej sprawdza się w zarządzaniu projektami?

Wprowadzenie do narzędzi: Monday.com vs Excel

Efektywne zarządzanie projektami wymaga precyzyjnego planowania, nadzoru nad postępem prac oraz dobrej organizacji zespołu. W tym celu firmy sięgają po różnorodne narzędzia, z których jednymi z najczęściej wybieranych są Monday.com oraz Microsoft Excel. Choć oba rozwiązania służą wspieraniu działań projektowych, różnią się znacznie pod względem funkcjonalności, intuicyjności i podejścia do organizacji pracy.

Excel to klasyczne narzędzie arkusza kalkulacyjnego, które od lat wykorzystywane jest do analiz danych, harmonogramowania i tworzenia list kontrolnych. Jego elastyczność pozwala użytkownikom na budowanie własnych systemów zarządzania projektami, jednak wymaga to często zaawansowanej wiedzy i ręcznego wprowadzania zmian.

Z kolei Monday.com to nowoczesna platforma zarządzania pracą, zaprojektowana z myślą o pracy zespołowej i przejrzystym zarządzaniu zadaniami. Oferuje interaktywne tablice, możliwość śledzenia postępów w czasie rzeczywistym oraz szereg funkcji ułatwiających koordynację działań w zespole. Jest to rozwiązanie typu SaaS (Software as a Service), dostępne przez przeglądarkę, z gotowymi szablonami i rozbudowanym systemem automatyzacji.

Wybór pomiędzy Monday.com a Excelem zależy od specyfiki projektu, skali zespołu, potrzeb w zakresie współpracy i stopnia zaawansowania procesu zarządzania. Każde z narzędzi ma swoje silne strony, które mogą sprawdzić się w różnych kontekstach organizacyjnych.

Współpraca zespołowa i komunikacja

Efektywna współpraca i sprawna komunikacja to fundamenty skutecznego zarządzania projektami. W tym aspekcie Monday.com i Excel różnią się znacząco pod względem funkcjonalności i podejścia. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Monday.com powstało z myślą o zespołach i pracy w czasie rzeczywistym. Platforma oferuje wbudowane funkcje współdzielenia projektów, komentowania zadań, przypisywania odpowiedzialności oraz śledzenia aktywności członków zespołu. Każdy użytkownik ma dostęp do aktualnych danych, a cała komunikacja odbywa się wewnątrz systemu, co redukuje potrzebę korzystania z zewnętrznych kanałów, takich jak e-mail czy komunikatory.

Excel, choć bardzo elastyczny, nie został zaprojektowany z myślą o wieloosobowej współpracy w czasie rzeczywistym. Możliwość jednoczesnej edycji pliku jest ograniczona, szczególnie w wersji desktopowej. Komunikacja między członkami zespołu musi odbywać się poza samym arkuszem – zazwyczaj za pomocą e-maili lub spotkań – co może prowadzić do sytuacji, w których różne osoby pracują na nieaktualnych wersjach dokumentu.

W praktyce oznacza to, że podczas gdy Monday.com ułatwia dynamiczną współpracę i sprawne podejmowanie decyzji, Excel lepiej sprawdza się w pracy indywidualnej lub w zespołach, gdzie nie ma potrzeby częstej wymiany informacji w czasie rzeczywistym.

Łatwość aktualizacji i zarządzania danymi

Efektywne zarządzanie projektami opiera się na sprawnym gromadzeniu, przetwarzaniu i aktualizacji danych. Zarówno Monday.com, jak i Excel oferują różne podejścia do tego procesu, dostosowane do innych potrzeb i stylów pracy.

W Excelu aktualizacja danych wymaga często manualnych operacji lub tworzenia skomplikowanych formuł, co może prowadzić do błędów przy pracy zespołowej. Z kolei Monday.com oferuje interfejs oparty na tablicach i statusach, które można łatwo modyfikować za pomocą kilku kliknięć, bez konieczności znajomości języka formuł.

Przykład: w Excelu, aby oznaczyć zadanie jako zakończone, użytkownik może wpisać „Zakończone” w odpowiedniej komórce, ewentualnie zautomatyzować to za pomocą formuły warunkowej. W Monday.com wystarczy kliknąć rozwijaną listę ze statusem i wybrać odpowiednią wartość.

// Monday.com – zmiana statusu zadania
item.changeColumnValue({
  columnId: "status",
  value: { label: "Zakończone" }
});

Pod względem zarządzania dużą ilością danych, Excel nadal oferuje ogromną elastyczność dzięki tabelom przestawnym i makrom, ale wymaga to większej wiedzy technicznej. Monday.com upraszcza te procesy, kierując się podejściem typu "no-code". Jeśli chcesz poznać praktyczne zastosowania tego narzędzia, warto rozważyć udział w szkoleniu Monday.com – efektywne zarządzanie pracą i projektami.

Wizualizacja danych i raportowanie

Skuteczne zarządzanie projektami wymaga przejrzystego przedstawiania danych oraz szybkiego generowania raportów. Zarówno Monday.com, jak i Excel oferują w tym zakresie różne możliwości, jednak ich podejście i funkcjonalności znacząco się różnią.

Monday.com koncentruje się na wizualnym przedstawieniu postępów w projektach za pomocą interaktywnych komponentów, które można łatwo dostosować do potrzeb zespołu. Użytkownicy mogą korzystać z pulpitów nawigacyjnych (dashboardów) pokazujących aktualny stan prac w czasie rzeczywistym – bez potrzeby codziennego uzupełniania danych ręcznie.

Z kolei Excel zapewnia dużą elastyczność w tworzeniu wykresów i analiz, jednak jego możliwości wizualizacji są ściśle powiązane z wiedzą użytkownika na temat formuł, tabel przestawnych czy makr. Dla zaawansowanych analityków może to być przewagą, ale w środowisku projektowym, gdzie liczy się szybkość i przejrzystość, może wymagać więcej czasu i zasobów. Zespół trenerski Cognity zauważa, że właśnie ten aspekt sprawia uczestnikom najwięcej trudności.

Przykładowo, utworzenie prostego wykresu postępu w Excelu wymaga przekształcenia danych do odpowiedniego formatu:

Data | Zadanie     | Status
-----|-------------|--------
01.04| Projekt A   | W toku
03.04| Projekt B   | Zakończony
05.04| Projekt C   | Do zrobienia

W Monday.com dane te można dodać jako kolumny w tablicy, a następnie wyświetlić jako kolorową oś czasu lub wykres statusów bez potrzeby dodatkowego formatowania.

Automatyzacje i integracje z innymi narzędziami

Współczesne zarządzanie projektami wymaga nie tylko przejrzystości, ale też efektywności – a tę można osiągnąć dzięki automatyzacjom i integracjom. Monday.com i Microsoft Excel znacznie różnią się pod tym względem, co wpływa na sposób, w jaki użytkownicy mogą usprawniać powtarzalne procesy i łączyć swoje środowisko pracy z innymi aplikacjami.

Dla przykładu, w Monday.com użytkownik może stworzyć prostą automatyzację bez pisania kodu, np.:

When status changes to "Gotowe", notify "Zespół"

W Excelu natomiast podobny efekt można osiągnąć przy użyciu VBA:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Not Intersect(Target, Range("B2")) Is Nothing Then
        If Target.Value = "Gotowe" Then
            MsgBox "Zadanie ukończone!"
        End If
    End If
End Sub

Jak widać, choć obie platformy oferują możliwości automatyzacji, Monday.com stawia na prostotę i gotowe rozwiązania, podczas gdy Excel wymaga większego nakładu pracy i umiejętności programistycznych. Podobnie rzecz ma się z integracjami – Monday.com jest gotowy do pracy z wieloma popularnymi aplikacjami, natomiast Excel wymaga ręcznego łączenia i konfiguracji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach tych narzędzi i poznać również inne rozwiązania wspierające zarządzanie projektami, warto rozważyć udział w Kursie Nowoczesne narzędzia IT – przegląd i zastosowanie (Asana, Trello, Monday.com, Project, Miro i więcej).

Przypadki użycia – kiedy wybrać Monday.com, a kiedy Excel

Wybór między Monday.com a Excelem w kontekście zarządzania projektami zależy przede wszystkim od charakteru projektu, wielkości zespołu oraz poziomu złożoności procesów. Oba narzędzia mają swoje mocne strony i są lepiej przystosowane do określonych scenariuszy.

W skrócie, Excel sprawdzi się jako narzędzie do szybkiej analizy danych i planowania w prostych strukturach, natomiast Monday.com jest lepszym wyborem w przypadku projektów wymagających współpracy, zarządzania zadaniami czy automatyzacji procesów.

Zalety i ograniczenia obu rozwiązań

Wybór pomiędzy Monday.com a tradycyjnym Excelem zależy w dużej mierze od charakteru projektu, wielkości zespołu oraz poziomu skomplikowania zadań. Oba narzędzia mają swoje mocne strony, ale też pewne ograniczenia, które warto rozważyć przed podjęciem decyzji.

• Monday.com to nowoczesna platforma do zarządzania projektami, oferująca intuicyjny interfejs, funkcje automatyzacji, integracje z innymi narzędziami oraz zaawansowane możliwości współpracy zespołowej. Świetnie sprawdza się w dynamicznych środowiskach, gdzie ważna jest przejrzystość, komunikacja i bieżące aktualizacje.
• Excel to narzędzie znane i szeroko stosowane, szczególnie w przypadku prostszych projektów lub tam, gdzie kluczowa jest elastyczność w analizie danych. Jego największą zaletą jest wszechstronność i możliwość dostosowania arkuszy do indywidualnych potrzeb – jednak wymaga to większej wiedzy użytkownika.

Główna różnica między tymi rozwiązaniami polega na tym, że Monday.com jest platformą stworzona specjalnie do zarządzania projektami, natomiast Excel to uniwersalne narzędzie arkusza kalkulacyjnego, które może być do tego celu zaadaptowane. W efekcie każde z nich lepiej sprawdza się w innych kontekstach i dla różnych typów użytkowników.

Podsumowanie i rekomendacje

Wybór między Monday.com a tradycyjnym Excelem zależy w dużej mierze od specyfiki projektu, potrzeb zespołu oraz oczekiwanego poziomu automatyzacji i współpracy. Excel to narzędzie wszechstronne, znane i powszechnie stosowane, szczególnie przy analizach danych i prostych harmonogramach. Monday.com natomiast to nowoczesna platforma do zarządzania projektami, zaprojektowana z myślą o pracy zespołowej, przejrzystości i elastycznym zarządzaniu zadaniami.

Dla zespołów ceniących dynamiczną komunikację, integrację z innymi narzędziami i wizualną organizację pracy – Monday.com może okazać się znacznie bardziej efektywnym wyborem. Z kolei osoby, które preferują samodzielne tworzenie struktur i analizę danych w dobrze znanym środowisku, mogą pozostać przy Excelu.

Rekomendujemy zdefiniowanie kluczowych potrzeb projektu i zespołu jeszcze przed podjęciem decyzji – pozwoli to dobrać narzędzie, które nie tylko usprawni pracę, ale również zwiększy jej komfort i efektywność. Jeśli ten temat jest dla Ciebie ważny – w Cognity pokazujemy, jak przełożyć go na praktyczne działania.

5 realnych zastosowań Copilot Studio w firmie: HR, sprzedaż, obsługa klienta, logistyka, IT 06 października 2025

Jak stworzyć agenta AI do obsługi klienta? Od pomysłu do wdrożenia 04 października 2025