Power Automate + AI Builder w finansach, HR i administracji

Wprowadzenie do Power Automate i AI Builder

Współczesne organizacje coraz częściej sięgają po narzędzia automatyzujące powtarzalne procesy, by zwiększyć efektywność operacyjną i ograniczyć błędy ludzkie. Dwa rozwiązania oferowane przez Microsoft w ramach platformy Power Platform – Power Automate oraz AI Builder – odgrywają kluczową rolę w transformacji cyfrowej firm, wspomagając różne działy, takie jak finanse, zasoby ludzkie czy administracja.

Power Automate to narzędzie umożliwiające tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy (tzw. flows), które pozwalają łączyć aplikacje, systemy i usługi w celu wykonywania określonych działań bez potrzeby ręcznej interwencji. Przykładowo, może ono przesyłać dane między systemami, tworzyć alerty czy automatycznie przetwarzać dokumenty.

AI Builder to z kolei usługa oparta na sztucznej inteligencji, która integruje się z Power Platform i umożliwia użytkownikom bez zaawansowanej wiedzy programistycznej tworzenie modeli AI. Pozwala m.in. na rozpoznawanie tekstu, analizę formularzy, klasyfikację danych czy analizę opinii, co znacząco zwiększa możliwości automatyzacji w kontekście danych nieustrukturyzowanych.

Choć oba narzędzia funkcjonują niezależnie, ich połączenie daje jeszcze większe możliwości. Power Automate zarządza przepływem procesów, natomiast AI Builder wzbogaca je o inteligencję, umożliwiając podejmowanie bardziej zaawansowanych działań na podstawie danych i wzorców.

W kolejnych częściach artykułu przyjrzymy się, jak te technologie mogą wspierać konkretne obszary funkcjonowania organizacji, przynosząc realne korzyści biznesowe.

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych za pomocą narzędzi takich jak Power Automate i AI Builder pozwala organizacjom znacząco zwiększyć efektywność operacyjną, ograniczyć błędy ludzkie i przyspieszyć realizację zadań. Dzięki integracji tych rozwiązań możliwe jest wdrażanie inteligentnych przepływów pracy, które nie tylko wykonują powtarzalne czynności, ale również podejmują decyzje na podstawie danych analitycznych i predykcyjnych modeli AI.

Wielu uczestników szkoleń Cognity zgłaszało potrzebę pogłębienia tego tematu – odpowiadamy na tę potrzebę także na blogu.

Do najważniejszych korzyści wynikających z automatyzacji należą:

• Oszczędność czasu – rutynowe zadania, takie jak przetwarzanie dokumentów czy zatwierdzanie wniosków, mogą być wykonywane automatycznie, co pozwala pracownikom skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
• Zwiększenie dokładności – automatyczne systemy eliminują wiele błędów, które mogą wynikać z ręcznego wprowadzania danych lub niewłaściwej interpretacji informacji.
• Lepsza kontrola i przejrzystość – wszystkie działania są rejestrowane i dostępne w formie raportów, co ułatwia audyt i monitorowanie realizacji procesów.
• Szybsza reakcja na zmiany – dynamiczne przepływy pracy można łatwo dostosowywać do nowych regulacji, procedur lub potrzeb organizacyjnych bez konieczności programowania.
• Skalowalność – zautomatyzowane rozwiązania mogą rosnąć wraz z organizacją, obsługując większą liczbę procesów i użytkowników bez proporcjonalnego wzrostu kosztów operacyjnych.

Power Automate i AI Builder oferują szeroki wachlarz możliwości, które wspierają transformację cyfrową zarówno w dużych, jak i mniejszych organizacjach, umożliwiając efektywniejsze zarządzanie obiegiem informacji i podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Zastosowanie Power Automate i AI Builder w finansach

W dziale finansowym Power Automate i AI Builder otwierają zupełnie nowe możliwości usprawnienia pracy, redukcji błędów oraz przyspieszenia czasochłonnych procesów. Automatyzacja pozwala skupić się na analizie i strategii, eliminując konieczność ręcznego wykonywania powtarzalnych zadań. Osoby chcące pogłębić wiedzę w tym zakresie mogą skorzystać z Kursu Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowego – automatyzacja procesów i zadań.

Power Automate umożliwia tworzenie przepływów pracy, które integrują różne źródła danych i systemy finansowe – od Excela, przez Dynamics 365, aż po zewnętrzne systemy ERP. Przykładowe zastosowania to:

• automatyczne zatwierdzanie faktur i kosztorysów,
• powiadomienia o przekroczeniu budżetu,
• generowanie raportów finansowych na podstawie danych z wielu źródeł.

AI Builder wspiera te procesy, oferując inteligentne możliwości analizy danych. Dzięki technologii OCR (optycznego rozpoznawania znaków) i modelom predykcyjnym, możliwa jest na przykład:

• automatyczna ekstrakcja danych z faktur, paragonów lub skanów dokumentów księgowych,
• ocena ryzyka kredytowego wniosków finansowych,
• klasyfikacja wydatków i przypisywanie ich do odpowiednich kategorii księgowych.

Poniższa tabela przedstawia ogólne zestawienie potencjalnych zastosowań:

Wspólne wykorzystanie obu narzędzi pozwala nie tylko zautomatyzować przepływ pracy, lecz także wzbogacić go o komponenty inteligentnej analizy, co znacząco zwiększa efektywność operacji finansowych. Jeśli chcesz nauczyć się, jak wdrażać takie rozwiązania w praktyce, sprawdź nasz Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy – automatyzacja procesów i zadań.

Zastosowanie Power Automate i AI Builder w HR

W dziale HR (Human Resources) automatyzacja procesów z wykorzystaniem Power Automate i AI Builder pozwala znacznie usprawnić zadania związane z zarządzaniem personelem, rekrutacją, oceną pracowników oraz komunikacją wewnętrzną. Oba narzędzia oferują komplementarne funkcjonalności, które wspierają zarówno działania operacyjne, jak i analityczne w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. W Cognity omawiamy to zagadnienie zarówno od strony technicznej, jak i praktycznej – zgodnie z realiami pracy uczestników.

Power Automate pozwala tworzyć automatyczne przepływy pracy, które integrują różne systemy HR (np. systemy kadrowe, platformy rekrutacyjne, e-mail, Teams), eliminując potrzebę ręcznego wykonywania powtarzalnych czynności. Z kolei AI Builder dodaje warstwę inteligencji – umożliwia analizę danych nienumerycznych, takich jak dokumenty tekstowe czy wiadomości e-mail, przy wykorzystaniu modeli sztucznej inteligencji (np. klasyfikatorów, ekstraktorów danych, analizy nastrojów).

Przykład prostego przepływu z wykorzystaniem obu narzędzi może wyglądać następująco:

// Pseudokod Power Automate + AI Builder
On NewEmailReceived {
  if AIBuilder.Predict(Entity: 'ZapytanieHR', EmailBody) == 'Wniosek urlopowy' {
    CreateItem(SharePointList: 'Wnioski Urlopowe')
    SendConfirmationEmail()
  }
}

Integracja tych narzędzi wspiera dział HR w podejmowaniu szybszych, trafniejszych decyzji, poprawia doświadczenia pracowników i zmniejsza obciążenia administracyjne.

Zastosowanie Power Automate i AI Builder w administracji

Administracja to obszar, w którym powtarzalność procesów i potrzeba zachowania wysokiej precyzji sprawiają, że automatyzacja z wykorzystaniem Power Automate i AI Builder przynosi szczególnie wymierne korzyści. Oba narzędzia wspierają modernizację codziennych zadań, pozwalając pracownikom skupić się na działaniach wymagających analizy i podejmowania decyzji, zamiast na rutynowych operacjach.

Power Automate umożliwia tworzenie przepływów pracy automatyzujących zadania takie jak obieg dokumentów, wnioski urlopowe, zarządzanie zapytaniami wewnętrznymi czy archiwizację danych. Z kolei AI Builder pozwala wdrażać modele sztucznej inteligencji, które potrafią m.in. rozpoznawać dane z dokumentów, analizować treści wiadomości czy klasyfikować zgłoszenia według kategorii.

Poniższa tabela przedstawia przykładowe zastosowania obu rozwiązań w kontekście administracyjnym:

Power Automate i AI Builder w administracji tworzą zintegrowany ekosystem, który redukuje liczbę błędów, skraca czas wykonywania zadań i zapewnia wyższy poziom zgodności z procedurami. Zastosowanie tych technologii pozwala również lepiej analizować dane i reagować na potrzeby pracowników w czasie rzeczywistym. Osoby chcące pogłębić swoją wiedzę i umiejętności w tym obszarze mogą skorzystać z Kursu Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów.

Praktyczne przykłady automatyzacji

Power Automate i AI Builder dostarczają szerokich możliwości automatyzacji procesów w różnych obszarach działalności organizacji. Poniżej prezentujemy kilka przykładów zastosowań, które pokazują różnorodność możliwości tych narzędzi w kontekście finansów, działu HR oraz administracji.

Różnice w zastosowaniach wynikają głównie z charakterystyki procesów w poszczególnych działach. Tam gdzie dominują dokumenty i formularze (np. faktury w finansach), AI Builder wspiera rozpoznawanie danych i ich ekstrakcję. W obszarach komunikacji, typowych dla HR czy administracji, większą rolę odgrywa analiza języka naturalnego i automatyczne podejmowanie decyzji na podstawie treści.

Przykład prostego przepływu z użyciem Power Automate może wyglądać następująco:

{
  "trigger": "Nowy e-mail w skrzynce odbiorczej",
  "condition": "temat zawiera 'faktura'",
  "action1": "Zapisz załącznik do SharePoint",
  "action2": "Wywołaj model AI Builder do rozpoznania danych z faktury",
  "action3": "Zapisz dane do listy SharePoint lub systemu ERP"
}

Takie automatyzacje pozwalają znacząco przyspieszyć realizację zadań i zredukować błędy wynikające z ręcznego przetwarzania danych.

Oszczędność czasu i kosztów dzięki automatyzacji

Wprowadzenie narzędzi takich jak Power Automate i AI Builder pozwala organizacjom znacząco zredukować czasochłonność codziennych procesów i ograniczyć koszty operacyjne. Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań — takich jak przetwarzanie dokumentów, weryfikacja danych czy komunikacja między działami — pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach wymagających ludzkiego zaangażowania.

Automatyzacja procesów za pomocą Power Automate usprawnia przepływ pracy poprzez integrację różnych usług i aplikacji bez konieczności kodowania. Z kolei AI Builder umożliwia wykorzystanie sztucznej inteligencji do analizy danych, rozpoznawania wzorców i podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym.

Efektem zastosowania tych narzędzi są:

• Skrócenie czasu realizacji procesów – automatyczne uruchamianie zadań eliminuje opóźnienia wynikające z ręcznego przetwarzania danych.
• Redukcja kosztów operacyjnych – mniejsze zaangażowanie zasobów ludzkich w rutynowe czynności pozwala na oszczędności budżetowe.
• Zwiększenie efektywności – możliwość szybkiego reagowania na zmiany, lepsze wykorzystanie danych i eliminacja błędów wynikających z ręcznego wprowadzania informacji.

Dzięki integracji Power Automate i AI Builder możliwe jest budowanie skalowalnych i elastycznych rozwiązań, które przynoszą realne korzyści finansowe i organizacyjne, niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Podsumowanie i rekomendacje

Power Automate i AI Builder to dwa potężne narzędzia wchodzące w skład ekosystemu Microsoft Power Platform, które wspierają organizacje w cyfrowej transformacji procesów biznesowych. Power Automate umożliwia tworzenie przepływów pracy automatyzujących powtarzalne zadania i integrujących różne systemy, natomiast AI Builder pozwala na wykorzystanie sztucznej inteligencji bez konieczności programowania, m.in. do analizy dokumentów, rozpoznawania obrazów czy przetwarzania języka naturalnego.

Wspólne wykorzystanie obu rozwiązań pozwala znacząco zwiększyć efektywność i dokładność procesów operacyjnych w działach finansów, HR i administracji. Automatyzacja zadań rutynowych, takich jak przetwarzanie faktur, analiza CV czy zarządzanie obiegiem dokumentów, przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, ale także na ograniczenie błędów ludzkich i poprawę jakości decyzji.

Rekomendujemy organizacjom rozpoczęcie od analizy swoich codziennych procesów pod kątem możliwości ich zautomatyzowania. Warto inwestować w rozwiązania, które są skalowalne, łatwe do wdrożenia i zgodne z polityką bezpieczeństwa danych. Power Automate i AI Builder idealnie wpisują się w te potrzeby, oferując elastyczność, integrację z innymi usługami Microsoft 365 oraz szybki zwrot z inwestycji. Jeśli chcesz poznać więcej takich przykładów, zapraszamy na szkolenia Cognity, gdzie rozwijamy ten temat w praktyce.

Copilot w Teams – jak AI wspiera spotkania i komunikację zespołów 26 grudnia 2025

Relacje w modelu danych Power BI – jak poprawnie łączyć wiele tabel? 23 grudnia 2025