Przepływy uruchamiane ręcznie – jak tworzyć i udostępniać przyciski automatyzacji

Wprowadzenie do ręcznych przepływów w Power Automate

Power Automate to narzędzie firmy Microsoft, które umożliwia automatyzację codziennych zadań i procesów bez konieczności programowania. Wśród dostępnych typów przepływów pracy – obok automatycznych i zaplanowanych – szczególną rolę odgrywają przepływy uruchamiane ręcznie, znane również jako przyciski przepływu.

Ręczne przepływy pozwalają użytkownikowi samodzielnie inicjować automatyzację w wybranym momencie, za pomocą jednego kliknięcia – np. z poziomu aplikacji mobilnej Power Automate lub z przeglądarki. To elastyczne rozwiązanie daje pełną kontrolę nad tym, kiedy i jak dane zadanie zostanie wykonane.

Podstawową różnicą między przepływami uruchamianymi ręcznie a automatycznymi jest brak potrzeby oczekiwania na konkretne zdarzenie (takie jak przychodząca wiadomość e-mail czy zmiana w pliku), by rozpocząć działanie. Zamiast tego, użytkownik decyduje o wyzwoleniu procesu w dogodnym dla siebie momencie.

Ręczne przepływy znajdują zastosowanie w wielu codziennych scenariuszach – od szybkiego zgłaszania nieobecności, przez przypisywanie zadań członkom zespołu, aż po rejestrację czasu pracy. Dzięki temu są szczególnie przydatne dla osób, które często wykonują powtarzalne działania i chcą je zautomatyzować bez utraty elastyczności.

Ich zaletą jest także prostota tworzenia i możliwość udostępniania innym użytkownikom, co wspiera współpracę w zespołach i zwiększa efektywność działań w organizacji.

Tworzenie nowego przepływu uruchamianego ręcznie

Przepływy uruchamiane ręcznie w Power Automate pozwalają użytkownikowi na inicjowanie automatyzacji w dogodnym momencie — bez potrzeby czekania na określone zdarzenie lub harmonogram. To elastyczne rozwiązanie, które doskonale sprawdza się w scenariuszach wymagających szybkiego działania lub interakcji użytkownika.

Ten artykuł powstał jako rozwinięcie jednego z najczęstszych tematów poruszanych podczas szkoleń Cognity.

Tworzenie takiego przepływu rozpoczyna się od wyboru odpowiedniego typu wyzwalacza. W przypadku przepływów ręcznych będzie to wyzwalacz typu „Manually trigger a flow”. Można go łatwo znaleźć podczas konfiguracji nowego przepływu w Power Automate, zarówno w wersji przeglądarkowej, jak i mobilnej.

Podczas konfigurowania przepływu użytkownik ma możliwość dodania pól wejściowych, takich jak tekst, data, liczba czy opcje wyboru. Dzięki temu można elastycznie dostosować działanie przepływu do potrzeb danej sytuacji – na przykład pozwolić użytkownikowi wskazać datę urlopu lub nazwę osoby, której zostanie przypisane zadanie.

Ręcznie uruchamiane przepływy są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy użytkownik:

• chce wykonać zadanie jednym kliknięciem, np. zgłosić nieobecność lub rozpocząć rejestrację czasu pracy,
• potrzebuje uruchomić proces w nieregularnych odstępach czasu,
• chce wybrać konkretne dane wejściowe przed rozpoczęciem działania automatyzacji.

Po utworzeniu przepływu można go łatwo udostępnić innym użytkownikom organizacji, co pozwala na wspólne korzystanie z przycisków bez konieczności tworzenia ich od podstaw przez każdą osobę.

Dodawanie przycisku w aplikacji mobilnej Power Automate

Aplikacja mobilna Power Automate umożliwia szybki dostęp do przepływów uruchamianych ręcznie za pomocą przycisków. Dzięki temu użytkownicy mogą inicjować automatyzacje w dowolnym miejscu i czasie, bez konieczności korzystania z komputera. To szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy liczy się mobilność i szybka reakcja, np. podczas pracy w terenie, spotkań czy codziennych zadań operacyjnych.

Przycisk utworzony w aplikacji mobilnej pojawia się w zakładce „Przycisk”, co pozwala na jego błyskawiczne uruchomienie jednym kliknięciem. Aplikacja obsługuje także wprowadzanie danych wejściowych – użytkownik może wprowadzić informacje, takie jak data, liczba lub tekst, które zostaną przekazane do wybranego przepływu.

Podstawowe różnice i możliwości wersji mobilnej można przedstawić w poniższej tabeli:

Aby dodać przycisk w aplikacji mobilnej, wystarczy zalogować się na swoje konto, przejść do sekcji „Przycisk” i wybrać jeden ze skonfigurowanych wcześniej przepływów ręcznych. Co istotne, sama konfiguracja przepływu odbywa się w środowisku Power Automate, natomiast aplikacja mobilna umożliwia jego wygodne uruchamianie.

Przykładowe zastosowania przycisków mobilnych to m.in. szybkie zgłoszenie nieobecności, rejestracja początku pracy w terenie czy delegowanie zadania do zespołu. Kluczową zaletą pozostaje natychmiastowe działanie – użytkownik nie musi otwierać przeglądarki czy systemu firmowego, by wykonać podstawową operację automatyzacyjną. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu przepływów i przycisków, sprawdź Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Dodawanie przycisku w wersji przeglądarkowej

Power Automate umożliwia tworzenie i uruchamianie przepływów ręcznych zarówno z poziomu aplikacji mobilnej, jak i interfejsu przeglądarkowego. W tej sekcji skupimy się na sposobie dodawania przycisku do przepływu uruchamianego ręcznie z poziomu przeglądarki.

Interfejs przeglądarkowy zapewnia większą kontrolę nad strukturą przepływu oraz dostęp do zaawansowanych funkcji edycji. Pozwala również łatwiej zarządzać udostępnianiem przepływów w kontekście zespołów czy organizacji. Na szkoleniach Cognity pokazujemy, jak poradzić sobie z tym zagadnieniem krok po kroku – poniżej przedstawiamy skrót tych metod.

Podstawowe kroki

• Wejdź na stronę https://make.powerautomate.com i zaloguj się do swojego konta Microsoft.
• Wybierz opcję „+ Nowy przepływ” i kliknij „Przepływ z przyciskiem (uruchamiany ręcznie)”.
• Skonfiguruj wyzwalacz „Kiedy zostanie wybrany przycisk” – to on odpowiada za ręczne uruchamianie przepływu.
• Dodaj kolejne kroki w zależności od celu przepływu – na przykład wysłanie wiadomości, utworzenie zadania czy zapisanie danych.

Przegląd korzyści wersji przeglądarkowej

Dodawanie przycisków do przepływów w wersji przeglądarkowej najlepiej sprawdza się w środowiskach biurowych i organizacyjnych, gdzie istotna jest kontrola, czytelność i możliwość szybkiego dostosowania automatyzacji do zmieniających się potrzeb.

Zastosowanie: szybkie zgłaszanie urlopu

Jednym z najczęściej wykorzystywanych scenariuszy dla przepływów uruchamianych ręcznie w Power Automate jest szybkie zgłaszanie urlopu. Dzięki przyciskowi dostępnemu w aplikacji mobilnej lub wersji przeglądarkowej, pracownik może w prosty sposób przesłać informację o planowanej nieobecności, bez konieczności logowania się do systemów kadrowych czy wypełniania skomplikowanych formularzy.

Ręczne przepływy w tym przypadku usprawniają proces komunikacji między pracownikiem a działem HR lub bezpośrednim przełożonym. Przycisk może inicjować proces zawierający pola do uzupełnienia, takie jak data rozpoczęcia i zakończenia urlopu oraz jego typ (wypoczynkowy, okolicznościowy, bezpłatny itp.). Po zatwierdzeniu dane mogą zostać przesłane do odpowiedniego zespołu, zapisane w arkuszu Excel, SharePoint lub przesłane jako wiadomość e-mail.

Porównanie tradycyjnego procesu a rozwiązania z przyciskiem ręcznym:

Dzięki takiemu podejściu, zgłoszenia urlopowe stają się nie tylko szybsze, ale też bardziej spójne i łatwe do raportowania. Eliminuje to także ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych do systemu. Jeśli chcesz pogłębić wiedzę na temat tworzenia takich automatyzacji, sprawdź nasz Kurs Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów.

Zastosowanie: przypisywanie zadań zespołowi

Ręczne przepływy w Power Automate doskonale sprawdzają się w sytuacjach, gdy lider zespołu lub koordynator projektu chce w szybki sposób przypisać zadania członkom zespołu. Zamiast otwierać wiele aplikacji czy formularzy, użytkownik może skorzystać z jednego przycisku, który uruchamia cały proces przypisywania zadań – oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów.

Przypisywanie zadań za pomocą ręcznego przepływu może odbywać się na różne sposoby, w zależności od potrzeb oraz środowiska pracy. Poniższa tabela pokazuje kilka typowych scenariuszy:

W każdym z powyższych przypadków ręczny przepływ można łatwo uruchomić z poziomu aplikacji mobilnej lub przeglądarki, co czyni go niezwykle elastycznym narzędziem w codziennej pracy zespołowej.

Dodatkowo, przepływy te mogą współpracować z usługami takimi jak Microsoft Planner, Outlook czy SharePoint, co pozwala na automatyczne tworzenie zadań, wysyłanie powiadomień lub rejestrowanie działań w centralnym repozytorium.

Przykładowy fragment przepływu może wyglądać następująco:

// Wysłanie wiadomości e-mail z przypisanym zadaniem
Send an email (V2)
To: dynamic content (wybrana osoba)
Subject: Nowe zadanie: @{triggerBody()['TaskTitle']}
Body: @{triggerBody()['TaskDescription']}

Takie rozwiązanie pozwala menedżerom działać sprawnie, a zespołom – otrzymywać jednoznaczne i natychmiastowe informacje o przydzielonych działaniach.

Zastosowanie: rejestracja czasu pracy

Jednym z praktycznych zastosowań przepływów uruchamianych ręcznie w Power Automate jest rejestracja czasu pracy. Dzięki prostemu przyciskowi użytkownik może rozpocząć lub zakończyć rejestrowanie swojego czasu pracy z poziomu telefonu lub komputera, bez potrzeby otwierania dodatkowych aplikacji czy formularzy.

Takie rozwiązanie sprawdza się zarówno w pracy zdalnej, jak i stacjonarnej, umożliwiając szybkie i intuicyjne logowanie czasu rozpoczęcia oraz zakończenia dnia roboczego, przerw, czy zadań projektowych. Ręcznie uruchamiany przepływ może zapisywać te dane w SharePoint, Excelu lub Dataverse, co ułatwia dalsze raportowanie i analizę.

Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna w zespołach, które nie korzystają z rozbudowanych systemów do ewidencji czasu, ale potrzebują prostego narzędzia do monitorowania aktywności pracowników lub prowadzenia ewidencji godzin dla klientów.

W kolejnych krokach można rozszerzyć taki przepływ o opcje wyboru rodzaju aktywności, lokalizacji, a także automatyczne przesyłanie podsumowania na koniec dnia lub tygodnia.

Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące ręcznych przepływów

Ręczne przepływy w Power Automate to niezwykle przydatne narzędzie pozwalające użytkownikom na szybkie i intuicyjne uruchamianie automatyzacji za pomocą jednego kliknięcia – zarówno z poziomu aplikacji mobilnej, jak i przeglądarki. Aby jednak korzystanie z nich było naprawdę efektywne, warto kierować się kilkoma sprawdzonymi zasadami i technikami projektowania.

• Projektuj z myślą o użytkowniku końcowym – przyciski i akcje powinny być zrozumiałe oraz intuicyjne. Używaj czytelnych nazw przepływów i jasnych opisów, aby użytkownik dokładnie wiedział, co zostanie wykonane po ich uruchomieniu.
• Ogranicz liczbę wymaganych danych wejściowych – przepływy uruchamiane ręcznie są najskuteczniejsze, gdy są szybkie. Staraj się minimalizować ilość informacji, które użytkownik musi wprowadzić przed uruchomieniem przepływu.
• Stosuj warunki sprawdzające i walidację danych – jeśli przepływ wymaga danych od użytkownika, zadbaj o to, by były one poprawne i kompletne, zanim przepływ przejdzie do kolejnych kroków.
• Wykorzystuj dynamiczne treści zwrotne – informuj użytkownika o wyniku działania przepływu, np. poprzez powiadomienia lub wiadomości e-mail. Zwiększa to przejrzystość i poczucie kontroli nad procesem.
• Testuj przepływy lokalnie – przed udostępnieniem przepływu innym użytkownikom sprawdź jego działanie na swoim koncie. Pozwoli to wyeliminować błędy i dostosować interfejs do rzeczywistych potrzeb.
• Uporządkuj dostęp i uprawnienia – udostępniaj przepływy tylko odpowiednim osobom lub zespołom, zapewniając zgodność z polityką bezpieczeństwa organizacji.
• Stosuj spójne nazewnictwo – jeśli tworzysz wiele ręcznych przepływów, zachowuj jednolitą strukturę nazw i opisów. Ułatwia to ich odnalezienie i zarządzanie nimi w przyszłości.

Stosowanie się do powyższych praktyk podnosi nie tylko efektywność samych przepływów, ale również komfort pracy użytkowników, dla których zostały stworzone. Odpowiednio zaplanowane i wdrożone przyciski automatyzacji mogą znacząco odciążyć codzienną pracę i zwiększyć produktywność całego zespołu. W Cognity zachęcamy do traktowania tej wiedzy jako punktu wyjścia do zmiany – i wspieramy w jej wdrażaniu.

Co to jest SPSS i czy warto go używać? 12 stycznia 2025

Tworzenie przepływów Power Automate za pomocą Copilota – czy to już koniec ręcznego klikania? 01 stycznia 2025