Rodzaje przepływów w Power Automate – od procesów biznesowych po przepływy zespołowe

Wprowadzenie do Power Automate i jego zastosowań

Power Automate to narzędzie firmy Microsoft, które umożliwia automatyzację procesów biznesowych, integrację danych oraz usprawnienie codziennych zadań w organizacji. Dzięki łatwemu w użyciu interfejsowi opartemu na logice przepływów, użytkownicy – zarówno techniczni, jak i nietechniczni – mogą tworzyć rozwiązania automatyzujące pracę bez potrzeby pisania kodu.

Platforma Power Automate pozwala na łączenie różnych aplikacji i usług, takich jak Microsoft 365, SharePoint, Dynamics 365, Teams czy usługi zewnętrzne, np. Twitter, Salesforce czy Dropbox. Dzięki temu możliwe jest tworzenie przepływów, które reagują na zdarzenia, zbierają dane, przesyłają informacje, wysyłają powiadomienia lub wykonują inne czynności, minimalizując potrzebę ręcznej interwencji.

Power Automate obsługuje różne typy przepływów, które można dostosować do konkretnych potrzeb organizacyjnych – od prostych automatyzacji osobistych, przez współdzielone procesy zespołowe, aż po złożone procesy biznesowe. Każdy z tych typów ma swoje unikalne cechy i zastosowania:

• Przepływy automatyczne — uruchamiane w odpowiedzi na określone zdarzenia, np. otrzymanie wiadomości e-mail.
• Przepływy ręczne — inicjowane przez użytkownika w wybranym momencie.
• Przepływy cykliczne — wykonywane według ustalonego harmonogramu.
• Przepływy biznesowe — służące jako przewodniki po etapach procesów, wspierające standaryzację działań.
• Rozwiązania zespołowe — umożliwiające współpracę nad automatyzacją w ramach grupy lub działu.

Dzięki Power Automate organizacje mogą zwiększyć efektywność, ograniczyć liczbę błędów wynikających z ręcznego wykonywania zadań i skupić się na działaniach przynoszących większą wartość biznesową.

Przepływy automatyczne – charakterystyka i zastosowania

Przepływy automatyczne w Power Automate to jeden z najczęściej wykorzystywanych typów przepływów, pozwalający na uruchamianie określonych działań w odpowiedzi na zdarzenia zachodzące w systemach i usługach. Ich główną cechą charakterystyczną jest to, że działają bez interwencji użytkownika – są wyzwalane przez konkretny trigger, czyli zdarzenie inicjujące proces.

Typowe zastosowania przepływów automatycznych obejmują automatyczne reagowanie na nowe wiadomości e-mail, tworzenie kopii zapasowych plików po ich dodaniu do określonej lokalizacji czy też powiadamianie zespołu w przypadku aktualizacji danych w systemie CRM. Dzięki temu możliwe jest zredukowanie liczby powtarzalnych czynności i zwiększenie efektywności pracy.

Przepływy automatyczne są szczególnie przydatne w środowiskach, gdzie ważna jest szybka reakcja na zmiany i zdarzenia – zarówno w kontekście indywidualnych zadań, jak i procesów zespołowych czy międzydziałowych. W Cognity często słyszymy pytania, jak praktycznie podejść do tego zagadnienia – odpowiadamy na nie także na blogu.

Dzięki ścisłej integracji z usługami Microsoft 365 oraz wieloma aplikacjami zewnętrznymi, przepływy automatyczne można łatwo dostosować do specyfiki różnych branż i struktur organizacyjnych.

Przepływy ręczne – kiedy warto je wykorzystywać

Przepływy ręczne (ang. instant flows) w Power Automate to typ automatyzacji uruchamianej przez użytkownika w wybranym momencie. Nie działają one automatycznie na podstawie zdarzeń ani według harmonogramu, lecz są aktywowane ręcznie – na przykład przyciskiem w aplikacji mobilnej, z poziomu SharePointa, Teams lub bezpośrednio w Power Automate.

Ich główną zaletą jest elastyczność: użytkownik ma pełną kontrolę nad momentem i kontekstem uruchomienia procesu. Doskonale sprawdzają się w sytuacjach, gdy:

• konieczne jest przeprowadzenie akcji tylko w wybranych przypadkach,
• proces wymaga ingerencji użytkownika (np. załączenia pliku, wskazania rekordu, wprowadzenia danych),
• nie istnieje jednoznaczny warunek wyzwalający automatyzację,
• potrzebna jest możliwość szybkiego działania bez otwierania pełnego systemu (np. wysłanie zgłoszenia z telefonu).

Dzięki dostępności w aplikacji mobilnej Power Automate, przepływy ręczne są często używane w pracy terenowej, obsłudze serwisowej, czy działaniach wymagających natychmiastowej reakcji.

Przykładowe zastosowania przepływów ręcznych obejmują:

• tworzenie nowego zadania na podstawie wprowadzonego tekstu,
• wysłanie wcześniej zdefiniowanego komunikatu w Microsoft Teams,
• zgłaszanie incydentów z telefonu komórkowego wraz z załączonym zdjęciem,
• uruchamianie procesu zatwierdzania dla wybranego pliku.

Przepływy ręczne zapewniają użytkownikom praktyczny sposób na szybkie reagowanie w sytuacjach, gdzie pełna automatyzacja nie jest możliwa lub wskazana. Ich zastosowanie zwiększa efektywność codziennych działań, szczególnie w środowiskach wymagających szybkich interwencji lub decyzji. Jeśli chcesz nauczyć się, jak skutecznie tworzyć i wykorzystywać takie rozwiązania, sprawdź Kurs Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowy - automatyzacja procesów i zadań.

Przepływy cykliczne – planowanie i automatyzacja zadań okresowych

Przepływy cykliczne w Power Automate stanowią kluczowe narzędzie do automatyzacji zadań, które muszą być wykonywane regularnie według ustalonego harmonogramu. Zamiast ręcznego uruchamiania procesu lub reagowania na konkretne zdarzenie, przepływ cykliczny działa zgodnie z określonym interwałem czasowym, co pozwala na efektywne zarządzanie zadaniami powtarzalnymi.

Typowe zastosowania przepływów cyklicznych obejmują między innymi:

• codzienne raporty wysyłane do zespołu o określonej godzinie,
• automatyczne archiwizowanie danych raz w tygodniu,
• monitorowanie i czyszczenie zasobów (np. usuwanie tymczasowych plików) co miesiąc,
• sprawdzanie statusu systemów lub integracji w ustalonych odstępach czasu.

W przeciwieństwie do przepływów automatycznych, które są wywoływane przez zdarzenia (np. nadejście wiadomości e-mail), przepływy cykliczne są planowane na podstawie harmonogramu i uruchamiane z wykorzystaniem wyzwalacza Recurrence. Pozwala to na pełną kontrolę nad częstotliwością i czasem rozpoczęcia automatyzacji.

W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Dzięki precyzyjnemu planowaniu, przepływy cykliczne są szczególnie przydatne tam, gdzie niezawodność i powtarzalność mają kluczowe znaczenie dla efektywności procesów. Ich wdrożenie pozwala ograniczyć błędy wynikające z ręcznego wykonywania czynności i znacząco zaoszczędzić czas zespołów operacyjnych.

Przepływy biznesowe – standaryzacja procesów i przewodniki

Przepływy biznesowe (ang. Business Process Flows) w Power Automate to specjalny typ przepływów, który służy przede wszystkim do standaryzacji i ustrukturyzowania procesów. W odróżnieniu od innych typów przepływów, takich jak automatyczne czy ręczne, przepływy biznesowe nie koncentrują się na uruchamianiu akcji, lecz na prowadzeniu użytkownika krok po kroku przez ustalony proces biznesowy.

Ich główne zastosowanie to:

• Tworzenie przewodników po procesach dla użytkowników biznesowych.
• Zwiększenie zgodności z procedurami organizacji.
• Ułatwienie onboardingu nowych pracowników dzięki jasnemu przebiegowi zadań.
• Umożliwienie raportowania i monitorowania postępu realizacji procesów.

Przykładowe obszary, w których przepływy biznesowe znajdują zastosowanie, to:

• Procesy sprzedażowe – np. prowadzenie handlowca przez etapy pozyskania klienta.
• Obsługa zgłoszeń serwisowych – uporządkowany sposób rejestracji, eskalacji i rozwiązania problemu.
• Rekrutacja – prowadzenie przez kolejne fazy selekcji kandydata.

Kluczowe cechy przepływów biznesowych:

Przepływy biznesowe są szczególnie przydatne w organizacjach, które chcą zapewnić spójność realizacji procesów oraz umożliwić łatwiejsze wdrażanie pracowników bez potrzeby znajomości całej logiki działania systemu. Ich zastosowanie znacząco podnosi jakość pracy i ogranicza ryzyko błędów wynikających z nieprzestrzegania procedur. Jeśli chcesz jeszcze lepiej wykorzystać możliwości Power Automate, rozważ udział w Kursie Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów.

Rozwiązania zespołowe – współpraca i zarządzanie przepływami w grupie

Power Automate oferuje rozbudowane możliwości pracy zespołowej, które umożliwiają wspólne tworzenie, edytowanie oraz zarządzanie przepływami. Dzięki integracji z usługami Microsoft 365, użytkownicy mogą łatwo współdzielić przepływy w ramach organizacji, zespołów lub konkretnych grup roboczych.

W przeciwieństwie do przepływów osobistych, które są przypisane do konkretnego użytkownika, rozwiązania zespołowe pozwalają na przypisanie przepływów do kontenerów wspólnych, takich jak środowiska Power Platform, Grupy Microsoft 365 czy Zespoły w Microsoft Teams. Tego typu podejście zwiększa przejrzystość, umożliwia rotację członków zespołu oraz zapewnia lepszą kontrolę nad uprawnieniami i bezpieczeństwem danych.

Główne zalety korzystania z rozwiązań zespołowych w Power Automate:

• Współdziałanie: wielu członków zespołu może wspólnie pracować nad jednym przepływem, komentować zmiany oraz zarządzać wersjami.
• Współdzielenie odpowiedzialności: przepływy nie są zależne od jednego użytkownika – w razie zmiany ról lub odejścia z organizacji zachowują ciągłość działania.
• Centralna administracja: administratorzy środowisk mogą nadzorować wszystkie wspólne przepływy, przydzielając role i uprawnienia zgodnie z polityką organizacyjną.
• Integracja z Teams: możliwość tworzenia i zarządzania przepływami bezpośrednio z poziomu kanałów zespołu.

Różnice pomiędzy przepływami osobistymi a zespołowymi można przedstawić w formie tabeli:

Rozwiązania zespołowe w Power Automate sprawdzają się szczególnie w większych organizacjach, gdzie automatyzacja procesów dotyczy wielu działów lub projektów. Ułatwiają zarządzanie dostępem, zapewniają większą odporność na zmiany kadrowe oraz pozwalają zespołom na bardziej efektywną współpracę nad automatyzacją.

Porównanie typów przepływów – wybór odpowiedniego rozwiązania

Power Automate oferuje różnorodne typy przepływów, które pozwalają dostosować automatyzację do konkretnych potrzeb organizacji lub zespołu. Wybór odpowiedniego rodzaju przepływu zależy od charakteru zadania, częstotliwości jego wykonywania oraz kontekstu biznesowego.

Poniżej przedstawiamy podstawowe różnice i typowe zastosowania poszczególnych rodzajów przepływów:

• Przepływy automatyczne uruchamiane są w odpowiedzi na określone zdarzenia, np. otrzymanie wiadomości e-mail czy dodanie pliku do folderu. Sprawdzają się tam, gdzie ważna jest szybka reakcja na zmiany w systemie.
• Przepływy ręczne inicjowane są przez użytkownika, co daje większą kontrolę nad momentem ich uruchomienia. Idealne do działań wymagających świadomego zatwierdzenia lub interakcji.
• Przepływy cykliczne wykonują się zgodnie z harmonogramem – doskonałe do zadań powtarzalnych, takich jak codzienne raportowanie czy archiwizacja danych.
• Przepływy biznesowe prowadzą użytkownika krok po kroku przez określony proces. Umożliwiają standaryzację działań i zapewniają zgodność z procedurami organizacyjnymi.
• Rozwiązania zespołowe pozwalają na wspólne tworzenie i zarządzanie przepływami, co wspiera współpracę i ułatwia utrzymanie spójności procesów w większych grupach roboczych.

Dobór odpowiedniego typu przepływu powinien być oparty na rodzaju wykonywanego zadania, wymaganiach dotyczących automatyzacji oraz stopniu zaangażowania użytkownika. Znajomość ich podstawowej charakterystyki ułatwia optymalne dopasowanie narzędzia do potrzeb organizacji.

Najlepsze praktyki wdrażania Power Automate w organizacji

Skuteczne wdrożenie Power Automate w organizacji wymaga zarówno odpowiedniego przygotowania technicznego, jak i przemyślanej strategii zarządzania procesami. Platforma ta oferuje szeroki wachlarz możliwości automatyzacji – od prostych zadań wykonywanych przez użytkowników indywidualnych, po złożone przepływy biznesowe i rozwiązania zespołowe. Aby w pełni wykorzystać jej potencjał, warto kierować się sprawdzonymi praktykami.

• Analiza potrzeb biznesowych: Przed wdrożeniem warto zidentyfikować procesy, które generują wysokie koszty czasu i zasobów, a następnie ocenić ich potencjał do automatyzacji. Umożliwia to skupienie się na obszarach, które przyniosą największe korzyści.
• Stopniowe wprowadzanie automatyzacji: Rozpoczęcie od małych, prostych przepływów ułatwia zrozumienie działania platformy i pozwala szybko uzyskać pierwsze efekty. Z czasem można rozszerzać automatyzację na bardziej złożone scenariusze.
• Standaryzacja i dokumentacja: Dobre praktyki obejmują tworzenie spójnych nazw przepływów, logicznej struktury działań oraz dokumentowanie ich funkcji i założeń. Ułatwia to zarządzanie i późniejsze modyfikacje.
• Szkolenie użytkowników: Inwestycja w edukację pracowników umożliwia im samodzielne tworzenie i zarządzanie przepływami, co zwiększa efektywność i ogranicza zależność od działu IT.
• Bezpieczeństwo i kontrola dostępu: Należy dokładnie przemyśleć, kto ma prawo tworzyć i edytować przepływy oraz jakie dane są w nich wykorzystywane. Ważne jest stosowanie uprawnień i monitorowanie aktywności.
• Monitorowanie i optymalizacja: Po wdrożeniu należy regularnie analizować działanie przepływów, identyfikować ewentualne błędy oraz wprowadzać usprawnienia w odpowiedzi na zmieniające się potrzeby organizacji.

Stosowanie tych praktyk pozwala nie tylko na skuteczne wdrożenie Power Automate, ale także na budowanie kultury ciągłego doskonalenia procesów w całej organizacji. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Co to jest SPSS i czy warto go używać? 12 stycznia 2025

Tworzenie przepływów Power Automate za pomocą Copilota – czy to już koniec ręcznego klikania? 01 stycznia 2025