Tworzenie i konfigurowanie przepływów zatwierdzeń w Power Automate dla dokumentów SharePoint

Wprowadzenie do Power Automate i SharePoint

Power Automate i SharePoint to dwa kluczowe narzędzia w ekosystemie Microsoft 365, które wspólnie umożliwiają tworzenie elastycznych i zautomatyzowanych procesów biznesowych. Ich integracja pozwala na znaczące usprawnienie pracy z dokumentami, w tym automatyzację procesów zatwierdzania, śledzenie zmian czy zarządzanie uprawnieniami.

SharePoint to platforma służąca do przechowywania, organizowania i udostępniania plików oraz informacji w ramach zespołu lub organizacji. Dzięki możliwości tworzenia bibliotek dokumentów i dostosowywania uprawnień, SharePoint stanowi stabilną podstawę dla procesów obiegu dokumentów.

Power Automate (dawniej Microsoft Flow) to narzędzie do automatyzacji przepływów pracy, które pozwala na łączenie różnych usług i aplikacji, w tym SharePoint, Outlook, Teams i innych. Użytkownicy mogą tworzyć przepływy (flows), które reagują na określone zdarzenia lub warunki, np. dodanie nowego dokumentu do biblioteki SharePoint lub zmianę jego statusu.

Integracja tych dwóch narzędzi umożliwia tworzenie zaawansowanych scenariuszy automatyzacji, takich jak:

• automatyczne przesyłanie dokumentu do zatwierdzenia po jego dodaniu do konkretnej biblioteki,
• wysyłanie powiadomień e-mail do wyznaczonych osób,
• rejestrowanie decyzji i komentarzy zatwierdzających,
• tworzenie warunków zależnych od rodzaju dokumentu czy osoby zgłaszającej.

Dzięki Power Automate możliwe jest budowanie procesów bez potrzeby pisania kodu, co czyni go narzędziem dostępnym także dla użytkowników nietechnicznych. Jednocześnie platforma oferuje funkcje zaawansowane dla osób posiadających wiedzę programistyczną, które chcą rozszerzyć możliwości przepływów przy użyciu wyrażeń czy konektorów niestandardowych.

Planowanie procesu zatwierdzania dokumentów

Skuteczne wdrożenie przepływu zatwierdzeń w Power Automate wymaga starannego zaplanowania całego procesu. Kluczowe znaczenie ma tu zrozumienie, jakie etapy powinien obejmować dany przepływ, kto ma brać udział w zatwierdzaniu dokumentów oraz jakie warunki muszą być spełnione, aby dokument mógł przejść do kolejnych etapów przetwarzania.

Na etapie planowania warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

• Kto inicjuje proces? Czy przepływ powinien rozpoczynać się automatycznie po przesłaniu dokumentu do biblioteki SharePoint, czy może ręcznie przez użytkownika?
• Ilu zatwierdzających bierze udział? Czy dokument musi zostać zatwierdzony przez jedną osobę, czy przez grupę użytkowników?
• Jakie są możliwe wyniki decyzji? Czy zatwierdzenie oznacza przesłanie dokumentu dalej, publikację, czy może uruchomienie kolejnego procesu?
• Jak obsłużyć odrzucenie? Czy dokument ma wrócić do autora, zostać oznaczony jako odrzucony, czy usunięty z listy przetwarzanych?
• Jakie są wymagania dotyczące powiadomień? Kto i kiedy powinien otrzymywać informacje o zmianie statusu dokumentu?

Podczas planowania warto również określić, czy proces będzie jednolity dla wszystkich typów dokumentów, czy też będą istniały różne ścieżki zatwierdzania w zależności od metadanych pliku (np. typu dokumentu, działu, autora). Z pomocą przychodzą tutaj dynamiczne warunki i filtry, które można zastosować w przepływach Power Automate.

Dobrą praktyką jest przygotowanie prostego schematu blokowego obrazującego kolejne etapy procesu. Taki schemat ułatwia późniejsze odwzorowanie logiki w Power Automate oraz komunikację z interesariuszami. Pamiętaj, że dobrze zaplanowany proces to podstawa wydajnej automatyzacji – jego jakość bezpośrednio wpływa na skuteczność działania całego przepływu.

Tworzenie przepływu pracy w Power Automate

Tworzenie przepływu pracy (flow) w Power Automate to kluczowy krok w automatyzacji procesu zatwierdzania dokumentów w SharePoint. Power Automate umożliwia tworzenie przepływów w sposób graficzny, bez konieczności pisania kodu, a także integruje się płynnie z usługami Microsoft 365, w tym SharePoint, Outlook oraz Teams.

W Power Automate dostępne są różne typy przepływów. W kontekście zatwierdzania dokumentów w SharePoint najczęściej wykorzystywane są dwa:

• Automatyczny przepływ (Automated flow) – uruchamiany na podstawie określonego zdarzenia, np. dodania pliku do biblioteki dokumentów SharePoint.
• Przepływ rozpoczęty ręcznie (Instant flow) – inicjowany przez użytkownika, np. poprzez kliknięcie przycisku w bibliotece dokumentów.

Poniższa tabela przedstawia porównanie tych dwóch typów w kontekście użycia w SharePoint:

Aby rozpocząć tworzenie przepływu zatwierdzania:

1. Przejdź do Power Automate i zaloguj się.
2. Wybierz "Utwórz", a następnie określ typ przepływu.
3. Skonfiguruj wyzwalacz – np. "Gdy plik zostanie utworzony lub zmodyfikowany w bibliotece SharePoint".
4. Dodaj kolejne kroki, takie jak pobranie metadanych dokumentu, przypisanie zatwierdzającego i przesłanie żądania zatwierdzenia.

Poniżej przykład prostego wyzwalacza w formacie JSON, który można wykorzystać przy tworzeniu przepływu:

{
  "siteAddress": "https://nazwa.sharepoint.com/sites/TwojaStrona",
  "libraryName": "Dokumenty",
  "trigger": "When a file is created (properties only)"
}

Stworzenie przepływu to pierwszy krok do pełnej automatyzacji – pozwala on przekształcić ręczny proces zatwierdzania w spójny, szybki i przejrzysty system przepływu informacji w organizacji. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę i nauczyć się tworzyć bardziej zaawansowane przepływy, zapoznaj się z kursem Microsoft Power Automate (kurs Flow) podstawowym – automatyzacja procesów i zadań.

Konfiguracja warunków zatwierdzających

W procesie tworzenia przepływu zatwierdzania dokumentów w Power Automate, jednym z kluczowych etapów jest właściwe skonfigurowanie warunków zatwierdzających. To właśnie od nich zależy, jak będzie przebiegać ścieżka zatwierdzania – kto otrzyma zadanie, kiedy i na jakich zasadach dokument zostanie zatwierdzony lub odrzucony.

Power Automate umożliwia tworzenie elastycznych scenariuszy decyzyjnych, dzięki którym można dostosować proces do specyficznych potrzeb organizacji. Warunki mogą być oparte na różnych danych, takich jak:

• Metadane dokumentu (np. typ dokumentu, dział, priorytet)
• Właściwości elementu SharePoint (np. autor, data utworzenia)
• Odpowiedzi z wcześniejszych etapów przepływu

Power Automate oferuje dwa główne sposoby definiowania warunków:

Oto przykład prostego warunku w języku wyrażeń Power Automate:

@equals(triggerOutputs()?['body/Department'], 'HR')

Powyższe wyrażenie sprawdza, czy dział przypisany do dokumentu to "HR" i na tej podstawie może kierować przepływ do odpowiedniego zatwierdzającego.

Warunki można także łączyć w grupy, tworzyć zagnieżdżenia oraz używać bloków "Switch", aby tworzyć bardziej rozbudowane scenariusze decyzyjne. Odpowiednia konfiguracja tych elementów pozwala na zautomatyzowanie nawet najbardziej skomplikowanych procesów zatwierdzania z pełną kontrolą nad przebiegiem workflow.

Ustawienie powiadomień e-mail dla uczestników procesu

Skuteczna komunikacja to kluczowy element każdego procesu zatwierdzania dokumentów w SharePoint. Dzięki integracji z Power Automate, możliwe jest automatyczne wysyłanie powiadomień e-mail do odpowiednich uczestników procesu na każdym etapie przepływu pracy. Umożliwia to szybszą reakcję i zwiększa przejrzystość całego procesu.

Powiadomienia e-mail w Power Automate mogą być konfigurowane w różny sposób, w zależności od roli użytkownika w procesie oraz etapu, na którym się znajduje. W poniższej tabeli przedstawiono przykładowe zastosowania powiadomień:

Aby dodać akcję wysyłania powiadomienia, możemy skorzystać z gotowej akcji „Send an email (V2)” dostępnej w Power Automate. Przykład użycia może wyglądać następująco:

{
  "type": "Send an email (V2)",
  "to": "@{items('Apply_to_each')?['ApproverEmail']}",
  "subject": "Nowy dokument do zatwierdzenia",
  "body": "Dokument '@{triggerOutputs()?['body/Title']}' wymaga Twojej akcji. Kliknij tutaj, aby go przejrzeć."
}

W powyższym przykładzie dynamiczne dane, takie jak adres e-mail zatwierdzającego czy tytuł dokumentu, są pobierane bezpośrednio z przepływu i wstawiane do treści wiadomości, co pozwala na wysoką personalizację komunikatów.

Warto pamiętać o dostosowaniu treści e-maili do kontekstu oraz roli odbiorcy. W przypadku korporacyjnych wdrożeń, zaleca się także ujednolicenie szablonów wiadomości oraz dodanie stopki informacyjnej z kontaktem do zespołu wsparcia procesów. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę i jeszcze skuteczniej projektować przepływy, sprawdź Kurs Microsoft Power Automate zaawansowany - automatyzacja i synchronizacja przepływów.

Testowanie i publikacja przepływu pracy

Po stworzeniu przepływu zatwierdzania dokumentów w Power Automate, niezwykle istotnym krokiem jest jego testowanie i publikacja. Dobrze przeprowadzone testy pozwalają na wykrycie błędów logicznych, sprawdzenie poprawności działania warunków oraz upewnienie się, że wszystkie akcje – takie jak wysyłanie powiadomień i aktualizowanie danych w SharePoint – przebiegają zgodnie z założeniami.

Testowanie przepływu

Power Automate oferuje funkcję testowania przepływu bez konieczności jego publikacji. Możemy uruchomić test ręczny lub automatyczny, bazując na istniejących danych. Testowanie powinno obejmować różne scenariusze, takie jak:

• Przepływ akceptacji – dokument zostaje zaakceptowany i odpowiednia informacja trafia do SharePoint i uczestników.
• Przepływ odrzucenia – dokument zostaje odrzucony, a system przesyła stosowne powiadomienie.
• Brak odpowiedzi – testowanie zachowania w przypadku braku decyzji w określonym czasie (np. timeout).

W trakcie testowania warto korzystać z funkcji „Przejrzyj historię uruchomień”, która pozwala przeanalizować przebieg każdego kroku przepływu, wskazując ewentualne błędy lub nieoczekiwane wyniki.

Publikacja przepływu

Po zakończeniu testów i upewnieniu się, że przepływ działa zgodnie z oczekiwaniami, można przystąpić do jego publikacji. W Power Automate publikacja oznacza zapisanie i aktywowanie przepływu, dzięki czemu będzie on gotowy do pracy w środowisku produkcyjnym.

Przy publikacji warto pamiętać o:

• Sprawdzeniu uprawnień konta użytkownika, które odpowiada za uruchamianie przepływu.
• Skonfigurowaniu konektorów (np. SharePoint, Outlook) z odpowiednimi poświadczeniami.
• Upewnieniu się, że środowisko, w którym działa przepływ, jest odpowiednie (np. środowisko produkcyjne vs. testowe).

Porównanie trybów testowania

Przykładowe logowanie błędu

W razie wykrycia błędów w trakcie testowania, warto dodać do przepływu akcję rejestracji błędów. Przykładowy fragment przepływu logujący komunikat o niepowodzeniu może wyglądać następująco:

{
  "type": "Scope",
  "name": "LogError",
  "actions": {
    "ComposeError": {
      "type": "Compose",
      "inputs": "Błąd: @{outputs('Get_item')?['body/error/message']}"
    },
    "SendEmail": {
      "type": "Send an email",
      "inputs": {
        "to": "admin@firma.pl",
        "subject": "Błąd przepływu",
        "body": "Wystąpił błąd w przepływie pracy: @{outputs('ComposeError')}"
      }
    }
  }
}

Dzięki starannemu testowaniu i poprawnej publikacji minimalizujemy ryzyko wystąpienia błędów w środowisku produkcyjnym, a także zapewniamy, że proces zatwierdzania dokumentów będzie przebiegał sprawnie i zgodnie z założeniami organizacyjnymi.

Przykładowy scenariusz biznesowy automatyzacji

Wyobraźmy sobie średniej wielkości firmę konsultingową, która przechowuje dokumenty projektowe na platformie SharePoint. Każdy zespół opracowuje dokumenty ofertowe, które przed wysłaniem do klienta muszą zostać zatwierdzone przez kierownika działu oraz dyrektora operacyjnego. Do tej pory proces zatwierdzania odbywał się ręcznie – za pomocą e-maili i rozmów, co często prowadziło do opóźnień i braku przejrzystości.

Aby usprawnić tę procedurę, firma decyduje się na wdrożenie automatycznego przepływu zatwierdzania przy użyciu Power Automate. Gdy dokument zostanie przesłany do określonej biblioteki dokumentów w SharePoint, automatycznie zostanie uruchomiony przepływ. System wyśle żądanie zatwierdzenia do kierownika działu. Po jego akceptacji dokument przejdzie do kolejnego etapu – zatwierdzenia przez dyrektora operacyjnego.

W przypadku odrzucenia dokumentu przez dowolnego z decydentów, autor dokumentu otrzyma wiadomość e-mail z komentarzem i możliwością wprowadzenia poprawek. Po dokonaniu zmian przepływ może zostać ponownie uruchomiony. Dzięki temu cały proces staje się bardziej przejrzysty, udokumentowany i zautomatyzowany, co znacząco zwiększa efektywność zespołów.

Wdrożenie takiego mechanizmu pozwala również na monitorowanie statusu dokumentów, automatyczne archiwizowanie zatwierdzonych wersji oraz integrację z dodatkowymi narzędziami, np. Microsoft Teams w celu szybszej komunikacji między uczestnikami procesu.

Najlepsze praktyki i wskazówki końcowe

Tworzenie przepływów zatwierdzania dokumentów w Power Automate dla bibliotek SharePoint może znacząco usprawnić zarządzanie dokumentacją i procesy decyzyjne w organizacji. Aby maksymalnie wykorzystać potencjał tego rozwiązania, warto stosować się do sprawdzonych praktyk oraz unikać typowych pułapek.

• Zrozumienie wymagań biznesowych: Przed rozpoczęciem budowy przepływu należy dobrze poznać proces, który ma zostać zautomatyzowany. Kluczowe jest ustalenie, kto podejmuje decyzje, jakie są możliwe scenariusze zatwierdzania oraz jakie działania mają być wykonywane po każdej decyzji.
• Stosowanie czytelnych nazw i komentarzy: Wszystkie kroki w przepływie powinny mieć jednoznaczne nazwy. Dodawanie komentarzy do poszczególnych akcji ułatwia utrzymanie i późniejsze modyfikacje przepływu – zwłaszcza gdy pracuje nad nim więcej niż jedna osoba.
• Modularność i ponowne wykorzystanie: W miarę możliwości warto wykorzystywać szablony oraz tworzyć własne przepływy jako komponenty, które można łatwo integrować w różnych scenariuszach.
• Zarządzanie błędami: Dodanie mechanizmów obsługi błędów (np. warunków sprawdzających dostępność danych lub statusy odpowiedzi) pozwala uniknąć przerwań działania przepływu i usprawnia diagnozowanie problemów.
• Bezpieczeństwo i dostępność danych: Upewnij się, że tylko odpowiednie osoby mają dostęp do dokumentów i że przepływy nie udostępniają informacji przypadkowym odbiorcom. Korzystaj z listy uprawnień SharePoint i ustawień prywatności w Power Automate.
• Monitorowanie i optymalizacja: Regularnie sprawdzaj dzienniki działania przepływów oraz wykorzystanie zasobów. Power Automate oferuje narzędzia do monitoringu, które wskazują wąskie gardła i umożliwiają optymalizację przepływu.

Nawet prosty przepływ zatwierdzania może przynieść wymierne korzyści, jeśli będzie dobrze zaprojektowany i konsekwentnie wdrażany. Warto inwestować czas w jego przemyślane przygotowanie oraz w testowanie różnych scenariuszy.

Zaangażowanie zespołu - jak zachęcać pracowników do lepszego korzystania z danych? 28 maja 2025

Zoom a bezpieczeństwo – jak chronić spotkania przed nieautoryzowanym dostępem? 26 maja 2025