Zwinne vs. klasyczne zarządzanie projektami – kiedy wybrać które podejście?

Wprowadzenie – moje doświadczenia z różnymi metodami zarządzania projektami

Na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat miałem okazję pracować przy projektach prowadzonych zarówno metodami klasycznymi, jak i zwinnymi. Każde z tych podejść wnosi do zarządzania projektem inne wartości i sprawdza się w odmiennych kontekstach. Moje doświadczenia obejmują zarówno rozbudowane przedsięwzięcia realizowane według sztywnych harmonogramów i szczegółowych planów, jak i dynamiczne projekty, w których ważniejsza była szybka adaptacja do zmieniających się wymagań i bliska współpraca z zespołem oraz interesariuszami.

W podejściu klasycznym, często określanym jako tradycyjne lub kaskadowe, kluczowa jest struktura, sekwencyjność działań i dokładne planowanie z góry. Z kolei metodyki zwinne (agile) skupiają się na elastyczności, iteracyjności i ciągłej komunikacji. Oba podejścia mają swoje miejsce – wybór odpowiedniego zależy od charakterystyki projektu, oczekiwań klienta oraz warunków organizacyjnych.

W trakcie mojej kariery zauważyłem, że nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie. Niezależnie od tego, czy wdrażaliśmy nowy system informatyczny, rozwijaliśmy produkt cyfrowy czy też realizowaliśmy wewnętrzne zmiany organizacyjne, decyzja o wyborze metodyki miała bezpośredni wpływ na efektywność działań, zaangażowanie zespołu oraz końcowy wynik projektu.

Czym jest podejście klasyczne – struktura, zalety i ograniczenia

Klasyczne zarządzanie projektami, nazywane także podejściem kaskadowym (ang. waterfall), opiera się na jasno zdefiniowanej strukturze i sekwencyjnym przebiegu faz projektu. Główne etapy to zazwyczaj: inicjacja, planowanie, wykonanie, monitorowanie i zamknięcie. Każdy z etapów musi zostać ukończony przed przejściem do kolejnego, co zapewnia dużą przewidywalność i kontrolę nad realizacją zadań.

Wielu uczestników szkoleń Cognity zgłaszało potrzebę pogłębienia tego tematu – odpowiadamy na tę potrzebę także na blogu.

Ten model najlepiej sprawdza się w projektach, które mają jasno określone wymagania i cele, a zmiany w trakcie realizacji są mało prawdopodobne lub kosztowne. Typowe przykłady to projekty inżynieryjne, budowlane lub systemy, w których bezpieczeństwo i zgodność z normami są kluczowe.

Zalety podejścia klasycznego:

• Przejrzysta struktura i harmonogram działań
• Łatwość monitorowania postępów na podstawie kamieni milowych
• Dokumentacja jako podstawa komunikacji i kontroli
• Stabilność w projektach o niskim poziomie niepewności

Ograniczenia klasycznego podejścia:

• Trudność w adaptowaniu się do zmian w wymaganiach
• Długi czas oczekiwania na gotowy produkt
• Ryzyko niedopasowania rozwiązania do oczekiwań użytkownika końcowego
• Mniejszy nacisk na bieżącą współpracę z interesariuszami

Metoda klasyczna sprawdza się tam, gdzie kluczowe są przewidywalność, zgodność z planem oraz stabilność procesów. W dynamicznych środowiskach może jednak ustępować bardziej elastycznym podejściom, o których będzie mowa w dalszej części artykułu.

Zwinne zarządzanie projektami – elastyczność, iteracje i współpraca

Zwinne podejście do zarządzania projektami (ang. Agile) powstało jako odpowiedź na rosnącą potrzebę szybkiego dostosowywania się do zmian w dynamicznym środowisku biznesowym. W centrum tej metodyki znajduje się elastyczność działania, ciągłe dostarczanie wartości i bliska współpraca zespołu z interesariuszami.

W przeciwieństwie do klasycznych metod, w których większość decyzji zapada na początku projektu, podejścia zwinne opierają się na iteracyjnym rozwoju – projekt jest realizowany w krótkich cyklach (tzw. sprintach), po których następuje ocena postępów i weryfikacja potrzeb.

• Elastyczność: Agile pozwala na szybkie reagowanie na zmiany w wymaganiach, nawet na późnym etapie projektu.
• Iteracje: Praca odbywa się w krótkich cyklach, co umożliwia regularne dostarczanie działających fragmentów produktu.
• Współpraca: Zespół projektowy, klienci i interesariusze są w stałym kontakcie, co zwiększa zrozumienie oczekiwań i jakość końcowego rezultatu.

Dzięki tym cechom podejście zwinne sprawdza się szczególnie dobrze w projektach o wysokim stopniu niepewności lub zmieniających się wymaganiach, jak np. w branży IT, marketingu czy przy budowie produktów cyfrowych.

W codziennej pracy często korzystam z takich frameworków jak Scrum czy Kanban, które są odmianami podejścia zwinnego. Ich zastosowanie pozwala na bieżąco śledzić postęp prac, reagować na blokady i wspierać autonomię zespołu. Zwinne zarządzanie to nie tylko zbiór praktyk, ale przede wszystkim zmiana podejścia do pracy zespołowej i relacji z klientem. Jeśli chcesz pogłębić swoją wiedzę w tym zakresie, warto zapoznać się z Kursem Zarządzanie projektami – planowanie, monitorowanie oraz wdrożenie projektu, koncepcja SMART.

Porównanie podejść na podstawie moich projektów

W mojej pracy miałem okazję realizować projekty zarówno w modelu klasycznym, jak i w metodykach zwinnych. Każde z podejść miało swoje miejsce i uzasadnienie w zależności od charakterystyki przedsięwzięcia. Poniższa tabela przedstawia zestawienie kluczowych różnic, które zaobserwowałem w praktyce:

W jednym z projektów wdrożeniowych systemu ERP, podejście klasyczne pozwoliło na kontrolę zakresu i kosztów, co było kluczowe ze względu na zobowiązania kontraktowe. Natomiast przy rozwoju aplikacji webowej w startupie, metodyka zwinna umożliwiła szybkie dostarczanie wartości i ciągłe reagowanie na zmieniające się potrzeby rynku.

W czasie szkoleń Cognity ten temat bardzo często budzi ożywione dyskusje między uczestnikami, ponieważ wiele osób może odnieść te różnice do własnych doświadczeń projektowych.

W kolejnych sekcjach szczegółowo omówię, w jakich sytuacjach każde z podejść sprawdzało się najlepiej – zarówno pod względem skuteczności wdrożenia, jak i satysfakcji zespołu oraz klienta.

Kiedy warto wybrać podejście klasyczne

Klasyczne zarządzanie projektami, często określane jako podejście kaskadowe (ang. waterfall), sprawdza się najlepiej w projektach o jasno zdefiniowanych celach, stabilnych wymaganiach i przewidywalnym przebiegu. To metodologia oparta na sekwencyjnych fazach – od analizy, przez projektowanie, implementację, aż po testowanie i wdrożenie – co pozwala na precyzyjne planowanie i kontrolę postępów.

W moim doświadczeniu klasyczne podejście szczególnie dobrze sprawdzało się w projektach:

• z obowiązkową dokumentacją wymaganą przez regulacje prawne lub branżowe normy,
• realizowanych w środowiskach o niskiej tolerancji na zmiany (np. administracja publiczna),
• gdzie odbiorca końcowy nie uczestniczy aktywnie w procesie tworzenia,
• o ograniczonych możliwościach iteracyjnego dostarczania wartości (np. infrastruktura techniczna),
• z dużą liczbą podwykonawców, z którymi podpisano sztywne kontrakty zakresowe.

Aby lepiej zobrazować, kiedy klasyczne podejście będzie odpowiednie, poniższa tabela porównuje typowe czynniki sprzyjające jego wyborowi:

W projektach o dużej skali, takich jak wdrożenia systemów ERP w średnich i dużych organizacjach, podejście klasyczne pozwalało mi zachować kontrolę nad budżetem i zakresem, co było kluczowe z punktu widzenia sponsorów projektu. W takich przypadkach przewidywalność i formalizacja procesu były bardziej pożądane niż elastyczność. Jeśli chcesz nauczyć się, jak skutecznie planować i prowadzić tego typu projekty, polecam Kurs Project managment - kompleksowe zarządzanie projektem, planowanie, koordynowanie i finalizowanie zadania.

W jakich sytuacjach sprawdza się metodologia zwinna

Zwinne podejście do zarządzania projektami (np. Scrum, Kanban) sprawdza się najlepiej tam, gdzie zmienność, niepewność i potrzeba szybkiego reagowania na nowe informacje są wpisane w charakter projektu. Elastyczność, iteracyjne podejście do planowania i nacisk na współpracę z klientem czynią z niego efektywne narzędzie w dynamicznych i innowacyjnych środowiskach.

Oto typowe sytuacje, w których metodologia zwinna okazuje się najbardziej skuteczna:

• Projekty o wysokiej zmienności wymagań – gdy oczekiwania klienta mogą ewoluować w trakcie prac, np. w nowoczesnych aplikacjach webowych lub mobilnych.
• Innowacyjne produkty – gdy nie wszystko da się przewidzieć z góry, a część założeń trzeba przetestować na rynku (np. MVP w startupach).
• Ścisła współpraca z klientem – gdy partner biznesowy jest aktywnie zaangażowany w rozwój produktu i oczekuje częstych demonstracji postępu.
• Krótki czas dostarczenia wartości – gdy istotne jest szybkie wdrażanie kolejnych funkcji, jak w przypadku SaaS czy e-commerce.
• Zespoły interdyscyplinarne – gdy członkowie zespołu współdzielą kompetencje i wspólnie odpowiadają za jakość.

Dla lepszego zobrazowania, poniżej przedstawiam uproszczone zestawienie sytuacji, w których podejście zwinne może być bardziej efektywne niż klasyczne:

W praktyce zauważyłem, że zespoły programistyczne, które pracują nad produktami z częstymi aktualizacjami lub rozwijają platformy cyfrowe, osiągają lepsze rezultaty, stosując metodyki zwinne. Taka forma pracy umożliwia im natychmiastowe reagowanie na opinie użytkowników i nowe wymagania biznesowe.

Wnioski i moja preferencja w zależności od typu projektu

Na przestrzeni lat miałem okazję pracować zarówno w podejściu klasycznym, jak i zwinnym. Każde z nich ma swoje mocne strony, które ujawniają się w zależności od kontekstu projektu, zespołu oraz oczekiwań interesariuszy.

Tradycyjne zarządzanie projektami sprawdza się najlepiej w środowiskach przewidywalnych, z jasno określonymi wymaganiami i sztywnym zakresem prac. Cenię to podejście w projektach infrastrukturalnych, regulowanych lub wymagających szczegółowego planowania i kontroli.

Metodyki zwinne preferuję tam, gdzie zmienność jest normą, a wartość biznesowa jest dostarczana etapami. Projekty informatyczne, wdrożenia nowych produktów czy rozwój funkcji w aplikacjach cyfrowych to przykłady, gdzie zwinność daje przewagę – umożliwia szybsze reagowanie na zmiany i większe zaangażowanie zespołu oraz klienta.

Nie faworyzuję jednej metody jako uniwersalnej. Kluczowe jest dopasowanie podejścia do rodzaju projektu, jego skali, kultury organizacyjnej oraz poziomu niepewności. Elastyczność w wyborze narzędzi i sposobu pracy stała się dla mnie ważniejsza niż przywiązanie do konkretnej metodologii.

Podsumowanie – kluczowe różnice i rekomendacje

Wybór odpowiedniego podejścia do zarządzania projektem ma kluczowe znaczenie dla jego sukcesu. Metody klasyczne i zwinne różnią się zarówno strukturą, jak i sposobem realizacji celów, a ich skuteczność zależy od kontekstu, w jakim są stosowane.

• Klasyczne zarządzanie projektami opiera się na szczegółowym planowaniu, sekwencyjnych etapach i przewidywalności. Sprawdza się w projektach o stabilnym zakresie, jasno określonych wymaganiach i ograniczonej zmienności.
• Zwinne podejście kładzie nacisk na elastyczność, ciągłą współpracę z interesariuszami i dostarczanie wartości w krótkich cyklach. Jest odpowiednie tam, gdzie zmiany są nieuniknione, a potrzeby klienta mogą ewoluować w trakcie realizacji projektu.

Rekomendacja: zamiast traktować te podejścia jako konkurencyjne, warto rozważać je jako komplementarne narzędzia. Kluczem do sukcesu jest dopasowanie metody do specyfiki projektu, zespołu i otoczenia biznesowego. Podczas szkoleń Cognity pogłębiamy te zagadnienia w oparciu o konkretne przykłady z pracy uczestników.

AI w konsultingu a ryzyka: jak bezpiecznie korzystać z narzędzi AI w pracy projektowej? 19 listopada 2025

Programy pilotażowe AI w firmach konsultingowych – jak je zaplanować, mierzyć i skalować? 17 listopada 2025