Rosnąca liczba procesów opartych na dokumentach i danych tekstowych

Wprowadzenie: Wzrost liczby procesów opartych na dokumentach

Współczesne organizacje coraz częściej opierają swoje procesy biznesowe na dokumentach i danych tekstowych. Niezależnie od branży, firmy codziennie przetwarzają ogromne ilości informacji zawartych w fakturach, umowach, zamówieniach, raportach czy wiadomościach e-mail. Wzrost ten wynika zarówno z rosnącej liczby dostępnych źródeł danych, jak i potrzeby szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe.

Dokumenty, które niegdyś były przechowywane wyłącznie w formie papierowej, obecnie występują coraz częściej w postaci cyfrowej – jako pliki PDF, skany czy teksty zapisane w systemach informatycznych. Równolegle zwiększa się znaczenie danych tekstowych, które stają się wartościowym źródłem wiedzy i podstawą do podejmowania decyzji. W efekcie przedsiębiorstwa muszą nie tylko gromadzić te dane, ale także efektywnie je analizować i przetwarzać.

Ten dynamiczny rozwój procesów opartych na dokumentach stawia nowe wymagania przed organizacjami – zarówno w kontekście technologicznym, jak i organizacyjnym. Wdrożenie odpowiednich narzędzi umożliwiających automatyzację oraz integrację danych staje się kluczowe dla zachowania konkurencyjności i zwiększania efektywności operacyjnej.

Wyzwania związane z przetwarzaniem danych tekstowych w firmach

W dobie cyfryzacji i gwałtownego wzrostu ilości danych tekstowych, przedsiębiorstwa stają przed coraz większymi wyzwaniami w zakresie ich efektywnego przetwarzania. Dokumenty w formie plików PDF, zeskanowanych obrazów, wiadomości e-mail czy formularzy papierowych są podstawą wielu procesów biznesowych, jednak ich ręczne przetwarzanie jest czasochłonne, kosztowne i podatne na błędy.

Najczęściej spotykane trudności obejmują:

• Różnorodność formatów danych: Firmy otrzymują dokumenty w wielu różnych formatach, od cyfrowych plików po skany dokumentów papierowych. Integracja tak zróżnicowanych źródeł danych bywa skomplikowana.
• Brak standaryzacji struktury dokumentów: Formularze, faktury czy umowy różnią się nie tylko między organizacjami, ale często także wewnątrz jednej firmy, co utrudnia ich automatyczne rozpoznawanie i klasyfikację.
• Ograniczone zasoby ludzkie: Ręczne przepisywanie danych z dokumentów to proces żmudny i obarczony dużym ryzykiem błędów, zwłaszcza gdy wymaga interpretacji kontekstu lub języka naturalnego.
• Trudność w ekstrakcji danych kluczowych: Wyodrębnienie konkretnych informacji, takich jak daty, numery faktur czy dane kontrahenta, wymaga nie tylko rozpoznania tekstu, ale także jego semantycznego zrozumienia.
• Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami: Przetwarzanie danych zawartych w dokumentach często podlega restrykcyjnym normom prawnym, co wymaga odpowiedniego zarządzania dostępem oraz przechowywania informacji.

Wszystkie te wyzwania sprawiają, że firmy coraz częściej poszukują rozwiązań wspierających automatyzację i inteligentne przetwarzanie danych tekstowych, pozwalające odciążyć pracowników oraz zwiększyć precyzję i szybkość obsługi dokumentacji. Temat tego artykułu pojawia się w niemal każdej sesji szkoleniowej Cognity – czasem w formie pytania, czasem w formie frustracji.

Rola AI Builder w automatyzacji odczytu dokumentów

AI Builder, będący częścią platformy Microsoft Power Platform, odgrywa kluczową rolę w przekształcaniu tradycyjnych procesów opartych na dokumentach w zautomatyzowane, inteligentne przepływy pracy. Dzięki integracji uczenia maszynowego i przetwarzania języka naturalnego (NLP), rozwiązanie to pozwala firmom na szybkie i dokładne wyodrębnianie informacji z różnorodnych źródeł tekstowych.

Podstawową funkcją AI Buildera w kontekście dokumentów jest możliwość trenowania modeli do rozpoznawania struktury i zawartości dokumentów, takich jak faktury, formularze, umowy czy noty kredytowe. Użytkownicy mogą tworzyć własne modele lub korzystać z predefiniowanych szablonów w zależności od potrzeb biznesowych.

W praktyce, AI Builder umożliwia użytkownikom bez zaawansowanej wiedzy technicznej wykorzystanie narzędzi klasy enterprise do cyfrowej analizy dokumentów. Dzięki temu możliwe jest m.in.:

• szybsze przetwarzanie dużych wolumenów dokumentów,
• zmniejszenie liczby błędów wynikających z manualnego wprowadzania danych,
• automatyczne przekierowywanie danych do systemów firmowych w zależności od ich zawartości.

Warto zaznaczyć, że AI Builder wspiera różne formaty plików, w tym PDF, obrazy (JPG, PNG, TIFF) oraz dane z formularzy elektronicznych, co czyni go uniwersalnym narzędziem w ekosystemie dokumentowym organizacji. Osoby chcące lepiej zrozumieć praktyczne zastosowania sztucznej inteligencji w biznesie mogą skorzystać z Kursu AI Sztuczna inteligencja i GPT w praktyce. Prompt Engineering, który stanowi doskonałe uzupełnienie wiedzy na temat rozwiązań opartych na AI.

Zastosowanie AI Builder do plików PDF, skanów i maili

AI Builder, będący częścią pakietu narzędzi Microsoft Power Platform, umożliwia inteligentne przetwarzanie różnorodnych źródeł danych tekstowych, takich jak pliki PDF, zeskanowane dokumenty oraz wiadomości e-mail. Każde z tych źródeł ma swoją specyfikę, co wpływa na sposób ich analizy i integracji z procesami biznesowymi.

Silnik AI Builder wykorzystuje modele uczenia maszynowego, które potrafią automatycznie rozpoznać dane tekstowe, wyodrębnić kluczowe informacje i przekazać je do kolejnych etapów procesu. Przykładowo, możliwe jest stworzenie modelu, który z otrzymanego maila z załączoną fakturą w PDF automatycznie odczyta dane kontrahenta, numer faktury oraz kwotę i przesyła je do systemu księgowego.

Poniżej uproszczony przykład użycia AI Builder w kontekście Power Automate do przetwarzania faktury PDF:

{
  "trigger": "When a new email arrives",
  "condition": "Has attachment AND attachment is PDF",
  "action": {
    "AI Builder": {
      "action": "Extract data from invoice",
      "output": ["InvoiceNumber", "TotalAmount", "VendorName"]
    },
    "NextStep": "Send to ERP system"
  }
}

Różnorodność źródeł danych tekstowych wymaga elastycznego podejścia do ich rozpoznawania i przekształcania. AI Builder stanowi uniwersalne narzędzie, które pozwala firmom rozpocząć automatyzację bez konieczności pisania kodu i przy minimalnym zaangażowaniu technicznym. W Cognity mamy doświadczenie w pracy z zespołami, które wdrażają to rozwiązanie – dzielimy się tym także w artykule.

Integracja danych z systemami firmowymi przy użyciu Power Automate

Wzrost ilości dokumentów i danych tekstowych w firmach wymusił potrzebę ich sprawnej integracji z istniejącymi systemami biznesowymi, takimi jak ERP, CRM czy systemy obiegu dokumentów. Power Automate, jako część ekosystemu Microsoft Power Platform, odgrywa kluczową rolę w automatyzacji tego procesu, umożliwiając płynne przesyłanie informacji między różnymi systemami.

Power Automate pozwala na tworzenie przepływów pracy (ang. flows), które mogą reagować na określone zdarzenia, przetwarzać dane i przekazywać je dalej w ustandaryzowanej, uporządkowanej formie. Dzięki wbudowanej integracji z ponad 500 konektorami, narzędzie to wspiera komunikację z popularnymi usługami i bazami danych, zarówno w chmurze, jak i lokalnie.

Poniższa tabela przedstawia podstawowe zastosowania integracji danych za pomocą Power Automate w firmowych systemach:

Power Automate umożliwia także wykonywanie bardziej złożonych operacji, takich jak warunkowe logiki, pętle czy rozgałęzienia decyzji. Przykładowy przepływ może wyglądać następująco:

{
  "trigger": "plik PDF pojawia się w folderze SharePoint",
  "action1": "wyodrębnij dane za pomocą AI Builder",
  "condition": "jeśli typ dokumentu = 'faktura'",
  "action2": "zapisz dane do Dynamics 365",
  "action3": "wyślij potwierdzenie do działu finansowego"
}

Integracja danych dzięki Power Automate znacząco redukuje liczbę ręcznie wykonywanych czynności, jednocześnie poprawiając dokładność, szybkość i spójność danych przepływających przez systemy firmowe. Osoby zainteresowane rozwijaniem swoich kompetencji w zakresie automatyzacji procesów mogą również zapoznać się z Kursem n8n – automatyzacja procesów i integracja systemów w praktyce.

Korzyści z wdrażania automatyzacji dokumentów

Wdrożenie automatyzacji procesów opartych na dokumentach przynosi firmom szereg wymiernych korzyści, które wpływają zarówno na jakość pracy, jak i efektywność operacyjną. Automatyzacja nie polega jedynie na szybszym przetwarzaniu plików – to zmiana podejścia do obiegu informacji w organizacji.

• Oszczędność czasu: Automatyczne rozpoznawanie i przetwarzanie danych z dokumentów eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji, skracając czas realizacji zadań.
• Redukcja błędów: Zautomatyzowane systemy są mniej podatne na pomyłki ludzkie, co znacząco poprawia jakość danych i zmniejsza ryzyko kosztownych korekt.
• Skalowalność: Automatyzacja pozwala łatwo przetwarzać duże wolumeny dokumentów bez konieczności zwiększania zasobów ludzkich.
• Lepsza zgodność z regulacjami: Procesy zautomatyzowane są łatwiejsze do audytowania i monitorowania, co ułatwia spełnienie wymogów prawnych i branżowych.
• Większa dostępność danych: Informacje wyodrębnione z dokumentów mogą być łatwiej integrowane z innymi systemami firmowymi, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji.

W tabeli poniżej przedstawiono porównanie wybranych aspektów przetwarzania dokumentów w trybie tradycyjnym i zautomatyzowanym:

Dzięki automatyzacji dokumentów firmy mogą skupić zasoby na działaniach strategicznych, poprawiając jednocześnie jakość obsługi klienta, szybkość reakcji na zmiany oraz ogólną produktywność organizacyjną.

Znaczenie szkoleń w porządkowaniu chaosu dokumentowego

Wdrażanie automatyzacji opartej na dokumentach i danych tekstowych to nie tylko kwestia technologii, ale również odpowiedniego przygotowania pracowników. Nawet najlepsze narzędzia nie przyniosą oczekiwanych rezultatów, jeśli nie zostaną właściwie zrozumiane oraz efektywnie wykorzystane przez użytkowników.

Szkolenia odgrywają kluczową rolę w uporządkowaniu chaosu dokumentowego. Pozwalają pracownikom:

• Zrozumieć procesy digitalizacji dokumentów – uczestnicy uczą się, jak przebiega cyfrowy obieg dokumentów i jakie elementy można zautomatyzować.
• Efektywnie korzystać z narzędzi do przetwarzania tekstu – zdobywają umiejętności praktyczne, które pozwalają na szybsze i dokładniejsze interpretowanie danych z dokumentów.
• Unikać błędów wynikających z braku wiedzy – edukacja pomaga zminimalizować ryzyko niewłaściwego klasyfikowania, tagowania czy archiwizacji dokumentów.
• Ujednolicać standardy dokumentacyjne – szkolenia sprzyjają wprowadzeniu jednolitych zasad pracy z dokumentami w całej organizacji.

Warto podkreślić, że odpowiednio zaplanowane programy szkoleniowe przyczyniają się nie tylko do większej efektywności, ale również zwiększają akceptację dla zmian wśród pracowników. Dzięki temu transformacja cyfrowa w zakresie zarządzania dokumentami przebiega płynniej i z większym zaangażowaniem zespołów.

Podsumowanie i rekomendacje dla firm wdrażających automatyzację

W obliczu gwałtownego wzrostu ilości danych tekstowych i dokumentów, organizacje coraz częściej poszukują sposobów na ich efektywne przetwarzanie. Automatyzacja procesów opartych na dokumentach nie tylko skraca czas obsługi, ale też znacząco redukuje koszty operacyjne i ryzyko błędów ludzkich.

Wdrożenie technologii opartych na sztucznej inteligencji, takich jak AI Builder, wraz z narzędziami do automatyzacji przepływów pracy, umożliwia firmom szybkie i skalowalne przetwarzanie dokumentów w różnych formatach – od plików PDF, przez zeskanowane faktury, po treść wiadomości e-mail. Kluczowe jest jednak nie tylko zastosowanie odpowiedniego narzędzia, ale również jego skuteczna integracja z istniejącymi systemami i procedurami biznesowymi.

Rekomendacje dla firm rozpoczynających automatyzację dokumentów:

• Ocena procesów: Zidentyfikuj obszary, w których dokumenty przetwarzane są ręcznie i gdzie występują największe opóźnienia lub błędy.
• Wybór odpowiednich narzędzi: Dobierz rozwiązania technologiczne zgodne z typem dokumentów przetwarzanych w firmie oraz wymaganiami prawnymi i bezpieczeństwa.
• Stopniowe wdrażanie: Wprowadzaj automatyzację etapami, zaczynając od procesów najbardziej czasochłonnych, aby szybciej osiągnąć wymierne korzyści.
• Szkolenie pracowników: Upewnij się, że zespół rozumie nowe narzędzia i potrafi z nich korzystać efektywnie.
• Monitorowanie i optymalizacja: Regularnie analizuj efekty wdrożeń i dostosowuj rozwiązania do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Skuteczna automatyzacja dokumentów to nie tylko kwestia technologii – to przede wszystkim zmiana podejścia do organizacji pracy i zarządzania informacją. Inwestycja w odpowiednie narzędzia i kompetencje staje się dziś jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Zarządzanie projektem w praktyce – role, odpowiedzialności i decyzje 10 stycznia 2026

Potrzeba świadomego i bezpiecznego wykorzystania AI w organizacji 08 stycznia 2026