Listy SharePoint

Wprowadzenie do list w SharePoint

Listy w SharePoint to jedno z podstawowych narzędzi służących do przechowywania, organizowania i zarządzania informacjami w środowisku pracy zespołowej. Działają one na podobnej zasadzie jak arkusze kalkulacyjne, jednak zapewniają znacznie większe możliwości w zakresie współpracy, kontroli dostępu i integracji z innymi usługami Microsoft 365.

Listy pozwalają tworzyć uporządkowane zestawy danych, które mogą być wykorzystywane do różnych celów – od prostego śledzenia zadań po budowanie bardziej złożonych rozwiązań wspierających procesy biznesowe. Każda lista składa się z kolumn (czyli pól określających typ danych, np. tekst, liczba, data) oraz wierszy (elementów), które reprezentują pojedyncze rekordy danych.

W SharePoint dostępne są różne typy list, zarówno standardowe jak i niestandardowe, które można dostosować do konkretnych potrzeb organizacyjnych. Dzięki elastyczności i możliwościom konfiguracyjnym listy stają się centralnym punktem wielu rozwiązań tworzonych w SharePoint, zarówno prostych jak i zaawansowanych.

Warto również zaznaczyć, że listy są w pełni zintegrowane z innymi usługami Microsoft, co umożliwia ich wykorzystanie w bardziej zautomatyzowanych i interaktywnych scenariuszach pracy zespołowej.

Zastosowania list w środowisku SharePoint

Listy w SharePoint stanowią jedno z podstawowych narzędzi do organizowania, przechowywania i udostępniania danych w ramach zespołów oraz całych organizacji. Dzięki swojej elastyczności i integracji z innymi komponentami platformy Microsoft 365, pozwalają na tworzenie różnorodnych rozwiązań wspierających codzienną pracę. Ten artykuł powstał jako rozwinięcie jednego z najczęstszych tematów poruszanych podczas szkoleń Cognity.

• Zarządzanie informacjami: listy umożliwiają przechowywanie uporządkowanych danych w postaci rekordów, dzięki czemu możliwe jest śledzenie zadań, zasobów, zgłoszeń czy wniosków.
• Współpraca zespołowa: dzięki listom zespoły mogą współdzielić i aktualizować dane w czasie rzeczywistym, co wspiera przejrzystość i efektywność działań.
• Zautomatyzowane procesy: listy mogą być wykorzystywane jako źródło danych w automatyzacjach, np. w procesach zatwierdzania czy powiadamiania o zmianach.
• Śledzenie i raportowanie: dzięki filtrowaniu, sortowaniu oraz tworzeniu widoków, listy pozwalają na szybki dostęp do konkretnych informacji oraz generowanie zestawień.
• Wsparcie dla aplikacji biznesowych: listy mogą pełnić rolę backendu dla aplikacji budowanych np. w PowerApps, stanowiąc bazę danych dla różnorodnych rozwiązań użytkowych.

W praktyce oznacza to, że listy SharePoint można wykorzystać zarówno do prostych zadań, jak i jako fundament złożonych systemów zarządzania informacjami wewnątrz organizacji.

Tworzenie i konfiguracja list

Listy w SharePoint to elastyczne struktury danych umożliwiające przechowywanie, organizowanie i udostępnianie informacji w ramach witryny SharePoint. Proces ich tworzenia i konfiguracji jest intuicyjny i odbywa się za pomocą interfejsu użytkownika lub programistycznie — np. za pomocą PowerShell lub REST API.

Aby utworzyć nową listę, użytkownik może skorzystać z gotowych szablonów (takich jak „Kontakty”, „Zadania” czy „Kalendarz”) lub rozpocząć od pustej listy, dostosowując ją do własnych potrzeb. Kluczowa decyzja na tym etapie dotyczy wyboru odpowiedniego rodzaju listy — klasycznej lub nowoczesnej (modern list) — różniących się wyglądem, możliwościami integracji i sposobem edycji.

Poniższa tabela porównuje główne cechy dwóch typów list:

Po utworzeniu listy użytkownik może dodać kolumny różnych typów, takich jak tekst, liczba, data, osoba, hiperlink, menu rozwijane czy kolumna obliczeniowa. SharePoint umożliwia również tworzenie kolumn złożonych, takich jak kolumny z wyborem wielu wartości lub kolumny odwołujące się do innych list (tzw. lookup columns).

Podstawowa konfiguracja listy obejmuje:

• Dodanie i konfigurację kolumn
• Ustawienie widoków (standardowy, zwarty, kalendarzowy itp.)
• Określenie uprawnień dostępu dla użytkowników lub grup
• Skonfigurowanie wersjonowania oraz zatwierdzania zmian

Przykładowy fragment kodu do utworzenia listy przy użyciu PowerShell (CSOM):

Connect-PnPOnline -Url "https://contoso.sharepoint.com/sites/mojawitryna" -UseWebLogin
New-PnPList -Title "Projekty" -Template GenericList -EnableVersioning $true

W zależności od potrzeb, listy mogą być bardzo proste lub rozbudowane, stanowiąc podstawę do dalszej automatyzacji i integracji z innymi usługami Microsoft 365. Jeśli chcesz lepiej poznać możliwości SharePoint i nauczyć się ich praktycznego wykorzystania, zapoznaj się z naszym Kursem Microsoft SharePoint podstawowym – funkcje współpracy i przepływu dokumentów i zadań.

Typowe przykłady użycia list (rejestry, zarządzanie zadaniami, proste bazy danych)

Listy w SharePoint są niezwykle uniwersalnym narzędziem do organizowania i zarządzania różnorodnymi danymi w środowisku pracy. Poniżej przedstawiono trzy typowe scenariusze wykorzystania list, które stanowią fundament wielu rozwiązań biznesowych:

• Rejestry – Listy pełnią funkcję elektronicznych dzienników, w których można przechowywać i śledzić przebieg działań, np. rejestr zgłoszeń, rejestr sprzętu IT czy ewidencja dokumentów. Dzięki możliwości tworzenia kolumn z różnymi typami danych (tekst, liczba, wybór, data itp.), użytkownicy mogą łatwo dopasować strukturę listy do potrzeb konkretnego rejestru.
• Zarządzanie zadaniami – SharePoint umożliwia tworzenie list zadań, które wspierają zespołową organizację pracy. Każdy element listy może reprezentować pojedyncze zadanie, z przypisaniem odpowiedzialnych osób, terminów realizacji czy statusów. Tego typu listy często wykorzystywane są w działach projektowych i administracyjnych. W czasie szkoleń Cognity ten temat bardzo często budzi ożywione dyskusje między uczestnikami.
• Proste bazy danych – Dla wielu organizacji lista SharePoint może być lekką alternatywą dla relacyjnych baz danych. Przykładowo, lista zawierająca dane klientów, produkty czy harmonogramy pozwala na szybki dostęp, filtrowanie i sortowanie informacji bez konieczności korzystania z zewnętrznych systemów.

Poniższa tabela prezentuje porównanie wybranych zastosowań:

W zależności od potrzeb, każdą z powyższych list można łatwo rozbudować o dodatkowe funkcjonalności, takie jak alerty, widoki niestandardowe czy reguły automatyzacji.

Personalizacja i formatowanie widoków list

Listy SharePoint oferują szerokie możliwości personalizacji i formatowania widoków, co pozwala użytkownikom dostosować sposób prezentacji danych do własnych potrzeb. Dzięki temu możliwe jest nie tylko zwiększenie przejrzystości informacji, ale również nadanie im kontekstu biznesowego i ułatwienie codziennej pracy. Jeśli chcesz poznać więcej zaawansowanych funkcji i praktycznych zastosowań, sprawdź Kurs Microsoft SharePoint 365 średniozaawansowany - skuteczne wykorzystanie funkcji programu i opcji narzędzi.

Rodzaje personalizacji

• Tworzenie niestandardowych widoków: użytkownicy mogą definiować, które kolumny mają być widoczne, w jakiej kolejności oraz jakie filtry i sortowanie mają być zastosowane.
• Grupowanie danych: możliwość pogrupowania elementów według wybranych kolumn, co ułatwia analizę większych zbiorów danych.
• Ustawienia paginacji i limitów: kontrolowanie liczby wyświetlanych elementów na stronę w celu poprawy wydajności i czytelności.

Formatowanie widoków

Formatowanie pozwala na wizualne wyróżnienie danych na podstawie określonych warunków. Można np. pokolorować wiersz w zależności od wartości kolumny, dodać ikony, a nawet przyciski akcji.

{
  "elmType": "div",
  "style": {
    "background-color": "=if([$Status] == 'Opóźnione', 'salmon', '')"
  }
}

Dzięki tym funkcjom użytkownicy nie tylko poprawiają estetykę listy, ale przede wszystkim zwiększają funkcjonalność i szybkość analizy danych. W wielu organizacjach formatowanie widoków jest kluczowe np. do szybkiej identyfikacji zadań krytycznych lub odstępstw od norm.

Integracja list z Power Automate

Listy SharePoint w połączeniu z Power Automate umożliwiają tworzenie zautomatyzowanych przepływów pracy, które poprawiają efektywność procesów biznesowych bez konieczności pisania kodu. Dzięki temu użytkownicy mogą reagować na zmiany w listach, automatycznie przesyłać dane, wysyłać powiadomienia e-mail czy integrować się z innymi usługami Microsoft 365 i aplikacjami zewnętrznymi.

Podstawowym mechanizmem tej integracji jest możliwość uruchamiania przepływów w odpowiedzi na zdarzenia w liście, takie jak dodanie, modyfikacja lub usunięcie elementu. Power Automate oferuje wiele gotowych „wyzwalaczy” (triggers) i „akcji” (actions), które można dowolnie łączyć, tworząc elastyczne scenariusze automatyzacji.

Przykład prostego wyzwalacza w Power Automate, który reaguje na dodanie nowego elementu do listy SharePoint:

{
  "trigger": {
    "type": "When an item is created",
    "siteAddress": "https://nazwa.sharepoint.com/sites/projekt",
    "listName": "Zgłoszenia"
  },
  "actions": [
    {
      "type": "Send an email",
      "to": "@triggerOutputs()?['body/CreatedBy']",
      "subject": "Nowe zgłoszenie dodane",
      "body": "Twoje zgłoszenie zostało przyjęte do przetwarzania."
    }
  ]
}

Integracja z Power Automate pozwala również na łączenie list z innymi systemami i usługami, takimi jak Teams, Outlook, Planner czy nawet systemy zewnętrzne jak Salesforce lub SAP — wszystko bez potrzeby pisania rozbudowanego kodu.

Dzięki tej integracji SharePoint zyskuje zupełnie nowe możliwości jako platforma do zarządzania procesami, co czyni go jeszcze bardziej wszechstronnym narzędziem w środowisku Microsoft 365.

Wykorzystanie list w PowerApps

Listy SharePoint stanowią jedno z najczęściej wykorzystywanych źródeł danych w aplikacjach tworzonych przy użyciu PowerApps. Dzięki wbudowanej integracji, można bezpośrednio łączyć się z listami, wyświetlać dane, modyfikować je oraz tworzyć formularze i interaktywne interfejsy użytkownika bez konieczności pisania kodu.

PowerApps umożliwia tworzenie aplikacji na podstawie istniejących list, co pozwala na szybkie przekształcenie statycznych danych w dynamiczne, responsywne środowiska pracy. Dzięki temu organizacje mogą automatyzować procesy biznesowe, przyspieszać obieg informacji i ograniczać konieczność ręcznego przetwarzania danych.

Podstawowe zastosowania list SharePoint w PowerApps obejmują:

• Tworzenie formularzy do wprowadzania i edytowania danych w listach
• Budowanie aplikacji mobilnych i webowych prezentujących dane z list w przystępnej formie
• Dodawanie logiki biznesowej i walidacji danych w interfejsie użytkownika
• Integrację z innymi źródłami danych w ramach jednej aplikacji

Współpraca PowerApps z listami SharePoint pozwala znacząco zwiększyć użyteczność i funkcjonalność tych list, przekształcając je w rozbudowane systemy wspierające codzienną pracę zespołów.

Najlepsze praktyki i porady dotyczące pracy z listami

Listy w SharePoint to potężne narzędzie do organizacji i zarządzania informacjami w ramach zespołów oraz całych organizacji. Aby w pełni wykorzystać ich potencjał, warto przestrzegać kilku sprawdzonych praktyk, które poprawiają efektywność, czytelność i bezpieczeństwo pracy z danymi.

• Planuj strukturę listy przed jej utworzeniem – zastanów się, jakie kolumny będą potrzebne, jakie typy danych są najbardziej odpowiednie oraz jakie relacje mogą występować między elementami. Dobrze zaprojektowana lista zmniejsza konieczność późniejszych modyfikacji.
• Wykorzystuj typy kolumn zgodnie z ich przeznaczeniem – na przykład używaj kolumn typu „Osoba” do przypisywania zadań, a „Wybór” do ograniczenia możliwych wartości. Pomaga to zachować spójność danych.
• Nadawaj jednoznaczne i zrozumiałe nazwy kolumnom – unikanie skrótów i niejasnych określeń ułatwia użytkownikom pracę z listą, zwłaszcza w rozbudowanych strukturach organizacyjnych.
• Twórz widoki dostosowane do ról użytkowników – filtrowanie i sortowanie danych według potrzeb użytkowników zwiększa przejrzystość i ułatwia dostęp do najważniejszych informacji.
• Używaj uprawnień na poziomie listy lub pozycji – zabezpiecz dane, ograniczając dostęp tylko do tych użytkowników, którzy rzeczywiście go potrzebują. Wrażliwe informacje nie powinny być widoczne dla wszystkich.
• Regularnie przeglądaj i archiwizuj nieaktualne dane – utrzymywanie listy w aktualnym stanie poprawia wydajność i przejrzystość. W razie potrzeby twórz kopie archiwalne danych.
• Unikaj nadmiernej liczby kolumn i zagnieżdżeń – zbyt skomplikowane listy mogą być trudne w obsłudze i mniej wydajne. Zachowaj równowagę między funkcjonalnością a prostotą.
• Wspieraj użytkowników w pracy z listami – oferuj krótkie instrukcje lub szkolenia, które pomagają zespołowi efektywnie korzystać z list i unikać błędów wprowadzania danych.

Stosowanie powyższych zasad pozwala budować listy, które nie tylko spełniają swoje funkcje, ale także są wygodne w codziennym użytkowaniu oraz skalowalne w miarę rozwoju organizacji. W Cognity uczymy, jak skutecznie radzić sobie z podobnymi wyzwaniami – zarówno indywidualnie, jak i zespołowo.

Rewolucja w ocenie postępowań przetargowych: jak AI skraca analizę RFP nawet o 70%? 10 listopada 2025

Tabela przestawna – potęga analizy danych w kilku kliknięciach 08 listopada 2025