8 największych błędów w konfiguracji SharePoint, które spowalniają Twoją firmę

SharePoint to potężne narzędzie do zarządzania dokumentami, współpracy zespołowej i automatyzacji procesów biznesowych. Jednak niewłaściwe wdrożenie lub konfiguracja tego systemu może przynieść więcej szkód niż korzyści. Zbyt długie ładowanie stron, trudności z dostępem do kluczowych plików czy problemy z wyszukiwaniem informacji to tylko niektóre z symptomów źle zoptymalizowanego SharePointa. W tym artykule przyjrzymy się najczęstszym błędom popełnianym przez administratorów oraz podpowiemy, jak ich unikać, aby w pełni wykorzystać możliwości tej platformy i zapewnić płynną pracę Twojej firmy. Oto lista największych błędów:

1. Nieoptymalna struktura witryn i bibliotek

Jednym z najczęstszych błędów w konfiguracji SharePoint jest brak przemyślanej struktury witryn i bibliotek dokumentów. Nieodpowiednie grupowanie plików, brak logicznych podfolderów oraz chaotyczne nazewnictwo mogą prowadzić do trudności w odnalezieniu potrzebnych informacji. Warto zainwestować czas w odpowiednie zaplanowanie struktury, aby uniknąć problemów w przyszłości.

2. Brak odpowiednich uprawnień i kontroli dostępu

Nieprawidłowe zarządzanie uprawnieniami użytkowników może prowadzić do poważnych problemów z bezpieczeństwem i wydajnością. Zbyt szerokie uprawnienia mogą skutkować nieautoryzowanym dostępem do poufnych danych, a zbyt restrykcyjne ograniczenia mogą utrudniać współpracę. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać uprawnieniami, warto zapoznać się z kursem dla administratorów SharePoint.

3. Nieefektywne zarządzanie wersjami dokumentów

SharePoint oferuje funkcję wersjonowania dokumentów, która pozwala śledzić zmiany i przywracać wcześniejsze wersje plików. Jednak brak odpowiedniej konfiguracji tej funkcji może prowadzić do nadmiernego gromadzenia niepotrzebnych wersji, co obciąża system i spowalnia jego działanie. Warto ustawić limity przechowywania wersji, aby uniknąć problemów z wydajnością.

4. Nieprawidłowa konfiguracja przepływów pracy

Automatyzacja procesów biznesowych w SharePoint może znacznie usprawnić pracę zespołu, ale tylko wtedy, gdy przepływy pracy są poprawnie skonfigurowane. Błędne reguły, nieefektywne procesy i brak monitorowania mogą prowadzić do opóźnień i błędów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie wykorzystać funkcje współpracy i przepływu dokumentów, sprawdź ten kurs.

5. Brak optymalizacji wyszukiwania

SharePoint posiada zaawansowane funkcje wyszukiwania, które mogą znacznie ułatwić odnajdywanie dokumentów i informacji. Jednak wiele firm nie konfiguruje ich odpowiednio, co prowadzi do długiego czasu wyszukiwania i frustracji użytkowników. Warto dostosować ustawienia wyszukiwania, aby poprawić efektywność pracy.

6. Niewłaściwe zarządzanie metadanymi

Metadane pozwalają na lepszą organizację i kategoryzację dokumentów w SharePoint. Brak ich wykorzystania lub nieprawidłowa konfiguracja może prowadzić do chaosu w systemie i trudności w odnalezieniu potrzebnych plików. Warto wdrożyć spójne zasady nadawania metadanych, aby zwiększyć efektywność pracy.

7. Nieodpowiednie zarządzanie przestrzenią dyskową

Brak kontroli nad ilością przechowywanych danych może prowadzić do problemów z wydajnością SharePoint. Należy regularnie monitorować zużycie przestrzeni dyskowej, usuwać niepotrzebne pliki i archiwizować starsze dokumenty. Dzięki temu system będzie działał szybciej i sprawniej.

8. Brak szkoleń dla użytkowników

Nawet najlepiej skonfigurowany SharePoint nie będzie działał efektywnie, jeśli użytkownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać. Warto inwestować w szkolenia, które pomogą pracownikom lepiej wykorzystywać możliwości platformy. Jeśli chcesz nauczyć się skutecznego korzystania z SharePoint, sprawdź ten kurs.

Poprawna konfiguracja SharePoint – klucz do wydajności

Nieprawidłowa konfiguracja SharePoint może prowadzić do spowolnienia pracy Twojej firmy, co negatywnie wpływa na efektywność zespołu i realizację codziennych zadań. Aby uniknąć najczęstszych błędów popełnianych przez administratorów, warto zainwestować w odpowiednie szkolenie, które pozwoli zoptymalizować działanie systemu i zwiększyć jego wydajność. W Cognity oferujemy szkolenia dedykowane dla pracowników Twojej firmy oraz szkolenia indywidualne, które pomogą Ci lepiej zarządzać SharePointem. Możemy zorganizować je zarówno w Twojej firmie, jak i w naszych salach szkoleniowych na terenie całej Europy. Program szkolenia jest zawsze dostosowany do Twoich oczekiwań, dzięki czemu masz pewność, że zdobędziesz praktyczną wiedzę niezbędną do efektywnego zarządzania systemem. Aby uzyskać wycenę, skontaktuj się z nami pod numerem telefonu: +48 577 136 633 lub napisz na adres e-mail: biuro@cognity.pl.

Bias i halucynacje w sztucznej inteligencji – jak je rozpoznać i minimalizować? 25 lutego 2025

HR i AI – 7 kluczowych zastosowań, które zwiększają efektywność organizacji 23 lutego 2025