15 zasad poprawnego formatowania tekstu w MS Word

Każdy dokument, który wyjdzie spod naszej klawiatury powinien być czytelny, estetyczny oraz zrozumiały. Co zrobić, aby taki był? Przedstawiamy Ci zasady, o których powinieneś pamiętać tworząc profesjonalne pliki w programie Microsoft Word. Poprawne formatowanie jest bardzo ważne, zwłaszcza w przypadku tworzenia oficjalnych pism.

Interesuje Cię ten temat?

Zapraszamy na szkolenie Word średniozaawansowany!

<Szczegóły>

Zasada nr 1

Nie pozostawiaj spójników – takich jak: i, w, z – na końcu linii tekstu. Pozbycie się sierot w dokumencie jest możliwe poprzez wstawienie twardej (niełamliwej) spacji pomiędzy spójnikiem i wyrazem występującym po nim. W Microsoft Word wstawienie jej następuje poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl + Shift + spacja. W kodzie HTML taki odstęp wprowadza się poprzez:

Zasada nr 2

Pamiętaj o interliniach. Stosuj odstępy o szerkości 1,5 wiersza, aby pisany materiał był przejrzysty i klarowny. Ustawienie interlinii w dokumencie programu Word odbywa się poprzez przejście do karty Narzędzia główne, w sekcji Akapit i kliknięcie przycisku Interlinia, gdzie można wybrać kilka dostępnych opcji narzędzia. Włączenie bardziej zaawansowanych wariatnów jest możliwe poprzez skorzystanie z Opcje interlinii...

Zasada nr 3

Stosuj czcionkę nie mniejszą niż 12 punktów – jednak pamiętaj, by była proporcjonalna do rozmiaru dokumentu. Dla formatu A4 najbardziej optymalna jest wielkość 12.

Chcesz wyróżnić tytuł lub akapit? Pamiętaj, że rozmiar czcionki nie powinien różnić się o więcej niż jeden lub dwa stopnie.

Zasada nr 4

W tworzeniu dokumentów firmowych korzystaj z czcionek biznesowych takich jak: Arial, Verdana, Calibri, Times New Roman. Jeśli te propozycje Ci się nie podobają – zastosuj inną, lecz pamiętaj, by była czytelna. Odpowiedni wybór czcionki ułatwi sprawne przyswojenie zawartych informacji w dokumencie.

Zasada nr 5

Pisząc długi tekst korzystaj z czcionek szeryfowych np. Times New Roman. Zakończenie liter jest w nich delikatne i smukłe, co zwiększa przejrzystość. Taki zabieg uprości i przyspieszy czytanie. Tytuły rozdziałów możesz pisać fontami bezszeryfowymi np. Arial lub Verdana.

Zasada nr 6

W swoim dokumencie używaj maksymalnie 3 różnych krojów czcionek – tekst z większą ich ilością jest nieczytelny i trudno się skupić na jego przyswajaniu. Najlepiej stosować jeden rodzaj fontu. Wtedy cały dokument jest jednolity i profesjonalny.

Zasada nr 7

Nie stawiaj spacji przed znakami przestankowymi. Znaki interpunkcyjne, takie jak kropka, przecinek, średnik, wykrzyknik, znak zapytania, pisz zawsze bezpośrednio po wyrazie.

Jak powinno to poprawnie wyglądać?

Internet? Nie, dziękuję, nie jesteśmy zainteresowani. – Bill Gates

Zasada nr 8

Pamiętaj o stosowaniu zasad interpunkcji, szczególnie tych, dotyczących przecinków – ich brak bardzo utrudnia czytanie tekstu.

Masz problem z zapamiętam gdzie stawiać przecinki? Z pomocą przyjdzie Ci prosta rymowanka:

Przed że, aby, jeśli, iż, bo, albowiem, więc, ponieważ

znaczek zrób, przecinek pisz, a opuścić się go nie waż.

To nie tak trudna rzecz, pisz przecinki mój kolego.

Przed: jeżeli, ale, lecz, kiedy, lubo, gdyż, dlaczego.

Wszyscy wykształceni ludzie bez przecinka piszą zdanie

ze spójnikem...i, bądż, tudzież, oraz, albo, lub, ni, ani.

Zasada nr 9

Pisz poprawną polszczyzną – nic nie razi bardziej w dokumentach oficjalnych niż błędy stylistyczne i ortograficzne. Należy sprawdzić po zakończeniu tworzenia tekstu, czy wszystko brzmi poprawnie, przeczytać całość i zweryfikować ewentualnie występujące błędy.

Zasada nr 10

Pisz jasno, zwięźle i na temat – literackie opisy nie wyglądają dobrze w oficjalnych dokumentach. Informacje powinny być przekazane w sposób jasny, jednoznaczny i zrozumiały dla odbiorcy.

Zasada nr 11

Używając nawiasów pamiętaj, żeby nawias otwierający stawiać zawsze po spacji. Następnie należy wpisać wyraz bez robienia odstępu. Zamykając nawias zastosuj tą samą zasadę. Wskazówka ta dotyczy również używania cudzysłowu.

Jak powinno to poprawnie wyglądać?

Komputery ze Star Treka nie wydają się interesujące. Zadając im różne pytania, one przez jakiś czas myślą [nad odpowiedzią]. Myślę, że możemy zrobić to lepiej. – Larry Page

Zasada nr 12

Chcesz żeby Twój tekst był czytelny: nie umieszczaj go zbyt wiele – najbardziej przejrzyste pisma liczą sobie około dwóch tysięcy znaków na stronę. Za dużo treści może odstraszyć i sprawić, że dokument tekstowy będzie niechlujny i trudny do zrozumienia.

Zasada nr 13

Akapity twórz tak, aby zaczynały się lub kończyły razem ze stroną – spowoduje to przejrzysty wygląd tworzonego dokumentu.

Zasada nr 14

Pamiętaj, by kończąc pisanie wyjustować treść dokumentu – aby móc to zrobić nie naciskaj klawisza Enter po każdej linijce. Tekst, w którym wiersze są kończone klawiszem Enter nie może być justowany. Zastosuj ten przycisk dopiero, gdy skończysz pisać cały akapit.

Zasada nr 15

Regularnie zapisuj tworzony dokument do pliku testowego tak, aby nie utracić go w czasie nieprzewidzianej awarii.

Więcej porad i wskazówek z zakresu pracy z dokumentami tekstowymi poznasz na praktycznych warsztatach prowadzonych stacjonarnie lub online na żywo z trenerem.